秘书与领导相处的技巧

秘书与领导相处的技巧

1、研究领导的方法，加强与领导的沟通

做好秘书工作除了要完成领导交办的任务外，还要与领导进行思

想与感情上的沟通，这是由秘书与领导之间特殊工作关系的决定的。

一般的上下级之间、同事之间只是纯粹的同事工作关系，而秘书与领

导的关系还增加一层关系，如个人之间关系没处理好，秘书工作也难

以开展。

与领导进行必要的思想感情沟通是密切秘书与领导关系的重要方

法。与领导沟通应把握以下4点。

（1）适时——选择选当的沟通时机

当领导受到上级批评，工作遇到困难，家庭生活出现裂痕，身体

欠舒服时，领导的精神、情绪会低落、苦闷、烦躁等。此时，秘书人

员应小心处理，除了表示有能力有可能分担其忧愁，或者帮助其解决

困难外，量好别担任何建议。即使秘书人员动机良好、理由充足，领

导也能以入耳，如此时与其沟通，只会碰上一鼻子灰。

在领导下班后、吃饭、开会、阅文件、听他人汇报工作、与友人

深谈时也不宜与领导沟能，因为此时领导的思想集中在其他事上，而

不可能与你进行沟通。

秘书与领导沟通的时机应选择领导心情畅快的时候，如领导的政

绩受到上级表扬，或有其他喜事时或与领导一起休闲时，领导可能会

有兴趣与你交谈。

(2)地利——选择好沟通的地点

与领导进行沟通是秘书的私人之事，则宜在私人地方交谈。但也

不宜一概而论。如果因工作中的问题而缺少沟通可以在办公室完成，

其他问题可以在非正式场合下完成，如在汽车上，出差途中，娱乐途

中，家中等，这样利用非角色身份在非正式的场合中交谈，可以缩短

彼此之间的心理距离，使气氛轻轻松松，使沟通效果更好。

(3)言和——注意语言技巧

言和是指语言适中、温和。

秘书不宜随便进言，不宜对领导的决策妄加评论，不宜出过多“点

子”“建议”，以表示秘书“聪明才智”。在与领导沟通时少出卖你的‘‘聪

明智慧”，而多向领导学习，带着学习的态度，尊重的思想与领导沟

通，相信会取到良好的效果。

在语言表达上，秘书向领导请示、汇报工作中，不要咬文嚼字，拐弯抹角。与领导交谈时，应态度诚恳，表情自然，语调平和，而忌

理直气壮，态度傲慢。

(4)情密——建立私人感情

秘书与领导除了有工作关系，也有个人关系，工作关系与个人关

系是掺杂在一起的。秘书与领导之间的个人感情本身就是秘书与领导

工作的一个组成部分，它是基于工作关系而产生的个人感情，是秘书

与其上司社会关系的润滑剂与调节剂。

建立秘书与上司之间私人感情可以采用下列办法：

领导保持一致，在思想上、价值观上保持一致。

培养和发展与领导相同相近的业余爱好。

保持与上司家庭成员的融洽关系。

2、研究领导的性格特征

知己知彼，方可百战不殆。军事上如此，上级与下级之间的关系

处理亦如此。要处理好秘书与上司之间的关系，秘书必须深入了解上

司的品性特征，为人处世，从而进一步把握上司，使工作得以顺利进

行。

(1)领导的管理作风与秘书攻略

◆民主型领导的工作作风及秘书对策：民主型领导是受欢迎的领

导，处事民主，愿意接受不同意见和见解。在作出决策时，领导会要

求下属讨论，提供选择方案，一起商议。民主型领导要求的工作氛围

是上下融洽，左右协调，大家齐心协力。

秘书遇上此类型领导，可以施展其才华。同这样的领导打交道，

秘书可以对领导的工作提出意见、建议、劝告等。但秘书不能因领导

处事民主而损害其权威，随意批评其决策。

◆专制型领导的工作作风及秘书攻略：大部分领导都属于专制

型，或向往专制。这些领导希望在工作中决定一切，他要求下级绝对

服从，对其绝对忠诚，决不允许背叛与二心，认为决策是领导的事

