《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第四章)(编辑定稿)
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秘书实务案例及答案文档2篇Secretary practice case and answer document编订:JinTai College秘书实务案例及答案文档2篇小泰温馨提示:本文档根据秘书工作核心思路展开,具有实践指导意义,适用于文秘工作组织或个人。
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篇章1:秘书实务案例及答案文档琳达是普天制药(中国)公司副总经理的秘书,她的男朋友是公司市场部杰克。
他俩准备在今年国庆节结婚,但由于公司不允许员工之间谈恋爱,所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。
这天上午公司开司务会,讨论人事问题,琳达来到会议室为大家添茶。
“最近xxx分公司的刘勇病得很厉害,那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替他……”人力资源部的胡经理说。
“派市场部杰克去如何?他还没有结婚。
”公司一位副总这样提议。
“我看可以。
”公司总经理说:“那就这样定了吧,这个月底就发调令,让他过去。
”人力资源部的胡经理马上回答:“行!我们在月底前给杰克办好调令。
”于是杰克去香港工作的事就这样定下来了。
这天下班后,琳达和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。
“我想蜜月旅行最好还是去新马泰……”克杰说着,递给琳达一本精致的新马泰旅游小册子。
现在琳达感到十分苦恼。
不仅下半岸结婚的计划可能泡汤,即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬。
面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项:a、你下个月就要调到xxx分公司去了,我们的婚期可能得推迟。
d、胡毅,听说你们部又新来了一个漂亮的MM,是吗?e、好,我俩就去新马泰旅游。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的,并说明理由。
秘书实务案例分析答案文档2篇Secretary Practice Case Analysis answer document编订:JinTai College秘书实务案例分析答案文档2篇小泰温馨提示:本文档根据秘书工作核心思路展开,具有实践指导意义,适用于文秘工作组织或个人。
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篇章1:秘书实务案例分析答案文档早晨整理上司的办公室琳达是施露化妆品(上海)公司财务总监的秘书,她每天早晨都要在上司上班之前整理好上司的办公室。
下面是她整理上司办公室时做的一些工作:a、检查上司写字台旁边的垃圾箱是否清空了。
b、检察窗前花盆里植物叶子是否枯萎,需不需要浇水。
c、检查上司写字台抽屉的物品摆放是否方便工作。
d、检查写字台桌面上的物品摆放是否整齐。
e、检查上司的记事用纸、铅笔等日常用品是否足够,需要添加。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。
写字台的抽屉属于上司的私人空间,是否方便使用也只有上司本人才能知道,所以,在上司没有指示的情况下,即使是秘书,去整理上司的抽屉也是不合适的。
上司感觉身体不适琳达是莫尔食品(成都)公司总经理的秘书。
这天总经理上班后不久,就对琳达说自己的头有点胀,身体不舒服,需要休息一会。
面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项:a、知道总经理的老毛病又犯了,马上到柜子里把备用药找了出来。
b、向总经理建议:“您太疲劳了,回家休息吧!”c、马上与公司里的有关人员打招呼,作个简要说明,今天没有急事就不要来找总经理了。
d、马上调整总经理的工作日程,取消一切约会。
秘书实务与案例分析第二章秘书工作基本要求案例分析案例1:上司办公桌上的机密文件琳达是费希德(上海)公司销售部经理的秘书,不过她当秘书还不到一个月。
这天上午,琳达的上司被公司市场总监叫去了,他俩站在办公室门口聊天。
上司办公桌上的电话铃响了,琳达过去接电话时,发现上司的桌子有份印有“公司机密不得外传”的文件翻开在那里。
面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项:a、因为是在上司的办公室,公司外部的人也看不见这份文件,所以,这么放着没什么事。
b、给正在与市场总监聊天的上司发短信,请示他如何处置办公桌上的机密文件。
c、将文件放进保险柜里,上司回来后,马上向他报告。
d、给老同事艾玛打电话,问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。
e、机密文件这么摊着可能会被不该看到的人看到,所以用其它资料将文件盖上。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的,并说明理由。
答案e公司的机密文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦,所以,作为助手,秘书有责任帮上司保管好文件。
但是,上司毕竟没有走多远,也许一会儿就回来了,所以,只要简单把它盖好就行了。
案例2:秘书工作的基本原则琳达是腾飞仪器(北京)公司财务总监的秘书。
