办公室管理制度细则

办公室管理制度

一、文件资料管理制度

1、总则

为保证项目施工现场使用的文件和资料得到有效管理，特制定本制度

2、适用范围

本制度适用于对公司实施项目管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料的管理

3、职责

⑴经理办公室负责组织贯彻实施本制度

⑵经理办公室综合档案室负责公司项目文件的收发，文件和资料的贮存和管理

⑶各职能部门负责职责范围内支持性文件和资料以及作业指导书的编制、发放、更改的控制和管理

⑷项目经理部负责对接收的文件、资料和施工过程中形成记录的控制和管理

4、文件资料的编制与审批

⑴各职能部门按项目管理职责编制相应文件

⑵文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚

⑶文件底稿应保留，并附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查

⑷项目管理职能部门编制的支持性文件，由职能部门领导审批，必要时，由公司主管领导审批。纳入公司项目管理体系支持性文件范围的国家法律以及上级部门颁发的有关管理办法、文件等，由各职能部门领导确定。

⑸文件和资料内容需进行更改，由制定该文件的部门负责实施。文件和资料经多次或大面积内容更改后，要重新印制。

⑹文件和资料更改的审批由原审批部门或人员进行。若指定其他部门或人员审批时，该部门或人员要获得原审批部门或人员所依据的有关背景资料。禁止未经授权和批准的任意更改

⑺文件更改时，与更改文件有关的其他文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性

⑻各职能部门编制〈文件修改记录〉，记录文件的修改情况

⑼对项目管理体系有效运行起重要作用的各个工作场所，都得使用相应文件的有效版本，及时撤出作废文件

5、文件资料登记、发放和回收

1）文件和资料登记

项目管理职能部门、项目经理部的资料员按文件编号、文件名称等项目，填写〈受控文件清单〉。项目经理部与业主、设计单位、监理单位之间涉及工程项目的来往函件也要进行登记，按本单位实际情况对文件、资料分门别类进行登记

办公室管理制度

保密制度

□ 总则

第一条 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。

第二条 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。

第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。

第五条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。

□ 保密范围和密级确定

第六条 公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：

(一)公司重大决策中的秘密事项。

(二)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

(三)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。

(四)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

(五)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

(六)公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。

(七)其他经公司确定应当保密的事项。

一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

第七条 公司秘密的密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三级。

绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

第八条 公司秘级的确定：

(一)公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；

(二)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

(三)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘书级。

第九条 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。

□ 保密措施

第十条 属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部门负责保密。

开会需要提出的问题：

1、车辆晋ANT178 通勤及接送工人问题 油费问题

车辆维修保养费用

2、公司总部工资怎么做？归谁做？（既然办公室人员已经接手了各自分公司的工资表，考勤表也归办公室制作，考虑总部工资表）

3、办公室制度管理流程细则

一、考勤流程

部门考勤员制表签字→办公室主任签字→部门总经理签字→财务部长签字

二、请假流程

→各部门负责人签字（3天内）→报办公室备案

请假人填表→各部门负责人签字（7天内）→办公室主任签字→报办公室备案

→各部门负责人签字（7天以上）→办公室主任签字→报办公室备案

三、工资表流程

办公室制表→办公室主任签字→部门总经理签字→财务部长签字→常务副总签字→董事长签字→财务出纳发放→工资发放成功

四、办公用品申购流程

各部门每月 5 日前填写申购单交至行政办公室汇总审核。

填写申购单→办公室主任签字→常务副总签字→财务申请资金→采购

五、文件（公文稿）拟定流程

拟稿→部门主管审核→分管领导审核→上董事会商讨→终签→办公室打印正式公文→发放至各部门

六、报销流程（包括物业）

报销人填表→办公室主任签字→财务部长签字→常务副总签字→董事长签字→财务出纳发放→报销成功

七、印章管理使用流程

申用人填表→个子公司领导签字→办公室主任签字→常务副总签字 八、证件借用流程

借阅人填表→办公室主任（或财务部长）签字

九、文档借阅流程

借阅人填表→各部门负责人签字→办公室主任签字

十、制定活动方案及预算流程

结合财务提供相关数据→办公室主任审核→常务副总审核→董事长审核

十一、会议室使用流程

会议场地和布置等需求通知 →使用部门出相关人员协助办公室

落实会议场地安排并记录

按要求整理卫生、布置坐席、音响等设备

落实会议服务

办公室管理制度

一、办公室管理条例

第一章 总则

第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

第二章 细则

第二条 服务规范：

1.仪表：公司职员工应仪表整洁、大方；

2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；

3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；

4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；

5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

第三条 办公秩序

1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

4.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

第三章 责任

本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。

二、办公室物资管理条例

第一章 总则

为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。

第二章 物资分类

1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。

2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等

3.管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等