管理制度汇编2

管理制度汇编2

管理制度汇编(二)

第一章公文管理

1．公文的种类

1.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

1.2通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

1.3通知：适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。

1.4通报：适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。

1.5报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批

示。

1.6请示：适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。

1.7会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。

1.8函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。2．发文

2.1凡以公司名义制发的文件，一般文件由总经理以上人员签发，重要文件

需请示执行董事同意后，由有关部门负责拟稿，由执行董事签发。

2.2公司所有签发的文件底稿，由秘书进行登记，统一编号后打印、校对，

盖章后发出。

2.3以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，按照印章使用程序办理

相应手续盖章后发出。

2.4复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节

省开支。

2.5发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。 3．公文格式

3.1公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章

（签名）、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。

3.2发文字号格式：部门简称+（年号）+文件编号（**号），例如行政人事

部发文：行政人事（2008）012号，表示行政人事部2008年发的第12次公

文。

3.3紧急文件分别标明“特急”、“急件”。

3.4公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标

题举例：“关于******请示”（报告、通知、决定、通报）。

3.5公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。

3.6公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。

4．行文规则

4.1“请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，

应当以抄送形式，有相关联的事可以一文多事。

4.2“报告”中不得带请示事项。

4.3行文统一使用《签报单》并付上公文，给各级领导批示。

5．公文立卷、归档及销毁

5.1公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。

5.2没有归档和存查价值的公文，经过主管领导批准，可以定期销毁。

第二章请示报告制度

目的：为建立良好的工作秩序，进一步规范公司的办事程序，提高工作和办事效率，特制定本制度。

1请示或报告工作应坚持逐级请示报告的原则，非特殊情况，不得越级请示或报告工作。

2请示工作可采取发送《签报单》及口头请示两种形式进行，重大、重要工作的请示，必须报送《签报单》。

3《签报单》的报送，需经本部门及有关职能部门审核后，再报主管领导、总经理审批。审批时间一般不超过3个工作日，紧急工作事宜，需

及时签署审核、审批意见。

4请示的工作事项办毕后，承办部门负责人（承办人）应及时向有关领导汇报办理情况，便于领导统筹安排下一步工作。

5涉及费用支出的事项，未经请示不得擅自决定，否则，其费用由有关责任人自理。

6本规定也适用使用电子办公系统的请示与报告。

第三章资料管理

1．目的

明确公司资料管理原则，建立完善准确的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。

2．定义

资料是指公司在经营活动中形成的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等。

3．原则

3.1部门重要资料在项目完成前应由部门自已管理，项目完成后所有资料

原件应移交给行政人事部统一保管。

3.2各部门上交资料，需填写移交表。

3.3行政人事部按规定格式填写案卷目录。

3.4公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。

3.5公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即根据行政级别的不同对查

阅资料的内容加以限制）、网络化管理。

4．需要保管的档案资料及其分类 4.1文书类：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；

工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；

人事档案、考勤表等由行政人事部负责保管。

4.2财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计帐簿（明细帐、

总帐、固定资产帐等）、会计报表等由财务部负责保管。

4.3物业类：施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要

的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由物业

部保管，项目完工后移交给行政人事部。

4.4策划类：市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划

报告等在项目完成前由策划部负责保管，项目完成后统一移交给行政人

事部。

4.5销售类：客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由

销售部保管，项目完成后统一移交给行政人事部资料室。

4.6图书资料：公司各部门所购买的图书资料统一交由行政人事部，存放

于阅览室，员工需要用时需办理借阅手续。

5．有关注意事项

5.1各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归

档工作。

5.2各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。对 借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；

更不能随便乱放，以免遗失。

6．档案目录制定

所有档案的前二级目录（公司名+部门名）由行政人事部统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报行政人事部。