她上个月才大学毕业,人力资源部请一位老同事对她进行培训。
这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。
下面有5个选项:a、在处理上司交办的工作时,如果遇到不明白的地方,不要自作主张,而是在请上司确认之后再处理。
b、在上司身边工作,肯定会比一般员工多知道一些公司机密,所以,即使知道了也要装作不知道。
c、秘书不能只等上司给自己交办工作,应该学会自己找事做。
d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事,你同样要处理好。
这事到底与上司的工作有没有关系,可以在处理完之后再去确认。
e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务,所以,秘书应仔细观察上司,了解他现在想做什么,从而提前主动为他提供帮助。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。
第十章时间管理和差旅服务思考题及参考答案1.办公室如何避免或消除拖延时间的现象?答:许多人在一定程度上都有拖延时间的惰性。
拖延时间有许多原因。
为了做一件令自己愉快的事情而推迟一件应该做的事情,是拖延时间的主观原因;办公室总有没完没了的事情,是拖延时间的客观原因。
秘书在工作中拖延时间还有许多其他原因。
如不知怎样开始一个工作项目或对自己的工作技能没有信心、害怕失败、过分追求完美等。
秘书要找到自己拖延时间的原因,采取切实行动来改变拖延时间的习惯。
秘书首先要主动与上司沟通,明确当前最重要的工作,将精力和时间集中用在最需要的工作上。
制订一个具体的行动计划是避免拖延的重要手段。
办公室的行动计划是一份具体的待办事项的清单。
有了这样的清单,就不会忘记要做事情。
拟订日程表能让所有的计划变成现实。
根据日程表去进行每项工作,以促使当天的工作任务能按时完成,并尽可能充分利用所有能支配的时间。
2.简述上司日程安排的重要意义及其注意事项。
答:上司日程安排指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行的工作按时间顺序做出合理的计划, 并通过一系列服务使计划得以顺利实施的工作。
它有利于上司及组织管理层之间的工作协调,以保障组织正常运转;有利于秘书机构区分轻重缓急,明确事情优先级,理顺事务关系,酌情安排上司的工作活动,避免出现时间冲突;有利于组织内其他相关部门联系工作。
安排上司日程时应该:注重实效,不搞形式主义;注意张驰相间,劳逸结合;要留有充分的机动时间;要充分尊重上司本人的意见;要注意保守机密。
3.简述秘书在上司出差途中和出差返程后应做的工作。
答:出差途中除了为上司出差的主要任务(调研、谈判、参加会议等)提供业务上的服务外,作为差旅服务主要有以下工作:帮助上司安排好时间,落实交通工具;热情接待来访客人;与本机关办公室保持良好的通信联系;注意上司的安全和健康。
出差归来后的工作主要有:处理外出公务活动的资料(考察报告、会议传达提纲等),结算旅差费用。
第九章谈判事务思考题及参考答案1.为什么说“谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务”?答:在市场经济环境下,谈判是各级各类组织经常性的公务活动。
在频繁的对外对内经济来往中,既需要经常运用谈判这一手段来推销商品,采购原材料,引进人才、资金、技术、设备,广泛开展经济技术协作,也要经常运用谈判来解决越来越多的利益冲突和经济纠纷,谈判在企业经营活动中的作用越来越重要。
谈判是市场经济条件下普遍存在的社会行为,是现代领导一项经常性的公务活动。
作为领导的参谋和助手,秘书要为领导的谈判提供良好的服务,承担谈判的具体事务,经常直接参加领导的谈判活动。
有时秘书还在领导的授权下作为本方的主要代表直接参加谈判。
谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务。
因此秘书有必要掌握谈判的基本知识,熟悉谈判的一般程序,以便更好地发挥秘书在谈判中的作用。
2.谈判应该坚持哪些原则?说说这些原则的具体含义。
答:(1)客观性原则,即参加谈判的各方应该尊重客观事实,服从客观真理,而不能凭自己的意志和好恶而主观用事。
谈判各方都应该以诚相待,摆事实,讲道理,不弄虚作假欺骗对方。
(2)求同存异原则,即谈判各方应该努力寻求各方意见或利益的共同点或相容点,并就已经取得一致或谅解的内容达成协议,允许保留无法弥合的分歧。
如果坚持一定要在讨论的所有事项上都取得一致,许多谈判就很难达成协议。
(3)公平竞争原则,即参加谈判的各方在谈判中的地位应该平等,讨论问题应遵循公平合理的标准,不得以强凌弱,不得强加于人。
(4)互利原则,即任何谈判都应追求双赢结果,谈判的任何一方在维护本方利益的同时,必须考虑其他各方的利益。
3.一次正规商务谈判的大致程序如何?各阶段有哪些秘书工作?答:第一阶段:谈判前的准备阶段。
主要工作有:收集谈判信息、确定谈判目标、安排和审议谈判议程、设计谈判对策、组织谈判班子、选择和安排谈判地点。
第二阶段:谈判进行阶段。
主要工作有:开局、摸底、磋商(主要活动有报价、讨价还价和议价)以及让步。
1.谈谈秘书员工公关管理的独特职能和作用。
答:职能:运用信息手段,协调处理组织与员工的关系,实现组织管理者与员工之间的良好沟通,促使组织的决策及行为充分体现组织与员工双方的共同利益,同时说服员工将个体目标追求寓于组织的整体发展目标之中,达成组织与员工及员工内部的相互信任和合作关系,使员工积极为组织形象和发展贡献力量。
作用:增强组织的内在凝聚力和外在竞争力;促进组织内部的沟通协调与协作;推进组织形象建设和外部公众关系管理;建立和完善组织文化体系。
2.秘书实行消费者关系管理的主要措施有哪些?
