采购合同和档案的管理制度

合同档案管理办法（采购合同）合同档案是企业管理和经营的重要组成部分，对于采购合同而言，合同档案的管理显得尤为重要。

本文将介绍合同档案管理的一般原则、具体操作方法以及管理办法的实施步骤。

合同档案管理原则1. 完整性原则合同档案应当按照合同的全过程形成，包括合同的起草、签署、执行、变更和终止等环节。

在管理过程中，要确保档案的完整性，避免遗漏或损坏。

2. 机密性原则合同档案应当严格保密，确保合同信息的安全性和保密性。

只有经过相关授权的人员才能查阅和使用合同档案，避免信息泄露和滥用。

3. 有序性原则合同档案应当按照一定的顺序和分类进行存档，方便管理和查询。

可以根据合同的种类、时间、地点等要素进行分类，确保档案的有序性。

4. 可追溯性原则合同档案应当能够追溯合同的变更、执行和终止等情况。

在管理过程中，可以通过编号、备案等方式标识合同档案，确保合同活动的追溯性。

具体操作方法1. 档案建立合同档案应当及时建立，并标识档案的名称、编号、日期等信息。

可以根据合同的种类和时间进行分类存档，确保档案的有序性。

2. 档案整理合同档案应当按照一定的分类和顺序进行整理，确保档案的统一和规范。

可以按照合同的起草、签署、执行、变更和终止等环节进行分类，方便管理和查询。

3. 档案存储合同档案应当妥善存放，避免遗失和损坏。

可以选择专门的存档柜和盒子，确保档案的安全性和保存性。

4. 档案检索合同档案应当便于检索和利用。

可以建立合同档案索引，按照合同的编号、名称、日期等要素进行检索，提高档案的利用效率。

实施步骤1. 制定合同档案管理办法根据企业的实际情况，制定合同档案管理办法，并明确各项管理原则和具体操作方法。

2. 建立档案管理团队成立专门的档案管理团队，负责合同档案的建立、整理、存储和检索等工作。

团队成员应具备相关的专业知识和经验。

3. 开展档案管理培训对档案管理团队进行培训，提高其档案管理的能力和水平。

培训内容可以包括合同档案管理的原则、操作方法以及档案管理软件的使用等。

第一章总则第一条为了加强采购中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合采购中心实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于采购中心所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。

第三条采购中心档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，方便利用；（三）安全保密，确保档案完整；（四）规范有序，提高工作效率。

第二章档案分类与归档第四条采购中心档案分为以下类别：（一）采购合同档案；（二）采购文件档案；（三）供应商档案；（四）采购项目档案；（五）采购管理档案；（六）其他相关档案。

第五条档案归档应遵循以下规定：（一）归档档案应当真实、准确、完整；（二）归档档案应当符合档案保管要求，便于查阅；（三）归档档案应当按类别、年份、顺序号等分类存放；（四）归档档案应当及时归档，不得拖延。

第三章档案保管与维护第六条采购中心应设立专门的档案室，负责档案的保管工作。

第七条档案保管应遵守以下规定：（一）档案室应保持清洁、通风、防潮、防虫、防霉、防火、防盗；（二）档案柜应分类摆放，标签清晰；（三）档案柜应定期检查，发现问题及时修复；（四）档案应定期整理，保持档案的整洁、有序；（五）档案应按照国家档案局规定的档案保管期限进行保管。

第八条档案维护应遵守以下规定：（一）档案应定期进行消毒，防止病毒感染；（二）档案应定期进行翻晒，防止档案褪色、变形；（三）档案应定期进行修复，保持档案的完整性和可读性；（四）档案应定期进行备份，防止档案丢失。

第四章档案查阅与利用第九条档案查阅应遵循以下规定：（一）查阅档案需填写查阅申请表，经档案管理员审核批准后方可查阅；（二）查阅档案应在档案室进行，不得将档案带出档案室；（三）查阅档案时应爱护档案，不得随意折叠、涂改、损毁档案；（四）查阅档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

第十条档案利用应遵守以下规定：（一）档案利用应遵循国家法律法规和档案保密规定；（二）档案利用应确保档案的完整性和准确性；（三）档案利用应尊重档案的原貌，不得随意修改、删减档案内容；（四）档案利用应提高档案利用效率，为采购中心工作提供有力支持。

一、目的为加强采购部档案的收集、整理、保管和利用，确保采购档案的完整、准确、安全和有效，提高采购工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司采购部所有采购档案的管理工作。

