现代企业档案管理模式与创新思维
发表时间：2018-03-20T11:53:35.877Z 来源：《防护工程》2017年第32期作者：孙雷
[导读] 唯有发挥两者的作用，才能促进企业档案管理模式的创新，提高档案管理工作效率，推动企业档案管理工作的长远发展。
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摘要：近年来，随着信息技术的发展，企业朝着现代化、科技化的方向发展，各种信息量逐年增大，对于企业档案管理来说，如果采取以前的固定、僵化的管理模式，将会不能满足现实需要。为此，现代化企业要转变自己的思想模式，寻找更加高效的档案管理新模式，并在信息化时代，注重运用信息技术，科学有效的管理企业档案。本文就现代企业档案管理模式与创新思维进行探讨，首先介绍了现代企业中应用的档案管理模式，其次，指出了现代企业档案管理模式中存在的问题和现状，最后，提出了促进档案管理模式转化，提高档案管理水平的有效措施，以供参考。
关键词：现代企业；档案管理模式；创新思维
现阶段，随着我国经济的快速发展，科学技术水平日渐提高，互联网应运而生，并对现代企业的档案管理模式产生了重大的影响。在信息时代以前，人们获得的信息有限，企业要处理的信息十分稀缺，档案管理模式采用人工管理的方式，该模式下工作效率受到人为因素影响程度较高。但是随着互联网的产生，世界内的信息广泛传播，企业收集的信息成海量式增长，这些信息对企业发展意义重大。为此，采取传统的档案管理模式将不能适应现代企业的需要，企业必须要寻求新的档案管理方式，学会利用计算机技术处理信息，以实现对档案管理模式的创新，推动现代企业档案管理模式的深入发展。
一、现代企业中应用的档案管理模式的简要介绍
1.1分散式管理模式
虽然现代企业进行了改革发展，但是仍然有一些企业没有设立专门的档案管理机构，采用一些分散式管理模式。该模式主要是将企业的档案分散在公司工作人员或是各部门中。分散式管理的优点主要是将档案管理归结到各部门或者员工手中，可以清楚的分配责任，一旦档案丢失，可以追究其责任。而且该模式下，档案管理任务小，档案管理中可以充分利用企业的人员，节省了管理费用支出。在进行归档整理时，相关整理人员可以迅速的对档案进行分类，无需自己整理。但是分散式管理模式也存在自身的缺点，其缺点主要是企业不能统一管理档案，档案管理工作效率较低。一旦职员在整理档案时，发生错误或是丢失档案，企业也无法考证，这对企业的影响较大，会产生浪费企业资源的现象，企业档案无法真正发挥它应有的价值。
1.2集中式管理模式
所谓集中式管理模式就是企业对自己的档案进行统一管理，并设立相关的管理机构，对公司档案进行归整。在信息量小的时代，这种管理模式适用于很多企业，且该模式在企业档案管理中是较为常见的模式。该模式的优点就是企业可以设立专门的专业人员进行档案的归整，在企业需要一些档案时，可以及时的调出档案，发挥档案的真正价值，会促进企业的发展。而且在档案收集整理的过程中，一旦发现错误或者丢失的情况，可以及时的沟通解决，以保证企业档案的高度统一和完整性。但是集中式管理模式的缺点是在信息爆炸的时代，档案管理工作任务量大，而这种管理模式的信息处理方式落后，档案归整较为困难，档案的更新步伐已经不能适应社会企业对信息量的需求，该管理模式需要进行适当的变革，才会继续促进企业的发展。
1.3 分布式管理模式
分布式管理模式和分散式管理模式有所区别，但是也有一些联系。分布式管理模式是分散式管理模式走向成熟的表现。分布式管理模式是企业根据职能和任务的不同，设立了不同的档案部门对档案资料进行管理。为此，该模式为企业的档案管理带来了很多便利，提高了企业档案管理效率，其优点主要有三点。首先，分布式管理模式采用分部门管理档案的形式，设立档案部，这会使得部门内信息的共享和流通，在进行档案内容交流和沟通时，较为便利。其次，该管理模式下企业总档案管理部门可以直接管理分部门档案，这种方式下，又可以快速的实现对档案信息的汇总和收集，促使企业形成一个一体化的档案管理模式，实现企业内信息资源的共享。最后，就是该管理模式可以适当的减少总档案管理部门的工作量，提高档案管理效率，又可以保证档案信息的完整性。但是该模式也存在一些缺点，例如对于一些职能交叉的部门，档案管理模式并不能很清楚的将它们进行划分，导致在档案的整理和使用过程中，产生矛盾和分歧。另外，该模式下，企业会忽略部门档案管理工作，让档案管理工作得不到有效的监督和管理，不利于企业档案管理工作的长远发展。
二、现代企业档案管理工作中遇到的问题
2.1缺乏相关的档案管理制度，使得档案管理较为混乱
随着现代企业的深入发展，对信息的依赖程度日渐提高，而档案管理工作作为企业获取信息的重要渠道之一，它对相关工作人员的素质要求和能力要求较高，同时，档案管理工作也要求有相关管理制度的保障。但是现代我国企业的档案管理制度建设仍然很不完善，缺乏相关制度的制约和保障。这种现状导致我国企业的档案管理工作存在很多问题，其中不乏有人为因素的影响。例如在档案管理过程中，会存在档案丢失、档案编码混乱、分类杂乱等现象。这些问题使得企业的档案管理工作受到严重影响，降低了档案管理效率，使得档案管理较为混乱，阻碍了企业的发展。
2.2缺乏档案管理技术支持，档案存在资料不完整的情况
在信息化时代，运用计算机技术，促进工作的进行成为了当今的主流。但是在企业档案管理过程中，还存在档案归整不完善的现象。深入探究档案丢失的原因，主要是由于缺乏档案管理技术支持和受到一些人为因素的影响，导致档案的遗失。缺乏档案管理技术，且档案信息量巨大,使得档案管理人员在进行资料的整理过程中，难免会产生遗漏，会忽略一些不被重视部门的档案，例如科技类部门。这些部门虽然档案资料有限，但是都发挥了很大的作用，一旦丢失，其造成的影响不可估量。另外，受到人为因素的影响，在档案的归整过程中，档案工作人员会使用复印件代替原件，这种现象看似没有问题，但是在复印的过程中，可能会损坏源文件，使得复印件的数据有所偏差，其真实性和完整性会有所下降。
2.3档案管理工作缺乏监督，且工作人员专业知识有限
档案管理工作表面上是对一些档案资料进行整理看似简单，但是在具体的操作中，较为复杂，档案管理流程较为繁琐。首先，在企业实际的档案管理工作招聘中，企业并没有招聘一些具有专业知识和能力的档案管理人员，而招聘了一些相应文化水平的人员。所以这些人员在工作的过程中，虽然懂得如何整理，但是在实际的操作中，由于专业能力有限，无法完成任务的情况时而发生。其次，企业缺乏相关