答:调查研究消费者的消费心理,为领导和相关部门提供信息;建立有效反馈消费者意见的系统,妥善处理顾客投诉;采取多种方式,主动向消费者传播组织信息;组织员工进行以消费者为导向的教育培训。
3.为什么要重视社区关系?秘书社区公关管理的基本策略有哪些?
答:组织与社区是相互依托、彼此制约的“鱼水”关系,是随时“谋面”、互相照应的邻里关系,其根本利益是一致的。
二者共同的诉求是相互理解,相互支持,共同创造一个和谐、安定、繁荣的生存、发展环境。
社区关系管理策略:主动进行信息的双向传播;积极参与或赞助社区建设;加强与社区重点公众的友好往来;引导员工重视社区关系。
4.从近期社会新闻中找一则有关媒体公关的消息,运用所学知识进行分析。
答:案例符合要求。
对案例的分析符合媒体公关管理的有关知识,分析条理分明,有逻辑性。
第六章参谋咨询思考题及参考答案1.为什么说参谋咨询是秘书工作的重要内容?答:(1)就秘书和领导的关系而言,秘书是领导的助手,参谋咨询自古以来就是秘书的职责。
参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研究、信访工作等其他工作之中,也可能在平时单独出现。
为领导决策事项提供可行性备选方案是最典型的参谋工作。
(2)就秘书的职权范围而言,由于秘书在日常工作中全面协助领导处理各种事务,因而秘书具备为领导提供参谋咨询服务的的主观条件:一是熟悉领导的责权范围、工作内容、组织交流,对于各个工作渠道和各方面信息了如指掌;二是熟悉领导的工作习惯、思想脉络和各个时期的工作重点;三是熟悉所在组织的具体情况,对上级部门的政策、理念和下级部门的工作情况都有所把握。
(3)就秘书和领导的关系而言,由于秘书经常和领导一起工作,因而具有更多提供参谋咨询服务的机会。
领导通过倾听和交流征求秘书机构的意见,拓宽自己的思路、强化自己的想法、(4)就秘书工作本身特点而言,工作的非权力支配性和非职责限定性,掌握的信息不受职能管理的局限,因此秘书的参谋咨询对领导具有更加特殊的意义。
2.简述在领导决策过程各个环节中秘书机构的参谋作用。
答:(1)在发现存在问题中的参谋咨询,秘书机构应该协助领导分析问题的性质和特点,划定它在空间和时间上的界限,并准确地加以说明,按照严格的逻辑推断来寻求问题产生的原因。
(2)在确定决策目标中的参谋咨询,秘书机构要依据领导解决问题的意向,通过信息和调研,广泛深入地了解有关的真实情况,发现和分析工作中的问题,提供领导在确定决策目标时参考。
(3)在拟订备选方案中的参谋咨询,秘书机构要围绕领导已定的决策目标,收集和处理有关的信息,充分调查研究,广泛听取各方面的意见,准确及时地向领导反映。
与此同时,秘书机构要协助领导去组织和协调各方面的力量,对各种备选方案反复进行比较、鉴别,将其结果加以综合分析,并可提出自己的建议,报告领导供决策参考。
(4)在选择决策方案中的参谋咨询,秘书机构要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作,以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。
第八章信访工作思考题及参考答案1.什么是信访?信访工作或信访活动的六个基本要素是什么?答:信访“是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式,向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况,提出建议、意见或者投诉请求,依法由有关行政机关处理的活动”。
信访工作或信访活动包括六个基本要素:一是信访者或信访人。
二是信访事项或信访内容。
三是信访形式或信访方式。
四是信访受理者。
五是信访处理者。
六是信访结果。
2.简述信访工作机构的基本任务和职责。
“信访工作机构”与“有权处理信访事项部门”有何联系与区别?答:《信访条例》规定,县级以上各级政府信访工作机构是本级政府负责信访工作的行政机构。
各级党组织、工青妇等群众组织和人大、政协、法院、检察院以及各企事业等单位都设立了专门的机构和专、兼职人员负责处理来信来访工作。
信访机构主要任务是“接访(信)转办、联络协调、督促解决”。
各级政府信访工作机构具体履行下列职责:(1)受理、交办、转送信访人提出的信访事项,(2)承办上级和本级人民政府交由处理的信访事项,(3)组织协调有关方面处理重要问题和疑难复杂信访事项,(4)督促检查信访事项的处理和各项措施的落实,(5)开展调查研究,及时向本级人民政府提出完善政策和改进工作的建议,(6)对政府部门和信访工作机构进行业务指导,总结交流信访工作经验,(7)为信访人反映和查询问题提供便利条件,引导信访人依法信访。