三、职责1. 采购档案管理员：负责采购档案的收集、整理、归档、保管、查询、借阅等工作。

2. 采购部经理：负责采购档案管理的监督、指导和协调工作。

3. 各相关部门：配合采购部完成采购档案的收集、整理和归档工作。

四、档案收集1. 采购档案收集范围：包括采购合同、采购订单、供应商资质证明、质量检验报告、付款凭证、验收报告、退货凭证等。

2. 采购档案收集要求：收集的档案必须真实、完整、准确，符合国家有关法律法规和政策要求。

五、档案整理1. 采购档案分类：根据档案的性质、内容、时间等进行分类，建立档案目录。

2. 采购档案编号：采用统一编号规则，确保档案编号的唯一性和连续性。

3. 采购档案装订：按照档案分类和编号要求，对档案进行装订，确保档案整齐、美观。

六、档案保管1. 采购档案保管场所：采购档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗的专用档案室。

2. 采购档案保管期限：根据档案的性质和重要性，确定档案的保管期限。

3. 采购档案定期检查：定期对采购档案进行清理、检查，确保档案的完好无损。

七、档案利用1. 采购档案查询：任何部门和个人需查阅采购档案时，应向采购档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。

2. 采购档案借阅：借阅采购档案时，需填写借阅单，经采购档案管理员审批后，方可借阅。

3. 采购档案归还：借阅的采购档案应在规定时间内归还，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。

八、档案销毁1. 采购档案销毁需符合国家有关法律法规和政策要求。

2. 采购档案销毁前，需经采购部经理审批，并报公司领导批准。

3. 采购档案销毁时，应由两人以上共同监督，确保档案销毁的彻底性。

九、附则1. 本制度由采购部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

第一章总则第一条为规范公司采购销售合同档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，维护公司合法权益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有采购销售合同的档案管理。

第三条公司采购销售合同档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁或丢失；2. 准确性原则：保证合同档案内容的准确无误，确保合同的履行；3. 安全性原则：加强合同档案的保密工作，防止泄露公司商业秘密；4. 规范性原则：按照国家档案管理的相关规定和公司内部管理制度执行。

第二章档案分类第四条采购销售合同档案分为以下类别：1. 采购合同档案：包括采购原材料、设备、配件等合同；2. 销售合同档案：包括销售产品、服务、技术等合同；3. 合同附件档案：包括合同变更、补充协议、验收报告、付款凭证等；4. 其他相关档案：包括合同履行过程中的会议记录、函电、邮件等。

第三章档案收集与整理第五条合同签订部门在签订合同后，应及时将合同及附件报送档案管理部门。

第六条档案管理部门在收到合同及附件后，应进行以下工作：1. 对合同及附件进行审核，确保其完整、准确、合法；2. 对合同及附件进行分类、编号、登记；3. 对合同及附件进行整理，编制目录；4. 对合同及附件进行归档，确保档案的完整性和安全性。

第七条合同档案的收集与整理应遵循以下要求：1. 按合同类别、签订时间、合同编号等进行分类；2. 合同及附件应按照签订时间顺序排列；3. 合同及附件的纸张、字迹应符合档案管理要求；4. 合同档案的目录应清晰、完整。

第四章档案保管与利用第八条合同档案的保管应遵循以下要求：1. 合同档案应存放在通风、干燥、防潮、防尘、防盗、防虫蛀的库房；2. 合同档案的保管期限应根据国家档案管理的相关规定和公司内部管理制度执行；3. 合同档案的查阅、复制、借阅等，应按规定办理手续。

第九条合同档案的利用应遵循以下要求：1. 合同档案的查阅、复制、借阅等，应按规定办理手续；2. 合同档案的查阅、复制、借阅等，应保证合同档案的完整性和安全性；3. 合同档案的查阅、复制、借阅等，应遵守国家档案管理的相关规定。

