IT月度会议管理制度
为保证信息化建设月度例会的顺利进行，提高会议效率，通过月度例会对本部门月度工作完成情况进行检查和监督，协调解决个项目建设过程中存在的问题，对项目重大未决事项进行讨论和决定，推进******部信息化项目建设目标的实现，特制定本制度。
一、参会人员
******部月度例会由高级执行副总裁、系统总架构师、******部部长、科室负责人、各项目IT负责人等参加。月度例会可根据会议议程的需要，通知与会议议程有关的业务部门负责人、供应商项目经理参加。原则上，******部必须全体参加，业务部门负责人、供应商项目经理因事不能参加会议的，可委派本单位一名员工参加会议。
二、月度例会组织
1、月度例会由计划与开发科负责召集，以微信、电话、邮件通知方式，至少提前一天将会议召开时间地点主题通知到相关参会人员。
2、月度例会由高级执行副总裁主持，高级执行副总裁因事不能主持会议的，可由******部部长主持会议。
3、计划与开发科应在每月月初第一周周三前将《信息化建设推进工作月报》当以纸质版形式报送高级执行副总裁、系统总架构师、******部部长。
三、月度例会时间、地点
1、会议召开时间：每月第一周周五下午14:00，遇特殊情况或遇节假日的可顺延或提前召开（具体以计划与开发科通知为准）。
2、会议地点：南京办公区、北京办公区、西安办公区（会议地点以计划与开发科通知为准）。
四、月度例会步骤安排
月度例会分汇报、讨论、总结三个步骤进行，具体如下：
1、汇报：
会议主持人简要阐述本次月度例会的主题和要求。各项目负责人按项目顺序逐一汇报（PPT材料填写顺序），汇报时间控制在5分钟以内。
汇报内容包含三部分：一是当月工作目标和重点工作完成情况，二是重点说明需要业务部门配合协助的工作事项以及需要领导决策的工作事项，三是下月工作目
标和重点工作计划安排。
各项目工作汇报顺序安排如下：BOM、MES、WMS、SRM、ERP、PQCP、DMS、呼叫中心、基地弱电、监控平台。
2、讨论：
出席会议人员对部门当月工作目标和工作完成情况进行质询讨论，项目负责人如实回答，在回答时应简单明确、表达要点，以数据和事实说话，不找借口，不强调理由。
对项目内部未决项问题表述时，可给出可选建议，以备领导决策。
3、总结：
各项目负责人汇报完毕后，由主持人总结和分析******部上月工作目标和完成情况，点评各信息化建设项目下月建设目标和重点工作计划安排，分析工作中存在的问题，提出改进意见，并落实到责任人；各项目负责人对会议上提出的新增工作内容，应当列入本项目下月工作计划中。
五、会议要求
1、各项目负责人应做好月度工作汇报准备工作，制作好汇报PPT（统一使用PPT 模板），并于月底将PPT发送至计划与开发科，以便安排统一整理汇总。
2、各参会人员应提前10分钟到达会议地点，月度工作汇报时间要严格控制在规定时间内。
3、会议讨论时应围绕主题，逐个发言，思路清晰，言简意赅，各抒己见，相互尊重，求大同，存小异，寻找共同点，达成各方赞同的意见。会议主持人对与会议无关的发言有权进行阻止，以提高会议效率。
4、参会人员应自带笔记本和笔，做好会议记录。
5、计划与开发科应指定专人负责做好会议记录，整理编写会议纪要，并报经高级执行副总裁批准后，将会议纪要以电子文档方式下发各参会人员。
6、计划与开发科负责对会议决定事项进行跟踪、检查，确保会议决定事项的落实。
六、会议纪律
1、参会人员应在会议签到表上签名，不得缺席会议、不得迟到早退，因病或有特殊情况无法参加会议或需中途离开会场的，必须提前向会议主持人请假，并安排好本单位出席会议的人员。
2、会议期间应将手机调至静音或振动，不准接听或拨打手机，确应工作需要接
听或拨打手机的，应至会议室外接听或拨打。
3、参会人员未经会议主持人同意，不得在会议上擅自发言。
七、其他事项
本办法自******部部长批准之日起施行。由******部计划与开发科负责解释。
******部
20**年**月**日
