公司员工人事档案管理制度范本

人事档案制度上墙范本

一、目的

为规范公司人事档案管理，保障人事档案的真实性、完整性、及时性和保密性，为公司的人力资源管理提供准确、可靠的信息支持，特制定本制度。

二、范围

本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。

三、职责

3.1 人力资源部负责公司人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

3.2 各部门负责人负责本部门员工人事档案的收集、整理、提交等工作。

四、人事档案管理内容

4.1 员工人事档案归档及管理

新员工入职时，将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人力资源部。人力资源部负责将员工档案归档，并进行保存、定期检查核对。

4.2 人事档案的分类

人事档案包括基本信息档案、薪酬档案、绩效档案、培训档案、技术档案、履职档案、健康档案等七类。

基本信息档案：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、学历、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌等。

薪酬档案：包括员工试用期工资、转正工资、调薪记录等。

绩效档案：包括转正考核记录、年度考核记录、履职考核记录等。

培训档案：包括年度参加内训、外训、职业资格、技术培训等记录等。

技术档案：包括所持资格证书、技术职务评定等记录等。

履职档案：包括员工入职之前的履职经历、本公司 五、人事档案管理流程

5.1 人事档案的建立

新员工入职时，由人力资源部负责建立人事档案，并将相关资料归档。

5.2 人事档案的归档

各部门负责人每月定期将员工的相关资料提交人力资源部，由人力资源部进行归档。

5.3 人事档案的保存

人力资源部负责对归档的人事档案进行保存，确保档案的安全、保密。

5.4 人事档案的检查核对

人力资源部定期对人事档案进行检查核对，确保档案的完整性、及时性。

5.5 人事档案的转递

员工离职或调动时，人力资源部负责将员工的人事档案转递至接收部门或个人。

5.6 人事档案的保密

人力资源部负责对人事档案进行保密，防止档案信息泄露。

人事档案管理制度

人事档案管理制度

本管理制度制定的目的在于规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，使之更科学化、规范化、制度化，同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和利用，维护人事档案材料的完整，使人事档案的建立、整理与管理工作有所依据。

适用范围为公司全体员工。

员工人事档案管理工作由XXX专设档案室进行统一管理，由专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员负责日常管理，同时接受上级组织、其他部门的监督、检查与指导。人力资源部要不断建立健全各项制度及各项工作程序。

档案管理员要严格执行保密原则，不向无关人员泄露员工人事档案内容。贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好本单位员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导，参加业务培训。负责公司人事档案信息的维护与管理，档案材料的收集、鉴别、整理、传递、保管和提供查（借）阅等工作。确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。

基础人事档案包括个人简历、员工应聘登记表；身份证、学历学位证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息；劳动合同、保密合同、补充协议等；员工花名册、图像资料、电子作品等电子版档案；员工离职申请表，离职工作交接清单。

培训档案包括新员工入职培训试卷、培训心得、培训签到表；参加培训登记表、外派培训总结、培训申请表、培训效果评估表；培训服务协议。

职位档案包括职务任命书、职务变动申请、职位职务变更记录。

薪酬考核档案包括试用期考核表、员工试用期总结、转正申请表；月度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录；调薪申请单、调薪/降薪记录。

其他档案包括公司出台的相关政策、文件；各类奖励、处罚记录。

员工调动时，需填写调动申请表并经过部门负责人和人力资源部门的审批。调动后，将员工档案移交至新部门，并在花名册中及时更新员工信息。

6.4离职档案管理流程：员工离职时，需填写离职申请表并经过部门负责人和人力资源部门的审批。离职后，将员工档案归档并存放于指定位置，同时在花名册中及时将员工信息移动或删除。