采购合同的档案管理制度一、总则为规范企业的采购合同档案管理工作，保证采购活动的合法性和合规性，提高档案管理效率和安全性，订立本采购合同的档案管理制度。

二、适用范围本制度适用于企业内全部与采购活动相关的部门和人员，包括但不限于采购部门、合同管理部门、法务部门以及其他相关部门。

三、档案管理职责1.采购部门负责采购合同的起草、审核、签订等工作，并负责采购合同的档案管理工作。

2.合同管理部门负责采购合同的归档、分类、索引、整理、借阅以及档案保管等工作。

3.法务部门负责对采购合同的合法性和合规性进行监督，供给法律咨询和看法，并参加采购合同的审查和管理。

四、档案管理标准1.采购合同的档案应依照合同的类型、日期、供应商等进行分类归档，确保每份合同都有明确的档案编号。

2.每份采购合同应至少包括以下信息：合同编号、合同名称、合同签订方、合同签订日期、合同金额、合同有效期、合同履行情况等。

3.全部采购合同的原件和复印件应分别存放，原件存放在档案室的保险柜中，复印件存放在合同管理部门的柜子中。

4.采购合同的档案应定期进行整理，确保档案的完整性和可查阅性。

5.档案管理人员应依照规定程序和权限进行档案借阅，借阅记录应认真记录借阅人、借阅日期、借阅目的等信息，并经过主管核准后方可借阅。

6.档案管理人员应定期进行档案保管设施和设备的检查和维护，确保档案的安全性和牢靠性。

7.采购合同的档案应依据法律法规的要求进行备份和保密，禁止私自复制、外传和泄露档案信息。

五、档案管理考核标准1.采购部门应按时、按量完成采购合同的起草、审核、签订等工作，并按时归档相关档案。

2.合同管理部门应按时、按要求对采购合同进行归档、分类、索引、整理等工作，并按需供给档案借阅服务。

3.法务部门应适时参加采购合同的审查、管理工作，供给法律咨询和看法，并定期进行合规性检查和评估。

4.档案管理人员应依照规章制度和程序进行档案管理工作，并做好档案保管设施和设备的检查和维护工作。

采购合同的档案管理制度概述为了规范企业采购合同的档案管理，并严格遵守国家有关法律法规，建立健全采购合同档案管理制度，本文将阐述采购合同的档案管理制度。

目的为了落实合同的约定，规范企业内部管理，减少合同争议，建立企业良好信誉，确保采购合同的合法性、权益、真实性和完整性，实现合同档案的永久保管。

适用范围本制度适用于企业所有涉及到采购活动的合同档案管理。

管理内容合同存档所有采购合同必须存入档案室进行永久保管，且必须在采购合同签订后3个工作日内进行存档。

合同复制文件管理企业必须在采购合同签订后，制作合同复印件，并将复印件装订好存放在档案室，以备档案丢失或需要使用补充材料时的查找。

合同变更及更新如果采购合同有变更，则必须及时将变更后的合同材料存入档案室，并记录该采购合同的变更情况。

档案归档采购合同原件必须存储在档案室，并进行分类保存。

档案的归档应按照时间顺序分门别类，按照“年-月-日-编号” 的命名规则储存。

合同鉴定和提取当需要鉴定或者提取采购合同档案时，必须进行签名或者盖章，并由档案管理员操作。

档案保密性采购合同档案应保密，不得向外泄露。

档案室应配备专人管理，定期检查保密标志的有效性，并修复检查发现的严重问题。

相关责任档案部门档案部门负责实施采购合同档案管理规定，做好采购合同档案的收集、鉴别、加工、分类、归还以及定期清理等相关工作。

采购部门采购部门负责制订、审核和执行本制度，并建立相应的采购合同档案管理记录，按照规定的时间对采购合同档案进行归档。

结论采购合同档案管理制度是企业合同管理的一个重要环节，在日常运营中，企业必须加强档案管理的组织、实施和监督力度，规范企业所有涉及到采购活动的合同档案管理。

企业通过本制度的执行，能够提高企业管理的效率和安全性，促进企业良好信誉的建立。

采购合同的档案管理制度1. 前言采购合同是企业采购过程中不可缺少的环节，也是企业与供应商商定采购条款的紧要依据。

合同的签订和执行对于企业的进展和利益都具有紧要意义。

因此，合同的档案管理制度显得尤为紧要。

本文旨在探讨采购合同的档案管理制度，明确采购合同档案的管理要求，规范采购合同档案的保存和运用。

希望能对企业的采购合同档案管理供给肯定的启示。

2. 采购合同档案管理的紧要性采购合同档案作为企业紧要的合同文件，具有以下紧要性：2.1 法律要求《中华人民共和国档案法》规定，任何单位或者个人有编制或者把握档案、文书等有价值的资料，都有保存、交换、利用和保护的责任。