信访工作机构只是接待受理信访事项的机构,不是解决处理信访事项的机构,信访工作机构以外的职能性工作部门或政府工作部门才是处理解决信访问题的部门。
信访工作机构主要负责登记、受理、转送、协调、督办信访事项,并提出改进建议等,与有权进行实质性处理的职能性工作部门或政府工作部门主要负责登记、受理、办理和答复的职能不同。
3.信访工作必须遵循哪些原则?这些原则对秘书提出了哪些要求?答:信访工作的原则:(1)按法规和政策办事的原则,(2)实事求是,重证据、重调查研究的原则,(3)属地管理、分级负责,谁主管、谁负责的原则,(4)坚持处理实际问题与疏导教育相结合的原则,(5)件件有着落、事事有结果的原则。
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篇章1:秘书实务案例分析答案文档早晨整理上司的办公室琳达是施露化妆品(上海)公司财务总监的秘书,她每天早晨都要在上司上班之前整理好上司的办公室。
下面是她整理上司办公室时做的一些工作:a、检查上司写字台旁边的垃圾箱是否清空了。
b、检察窗前花盆里植物叶子是否枯萎,需不需要浇水。
c、检查上司写字台抽屉的物品摆放是否方便工作。
d、检查写字台桌面上的物品摆放是否整齐。
e、检查上司的记事用纸、铅笔等日常用品是否足够,需要添加。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。
写字台的抽屉属于上司的私人空间,是否方便使用也只有上司本人才能知道,所以,在上司没有指示的情况下,即使是秘书,去整理上司的抽屉也是不合适的。
上司感觉身体不适琳达是莫尔食品(成都)公司总经理的秘书。
这天总经理上班后不久,就对琳达说自己的头有点胀,身体不舒服,需要休息一会。
面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项:a、知道总经理的老毛病又犯了,马上到柜子里把备用药找了出来。
b、向总经理建议:“您太疲劳了,回家休息吧!”c、马上与公司里的有关人员打招呼,作个简要说明,今天没有急事就不要来找总经理了。
d、马上调整总经理的工作日程,取消一切约会。
第十二章其他日常事务思考题及参考答案1.秘书值班有哪些具体要求?答:(1)忠于职守,(2)认真细心,(3)严守秘密,(4)热情待人,(5)详细记录。
2.秘书处理公务电话要注意哪些问题?答:(1)做好准备并认真记录,(2)吐字清晰,用语规范,速度适中,(3)态度要和气,多用礼貌用语,(4)注意安全保密,(5)打电话时姿态要端正。
3.秘书如何保管和使用印章?答:组织印章必须指定忠实可靠的专职秘书保管,未经上司批准不得擅自委托他人代管。
印章要在办公室内使用,不得擅自拿出办公室。
印章应置于牢固的橱柜里,配好相应的锁。
取拿印章应注意轻取轻放,避免破损。
印章应经常清理,保持卫生以期保证印章使用质量。
凡使用印章,必须经有关领导审核批准。
印章管理人员在盖印前,还应对所盖印的文书内容、手续、格式、份数进行认真检查,尤其是对一些特殊情况的用印,更要细心检查,必须确认一切与批准的文件相符才能用印。
文件和信件用章,可凭领导的签发手续,按应发的份数盖。
如果发现问题或情况不明确,要及时请示,上司核准后,方可用印。
不得在空白纸或空白介绍信上用印,任何人不得因私用印。
秘书每次用印,都要进行详细登记。
4.机关后勤事务的主要内容有哪些?答:机关后勤事务主要包括环境管理、办公资源管理和车辆管理。
机关的环境包括外部环境和内部环境。
外部环境是指机关办公室外环境,有道路、花园、庭院等。
内部环境指办公楼内环境,有办公室、会议室、食堂、礼堂等。
办公资源有固定设备和消耗性用品两种。
秘书机构和秘书管理的办公资源主要有办公桌椅、文件柜、电话机、复印机、电脑、打印机、传真机及配套的各种办公文具(笔墨纸张)等。
秘书机构(办公室)管理的车辆主要指公务用车。
车辆调度一般由秘书机构(机关办公室)进行统一安排。
5.秘书保密工作的重点有哪些?答:(1)文档保密,(2)会议保密,(3)通信和网络信息保密,(4)涉外保密。
案例分析及参考答案下面的案例说的是“电话难打”。
秘书实务思考题及答案第一章文字工作思考题及参考答案1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点?答:可以概括为“四性”:写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。
2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些?答:(1)各种法定公文。
