OA系统使用管理制度

编号 文件名称 OA使用管理制度

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发文部门 综合管理部 适用范围 公司所有部门 页码 1 / 4

一、总则

1.1、为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司实际，制定本制度。

1.2公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以友空间管理平台，云空间 /客户端/浏览器/APP结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

二、组织职责

OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：

2.1、公司综合管理部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：

2.1.1、负责制定OA系统规章制度；

2.1.2、负责OA系统核心工作流程调研、修改；

2.1.3、负责OA系统各职能部室工作流程系统上传和设置；

2.1.4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；

2.1.5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

2.1.6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；

2.1.7、协助各部门组织操作培训；

2.1.8、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；

2.1.9、负责对系统内的保密设置进行定期检查；

2.1.10、负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；

2.1.11、负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责空间的管理维护和日常运行。

2.1.12、协助OA系统软件的开发升级管理；

2.1.13、负责OA系统的数据备份；

2.1.14、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；

2.1.15、负责OA的维护，确保安全运行；

2.1.16、负责系统用户注册、注销等管理；

编号 文件名称 OA使用管理制度

OA系统运行管理制度

一、系统运行管理职责

1.1IT部门负责OA系统的安装、配置和维护，以保证系统的稳定运行。

1.2IT部门负责对OA系统进行监控和日常维护，及时发现并解决系统故障或问题。

1.3IT部门负责OA系统的性能调优和升级，以确保系统的高效运行。

1.4IT部门负责对新功能的需求调研和测试，确保新功能的完善和稳定。

二、系统运行管理规定

2.1OA系统每天需进行定期备份，数据备份的存放位置应与服务器位置分离，以防止数据丢失。

2.2OA系统的安装和配置需要经过严格的申请和审批程序，确保系统的安全性和合规性。

2.3OA系统运行期间需进行实时监控，及时发现并解决系统故障或性能问题。

2.4OA系统需定期进行系统巡检和性能评估，以确保系统的稳定运行和性能优化。

2.5OA系统出现故障或问题时，IT部门需及时组织人员进行排查和修复，并向相关人员及时报告。 2.6在OA系统升级前，需提前进行详细的测试和评估，确保新版本的稳定和兼容性。

2.7IT部门需要定期对OA系统进行安全检查和漏洞扫描，以确保系统的安全性。

三、系统管理措施

3.1IT部门需定期对OA系统用户进行权限管理，确保系统的安全性和合规性。

3.2OA系统的使用需通过合法的账号和密码，未经授权人员不得使用他人账号进行操作。

3.3OA系统数据的传输需通过加密通道进行，以保证数据的安全性。

3.4OA系统的日志记录需定期进行审计，以便及时发现并解决安全问题。

3.5OA系统管理层需定期进行用户培训和系统操作指导，以提高用户的使用效率和问题解决能力。

3.6OA系统运行管理需进行定期的数据清理和系统维护，以确保系统的稳定和性能。

四、违规处罚措施

4.1对于未经授权擅自篡改OA系统相关配置和数据的行为，将追究相应责任人的违规责任。

4.2对于未经授权擅自共享OA系统的账号和密码的行为，将对相关人员进行相应的违规处理。 4.3对于利用OA系统进行违法活动或泄露公司机密信息的行为，将依法追究相应的法律责任。

OA系统使用管理制度

为了保证OA系统的正常运行和使用效果，公司需要制定一套完善的管理制度。以下是一般的OA系统使用管理制度：

一、OA系统使用

1.1 OA系统是公司办公的重要工具，每个员工必须自行开通OA账号并接受相关的培训和使用指导。

1.2 公司每年会对OA管理制度进行评估和升级，员工需要及时了解新的规定和制度变更。

1.3 进入OA系统前必须进行实名认证，确保账号使用安全性。

1.4 使用OA系统应该保密公司机密信息，不得泄露公司重要资料。

1.5 OA系统禁止用于发布违法信息或传播淫秽色情等不良信息。

二、OA系统操作

2.1 操作OA系统应该按照操作指南进行，不得滥用或擅自操作系统不提供的功能。

2.2 使用OA系统应尽量不要修改系统默认界面，不要删除已保存的数据。

2.3 OA系统忘记密码或遇到无法解决的操作难题时，应及时向管理员寻求帮助。

2.4 OA系统设备损坏或需要维修时，应及时联系管理员或IT部门。

三、OA系统维护

3.1 OA系统的管理人员应对系统日常运行进行监控和管理，确保系统正常、稳定和高效。

3.2 维护人员应经常备份数据，防止数据丢失。

3.3 维护人员应对OA系统进行及时升级和维修，确保系统可以正常运转。

3.4 对OA系统的新功能和模块应及时进行研究、测试和组织培训。

四、OA系统使用的限制

4.1 OA系统禁止个人商业利用，不得私下出售系统软件。 4.2 OA系统禁止私自更改系统授权文件，不得通过非法手段进行软件破解。

4.3 OA系统禁止恶意攻击，禁止进行病毒攻击。

4.4 OA系统禁止滥用系统功能，特别是管理者不能通过系统处理个人事务或协议。

总之，制定一套OA系统使用管理制度对于公司管理和运营都十分重要，能够帮助员工更好地理解和使用OA系统，并且保障系统的高效性、稳定性和安全性，有效提高公司运营效率和管理水平。

OA系统试运行管理办法

1、总则

为实现公司信息化管理，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高公司内部的办公效率，确保OA系统的正常运行。

2、范围

公司全体员工。

3、管理办法

3.1 各部人员每天必需登陆OA系统至少三次（8:30、11:30、17:00），或长期登陆在线。及时处理OA系统中的待办事宜，并认真做好公文查阅、信息上报等工作。（因公在外人员每天必需登陆OA一次）

3.2 各部人员必须能够独立完成自己在OA系统上的工作，不得将自己的登陆账号和密码告知他人，让他人代替自己操作。

3.3 各部人员要严格控制系统登陆账号和密码，确保公司数据安全性。

3.4 各部人员在使用OA系统过程中，出现异常现象或有更改需求，应由各部提出申请，交系统管理员负责处理；各部门有人员调动变更、使用权限申请时，请通过OA系统发详细说明至系统管理员处。

3.5 公司的工作文档，包括公司级或部门级制度、合同正文、技术文档、行政人事文档等，都必须放在系统中。

3.6 上传文件的命名必须规范，文件的名称简单易懂，便于查找。注：文件名称可由时间、标题、创建者组成。如：2008年5月工作计划（某某某）

3.7 上传文件保存在适合的目录下，方便查阅。注：工作计划和工作总结分开写，工作计划文件上传到工作计划目录下；工作总结文件上传到工作总结目录下。（如需要增加新目录，请与系统管理员联系）

3.8 上传电子公文、各类数据报表时，应严格设置好共享对象以及安全权限。

3.9 公司内部员工的邮件收发必须在OA系统中完成。

3.10费用报销可通过OA系统完成审批。（注：标题请注明“正式”字样）

3.11报账明细说明可通过OA系统完成审批。（注：标题请注明“正式”字样）

3.12合同流转可通过OA系统完成审批。（注：标题请注明“正式”字样）

3.13工程合同流转必须通过OA系统完成审批。（注：标题请注明“正式”字样）

3.14试运行期间，由公司总经办定期发布登陆使用情况，对于经常登录系统，处理事件效率高，积极组织参与，并对OA运行有贡献的人员和集体，公司要进行表扬，并作为绩效考核和先进模范评选的条件之一。