监理资料归档管理规定(试行)

监理资料归档管理规定（试行）

1、目的

建设项目档案管理是工程管理的重要内容。将工程监理过程中所形成的文件（含电子文件）按照有关规定及要求，进行规范化、标准化管理，并实现计算机存储检索、网络运行之功能，更好地为电力工程监理和各项工作服务，特制定本规定。

2、适用范围及说明

本规定适用于公司所承揽的火力发电厂工程、I1Okv以上输变电工程、房屋建筑及市政建设工程所形成的监理资料的整理及归档。

本办法只对公司《档案管理制度汇编》中的第6大类的监理资料的归档范围、组卷、档号等进行了修改，7-9大类仍按公司《档案管理制度汇编》执行。

3、编制依据

4、职责

4.1 经营部负责各工程项目委托监理合同正本的移交C

4.2 各工程项目监理归档资料，由项目总监负责，指定专人负责组织立卷、编目整理，并在项目达标投产后或竣工验收后2个月内，向公司质量安全部移交全部归档资料。

4.3 质量安全部公司科技档案管理人员应严格按本规定对工程项目监理归档资料进行验收、归档和管理。

5、归档文件及资料的质量要求

5.1 纸制文字性归档文件的质量要求

5.1.1 归档的工程监理文件应为原件。

5.1.2监理文件的内容及其深度必须符合《建设工程监理规范》的要求。

5.1.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

5.1.4工程文件载体应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5. 15归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

6. 16文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297πιm×210mm）o

7. 1.7文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

8. 2影像资料的归档要求

8.1.1 工程监理影像资料的形式包括:卷内目录（纸质）、照片（含底片）、录像带、光盘、磁盘。

8.1.2 内容要求：

5.2.2.1能够反映上级领导及公司领导亲临现场视察指导的内容；

5.2.2.2重大会议（有会议标题）的场景；

5.2.2.3全面反映主要旁站监理内容和工程总体质量控制情况；

5.2.2.4隐蔽工程验收时的质量状况（照片内要显示用黑板标注出的验收部位、内容和时间）；

5.2.2.5反映现场发生的有关工程质量、安全文明施工的问题及经整改后的情况； 5.2.2.6反映现场发生的重大事件、重大质量（安全）事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象（时间、场所、人物、多视角观察记录）；

5.2.2.7反映工程阶段性重大形象及总体形象。

5.2.3影像资料应图像清晰，并按专题内容进行分类，附文字说明，注明照片所反应的内容，并按拍摄时间进行排序和归档C

5.2.4归档的影像资料逐级建立文件夹并统一编制影像资料目录和编号（目录与照片编号对应）。影像资料文件题名：填写文件标题的全称或进行编号（照片编号与目录编号对应）。

影像资料简要说明：应注明主要内容、地点、人物、背景等简要说明。

5.3电子文件的归档要求

5.3.1电子文件的载体形式为光盘C

5.3.2内容要求：

5.3.2.1监理规划、监理细则、安全监理工作方案等监理作业文件；

5.3.2.2工程质量评估报告、监理工作总结，专业、阶段、专题性报告，监检汇报等由计算机产生的有关归档监理文件和资料；

5.3.2.3各类工程项目监理台帐。

5.3.2.4工程影像资料：分类及文件夹结构形式执行作业文件《工程影像资料管理规定》。

5.3.2.5归档资料电子目录（EXEC1格式）格式如下：

归档资料电子版目录（EXEC1格式）

档号

序号 责任者

XXX-XXX-XXX 1 XXX XXXXXX

5.3.3电子文件在移交时应逐级建立文件夹并配有纸质卷内目录，其格式如下表：电子文档卷内目录

归档范围名

监理规划、细则、安全监理工作方案、质量计划等文件夹名

工程质量评估报告、监理工作总结（含专业总结、阶段总结）、工程项目监理日志、监理大事记等文件

监理台账文件（各种台账）

工程付款申请汇总表

质量事故或质量问题跟踪台帐

监理影像资料 安全控制、质量控制、其它重大活动等（详见《工程影像资料管理规定》）

纸质归档资料电子目录 EXEC1格式

5.4纸质归档资料目录编制要求： 5.4.1归档文件应同时移交该工程项目纸质的文件总目录一份（详见本文第5.3.2.6表式），电子版总目录及卷内目录一份（各卷内目录应注明该卷档号）。

6、立卷的原则

1.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

1.2 一个监理工程由多个单位工程组成时，监理归档文件应分专业并按单位工程及所含的分部、分项工程组卷。

6. 3案卷不宜过厚，一般不超过50mm。

6.1 案卷内不应有重份文件；不同载体的文件应分别组卷。

7、卷内文件的排列顺序原则

6.2 按问题的重要程度：重要问题在前，次要问题在后；

7. 2按文件形成时间的先后顺序；

7.1 按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主件与附件不能分开，并按正件在前、附件在后；转发在前、原件在后；批复在前、请示在后；结论在前、依据在后；文字在前、图样在后；译文在前、原文在后的顺序。