(2)其他通用文书:包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等;规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约;工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等;工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。
这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。
(3)商务文书和公关礼仪类文书:包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。
公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。
(4)上司讲话稿,主要有:法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。
(5)媒体署名文章:供报刊发表的文章(通常署本单位领导的名或直接署单位名)。
(6)新闻报道。
3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征?答:(1)准确反映上司意图。
(2)内容符合法律政策。
(3)观点明确、逻辑严密。
(4)内容实在、篇幅简短。
(5)语言规范、行文得体。
4.简述文稿撰拟的一般过程。
答:(1)文稿起草前的准备(包括思想准备、材料准备、拟定提纲)。
(2)初稿的撰拟。
(3)文本的校核、检查和修改。
(4)文稿的审核、签发和定稿。
5.秘书的文字记录工作包括哪些种类?有何具体要求?答:文字记录工作主要包括:电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。
具体要求有:(1)备好记录工具,准备随时记录,(2)培养倾听和判断能力,快速做出记录,(3)及时补充和修改,认真整理记录,(4)科学地制作表格。
《秘书实务》第一章-文字工作(编辑定稿)第一篇:《秘书实务》第一章-文字工作(编辑定稿) 第一章文字工作第一节文字工作概述一、文字工作的概念和内容文字工作——将各种信息转变成书面材料的工作。
包括文稿撰拟和文字记录两大类。
文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。
二、文字工作的意义(一)秘书机构发挥参谋作用的重要途径(二)秘书机构做好其他工作的前提条件(三)秘书增长才干、展示才华的良好机会三、秘书文字工作的特点(一)写作活动的受动性(二)思维形式的抽象性(三)表达方式的综合性(四)成文过程的程序性第二节文稿撰拟一、秘书撰拟文稿的种类(一)各种法定公文(二)其他通用文书(三)商务文书和公关礼仪类文书(四)上司讲话稿(五)媒体署名文章(六)新闻报道二、文稿撰拟的方式(一)秘书个人撰拟(二)小组集体撰拟(三)职能部门代拟三、文稿撰拟的质量要求(一)准确反映上司意图(二)内容符合法律政策(三)观点明确、逻辑严密(四)内容实在、篇幅简短(五)语言规范、行文得体四、文稿撰拟的一般过程(一)文稿起草前的准备第一,思想准备。
第二,材料准备。
第三,拟定提纲。
(二)初稿的撰拟注意恰当地使用材料。
应用性文体对语法、逻辑、格式的规范要求比较严格。
(三)文本的校核、检查和修改1.文本的校核2.文本的检查和修改(内容、语言)(四)文稿的审核、签发和定稿第三节文字记录一、文字记录工作的特点(一)即时性(二)格式化(三)制度化(四)准确性二、文字记录的种类电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。
(一)大事记录(二)上司讲话记录三、文字记录的一般要求(一)备好记录工具,准备随时记录(二)培养倾听和判断能力,快速做出记录(三)及时补充和修改,认真整理记录(四)科学地制作表格四、文字记录的方法(一)要点记录法(二)详细记录法(三)文字记录与录音、录像技术并用法第二篇:秘书实务一、单选题30.考虑来宾座次安排的主54.会议评估反馈数据的分字数是(500字)1.秘书实务的性质是(专业要因素是(地位高低、职务析报告通常应递交给(主管79.正在通话中,如电话突性)大小)领导)。
《秘书人际关系与沟通实务》案例分析答案第二章基本的人际关系案例1:客户怒气冲冲找上司琳达是通用机械(沈阳)公司销售部经理的秘书。
这天琳达的上司去哈尔滨出差了,上午10点左右琳达接到长春一个客户打来的电话,对方怒气冲冲地说产品出了质量问题,要与琳达的上司直接通电话。
上司今天回不来,具体负责与对方签合同的业务员彼特正好在办公室。
琳达在向对方道歉说上司的不在家之后,接下来应该怎么办?下面有5个选项:a、上司出差了今天回不来。
如果是合同上的事,让具体负责业务的彼特马上过您那里去处理,您看这样可以吗?b、现在上司在外地出差,如果事情确实很紧急,我请上司直接与您联系,您看可以吗?C、上司在外地出差,具体的业务负责人彼特正好在办公室,要不您先跟他说说,反正这事不能就这么干等着。
