资料管理、竣工档案编制和报送
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工程资料、档案编制和报送文件作业指引
（使用纸张、编号、复印、盖章、下发、接收、存档、保管保密、借阅）等
一、资料管理要点：
1.1.工程资料是记录工程和工程施工真实的反映，要确保工程资料的及时、真实、齐全
和完整性，做到图物相符、数据准确、手续完备
1.2.项目部（公司）应配备专职工程资料人员，负责整个工程资料的收集、整理、登记、
复印、归档管理；
1.3.单体工程资料管理按分类方式进行管理，建立工程资料的分类目录和清单，分类建
档保存，要对资料进行标识；
1.4.工程资料要保存的通风、干燥地方，要做好防潮、防虫；防丢失、不变质；
1.5.建立资料的查阅、借阅、复印登记制度。
二、管理规定要求
2.1.发出的各种文件必须是使用A4纸打印，使用固定位置统一编号，经部门经理签字、
复印，然后按照公司程序盖章、经专人下发并登记。
2.2.发出资料除批复意见、注明、指示、姓名签字使用手写外，整张资料页面原则上要
求没有手写字迹、涂改痕迹；
2.3.资料由部门资料员使用统一表格登记下发；下发的范围执行“抄报、抄送”注明；
要求一个月归档一次”；下发的资料必须至少保存一份原件；
2.4.项目部(公司)由资料员统一接收登记归档填写接收文件表；需要抄报、抄送其它单
位部门领导的、经部门经理批准后复印、按照下发制度下发；接受的资料必须至少
保存一份原件；要求一个月归档一次；
2.5.各种需要抄送、抄报的资料须由项目经理签字后传达，需要项目经理签署意见的不
得有模糊其词的意见，须有准确的结论。
2.6.项目部（公司）接收资料需要回复的，由项目部负责催促办理，不属于项目部属于
其他部门办理的资料，也在项目部催促办理责任范围之内，否则延误后由项目部（公
司承担责任,）.
2.7.项目部（公司）接收资料如果是复印件，应检查复印件上面是否具备以下内容：原
件存在何处、抄件人是谁、抄件日期、盖有红章。
3. 资料归档：
3.1.归档的文件资料必须完整、真实、准确、有效，与本文件资料有关的请示和批复、
印本和底稿、正文和附件等必须附在一起。
3.2.立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期、页数等有关项目填写清楚，
并注明保管期限。
3.3.需要填写的字体禁止用圆珠笔或铅笔（可以用碳素笔或是蓝黑钢笔），字迹应清楚、
准确。
3.4.摄录的声像文件资料必须有防潮湿的档案袋保管，用附页标明记录事由、时间、地
点、主要人物；归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
3.5.需要归档的资料应该公司规定时间内存档案室完毕，延期责任人承担责任。
（按照公
司目前的结算管理原则可按照四个阶段存档：基础结算付款前、主体结算付款前、分户验收付款前、合同最后一次付款前）。
4.资料保管保密：
4.1.部门存档资料未经部门经理批准，资料不准外借。
本部门工作人员可登记查阅属本
人业务工作范围的文秘档案资料。
4.2.借阅档案室资料者，需按公司规定办理文件节约或复印手续，借阅者应负责文件资
料的完整和安全，不得私自扫描影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
4.3.对珍贵或易损的档案，应提前制成复制品准备提供使用。
4.4.查阅资料原则上不准携带外出本单位，如有特殊情况需经批准；经批准的外借期限
最多为7天，愈期不还者，资料管理员应及时催还；超过3天及时上报部门负责人处理。
若有遗失，责令其借阅丢失人赔偿一切损失。
4.5.部门工作人员不得向其他无关的人员泄露本部门资料上的有关内容；
4.6.各种协议及承诺书未经部门负责人批准不得复印、泄漏其内容；
5.工程竣工档案的编制
5.1.建设单位在进行招投标或与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，要对竣工档
案的套数、费用、质量要求、移交时间和违约责任等提出明确要求。
5.2.每个建设工程项目至少应当编制三套竣工档案（两原件、一复印件）,一套建设单位
自行保管，一套报送城建档案馆，一套移交物业管理单位。
5.3.单体工程资料存档按照当地资料档案馆的“工程备案资料”目录顺序进行整理归档。
每楼/份资料上有一档案目录，注明内部资料详细情况。
5.4.每单体工程图纸至少保存一份盖有审查章的原件。
5.2工程竣工档案的验收和报送
5.2.1列入本市或区(县)城建档案馆（室）接受范围的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请相应的城建档案管理机构对工程竣工档案进行验收。
5.2.2建设单位在竣工档案验收合格，并取得市或区(县)城建档案管理机构出具的《淄博市（临淄区）建设工程竣工档案验收合格证》后，方可向市或区（县）有关行政部门申请工程项目验收。
5.2.3经市或区（县）城建档案管理机构检查、验收合格的竣工档案，可同时报送相关的微缩胶片或光盘。
附录A 建筑工程资料(文件)归档组卷目录及保管期限
注：城建档案馆栏中标有“√”为应向城建档案馆移交的资料。
