数据类型

Microsoft Access 中可用的字段数据类型
注意“数字”、“日期/时间”、“货币”以及“是/否”，这些数据类型提供预先预定义好的显示格式。

可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。

也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但 OLE 对象数据类型除外。

应该创建文本型字段还是备注型字段？
Microsoft Access 提供两种保存文本或文本和数字组合数据的字段数据类型：文本型和备注型
使用文本型数据类型保存诸如姓名、地址及任何不需要做计算的数字的数据，例如电话号码、零件编号、或邮编。

一个文本型字段最多能保存 255 个字符，但默认值是 50 个字符。

通过设置“字段大小”属性，可以控制在文本型字段中能输入的最大字符数。

如果需要保存多于 255 个字符的数据时，请使用备注型数据类型。

备注型字段最多可以保存 64,000 个字符。

如果要保存格式化的文本或长文档时，应该创建一个 OLE 字段，而不是创建备注型字段。

文本型和备注型的数据类型只是保存输入到字段中的字符，并不保存字段中没有用到的空字符
注意文本型字段的默认字段大小是 50 个字符。

可以通过设置“字段大小”属性，为特殊的字段更改大小。

应该创建数值型字段还是货币型字段？
Microsoft Access 提供两种保存包含数值数据的字段数据类型：数值型或货币型。

请使用数值型字段来保存要做数学计算的数值数据，有关涉及到货币的计算或需要高精确度的计算除外。

通过设置“字段大小”属性，可以控制存储在数值型字段中的数值的种类和大小。

例如，Byte 字段的大小只能保存从 0 到 255 的整数（没有小数位）并占有磁盘空间的一个字节。

使用货币型字段，可以在计算时避免发生四舍五入的情形。

Currency 字段的计算可精确到小数点左方 15 位及右方 4 位。

货币型字段占有磁盘空间的 8 个字节。

Number 字段及 Currency 字段还提供预定义的显示格式。

可以使用“格式”属性选择预定义好的格式或创建自定义格式。

字段大小属性
使用（字段大小）属性可以设置文本型、数值型或自动编号类型的字段中可保存数据的最大容量。

设置
如果字段类型属性设置为文本型，请输入 0 到 255 之间的数字。

默认值为 50。

如果字段类型属性设置为“自动编号”，字段大小属性则可设置为“长整型”或“同步复制ID”。

如果字段类型属性设置为“数字”，字段大小属性的设置及其数值间关联：（见课本P47，表2.3）
只能使用表的属性来设置此属性。

说明
应该使用最小的字段大小属性设置，因为较小的数据处理的速度更快，需要的内存更少。

注意如果在一个已包含数据的字段中，将字段大小设置值由大转换为小，可能会因此而丢失数据。

例如，如果把某一文本型类型字段的字段大小设置从 255 改变成 50，则超过 50 个字符以外的数据都会丢失。

如果数值型类型字段中的数据大小不适合新的字段大小设置，小数位可能被四舍五入，或得到一个Null值。

例如，如果将单精度数据类型变为整数，则小数值将四舍五入为最接近的整数，而且如果值大于 32,767 ，或小于 -32,768 都将成为 Null 字段。

在表“设计”视图中，保存对字段大小属性的更改之后，无法撤消由更改该属性所产生的数据更改。

提示如果计划对含有 1 到 4 位小数位的数据字段执行大量的运算，可以使用货币型数据类型。

单精度和双精度数据类型字段要求浮点运算。

货币型数据类型字段则使用较快的定点运算。

创建自动编号的字段
要创建递增的自动编号，请保留在窗口下方原有的属性设置（“字段大小”属性设置为“长整型”及“新值”属性设置为“递增”）。

创建一个随机“自动编号”，在“常规”选项卡上窗口的下方将“新值”属性设置为“随机”。

创建存储 OLE 对象的字段（图片、Word 文档等等）
注意 OLE 对象字段用来存储诸如 Microsoft Word 或 Microsoft EXCEL 文档、图片、声音的数据以及在别的程序中创建的其他类型的二进制数据。

