进出口贸易部管理工作制度V

进出口贸易部管理工作制度V文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）公司各部门，各项目经理部：根据集团公司相关要求，并结合国际工程分公司的实际情况，制定《进出口贸易部管理工作制度》，现下发给你们，请遵照执行。

.进出口贸易部管理工作制度编制单位：中国二十冶国际工程分公司编制日期： 2014年第一章目的第一条为有效开展质量、环境和职业健康安全管理工作，根据《GB/T19001－2008 idt ISO9001:2008质量管理体系—要求》、《GB/T24001－2004 idt ISO14001:2004环境管理体系—要求及使用指南》、《GB/T28001-2001职业健康安全管理体系规范》标准和集团公司2009 B版《质量、环境和职业健康安全管理手册》、《程序文件》和集团公司物资管理部管理工作制度的要求，制订本部门《管理工作制度》。

目的是明确本部门质量、环境和职业健康安全管理职责，并将管理职责落实到各岗位，同时对本部门主管及相关程序文件中的有关要求作出具体的规定，以便更好地指导本部门的管理工作。

第二章适用范围第二条适用于本部门在质量、环境和职业健康安全管理体系运行中所有的管理工作。

第三章进出口贸易部管理目标第一节采购业务第三条主要物资采购招标率100%。

第四条供应商评审率100%。

第五条用于工程物资进货验收率100%。

第六条危险化学品采购情况检查覆盖率不低于80%。

第七条各类报表收集、汇总、上报及时率100%。

第二节进出口业务第八条进出口物流业务招标率不低于95%。

第九条报关资料申报正确率、及时率均达100%。

第十条核销、退税资料申报正确率、及时率均达100%。

第三节网络管理业务第十一条公司网络出现问题时，应及时处理，由内部原因引起的网络中断必须在4小时内予以修复。

第十二条定期检查视频会议系统，确保其运行故障率低于2%。

第四节其它第十三条对各业务系统管理工作检查及时率100%。

第十四条控制职业危害，做好职业健康安全保健工作。

第十五条办公用各类有毒有害废弃物按公司规定处理，严格执行公司节能规定。

第四章管理职责第五节进出口贸易部组织机构及岗位设置第十六条进出口贸易部组织机构如下：进出口贸易部组织结构第十七条人，部门副经理1第十八条第十九条作。

第二十条负责配合公司市场部在投标过程中的设备、材料、海运物流费等的市场询价工作。

第二十一条负责按照集团公司物资管理部的要求，对物资采购工作进行规范管理，并及时制作、上报各种报表。

第二十二条负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目的设备材料的进出口物流工作，包括但不限于：船公司（或货代）的选择、船期确定、货物包装指导、货物进出仓管理、货物进出港管理、装箱及装船监督等。

第二十三条负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目的设备材料的进出口报关工作，包括但不限于：报关单据制作、商检单据制作、对外承包工程批量商检办理等。

第二十四条负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目涉及的所有贸易项下以及非贸项下的外汇申报、结汇、核销手续的办理。

第二十五条负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目的设备材料的出口退税手续办理。

第二十六条负责扩展国际工程公司的国际贸易业务。

第二十七条负责公司电脑、电话、网络的日常管理工作。

第二十八条负责与本部门强相关的16个程序相关职责的实施。

(1) 文件控制程序(2) 施工技术文件管理程序(3) 记录控制程序(4) 环境因素识别与评价工作程序(5) 法律法规管理程序(6) 管理方案控制程序(7) 信息交流工作程序(8) 人力资源管理程序(9) 物资采购管理程序(10) 污染物控制程序(11) 资源和能源管理程序(12) 施工现场安全防护控制程序(13) 劳动保护工作程序(14) 危险化学品管理程序(15) 消防管理工作程序(16) 纠正和预防措施管理程序第七节各管理岗位职责第二十九条部门经理岗位：（1）负责本部门全面管理工作。

(2) 积极开拓市场，组织并调动整个部门完成公司下达的各项经济指标。

(3) 监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。

(4) 检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负全面责任。

（5）认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。

（6）负责针对新签国际工程项目，组织各方及时制订适合该项目的国际物流、通关、核销退税等流程。

（7）认真监督检查采购物资装箱、报关、发运情况。

（8）定期将采购、发运任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈公司领导审阅，以便于公司领导掌握全公司的采购项目执行情况。

