档案馆室工作基础考试复习整理
1、文种：文件的种类及名称。
2、报告：下级向上级反映问题、汇报工作进展情况、工作结果和交办的重要事项的处理结
果以及答复上级的询问等使用的文种。
3、报告的特点及其注意事项：一是告诉性，下级上报告诉情况或意见，上级只需了解，不
必答复；二是报告时间限制不严，事前、事中、事后都可以报告；三是报告可以有多个主送单位，特殊情况下可以多级行文；四是报告可以一文一事，也可以一文多事，文件内容、结构多样，篇幅可长可短；五是报告中不要有请示事项。
4、请示：用于向上级机关请求指示、批准。
5、请示的特点：一文一事；事前请示；期复性文件，上级必须给予批示或答复；逐级行文，
主送单位单一，忌多头主送。
6、下级请示，上级必须给予批复，有请示才会有批复，请示和批复组合在一起，切不可分
散。
7、函：作为公务文件又称为“公函”，用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，
向无隶属关系的有关主管部门请求批准。
8、凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文，不管是请求性、答复性还是询洽性的，一般
都应该使用函。
9、行文规则：机关单位之间行文时所遵循原则的总称。
具体的行文规则(判断) ：
（1）行文应当确有需要，坚持少而精
（2）机关单位的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定
（3）向上级机关行文，应当主送一个上级机关
（4）向上级机关请示问题，应当一文一事，不得越级请示，除特殊情况外，请示应当送上级机关办公室按照规定程序处理，不得直接送领导者个人（5）对不符合行为规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关
（6）上级机关单位各部门在各自职权范围内可以向下级机关单位的相关部门行文，综合部门如办公厅{室}等可根据授权向下级机关单位行文；其他内设部门未经本单
位同意或授权，不得向上级请示重大问题，不得对下级发指示性文件。部门之间
对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文
（7）同级或平行机关单位之间必要时可以联合行文
（8）不相隶属机关单位之间一般用函行文
（9）报告中不得夹带请示事项
10、发文处理程序包括：拟稿、核稿（审稿）、签发（会签）、缮印、校对、用印、注办、登记、装封、发出、归档（销毁）。
11、收文处理程序包括：签收、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办、清退、归档（销毁）
12、机关文件分类的基本原则：根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的自然联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用。
13、文件的六大特征：问题特征、作者特征、时间特征、地区特征、名称特征、通讯者特征
14、不归档文件材料的范围：（判断）
不归档的上级机关文件材料的范围：
（1）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料
（2）上级机关普法供参阅、不办的文件材料
（3）上级机关印发供工作参考的抄件、复制件等
（4）上级机关征求意见未定稿的文件材料
不归档的本机关文件材料的范围：
（1）重份文件
（2）无参考利用价值的事务性、临时性文件
（3）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿
（4）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料
（5）无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信
（6）机关内部互相抄送的文件材料
（7）不应履行公文的行文、介绍信等文件材料
（8）本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料
（9）对参考目的从各方面收集的文件材料
不归档的同级机关和非隶属机关文件材料的范围
（1）本机关人员参加非主管机关召开的的会议带回的、不需要贯彻执行和无参考价值的会议文件材料
（2）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料
不归档的下级机关文件材料范围
（1）下级机关送来参阅的简报、情况反映等材料
（2）下级机关不应抄报或本机关不必备案的文件材料
（3）下级机关越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料
（4）下级机关抄报备案的一般性文件材料
15、案卷标题的字数一般以不超过50字为宜
16、案卷标题一般由作者、问题、名称三部分构成，又称为案卷标题的“三要素”
17、图：移交案卷目录移交案卷目录备考表归档章式样机关档案收进登记簿（书66、67 、79、119）会填
18、归档文件的整理：归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
19、机关档案综合管理的含义：
（1）在档案工作“统一领导、分级管理”的原则下，机关档案工作实行集中统一管理。（2）机关档案实行集中统一管理
（3）机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务
（4）机关档案综合管理是机关档案工作管理的一种形式
20、机关档案综合管理要做到“四个统一”：统一领导、统一机构、统一制度、统一监督指导。
21、机关档案的分类方案是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称机关档案分类大纲，该方案必须经部门领导同意后才能行文
22、编制案卷目录的原则：
（1）不同门类、不同载体的档案应分开编目
（2）不同保管期限的档案应该分开编目
（3）一本案卷目录内案卷数一般不超过1000卷（不含1000卷）如超过的应按年度断号22、机关档案管理用房的
“三分开”：拥有档案专用库房、专用的阅档室和专用的整理室