8、案卷的编目

7.2 编制卷内文件页码的原则

7.2.1 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

7.2.2 有多份文件装订成一册的，要重新连续编号码，且卷内目录中在“页次”栏应标出每份文件的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

7.2.3 页号编写位置：单面书写的文件标在文件的右下角；双面书写的文件，标在正面在右下角，背面在左下角。

7.2.4 印刷成册的文件资料自成一卷的，卷内目录只列文件名称、文件号、页次等，且文件不再重新编写页码。

7.2.5 卷内文件材料已单独装订成册编写页号的，可不再重新编写连续页号，只在卷内目录中列出各文件标题材料的件号，且不用填写页号，但在最后一份文件的“页次”栏要填写本案卷的总页数C8.1.6内容较少的同类资料按一级目录（类目名称）进行组卷，档号将省略三级分类号。如将025号项目的61类的施工阶段监理资料可组成一卷，该卷档号应为025-61-001。而卷内目录则应列二级目录（归档范围名称）。

8. 1.7案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，也不进行装订。

8. 2卷内目录编制规定

8.2.1卷内目录表式见附表B。卷内目录应注明该卷档号，卷内留一份，另制成电子版的卷内目录（保留该卷档号）交公司质量安全部。

8.2.2档号章：一卷分几册装订或不装订的案卷，在每册（或每份）文件资料的右上角加盖档号章（到质量安全部领取），档号的内容为项目代号一案卷分类号一案卷流水号；序号按卷内目录文件的顺序号，用钢笔填写。如：档号为025-65（H）O1卷中的第3件资料，其档号章及序号应标注为： 档号 序号

025-650-001 3

8.2.3责任者：填写文件的直接形成的部门或主要责任者。有多个责任者时，选择两个主要责任者,其余用“等”代替。

8.2.4文件编号：填写工程文件原有的文号（无原有的文号的可不填写）。

8.2.5文件题名：填写文件标题的全称，对无标题的文件，整理归档人员可根据文件内容拟定关键词命名。

8.2.6日期：填写该文件形成的日期，格式统一为：XXXX.XX.XX如2002.01.03）0

8.2.7页次的填写：执行&1有关要求C

8.2.8卷内目录排列在卷内文件首页之前（不装订）。

&3卷内备考表的编制规定：

8.3.1卷内备考表的式样见附表C。

8.3.2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

8.3.3立卷人：由组卷入签字或盖手章；审核人：由总监或总监代表签字或盖手章。

8.3.4卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后（不装订）。

8.4案卷封面的编制规定：

&4.1案卷封面采用内封面形式，其式样见附表D。

8.4.2案卷封面的内容包括：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限。

8.4.3档号应由项目代号、分类号和案卷号组成。

8.4.4案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

8.4.5编制单位应填写案卷内文件的形成单位（项目监理机构）或主要责任者。

8.4.6起止日期应填写该案卷内全部文件形成的最早至最晚日期。

8.4.7保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见本办法的附表A。

永久：是指永久保存；

长期：是指档案文件的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期:是指档案文件保存5-15年

同一卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限从长。

&4.8密级分为绝密、机密、秘密三种。我公司的监理归档文件均为秘密级。

8.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面均采用70g以上白色书定纸制作，幅面统一采用A4幅面。

9、案卷的装订

9.1 各项目监理机构在整理组卷归档文件时，必须首先剔除全部金属物，按A4纸尺寸整理、编页、装盒。

9.2 对收集到的已装订成册的文件资料与其它散装文件资料组成一卷的，应将其排在卷内文件资料的最后，不必拆散和重新编写页号，只在卷内目录中列出文件名并在页次栏及卷内文件备考表中，计入该卷文件页数。

10、案卷装具、脊背要求

10. 1案卷装具采用卷盒，且卷盒的外表尺寸为310mmX220mm、厚度分别为20、30、40、50mm,卷盒采用无酸纸制作。

11. 2案卷脊背的内容包括档号、案卷题名、保管期限等。见附表E。

11、档号的编制

12. 1归档资料的档号由监理项目代号、分类号、案卷流水号等三个主要部份组成。

□□□—□□□—□□□

(001—999)

(0-9)

(0-9)

(0-9)

-------------------------------------- 项目代号（001—999）

I12工程监理文件档案的组卷、分类号及保管期限：见附表A。

I13举例说明

OO1— 629 — 005

----- 第5卷（XXX监理日志）

------------------ 监理日志

邯峰工程 案卷流水号

三级分类号

二级分类号

一级分类号