秘书学概论复习资料

秘书学概论复习资料

第一章：秘书学概述

现代秘书发端于清代的幕学;作为一门独立的学科产生于20世纪80年代初期..经过30年的发展;秘书学明确了自身的学科性质和研究对象;初步形成了学科体系;具备了比较明确的研究领域;但学科地位还待进一步提高..秘书学与多门学科存在相关性;而且学习和研究秘书学必须注重理论和实际相结合..

幕学 核心：刑钱之学 本质：佐治之术

秘书人的标志性工作：文书工作;档案管理

秘书学的发展状况主要特征

建立了秘书学科;但未发展为常规学科

关注基础理论;但没有获得实质性突破

成立研究组织;但影响不够广泛;活动不够正常

创立了秘书学学科体系;提出秘书学分支学科;但学科体系还有待进一步完善;分支学科优待进一步规范

有了自己的专业期刊;但期刊档次不高

秘书工作是秘书学研究对象

秘书学的研究就是要通过对秘书工作的诚如研究;发现隐藏的本质规律;为人们从事秘书工作提供科学的理论指导..秘书工作的构成要素秘书人员;秘书工作方法;秘书工作的内容;秘书工作的对象和环境

秘书学的学科定义就是对秘书学科性质的阐释..

秘书学的研究方法

（一）理论联系实际

1;理论来源实际

2;理论应用于实际

3;理论与实际之间需要构筑顺畅的通道

（二）重视经验性研究

秘书学创立缘于对秘书工作的经验总结;没有对现代秘书工作的经验性研究;便没有秘书学额

经验性研究的成果充分体现了秘书学的应用性;密切了于实践的关系;增强了学科对现实工作的指导性

秘书学的经验性研究渗透性着理论的成分;经验性研究的成果既为秘书学理论提供了素材;又在很大程度上证明了秘书学里理论的价值..

第二章 秘书和秘书角色

你眼中的秘书

工作要求：察言观色;基础知识;专业知识;素养素质 秘书本身：上司的助手;为上司出谋划策..

国际职业秘书协会所下的定义：具有熟练的办公室工作能力;不需要上级敦促即能能主动负责;积极进取、干练果断;能在授权范围内作正确决定的经理助手

秘书的定义：

狭义：掌握文书并直接辅助领导者全面处理事物的专门人员

广义：在领导身边或中枢机构工作并以办文、办会和承办领导交办指示为主要辅助任务

秘书的职业定义：

从事办公室程序工作、协助上司处理政务及日常事物;为决策及实施提供和服务的人员

秘书的分类

二分法：公务秘书和私人秘书

公务秘书：在国家机关、国有或集体企事业单位以及官办社团中担任秘书工作的公职人员..由组织人事部门考察选用;由国家支付薪酬..

私人秘书：就是私人企业、外资企业、民办社团以及其他雇主那里承担秘书工作的雇佣人员

横向分类___根据秘书工作内容或者从事行业为标准的分类 秘书工作的业务分工行政秘书

秘书工作的行业特征商务秘书

纵向分类：按照秘书业务水平为标准的分类

秘书角色

定义：是一种具体的角色;是由秘书在社会中的活动内容方式决定的;要白兔社会的依附性;应该更加重视自己的后成地位复杂性、多样性、开放性

社会公众对秘书角色的认知偏差

秘书是花瓶 秘书是“二首长” 秘书是领导的家奴

秘书角色的定位领导的助手

秘书在组织中所承担的角色;集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中

助手是秘书职业产生的根本原因

助手是配角的具体内涵

助手与参谋之间并不存在对立关系

助手角色的重要性

1;是参谋不是二首长

2;是事物处理者不是家奴 3;是“公关”者不是“交际花”“花瓶”

4;是文书处理者不是“作家”“秀才”

秘书角色的把握

具备明确的秘书意识

协调好秘书角色冲突或者角色矛盾

根据角色规范合理调适角色;避免角色失当角色越位、角色失责

第三章 秘书机构

秘书机构

是各党政机关、企事业单位、社会团体等组织的有效组成部分

是各级各类领导机关综合性办事机构和参赞性机构

是为行政组织..行政领导服务的;是行政组织的一部分

秘书机构的组织形式

因人设置综理制 因事设置分理制 混合设置

秘书机构的设置原则

适应性原则

精简高效原则

1 秘书机构人员要精干 2 要减少秘书机构的内部层次;内部机构要科学;保证秘书机构规范有效

3 分工合理;重视秘书机构的群体优化

秘书机构的性质机密性

（一）综合辅助性是秘书机构的本质属性

1 辅助决策中的综合性

2 管理职能的综合协调

（二）系统中介性

1 系统中介的兼顾性

2 系统中介的沟通性

3 系统中介的协调性

（三）组织关系的相对封闭性

1 上下级秘书机构之间具有业务指导关系

2 横向秘书机构之间的互相交流关系

秘书机构的管理p47~52

第四章 秘书的职业素养

定义：秘书的职业素养是秘书从事职业活动所需要的优良职业道德、扎实的专业知识、较强的职业能力和健康的个性心理的总和;秘书的职业素养是从事秘书活动的基本条件

所谓职业道德;是同人们的职业活动紧密联系的职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和..

