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附件：1文书档案整理归档验收标准(一)保证归档文件数量与内容的完整性。
任何单位或个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的文件材料。
文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保发文和应归档的收文收集齐全。
(二)装订应整齐、安全、美观。
归档文件按“件”装订。
5页以上的以“三孔一线"的方式缝订，须将文件左、下边对齐；5页及以下的以“包边角"的方式缝订，须将文件左、下边对齐。
确保不压字、无金属物，超过A4纸张的应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。
(三)文件保管期限划分应科学、准确。
以《省担保集团文书档案归档范围和保管期限表》为基础，结合集团工作实际和为积累集团工作历史的需要，正确分析和鉴别文件资料内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划分文件保管期限(永久、30年、10年)，以便于保管和利用。
(四)归档文件排列应正确、有序。
应首先遵循“事由原则”，同一事由的文件应相邻排列。
不同事由的文件，依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。
每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。
(五)档案排列应体现其特征与逻辑联系。
归档文件依据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件，永久、30年、10年各一个流水号，分别从1号起编。
(六)加盖、填写归档章应清晰无误。
在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。
归档章式样如下图：┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 全宗号┃ 文件年度┃ 件号┃┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃处室名称┃保管期限┃ ┃┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛例：担保办[2011]98号文件总经办2011年度永久保存第26件文书档案，则该文件归档章应为：┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 66 ┃ 2011 ┃ 26 ┃┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃总经办┃ 永久┃ ┃┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛(七)档案著录应做到真实、完整。
企业档案管理规定文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2023.08.08•【文号】国家档案局令第21号•【施行日期】2023.10.01•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文企业档案管理规定2023年8月8日国家档案局令第21号公布自2023年10月1日起施行目录第一章总则第二章机构和人员第三章设施设备第四章文件材料的形成、收集、整理与归档第五章档案的保管、保护、鉴定与处置第六章档案的利用、开发、统计与移交第七章档案信息化建设第八章监督管理第九章奖励与处罚第十章附则第一章总则第一条为加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本规定。
第二条本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条中华人民共和国境内设立的按照规定应当形成档案的企业开展档案收集、整理、保管、利用及监督管理等活动适用本规定。
第四条企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动，是企业不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务党和国家工作大局的一项重要工作。
第五条坚持中国共产党对企业档案工作的领导。
企业应当加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制，将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。
档案工作经费应当列入企业年度财务预算，为档案工作提供保障。
第六条企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于开发利用。
国家档案主管部门负责全国企业档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，对中央企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、中央金融企业、中央所属文化企业等，下同）档案工作实行监督和指导。
附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定（征求意见稿）1 总则目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。
适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。
2 术语和符号文书档案（Archives）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
案卷（File）由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。
保管期限（retention period）档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。
归档（filing）按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定职责档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。
各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。
保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。
4 技术内容归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。
具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。
归档文件材料的来源内部形成的文件材料。
执行、办理的外来文件材料。
所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。
引进项目、外购设备等带回的文件材料。
投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。
参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。
归档要求整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
省档案局、省档案馆主要职责和内设机构的主要职能一、省档案局、省档案馆的主要职责
（一）贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规，组织指导、检查和监督《档案法》的实施。
（二）研究制定地方性档案法规、规章，并负责解释工作，依法履行本行政区域档案行政管理职能。
拟定全省档案事业发展的方针、政策，并负责贯彻执行工作。
（三）对全省档案事业实行统筹规划，宏观管理。
组织、指导、检查、监督、协调省属各机关、团体、企事业单位和各市、县（市、区）的档案管理工作及经济、科技、重点工程等领域档案工作。
（四）集中统一管理省委、省人大、省政府、省政协、省纪委及省级各机关、单位的重要档案和历史、社会档案资料，做好各类档案的接收、征集、整理、保管、鉴定、统计等项工作，保守党和国家机密，维护档案的完整与安全。
（五）组织档案的利用、编研、宣传、出版工作，有计划地公布档案史料，组织开展档案史料陈列展览等教育活动，向社会提供广泛的服务。
（六）组织实施档案技术保护工作。
（七）负责全省档案现代化建设和档案科研管理工作，组织档案技术的研究开发和现代科技成果在档案工作中的应用，依法监督管理档案技术产品，推动全省档案科技发展。
（八）制定全省档案工作队伍建设规划，组织档案的专业教育和档案专业干部培训工作。
负责全省档案专业技术职务评审的有关工作。
（九）组织全省档案工作外事活动；收集散失在国外的有关江苏的档案文件和历史资料。
（十）承办省委、省政府交办的其他事宜。
加强基础建设，促进企业自律——解析国家档案局10号令发布浅谈企业文件材料归档范围和档案保管期限编制方法（10号令解读之一）案保管期限规定》（国家档案局令第10号，以下简称10号令）。