OLE 对象可以链接或嵌入到Microsoft Access 表的字段中。

创建存储超级链接的字段
在“数据表”视图中，可以通过单击“插入”菜单上的“超级链接栏”命令，然后在新字段中键入超级链接地址，新建一个用于存储超级链接字段。

更改字段数据类型的结果
有些情况下，可能需要更改已经包含数据的字段数据类型。

也许所用的是导入数据，但Microsoft Access 并没有设置所需的数据类型；或字段所设置的数据类型已不再适合需要。

在将数据类型转换为另一种类型之前，要事先考虑更改可能对整个数据库造成的影响。

有哪些查询、窗体及报表使用了要转换的字段，可能需要改变依赖于更改字段的表达式。

最常见的数据类型更改可分为以下四类：从其他数据类型转换为 Text 类型；从 Text 类型转换为 Number、Currency、Date/Time 或 Yes/No 类型；Currency 与 Number 之间的转换或 Text 与 Memo 之间的转换；以及更改 Number 字段的“字段大小”属性设置。

从其他数据类型转换为 Text 类型
应该将用于计算的数字保存在 Number 或 Currency 字段中，但是有时某个原来只保存数字的字段现在需要使用字母和其他非数值字符。

例如，假设有一个保存代码编号的 Number 字段。

如果以后发现需要包含字母、连字符、括号、或其他非数值字符作为代码的一部分时，就需要将字段的数据类型更改为 Text 类型。

当 Microsoft Access 使用“常规数字”格式将数字值转换为文本；使用“常规日期”格式将日期值转换为文本。

已转换的值中不包含对此字段所设置的任何货币符号、或用户为字段设置的其他特殊格式字符。

从 Text 类型转换为 Number、Currency、Date/Time、或 Yes/No 类型
如果在 Text 字段中存储了数据，并且要将该字段更改为其他数据类型，Microsoft Access 能够将数据转换为适合新数据类型的值。

例如，假设在 Text 字段中保存了数字并且要用这些数据做数学计算，必须将此字段转换为 Number 或 Currency 数据类型。

只要字段中所保存的全部数据只包含数字时，更改数据类型将不会丢失数据。

对于从 Text 到 Number 数据类型的转换，小数点及千位分隔符可以正确地转换。

货币符号将根据Windows“控制面板”中双击“区域设置”所指定的区域设置值来转换。

对于从 Text 到 Date/Time 的转换，大部分日期和时间格式都可以正确转换。

日期及时间格式将根据Windows“控制面板”中双击“区域设置”所指定的区域设置值来转换。

对于从 Text 到 Yes/No 类型的转换，如“是”、“真”或“开”的词将转换为“是”值，而“否”、“假”或“关”将转换为“否”值。

如果要显示“是”或“否”，必须在表“设计”视图中单击“查阅”选项卡，并将“显示控件”属性设置为“文本框”。

（也可以从Number 数据类型转换为 Yes/No 数据类型：零或Null值将转换为“否”值，非零值将转换为“是”值）。

Currency 与 Number 之间的转换或 Text 与 Memo 之间的转换
随时都可以在 Currency 与 Number 之间转换数据类型。

应该将有关货币值的数据保存为Currency 数据类型，以确保得到正确的计算结果。

如果要对包含一到四位数的小数位的字段上执行很多计算，也应该使用 Currency 数据类型。

Currency 字段使用固定小数点的计算方法，该计算方法可避免四舍五入的错误。

随时可以在 Text 与 Memo 之间转换数据类型。

例如，如果要保存比原先预料数据长的文本时，可以将字段更改为 Memo 数据类型。

但是，如果字段所保存的数据没有超过 255 个字符时，应该使用 Text 数据类型。

更改 Number 字段的“字段大小”属性设置
对于使用 Number 数据类型的字段，“字段大小”属性的设置将确定指定数字的类型：“字节”、“整型”、“长整型”、“单精度”、“双精度”、“小数”或“同步复制ID”(GUID)。

如果要将字段转换为 Number 类型，请考虑是否需要为保存在字段中的值改变“字段大小”的设置。

如果将“字段大小”从较大的设置，例如“双精度”，更改为较小的设置，例如“整型”时，必须确保存储在字段中的数据能适合于新字段大小。

如果更改后的“字段大小”设置不允许当前值中包含小数位的数目，数字将四舍五入。

例如，如果将“双精度”更改为“长整型”，小数位将会四舍五入为最接近的整数。

另外，如果值太大而不能以新字段的大小存储，这些数据将被删除并以 Null 值替换。