d、我马上请上司与您联系,您能否先告诉我到底发生了什么事情?e、上司在外地岀差,今天回不来,我马上与他联系,让他明天上午与您联系,您看可以吗?请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。
答案C上司不在家,让具体负责业务的人出面来处理不是不可以,但是还要看对方的反应,因为现在对方很生气,指名要与上司直接通话。
在不了解事情真相和未征得对方同意的情况下,你马上让具体业务员替代上司是不适合。
案例2:上司变更日程之后琳达是东泰医疗设备(上海)公司营销总监的秘书。
这天上午11点多钟,琳达接到上司从外面打回来的电话,说原计划下午1点之前返回公司,现在急着要去拜访另一个客户,所以要到下午3点以后才能冋来。
那么,上司今下午原定的工作应该如何处理?琳达要向上司问清楚。
下面有5个需耍上司确认的几个问题:a、原定1点钟与销售部经理商量工作,要对他说情况有变吗?b、原定2点客人来访,是打电话告诉他变更时间还是请销售部经理接待?C、原定3点钟开部门内部会议,对销售部经理说推迟到3点半开始吗?d、市场部经理说下午一上班有份急件想让您签字,我不接收,让他等您回来后直接交给您,可以吗?e、您与财务总监定好4点半商量工作,还是按原计划进行?请从上而5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。
第一章从事秘书工作的前提条件案例1:男朋友的工作调动本题的最佳选择是E。
选A把胡毅即将调动的事告诉他,他就有可能透露给与自己非常要好的张三和李四。
对于只有工资收入的一般职员来说,人事问题是一个相当敏感的问题,特别是到香港去,在一般人眼里是份“肥差”;如果张三李四知道了胡毅要调到香港去工作的话,那么,事情迟早会传到人力资源部经理的耳朵里去。
调令还没有发,可调动的事已成了公开的秘密,这对于人力资源部经理来说,肯定是一件恼火的事。
那么,他会把胡毅找去问个究竟。
纸是包不住火的,这样胡毅会把自己与于雪的关系说出来。
其结果可想而知,于雪肯定不能在总经理办公室工作了,甚至连饭碗保得住保不住都成问题……到时就悔之晚矣!B虽然没有明说调动的事,但它和C与D一样,这几种态度多多少少会引起胡毅的怀疑,他肯定会追问。
如果于雪不说出真相,则有可能影响双方的感情;如果说出真相,则有可能跳进自己挖的陷阱里去。
选E是一种正确的选择,当然,这也是一种无奈的选择。
的确,对于像于雪这样的女性来说,爱情的地位仅仅次于生命,特别是结婚关系到一生的幸福,如果在这种时候还不把实情告诉自己的未婚夫,你可以说它是一种欺骗,甚至是对爱情的背叛。
但是,这件事并不是件单纯的私事,因为于雪是在工作期间知道的,胡毅的调动也属于工作范围。
作为公司的秘书,在权衡工作与私情的时候,必须以工作为重,以公司的利益为重。
从这个角度来看,男秘书女秘书都一样,你不能用性别袒护自己。
也许有人会说胡毅只是个普通的职员,不像上层干部的人事调动那样,提前泄露消息可能会给公司造成不良后果,何必小题大作?!但在现实生活中,无论哪家公司都不能容忍人事机密的泄露。
秘书,顾名思义,就是要严守秘密。
秘书的“秘”就是秘密的“秘”,即使在英文中亦是如此:secret→secretary。
作为秘书必须牢记:人事信息是秘密中的秘密!案例2:老总的隐私本题的最佳选择是C。
选A肯定是错误的。
的确,作为秘书在替上司办私事时,有责任替上司保密。
第三章会务工作思考题及参考答案1.简述几种常见会议中秘书工作的重点。
答:(1)常务会议中秘书工作重点:事先收集议题,并提供给会议主持人;会后形成的文件要及时下达执行。
(2)专题会议中秘书工作重点:首先,限定与会对象;其次,资料准备要充分;再次,会议形成的简报、纪要等文件等,如有必要,应及时上报、下达。
(3)学术会议中秘书工作重点:会议文字工作要尽量征求和尊重专家的意见;协助领导拟好讲话稿,要求少而精,不说外行话;会后编辑论文出版或组织论文评选。
(4)代表会议中秘书工作重点:秘书机构无法全部承担会务工作,但应协助领导(主持人)全面筹划、妥善安排、协调各项工作。
(5)现场会议中秘书工作重点:会前应调查清楚该经验或教训的典型性;会前、会中向领导提供该经验或教训的咨询材料和相关决定依据;会前还要根据内容,通知对口单位领导准时出席会议。
(6)联席会议中秘书工作重点:在会前通知有关单位的全权代表参加,谨防一方不表态或再回去请示而延误工作;在某个问题出现较激烈争论时,秘书要注意协助主持人加强协调工作,缓解矛盾;会议有关协议书要反复协商,会后备案。
(7)电视电话、网络视频会议中秘书工作重点:会前要协助领导拟好讲话稿和会议有关材料,并及时发给与会者。