7．处理条例

有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1)毁损、丢失或擅自销毁公司资料；

2)擅自向外界提供、抄摘公司资料；

3)涂改、伪造资料；

4)未及时归还；

5)未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料管理者同罚）

第四章门禁管理规定

1．总则：为维护公司安全及使人员、车辆、物品出入的管理有所遵循，特订定本规则。

2．适用范围：人员、车辆、物品出入公司门口时，应遵守本规定，由保安负责管理。

3．人员出入管理：

4.1本公司人员：

总经理以下员工（周六除外），应按规定穿着工装。

4.2非本公司人员：

如因公需入公司者，前台文员应登记并联系相关人员接待，离开时登记出公司时间，同时须注意是否有物品出入。

4.3参观人员：

3.3.1政府机关或本公司人员亲友等如有必要入公司参观，须先经得

行政人事负责人同意。入公司时前台文员应于登记并签注入公司

时间，参观完毕出公司时签注出公司时间，翌日送行政人事部门 存查。

3.3.2本公司经理级以上人员陪伴宾客参观事前免办申请手续，但应

于当日内补填登记，送保安签注入出公司时间后送行政人事部门

存查

3.3.3参观时间以上班时间内为限。未经行政人事部同意，不允许来

访人员拍照或摄影。

4．大件物品出入管理：

4.1外来物品：携带大件物品入公司应在来访人员登记时备注，出公司时

核查。

4.2公司物品：公司大件物品要搬出公司，须提供相关部门提供的证明，

由前台文员/保安电话向行政人事部汇报，得到肯定答复后予以放行。

第十一章名片管理

1.公司员工的名片经行政人事部审核后统一印制，个人不得私自印制。

2.名片上须注明公司传真、办公电话、公司邮箱及公司网站名称。

3.印制名片要提前三天填写《名片印刷申请表》，由部门负责人签字后送行政人事部。

4.新印制名片要在行政人事部备案，已备案的名片，在增印时可不再备案。

5.员工离职时，应将名片交回行政人事部。

第十二章通讯管理

1.公司办公楼电话总机由行政人事部负责安排人员转接。

2.部门的电话机、传真机及其它办公设备的购买、维修，由行政人事部统一

负责。 3.手机由员工个人购买。

4.手机话费限额标准：

公司根据员工的职责及级别实行限额包干，超出部分自付，具体每月限额如下：

(1)执行董事：全报；

(2)总经理：全报；

(3)副总理：120元；

(4)总助：100元；

(5)经理：80元；

(6)副经理：60元；

(7)主管：50元；

(8)司机：0-200元；

(9)其他职员通讯标准按“行政人事”、“财务”双签执行；

注：1、没有设置手机费定额因工作需要手机费的岗位，或者是已设置定额因工作需要超标的岗位，由部门负责人申请，经行政人事负责人、主管领导审核后，报总经理批准生效；

2、以上已设置定额的岗位，但实际工作中不需要，或者是定额高于实

际工作需要的，由各部门负责人提出，经行政人事负责人、主管领

导批准报行政人事部备案生效。

5．第四条所定的岗位话费标准只是一个原则性参考标准，所有在职员工及新入职员工必须经过批准，财务部才可在员工工资中予以发放。

6．话费实施凭发票报销，享有话费补贴员工的手机必须24小时开机。

7．手机号码由员工自行购买，为了节省费用要选择话费优惠号码及尽量使用固定电话。因工作需要需在公司直线拨打长途电话时，应在行政人事文员处做好登记。

8．公司固定电话费行政人事部文员每月5号以前要及时到电信局缴交，否则造成欠费停机一次，将对责任人进行一定的经济处罚。

第十三章会议管理办法

1．职责/权限：

行政人事部：公司会议室的日常管理，会议室的统一安排。会议的接待工作。会议室的日常清洁。

行政人事文员：公司例会的接待与会后的台面整理工作。

部门文员：部门会议的接待与会后的台面整理工作。

2．会议的组织：

2.1公司例会由行政人事部负责组织，行政人事文员负责茶水接待与会

后的台面整理工作。

2.2部门会议由各部门自行组织，部门文员负责茶水接待与会后的台面

整理工作。

2.3会议准备：会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议应

做出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。

2.4拟定会议内容：决定会议目的，归纳会议事项与要点。

2.5确定参会者。

2.6决定会议方式。

2.7选择开会时间、地点。

2.8拟定议事日程。

2.9会场布置：会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工

作。

2.10会议通知：通知内容包括：会议地点、时间、出席人员、主持、会

议内容、议程、注意事项等等。

2.11会前审核：会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免