第 1 页 共 18 页 人事档案管理制度范本

一、制度目的

人事档案是企业重要的管理工具，为了规范人事档案的管理，保障企业及员工的权益，特制订本制度。

二、适用范围

本制度适用于所有公司员工的人事档案管理。

三、档案管理职责

1. 人力资源部门负责全面管理公司的人事档案，包括档案的建立、归档、借阅、销毁等工作。

2. 各部门负责归档和维护本部门的人事档案。

四、档案建立

1. 公司为每位员工建立电子档案和纸质档案。

2. 电子档案包括员工的个人信息、工作履历、培训记录、绩效评估等内容。

3. 纸质档案包括员工的个人资料、合同、证件复印件等原始文件。

五、档案归档

1. 档案归档应按照一定的分类和顺序进行，确保档案的易查和整洁。

2. 每份档案应标明员工姓名、工号、归档日期等信息，并加盖归档章。

六、档案借阅

1. 档案借阅需要填写借阅申请表，并获得上级批准。 第 2 页 共 18 页 2. 借阅期限不得超过2个工作日，逾期需要申请延期，并经过审批。

3. 借阅人需对所借档案负责，不得私自更改或外传档案内容。

七、档案销毁

1. 档案保管期限为员工离职后5年。

2. 档案销毁应按照公司的相关规定进行，需经过专人审核和批准。

3. 档案销毁需建立相关记录，包括销毁日期、销毁人员签字等信息。

八、违纪处理

1. 如有员工私自销毁档案或泄露档案内容，将按照公司相关规定进行纪律处分。

2. 如有员工违反借阅规定，造成档案损坏或丢失，需赔偿相应的损失。

九、附则

1. 本制度由人力资源部门负责解释和修改。

2. 针对特殊情况，人力资源部门可以根据实际情况对本制度进行灵活调整和变更。

以上为人事档案管理制度的范本，具体制度内容可根据企业实际情况进行调整和补充。请企业在实施前充分研究和讨论，确保与员工达成共识，并向员工进行相应的培训和说明。

人事档案管理制度范本（2） 第 3 页 共 18 页 为了切实加强我局信访工作责任意识，确保“分级负责，归口办理”和“谁主管、谁负责”的信访工作原则落到实处，把越级____控制在最低限度，确保全局职工队伍稳定，特制定本制度。

公司人事档案管理制度

第一条 为了加强公司人事档案管理，使之逐步实现科学化、制度化、系统化的要求，参照国家和上级主管部门有关档案管理的规定，结合公司的实际情况，特制定本规则。

第二条 档案管理的种类；根据国家的规定要求和劳动人事管理的特点，将劳动人事工作形成的诸多材料整理分成三大类：职工个人档案、专业技术档案、文书资料档案。

第三条 职工个人档案主要由记载个人在历史各个时期表现情况的原始资料，各项工作能力素质状况和有关背景材料等构成。它主要包括职工履历、社会关系、职务、学历、工资变动情况、奖惩记录等以及各个时期的表现鉴定。

第四条 专业技术人员（包括工人技师）档案主要由记载其技术状况的原始材料和考核评聘等有关的材料构成，它主要包括专业技术人员的技术职称（职务）评聘申请表、工作总结、所在单位鉴定、评审委员会评审结果记录、聘任或解聘书、高、中、初等级变化记录和评聘工作的有关资料。

第五条 文书资料档案主要由记载公司劳动人事管理活动的主要过程原始材料、各项重要而且常用的劳动人事政策规定的目录或摘要、劳动人事系统各岗位在工作中产生的各类正式文书、各种劳动人事统计报表和有关信息资料构成。

第六条 档案管理的内容

一、档案的建立

1.职工个人档案，凡是新进公司的职工，劳动人事部门应按规定内容为其建立个人档案，并按公司档案管理规范统一整理分类、编号。

2.专业技术人员档案，对专业技术职称（职务）评聘管理部门或岗位提供的职称（职务）评聘的有关资料，按规定要求进行分类、整理、编号、归档。

3.文书资料档案。对文书管理提供的各类文书资料，按设计要求进行分类、整理、汇编成册、编号归档。

二、档案的日常维护：档案的日常维护主要包括整理、分类、编号、装订、编目录、内容增删、订正、输入电脑等项内容，重点是增删、订正、更新。

三、档案的查询、借阅：档案查询、借阅管理的内容主要根据上级有关规定或公司的管理需要制定查询、借阅档案规定，对档案的查阅、借阅实施管理。