2013年4月又下发了《关于贯彻实施<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》，要求各企业用3年的时间完成本企业文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“保管期限表”）的编制，这是贯彻实施10号令的关键和重要环节。
国家档案局从2013年开始已着手中央管理企业管理类保管期限表的编制指导与审核工作。
截止到2014年底，共完成20家中央管理企业管理类保管期限表的审核批准。
但在指导与审核过程中发现，不少企业仍未很好掌握编制保管期限表的正确方法和技巧，至使编制出的管理类档案保管期限表质量不高。
本文就企业如何开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作中存在问题和管理类档案保管期限表编制过程进行讨论，以供大家参考。
一、档案保管期表编制中普遍存在的问题及原因分析（一）档案保管期表编制中普遍存在的问题根据前期业务指导和审核情况总结，企业在编制档案保管期限表主要存在以下问题：第一，文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。
许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中，尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。
第二，文件材料保管期限不合理。
该定为永久保管的档案定为30年或10年，该定为30年定为10年。
第三，表述太笼统。
文件材料内容条目过多使用模糊语言，过多使用“重要的”、“一般的”等用语，至使保管期限表对鉴定业务起不到应有的指导作用。
第四，表述不准确。
文件材料内容使用的词语易引起歧义，同一含义内容前后使用不一致词语，或是不使用标准化用语。
第五，文件材料内容重复、交叉现象严重。
同一层次文件材料分类原则不一致，文件材料内容逻辑混乱，同一内容多次反复出现。
（二）原因分析企业在档案保管期限表编制过程中造成上述问题的原因主要有：保管期限表编制没有严格按照机构设置及职责说明来进行，照抄照搬10号令或照抄搬其他企业保管期限表，更有甚者将企业原有保管期限表进行翻版后直接报审。
国家档案局关于印发企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）的通知文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2019.03.08•【文号】•【施行日期】2019.03.08•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案局关于印发企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）的通知各省、自治区、直辖市档案局，河北省委办公厅、江苏省委办公厅，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，各中央企业档案部门：为推进企业电子文件归档和电子档案管理工作，推行电子文件单套制归档管理，2016年国家档案局联合国家发展改革委遴选了33家单位开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作。
2017年至2018年，共有13家企业完成了所选业务系统的电子文件归档和电子档案管理试点工作，通过了我局组织的验收，形成了典型经验，可向全国推广。
现将通过验收的企业名单下发，以方便各单位联系学习。
国家档案局2019年3月8日企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）序号试点企业名称试点内容1 中国石油天然气集团有限公司会计核算系统形成电子文件归档全过程试点2 中国商飞上海飞机设计研究院PDM系统形成的电子文件归档和电子档案管理3 天津轨道交通集团有限公司工程建设项目CAD电子文件归档和电子档案管理4 交通银行股份有限公司营运业务电子文件管理系统（二代支付、开销户）、电子邮件系统电子文件归档和电子档案管理5 中国航天科工飞航技术研究院CAPP系统形成的电子文件归档和电子档案管理6 福建福清核电有限公司施工管理系统、生产管理系统、ECM （企业内容管理系统）形成的电子文件在线归档7 浙江省能源集团有限公司CAD、协同办公系统、合同系统形成的电子文件归档和电子档案管理8 江苏核电有限公司供应链商务合同管理系统、会计核算系统形成的电子文件在线归档9 内蒙古电力（集团）有限责任公司会计核算系统形成电子文件归档和电子档案管理10 国泰君安证券股份有限公司综合理财管理平台（非现场开户）电子文件在线归档11 无锡地铁集团有限公司无锡地铁工程管理系统形成的电子文件归档和电子档案管理12 山西潞安矿业（集团）有限责任公司安全生产指挥调度系统、煤炭营销管理信息系统电子文件在线归档13 中南电力设计院有限公司勘测设计管理系统、综合MIS系统在线归档。
1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文献的整理原则和方法。
本标准合用于各级机关、团队、企事业单位和其他社会组织相应作为文书档案保存的归档文献的整理。
其他门类档案可以参照执行。
公司单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文献下列文献对于本文献的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文献，仅所注日期的版本合用于本文献。
凡是不注日期的引用文献，其最新版本（涉及所有的修改单）合用于本文献。
GB/T 18894 电子文献归档与管理规范DA/T 1-2023 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2023 档案修裱技术规范DA/T 38-2023 电子文献归档光盘技术规定和应用规范3 术语和定义下列术语和定义合用于本标准。
3.1归档文献archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文献材料，涉及纸质和电子文献材料。
3.2整理arrangement将归档文献以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文献还涉及修整、装订、编页、装盒、排架；电子文献还涉及格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.3件item归档文献的整理单位。
3.4档号archival code在归档文献整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文献的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文献整理应遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系。
4.2 归档文献整理应区分不同价值，便于保管和运用。
4.3 归档文献整理应符合文档一体化管理规定，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文献整理应保证纸质文献和电子文献整理协调统一。
5 一般规定5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文献一般以每份文献为一件。
正文、附件为一件；文献正本与定稿（涉及法律法规等重要文献的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文献附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
文书档案整理一、做好档案工作应首先掌握的几个概念面对一堆杂乱无章的文件材料，在归档前，我们需要掌握几个基本概念（一）、档案的种类。
就目前现代档案可分为：文书档案、科技档案、专门档案（会计、照片、声像、光盘等）1、文书档案---文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。
如图纸、设计任务书、科研报告等等；3、专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。
如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。
新型载体档案如照片、影片、录像、光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。
今天我们探讨的档案种类主要是文书档案。
（二）文书档案的归档制度就是文书部门处理完毕的文件，经过整理归档，定期移交给机关档案室集中保存，作为机关的一项制度执行。
它主要包括：归档范围、归档时间及归档的质量要求1、归档范围：就是归档文件整理的范围。
确定归档范围是整理工作首先要解决的实际问题。
收集中的文件材料，有本机关的，也有上级、同级、下级送来的，有重要的，也有一般事务性的，有长期效用的，也有短期效用的。
在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。
在确定归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。
这里的齐全---主要指归档率：实际归档文件／应归档文件。
文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
