国电西北分公司会议室管理办法
1.总则
1.1为加强分公司视频会议室的管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序的使用，提高会议室的利用率，结合本公司的实际情况，特制定本办法。
2.职责
2.1综合管理部综合管理主管为会议主管，大楼办设专人为视频会议室管理员，共同负责对视频会议室进行管理；
2.2会议室管理员安排保洁人员在会议前及会议后打扫会议室卫生、收拾桌签、摆放饮用水，会议室管理员负责会后切断电源、关闭设备、检查门窗是否关闭、监督卫生打扫是否彻底；
2.3会议室管理员负责摆放桌签
2.4会议室管理员负责每周检查会议室物品配备是否充足，会议主管负责配备会议所需物品。会议室照明、空调设备、影音设备如发现故障，会议室管理员应及时联系物业或相关维修人员，并同时报告会议主管；
2.5会议室管理员需每次提前一个小时打开会议室大门，提前烧水，摆放水杯，如会议有摆放鲜花、水果或湿巾的特殊需要，也应提前摆放好；
2.6会议完毕后，会议室管理员要及时关闭影音设备、
关闭门窗，并联系保洁人员及时打扫会议室，保持会议室干净整洁；
2.7遇集团会议室召开视频会议时，会议主管需提前通知会议室管理员调试时间，由会议室管理员按时调试，并接受集团点名。
2.8会议室配备的影音设备等贵重物品由会议室管理员负责管理，负责操作，其他人不得擅自使用、操作；
2.9会议期间由会议室管理员每隔20分钟倒水一次，如遇重大会议可适当增加人员协助。
3：管理内容与方法
3.1会议室管理实行“主管负责制”，即由会议主管对会议室的物品配备、会议室环境改造、会议桌摆放等全面负责，并对发生的问题承担相应责任；
3.2会议室所需配备物品必须呈报会议主管，再由会议主管指定人员采购，购回后按程序报销；
3.3各部门安排的会议需提前2天通知会议主管，由会议主管安排会议室管理员统一安排时间，避免发生会议冲突（表格见附件一）；
3.4会议时间确定后，由会议主管通知会议室管理员，并在会议召开前一天提供参会人员名单，以便摆放桌签、及制作签到册；
3.5会议签到册由会议室管理员收到参会人员名单后制
作和签到，会议完毕后，将签字的会议签到册交给综合管理部文书保存；
3.6会议用品（包括茶叶、饮料、面巾纸、杯子等）只限在会议室中使用不得带出会议室留作己用。会议室及会议室配备的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪作他用，若因工作需要确需借用，须征得会议主管同意并填写会议室使用申请表（表格见附件二），事后归还于会议室管理员并恢复原貌；
3.7会议室钥匙应妥善管理，钥匙保管人仅限会议室管理员与保洁人员；如发生钥匙丢失或因私自外借，发生的物品设备丢失由钥匙保管人负责；
3.8会议室应保持干净整洁，桌椅摆放整齐，物品保管规范有序，会后及时清理打扫、恢复原貌、关闭门窗、电源及设备，切实做到防火、防盗工作；
3.9大会议室外的小会议可作为会议期间的休息室，其他非与会人员与服务人员不得在小会议室穿梭、闲聊。
3.10会议横幅应在会议申请单中写明，包括横幅内容，由会议室管理员负责联系制作；
3.11会议的主办部门或单位应协助会议室管理员摆放桌签、悬挂横幅、调整桌椅，以保证会议正常顺利的进行。
附表一：会议登记表
日期会议名称开会部门
∕单位
会期备注
附表二：会议申请表
会议时间单位∕部门会期
参加人数需要物品
会议名称
备注
年月日