还要检查落实线路畅通情况,并及时相互通报情况。
(8)活动性会议中秘书工作重点:抓好典型发言,保证到会人数,以扩大会议效果;做好安全保卫工作。
2.会议有哪些构成要素?答:(1)会议议题,(2)会议名称,(3)与会人员——由主持人员、出席人员、辅助人员三部分组成,(4)会议时间——包括会议召开的时间和会议结束时间(会期的长短),(5)会议地点——包括会议召开的所在地和会议召开的具体会场,(6)会议组织形式,(7)会议成本预算。
3.简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会务工作的内容。
答:会前准备阶段的工作有:制订会议预案(包括确定会议议程和日程),编制会务工作程序表,准备会议材料,发出会议通知,布置和检查会场,落实各项后勤服务(包括与会人员的住宿、餐饮、交通,会议各种票证的准备等)。
第七章督查和协调思考题及参考答案1.什么是督查工作?督查工作有何特点?答:督查是督促检查的简称,包含有督办、催办、查办等内容。
督查工作就是对领导机关重要决策或工作部署贯彻执行情况,以及各级领导批示、交办事项的办理情况进行督促检查的工作。
督查工作的特点是:(1)综合性,(2)间接性,(3)时效性,(4)权威性。
2.为何要进行督查? 做好督查工作有何原则和要求?答:领导机关做出重大决策,颁布重要政策,部署一项重要工作,都需要督查工作的跟进,否则都有可能落空。
督查工作是实现决策目标的重要手段,是改进工作作风的重要途径,是获取信息反馈的重要渠道。
3. 什么是协调工作?协调工作在管理系统中有何作用?答:秘书和秘书机构服务于组织目标,在自己的职权范围内,或在领导的授权下,调节各级组织、各类人员、各项工作之间的关系,促使各种公务活动趋向同步化与和谐化、秩序化与科学化,以实现组织的整体目标。
这个协调的过程就是协调工作。
协调是管理的一项重要职能,是一种实现共同价值最大化的过程。
任何有组织的工作过程,都需要有协调的组织,都离不开协调的功能。
协调的核心是使围绕一个共同目标的有关部门和人员,在各自的岗位上,和谐协调地进行工作,把各方面的力量组成一个和谐统一的合力,以求得最佳管理效果。
4. 秘书机构协调工作的主要内容有哪些?答:(1)政策协调——在制定、贯彻政策过程中的协调。
(2)计划协调——在制订和执行计划时所进行的协调工作。
(3)关系协调——包括上下级关系的协调,左右关系的协调,领导集体间关系的协调,人际关系的协调(4)事务协调——指日常具体工作安排中的微观协调。
5. 你在日常生活、工作中都遇到或看到哪些需要协调的现象?你或别人是怎样进行协调的?你认为除了教材介绍的协调方法,还有哪些方法?(略)案例分析及参考答案1.通过下面的案例,体会督查工作与调查研究、信息工作、文稿撰拟等其他秘书工作的内在联系。
2004年,济南市针对老城区背街小巷众多,道路年久失修,居民“晴天出门一脚土,雨天出门一脚泥”的状况,投资两个多亿,对五个城区1175条背街小巷进行综合整治,重点解决路不平、灯不亮、污水横流、乱搭乱建等问题,努力为老百姓创造良好的生活环境。
第四章调查研究
思考题及参考答案
1.为什么调查研究要坚持实事求是原则?怎样才能做到实事求是?
答:调查研究的目的就是了解事物的真实情况,掌握大量第一手材料,并通过分析研究得到对事物本质和规律的认识,从而进一步指导实践。
如果在调查研究中不尊重事实、弄虚作假,就根本达不到调查研究的目的,甚至给工作造成极大的干扰和损失。
调查研究要做到实事求是,必须做到:
“不唯上”——不能为了迎合领导意见而歪曲客观事实。
“不唯书”——不能被书本或过去的文件上已有的观点和结论所束缚。
“不唯己”——不能从主观愿望和个人好恶出发,要敢于否定自己原来的不符合实际的观点。
“不唯众”——是不能被暂时的多数人的观点所左右。
“要唯实”——一切从实际出发,不可为任何既定观点和结论去按图索骥,寻找所谓“论据”,也不可先入为主、偏听偏信。
调查研究者不得以任何理由夸大、缩小或隐瞒、歪曲事实。
2.调查研究一般分几个阶段?各阶段有哪些主要工作?
答:一次正规的调查研究总可以分为四个阶段:准备阶段、调查阶段、研究阶段、总结阶段。
准备阶段的主要工作有:确定调查研究的课题和具体目标,确定调查研究的对象和范围,做好调研组织、思想和技术上的准备,拟订调查提纲,设计、印制调查表格、问卷等。
调查阶段的主要工作有:调查点的联络,进行正式调查,做好调查材料的收集、整理工作。
研究阶段的主要工作是:运用各种方法,从质和量两个方面对调查材料进行思维加工。
揭示事物的本质和规律,了解事物之间的因果关系,预测事物的发展趋势,并在此基础上对领导的决策和管理工作提出具体建议。
总结阶段的主要工作有:撰写调查研究报告,输出调研信息,调研活动总结,调研成果的转化。
3.常用的调查方法有哪些?如何正确运用这些调查方法?