（9）责与集团公司物资管理部的对口管理工作。

（10）完成公司领导交办的其他任务。

第三十条部门副经理岗位：（1）协助部门经理进行本部门业务管理工作。

（2）协助部门经理完成公司下达的各项经济指标。

（3）完成领导交办的其他任务。

第三十一条采购岗位：（1）采购人员须注重职业道德修养，严格遵守采购纪律，积极按公司的采购规范和要求做好采购工作。

（2）熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。

(3) 负责配合公司市场部在投标过程中的设备、材料的市场询价工作。

(4) 采购人员在工作中应能够吃苦耐劳，多跑、多对比，精通采购业务，选择供应商时至少货（价）比三家，降低采购成本。

(5) 对审批后的采购计划组织实施，确保项目施工过程中的物资供给。

(6) 负责采购物资的接收与移交，保证物资在数量、质量上与采购合同相符，配合相关人员做好验收记录，并办理入、出库手续。

(7) 及时收集整理好各种合格证、检验证书等，交相关人员留存或报监。

(8) 按采购工作的规范和流程进行有效工作，采购单据和报账程序必须符合财务要求。

(9) 对于国际工程项目的采购物资，配合物流人员将包装要求、装箱单格式、唛头格式、进仓通知等发送给供货商，并随时与其保持沟通，确保无误。

(10) 完成领导交办的其他任务。

第三十二条国内物流岗位：（1）负责根据项目物流需要进行公开邀请招标，选择国内地面、国际运输服务提供商（船公司或货代）。

参与投标者不得少于三家，选择其中价格、服务、能力等综合竞争力最强者作为中标单位。

(2) 负责根据业主要求及备货情况及时联系船公司或货代确定船期。

(3) 负责办理国际货物运输保险。

(4) 检查货物的包装和唛头是否符合采购合同和国际贸易运输要求。

(5) 对于仓库集中装箱货物，负责及时将进仓通知（内容应包括但不限于：收货仓库名称、地址、联系人和送货时间等）通知采购人员或项目部国内物流对口人员；对于在厂家装箱的物资，及时联系供货商和船公司或货代，提箱到厂家装箱，并对全过程进行跟踪管理，确保全部货物按时、安全地运抵交货仓库或码头。

(6) 供货商送货时要负责协调仓库或码头及时、安全收货，并协助验收人员对到货进行验收。

(7) 负责根据实际发货情况制作装箱单（中英文对照），经部门经理或副经理审核后，及时EMAIL或传真给业主和项目部。

(8) 完成领导交办的其他任务。

第三十三条国外物流岗位（1）负责根据项目物流需要，在项目所在国进行公开邀请招标，选择该项目的国外短驳物流提供商。

参与投标者不得少于三家，选择其中价格、服务、能力等综合竞争力最强者作为中标单位。

（2）负责国外进口清关、港口至工地短驳物流的全部工作。

(3) 负责在货物抵达现场后同项目部办理书面交接手续，原件存档后，要及时通过EMAIL或传真将复印件发回国内。

(4) 负责破损、丢失货物的保险索赔工作。

(5) 完成领导交办的其他任务。

第三十四条通关岗位：（1）负责办理货物进出口的通关手续。

(2) 通关人员必须具有高度责任心，认真准备通关资料，随时与采购、物流、核销退税等岗位进行沟通，以便同采购合同、实际装箱单、增值税发票信息等保持一致，力求达到通关资料零差错。

(3) 对于国家法定商检物资，及时向物资采购方具体办理商检的人员提供报检所需的全套资料。

(4) 负责对外承包工程出口物资批量商检手续的办理。

(5) 定期对通关情况进行汇总，并报部门经理。

(6) 完成领导交办的其他任务。

第三十五条核销退税岗位：（1）负责按需从外汇管理局领取外汇核销单。

（2）负责办理所有贸易项下以及非贸项下的外汇申报、结汇、核销手续。

（3）负责办理所有已出口货物的出口退税手续。

（4）定期对核销、退税情况进行汇总，并报部门经理。

（5）完成领导交办的其他任务。

第三十六条合同管理岗位：（1）负责本部门各类经济合同签章手续、付款手续的办理。

（2）负责本部门合同文本的管理，建立合同台帐及合同档案。

（3）负责本部门合同信息输入电脑的工作，实行信息化管理。

（4）负责汇总本部门合同签订、执行情况，定期提交合同签订、执行情况报表。

（5）负责本部门合同的查询工作。

（6）负责公司各种外贸证照的申办及年检。

（7）完成领导交办的其他任务。

第三十七条公司网络管理员岗位（兼职）：（1）负责公司网络、电话线路和设备的日常维护，及时处理解决运行中发生的故障，保证网络通信畅通。

（2）为新开通网络线路连接的用户提供接入服务。

（3）为终端用户计算机操作系统、应用软件和网络通信安装、调试提供服务。

（4）为保证网络畅通，负责对局域网进行监控，限制用户利用公司网络下载电影、游戏等与工作无关的大容量文件。

（5）负责公司主页的素材收集、整理，网页的制作、改版、更新、发布。

（6）完成领导交办的其他任务。

第五章工作程序第八节文件控制第三十八条部门经理负责《文件控制程序》相关职责实施的领导、组织工作。

第三十九条部门经理组织编制本部门分公司级文件和部门管理工作制度，并负责本部门文件发放的签发工作。

第四十条部门经理负责公司及外来文件的进一步签发工作，并形成签发记录电子版备查。

第四十一条如本部门编制的分公司级文件有需更改的内容，则以新文件代替原文件方式进行更换。

第四十二条 JB0103《文件和资料控制清单》台帐；第九节施工技术文件管理第四十三条部门经理负责《施工技术文件管理程序》相关职责实施的领导、组织工作。

第四十四条采购岗位负责收集汇总本系统采用的材料标准、图集等，并建立清单，报分公司项目管理部，统一纳入分公司标准管理系统中。

第四十五条 JB0201《现用技术标准清单》留存一份第十节记录控制第四十六条部门经理负责《记录控制程序》相关职责实施的领导、组织工作。

第四十七条本部门的记录分为体系运行记录和工作记录两类。

第四十八条部门经理负责确定本部门、本系统的体系运行记录和部门管理工作记录表式，录入《记录表式目录》。

第四十九条合同管理岗位负责相应的收集、分类、汇总、存档等工作。

第五十条记录的保存期限按合同、法规和档案管理规定期限保存。

记录保存期限为三年。

第五十一条超过保存期限需销毁的记录，由合同管理岗位负责填写《记录销毁申请表》，经部门经理批准后销毁。