情，下级只要执行，不需参谋。

这种领导实际上是很容易相处，一就是一，二就是二，不拐弯抹

角，你不必花太多的时间与精力去揣摩其心思，去讨好他应酬他，你

只需严格执行其意图，处事应请示，凡事不宜自作主张。专制型领导

对人对事可能会专制，但秘书只要为其努力工作，领导会给予加薪晋

升的机会。

◆奖罚分明型领导的工作作风及秘书攻略：奖罚分明型的领导较常见，而且所有的领导都会以自己在工作中的奖罚分明自居。与这样

的上司相处，秘书应把主要精力集中在工作中，因为就领导而言，只

要有能力，有实力，对组织有贡献，你就有机会晋升，而无须旁门左

道。

◆放任型领导工作作风及秘书攻略： 放任型领导对其下属的工作

撒手不管，下级可以任意发挥，可以自由开展工作。放任型领导工作

中有两种情况：一种是表面放任，实质上是在观察、考核秘书的工作

能力、工作水平；另一种是真正地放任而疏于管教，下属借助领导的

威风为所欲为。面对放任型领导的不同实质，秘书应吃透其本质。表

面放任的领导是外松内紧，秘书不可大意、应切实做好本职工作，以

谢上司的信任。

(2)上司性格特征与秘书的工作对策

秘书应了解领导性格及表现，顺势而为，不要指望改变其性格(因

为性格具有行为、思维、意志、情感的稳定性及习惯性)，逆势而为。

秘书面对领导的不同性格特征顺势而为则事倍功半，而逆势而为则处

处碰壁。当然，秘书也有其性格，如性格相辅则便于工作，而性格相

冲突则不利工作。如领导的性格是火爆型的，而秘书的性格也是火爆

型的，这样秘书与上司较难相处，秘书应离上司远去。秘书与上司之

间虽然难以做到个个性格都能相辅，但秘书如能深入掌握上司的秉性

特征，因势利导，许多问题均可得到解决的方案。

◆自信型性格领导特征及秘书对策：自信型的领导对自我充满自

信，凡事都认为自己能取得成功。但是，过于自信，不易听他人的意

见，特别在中国的国情中，容易招惹攻击批评。面对自信型性的领

导，秘书必须完成上司计划好、布置好的工作。只要完成了这些工

作，上司会满意。但是，计划好、布置好的工作难以完成，秘书的工

作压力会大。如领导刚愎自用，可能会树很多政敌，秘书也可能会跟

着领导一起受到他人攻击，一旦上司倒台，秘书也很难幸免，面对刚

愎自用的领导，秘书应调整好心态，努力适应，否则应及早离开上

司。

◆优柔寡断型性格特征及秘书对策：优柔寡断的人在处事时相信

凡事得三思而后行，对事情的前因后果、成败得失希望能考虑周全。

面对这样的领导，秘书处理事务相应困难，秘书有两种选择：一是适

应其性格特征，二是改变其特征，帮助其下定决心，果断决策。秘书

应将事情的可行性分析工作做好做透，利弊得失，风险利润汇报清楚，并备好多份方案，这样帮助了领导也帮助了自己。

◆细腻稳重型性格特征及秘书对策：细腻稳重型性格领导注意细

节，看重过程也重结果，考虑问题细心周到，观察问题仔细认真。面

对细腻稳重型性格的领导，秘书应表现出稳重老练的一面，凡是要有

成熟的方案方可向领导汇报，不可随便提建议。

◆粗犷型性格特征及秘书对策：粗犷型性格特征的领导办事豪

爽，处事不拘小节。粗犷型领导对朋友下属讲究缘分，讲义气。面对

粗犷型领导，秘书要办事果断，依照领导吩咐的意思去办。秘书有责

任帮助领导把事情办理得更周全更细致。

◆实干型性格特征及秘书对策：实干型领导相信工作是做出来

的，重制度、重考核、重结果、重奖惩。为重业绩重利润，不浮夸，

不好大喜功。面对实干型的领导，秘书必须显示实力，必须能单独完

成工作，因此秘书必须是真才实料，工作必须是脚踏实地。

◆狐疑型性格特征及秘书对策：狐疑性格的领导喜欢猜疑、不相