秘书的基本职业道德规范是：忠诚领导

秘书的职业道德

忠诚守信

甘居幕后

洁廉自律

谦和谨慎

一位称职的秘书：须具有基本的配角意识和具有和有条件的主角意识;其关键是自己的价值取向

秘书的知识结构

（一）基础知识

1 科学文化基础知识

2 哲学和政治经济基础知识

（二）专业知识

1 秘书专业知识 2 行业业务知识

（三）相关知识

1 法律类知识

2 管理类知识

3 心理学知识

秘书能力结构

（一）基本能力

观察力 思维力 记忆力 注意力 想象力

记忆力:记忆力是知识、保持、在认识和重现客观事物所反映的内容和经验能力..良好的记忆能力是秘书从业人员的必备能力之一..秘书部门是信息的枢纽站、集散地..信息的收集、储存、加工、输出、反馈等处理过程;都需要秘书具有良好的记忆力 ;以确保信息的保真度和传递的有效性..如果没有良好的记忆能力;就会产生信息沟通障碍;也可能错失良机

（二）职业能力

秘书的职业能力是指从事秘书工作所具备的职业能力;它是秘书能力结构中的核心部分..秘书具有辅助决策、沟通协调、处理事务的基本职能..需要完成办文、办会、办事的基本工作内容..

1 表达能力 2 办事能力

3 信息处理能力

4 人际交往能力

5 管理能力

人际交往能力：妥善处理与组织内外相关人员关系的能力;包括周围坏境建立广泛联系以及正确处理上下左右关系的能力..秘书工作需要和不同的人打交道..秘书在上传下达、协调关系、迎送接待等..因此;学会处理人际关系;提高社交能力;是秘书人员必备的能力要求

（三）操作能力

1 现代化办公设备的操作能力

2 书法和快速记录技术

3 计算机和网络技术

4 文案处理技能

秘书的个性心理

秘书的性格：稳健、乐观、内敛、豁达、幽默

秘书常见的心理障碍：压抑 依赖 厌倦

秘书心理障碍的调适

1 正确认识秘书职业;培养职业兴趣 2 提高自我心理调节能力;完善自己的心理品质..

3 掌握人际关系方法;建立良好的人际关系环境

4 寻求适合的途径;消除心理压力

第五章 秘书工作的内容和特征

秘书工作是秘书学研究的主要内容..秘书工作内容比较广泛;不同时期不同性质的组织;秘书工作的侧重点不同..秘书工作的本质属性和基本特征是既有联系又有区别的两个问题

秘书工作的内容

秘书工作是为了完成辅助领导实施有效的决策和管理而在一定范围内的劳动

主要内容：文书撰拟 文书处理 信息工作 协调工作 会务工作 接待和信访工作 档案管理 办公室日常管理工作 随从工作 交办工作

文书处理

文书处理指的是对文书的办理、管理、整理立卷、归档等一系列相互关联..衔接有序的工作..关于文书处理工作的归属问题;党政机关公文处理工作条例中办发201214号;2012年4月第六条、第七条明确规定;“各级党政机关应当高度重视公文处理工作;加强组识领导;强化队伍建设;设立文秘部门或者由专人负责公文处理作”、“各级党政机关办公厅室主管本机关的公文处理工作;并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查..”可见文书处理是秘书工作的基本内容是具有法规性依据的;且文书处理的概念中包含文件的整理和归档工作

会务工作

会务工作就是各种会议的筹备、组织和服务工作..会务工作作为秘书工作的基本

内容;与文书工作一样有极高的认可度..会议具备了决策、沟通、协调、传播多种功能;是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一;是领导活动基本的方式..任何形式和规模的会议;都需要相应的会议组织工作;如会议计划的拟订、会议文书的制作、会议场所的布置、会间活动的安排与协调;以及会后的收尾工作;同时;需要说明的是;会务工作还涵盖了各种仪典的组织工作;如开幕仪式、签字仅式以及会见与会谈的安排等..会议的筹备、组织和服务工作通常由格书人员和秘书部门承担;大型会议或者涉及多个单位的会议则通常成立专门的会议机构;秘书人员也会参与其中、因此;我们认为秘书承担会务工作体现了其辅助管理的基本职能..

秘书工作的本质属性辅助性

秘书工作属性对辅助性的限制原因

首先;秘书工作的辅助性具有综合、全面的特征;这是最且标些性的总书工作涉及领导工作的方万面面..

其次;秘书工作的输助具有直接性..起书工作的输助是一种直接的辅助;秘书工作直接受命并服从于领导活动;又直接对领导活动负责.. 再次;秘书工作的辅助具有非独立性..秘书工作是伴随着集团统治和领导群的出现而产的..它的使命要求它始终从属于、服务于统治着和领导者..

秘书的辅助具有综合性、直接性和非独立性的特征;在这些特种中;综合性特征是最典型、最本质的..

秘书工作的特征

一 被动性与主动性的对立统一

二 事务性与思想性的对立统一

三 常规性与随机性的对立统一

四 保密性与随机性的对立统一

五 综合性与专业性的对立统一

常规性与随机性的对立统一：体现了秘书工作方式和节奏方面的基本特征..常规性指的是秘书工作中存在着大量的经常出现、反复进行的工作;这些活动往往事先有预见、有计划的;活动内容常常有规可循的;秘书人员只要各司其职;按章办事;就能保证机关工作正常运转..较典型的如文书处理活动;文书的收发、审核、登记、传阅、拟办、复核等各个环节的工作大多属于常规性的秘书工作;因此我们认为秘书工作有常规性的特征..

所谓随机性;是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书随机处理的活动;如临时受命调查某一事件;为临时决定召开的会议准备材料;向突然到来的上级视察人员提供有关资料等等..