答:(1)现场观察。
现场观察要注意:①要观察真实的现场,防止有人制造假象,②观察要客观,不能带个人偏见,③要注意略看与细察相结合,④要注意留下原始的观察记录。
(2)个别访谈。
个别访谈要注意:①选择合适的调查对象;②访谈前做好充分准备;③讲究谈话的艺术。
(3)开调查会。
开调查会要注意:①调查会的参会人数要适宜;②调查会的时间长短要适宜;③不宜请与调查课题有关的权威人士参加;④要与个别访谈结合运用。
(4)问卷调查。
问卷调查的关键是:设计科学合理的问卷,问卷设计必须遵循三个原则——必要性原则、可行性原则、自愿性原则。
(5)统计调查。
不管是常规性的统计调查还是临时性的统计调查,都必须保证数据真实、准确、完整,反对虚报、瞒报等弄虚作假行为。
(6)专家论证。
专家论证会是一种特殊的调查座谈会,须有畅所欲言、自由争论的气氛和比较充分的时间。
参加论证的专家应力求多样化。
应该在会前较长时间将需要讨论的问题发给与会专家,让他们有充分的时间查找资料、思考研究。
4.对调查材料进行研究常用哪些方法?试述各种方法的作用和特点。
答:(1)归纳和演绎。
归纳是从同类中若干个别或特殊对象推出有关该类事物的一般性结论的推理方法。
在运用归纳法的时候要注意避免犯“以偏概全”的错误。
演绎是以一般性原理为前提,推出有关特殊的个别事物的结论的推理过程。
运用演绎法,要注意大前提(一般性原理)是不是真实,运用的推理形式要符合有关的推理规则。
(2)比较和分类。
比较有横向比较和纵向比较两种基本类型,运用比较法要注
2
意避免片面性。
分类是根据对象的相同点和不同点,将调查对象区分为不同种类的逻辑方法。
分类必须根据一定的标准进行。
(3)分析和综合。
分析是把事物的整体分解为各个部分、各个方面、各个要素,再分别加以研究考察的方法;综合是在分析的基础上,把对事物各个部分、各个方面的认识又组合为一个整体认识的方法。
在实际研究过程中分析和综合是彼此衔接和相互渗透的。
(4)定量研究和定性研究。
定量研究是指通过对事物各种数量关系的研究来认识事物的方法;在进行定量研究时,要避免孤立地、片面地看待数据。
定性研究是指通过对事物质的规定性的研究来认识事物的方法;可靠的定性研究应该建立在定量分析的基础上。
(5)系统研究方法。
就是按系统论的原则来对调查材料进行研究。
要坚持集合性原则、整体性原则、相关性原则、有序性原则。
5.请选择一个有意义的调研课题,运用本章提供的有关知识,在老师指导下进行一次调研实践(组成调研小组,集体完成调研任务)。
(略)
案例分析及参考答案
1.《现代社会的第361行——秘书》在介绍英国“饭店经理秘书的一天”时有如下一段文字。
请认真阅读并思考后面的问题。
下午,经理要外出,临走前给玛丽交代了四件工作:
1)了解一下电子计算机在饭店管理中的作用、价钱等情况,找一些有关
这方面的书。
2)给韦恩夫人写一个备忘录,告诉她可以考虑换用新型的被褥,因为许
多家庭已在使用了。
要求韦恩夫人准备一个有关材料。
3)专门为旅馆的会议设施写一个广告。
3
4)贝克小姐代表三个电话接线员提出工作时间太长的书面抗议。
要玛
丽与她们谈一下,准备一个劳资关系的报告,看看是否要加人,到哪里才能找到合适的人选。
经理走后,玛丽就专注于这些调查报告,显然,它们都是要耗相当多的时间和精力才可能完成的。
(材料来源:光积昌汲典编译:《现代社会的第361行——秘书》,
机械工业出版社1986年版,第22页)
(1)有一种观点认为:调查研究是我国党政机关秘书机构的重要工作,对民营公司的秘书来说,调查研究并不是一项重要工作。
看了上述案例,你对这一问题是否有一些新的认识?
答:在企业(包括民营公司)中,调查研究同样是秘书(或秘书机构)工作中的重要内容。
(2)在上述四项工作中,有哪些明显属于调查研究工作?
答:第一项、第四项属于调查研究工作,其中第四项要解决的问题还比较复杂,属比较典型的调查研究。
(3)玛丽要完成的调研工作属于“微观调研”。
以第四项工作为例,说说微观调研与本章第二节介绍的正规的调研活动有何相同之处和不同之处。
答:玛丽要完成该项调查,同样有准备阶段(考虑如何调查)、实施阶段(具体调查)和总结阶段(撰写调查报告等),她完成这项工作的作用也是为领导(经理)决策提供依据。
不同之处在于相对简单、独自完成(不需要组成调查组)。
2. 某校拟对5年前某届毕业生现在的就业情况展开一次问卷调查。
下面是调查问卷中的部分题目,你能看出这些问题和答案设计存在什么不妥当的地方吗?
①您目前工作单位所在地属于____
a.一线城市
b.省会城市
c.中小城市
d.县城或乡镇
4
选项交叉(一线城市可能有的是省会,省会也可能为中等城市)
②您目前就业的单位是____
a.外企
b.国企
c.民营企业
d.事业单位
选项不全(党政机关呢?)
③您上一年的全年收入是____
a.不足5万元
b.5-10万元
c.10-15万元
d.15万元以上
“全年收入”概念模糊(是仅指薪金,还是包括其他?),最低的选项上限(5万元)太高。
④您目前的住房情况是____
a.已买产权房
b.租房居住
c.蚁居
d.住父母亲戚的房子
选项交叉(蚁居也是租房)
⑤您目前的恋爱婚姻状况是____
a.已经结婚
b.准备结婚
c.正在恋爱
d.不打算成家
文不对题(与“就业状况”无关),且选项交叉(b、c相容,c、d也相容)
⑥您对自己目前的状况满意吗?____
a.十分满意
b.比较满意
c.不太满意
d.很不满意
问题含糊(“目前的状况”太笼统)
⑦(主观题)有权威的教育专家说目前高校开设的公共课程过多而专业课程偏少,理论课程太多而实训课程太少。
根据您自己毕业后的实际经验,请您对自己本科所在专业的课程设置和教学方式提供一些意见和建议。
(选答,可另附纸) 主观性问题不能带有倾向性,“有权威的教育专家说……”不宜出现在问题中。
5。