信人。面对此类型领导，秘书关键是如何取得其最大的信任(绝对相信

是不可能的)，不要在领导后面搞小动作、说是道非。处理事务时，凡

事讲事实讲证据，做事必须有板有眼，不搞欺上瞒下。只有这样，秘

书的工作才能顺利展开。

◆浮夸型性格特征及秘书对策： 浮夸型领导注重形式，注重过

程，注重上级，这都是官本位、官僚主义的表现。浮夸型领导迟早都

会“东窗事发”的，秘书最好离开他，另谋高就。

国外的上司，个性趋向上也有所不同。德国人天生保守，注意小

节，对事情要求比较苛刻，如果发现任何错误，大多数都会把秘书找

来数落一番，比较难相处；日本人次之，也是比较能伺候的；可以说

最容易相处的是美国人，他们个性活泼开朗，对人对事不太苛求。当

然，同一国籍的人，也没有整齐划一的性格模式，因人而异，以上只

是就普通特点而言。

3、秘书向上司请示，汇报工作的技巧

无论给什么人当秘书，其工作性质都是为领导工作服务。这种工

作关系，决定了要经常向领导汇报工作，请示问题。这种汇报、请

示，多数采用口头形式。

汇报与请示，两者共同点在“报告”上。汇报，是把在工作中看

到、听到的有关情况向领导报告，包括工作动态、活动安排、突发事

件、文件摘要等。一项工作或一项活动行之前的准备阶段、进行当中及完成之后，都要及时报告。请示，是请求上级对某项工作给以指示

或批准。阐述请示事项的缘由，提出请示的依据，也需要报告。

汇报请示，是秘书工作的基本手段。秘书加强汇报请示，是具有

组织纪律性的表现，是为领导做好服务工作的保障。客观真实的汇报

能使上级认识秘书的才能，产生“扎实可靠”的印象；恰当及时的请

示，是秘书发挥能力的机会，给人“精明严谨”之感。

秘书汇报、请示的语言特点有4个：一是客观性。要站在客观立场

上，如实报告工作情况和问题，不掺杂个人主观成分，更不添枝加

叶。二是时效性。报告情况迅速及时，这是口头报告优于书面报告之

处。一般领导机关设值班室，24小时值班，重要问题随时汇报请示。

某些重要文件内容也采用口头汇报形式，使领导及早得到有关信息。

三是概括性。将报告的内容浓缩于简洁的语言中，如对重要文件的口

头汇报，可事先摘其要点，用几句话概括出来。四是逻辑性。口头报

告的语言要有较强的逻辑性，将事情的来龙去脉、前因后果、内外联

系、自己的意见要求，原原本本、一清二楚地阐述出来。

(1)秘书口头汇报、请示的技巧

秘书汇报、请示的说话方法，不拘一格。具体来说，可从如下几

方面着手：

◆弄清情况再报告：秘书只有对报告内容摸清摸准，对常用的重

要材料烂熟于心，才能真实、准确地汇报，不致被动。这需要事先做

好充分准备。一些重要数字要仔细计算。为搞清情况，需吃透上情，

了解有关政策法令；吃透下情，摸清下面的具体情况。汇报中，尽量

不照本宣科，而采用口头叙述式。为节省领导时间，应事先想好汇报

请示的内容和讲述顺序，以便集中而有条理地汇报。

◆抓住时机报告：秘书口头汇报，请示工作是经常性的，几乎是

每天不可少的工作内容。一般的事情，可随时报告。但某些关系重大

的问题，何时，向何领导汇报、请示，就得有个时机问题。向领导汇

报请示，不一定都在办公室里。采用见缝插针的办法，在汽车上，吃

饭时，都可作简短的汇报、请示。

◆运用倒悬手法报告：大多数领导听取汇报时，往往急于知道事

情的结果，秘书直截了当言明事情结局，再叙原委，是一般领导比较

欢迎的汇报方式。当秘书工作出现失误时，用倒悬方法汇报，会使上

级认为你是个有责任心、有自我批评精神的人。

◆用询问的口气报告：一般情况下，秘书的汇报多用肯定句式客