因此，采购合同档案作为企业的紧要资料，也需要遵从《档案法》的相关规定进行管理。

2.2 证明合同权利采购合同是企业与供应商商定采购条款的证据，具有法律效力。

因此，当需要证明合同权利时，采购合同档案就具有紧要的证据价值。

2.3 纠纷解决的依据在合同执行过程中，由于各种原因，可能会发生采购纠纷。

此时，采购合同档案就是企业和供应商解决争议的紧要依据。

3. 采购合同档案管理的流程采购合同档案管理的流程包括采购合同档案的建立、归档、保存、查询和调阅。

实在流程如下：3.1 建立合同采购部门需要和供应商交流，达成采购协议，最后形成采购合同。

3.2 归档合同归档部门依照相关规定，对采购合同进行归档。

归档时，应注意采购合同的编号、存放时间和存放位置等信息，以便管理和查询。

3.3 保存合同采购合同存档后，需要对合同进行长期保存，并加以保密和防火防灾措施。

3.4 查询和调阅各部门在需要查询和调阅采购合同时，可以向归档部门提出申请，由归档部门供给相关的采购合同。

4. 采购合同档案管理的注意事项4.1 合同的编号采购部门建立采购合同时，应为合同建立编号，并将编号填写在采购合同上。

便利以后归档和查询。

4.2 合同的存放位置归档部门需要统一规划采购合同存放位置，并严格依照存放位置进行归档。

采购合同的档案管理制度篇一：采购合同的档案管理制度采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。

采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。

归档内容分类：采购内部文件的归档。

采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。

公司其他部门提供的文件归档。

公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。

外来或外放文件的归档。

供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。

存储在电脑或其它介质上的资料。

采购部的台账、电子档的文件记录。

档案保存期限：公司内部往来文件需保存3年。

公司外部往来文件需保存5年。

归档要求：归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。

所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。

所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。

采购部档案要有专人、专位的保管。

采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。

档案调阅：需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。

查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。

查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。

采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。

档案销毁采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。

办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。

采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。

篇二：采购合同的档案管理制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

采购档案的管理制度一、总则为规范和加强采购档案的管理，确保采购活动的合规性、规范性和有效性，特制定本管理制度。

二、适用范围本管理制度适用于公司内所有涉及采购活动的人员和部门。

三、档案种类1. 采购计划档案：包括相关文件、资料、备忘录等。

2. 采购标准文件档案：包括产品标准、供应商资质等。

3. 采购合同档案：包括合同文件、协议、变更通知等。

4. 采购凭证档案：包括采购订单、发票、付款凭证等。

5. 采购验收档案：包括验收记录、质量检测报告等。

四、档案管理流程1. 采购部门提出采购需求，填写相应的采购计划档案，并报经部门负责人审批。

2. 采购部门编制采购标准文件档案，确定供应商及合作条件，报经领导审批。

3. 采购部门与供应商或服务商签订采购合同，确保合同的合法性和有效性，并建立相应的档案。

4. 采购部门制作采购凭证档案，记录采购过程和相关信息，确保采购流程的透明性和规范性。

5. 采购部门对采购的货物或服务进行验收，记录验收结果和质量检测报告，建立相应的验收档案。

五、档案管理要求1. 档案应按照采购活动的时间顺序进行分类和归档，确保档案的完整性和真实性。

2. 档案应采用防伪技术，防止篡改和损坏，并在一定时间内保留备份。

3. 档案应定期进行清理和整理，及时处理过期和无效的档案，避免档案堆积和混乱。

4. 档案管理人员应经过专业培训，熟悉档案管理相关规定和要求，提高档案管理的效率和质量。

5. 档案管理人员应定期进行档案检查和审计，确保档案的完整性和准确性，并及时发现和纠正问题。

六、档案管理责任1. 采购部门负责人应对采购档案的管理负责，确保档案的完整性和安全性。

2. 档案管理人员应认真履行档案管理职责，严格按照规定操作和管理档案。

3. 所有涉及采购活动的员工应以诚信和责任心管理和使用档案，严禁私自篡改和销毁档案。

七、违规处理对违反采购档案管理制度的行为，公司将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于警告、记过、记大过、辞退等处罚。

一、目的为规范采购供应商档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全，提高采购工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有采购供应商档案的管理。

三、档案管理职责1. 采购部负责采购供应商档案的收集、整理、归档、保管和利用。

2. 采购部档案管理员负责采购供应商档案的日常管理工作。

3. 各部门应积极配合采购部做好采购供应商档案的收集和提供。

四、档案收集与整理1. 采购供应商档案包括：供应商基本信息、资质证明、合作协议、验收报告、绩效评估报告、沟通记录等。

2. 供应商基本信息包括：供应商名称、法定代表人、注册地址、联系方式、经营范围、主要产品或服务等。

3. 资质证明包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、食品卫生许可证、质量管理体系认证等。

4. 合作协议包括：采购合同、供应协议、保密协议等。

5. 验收报告包括：产品质量检验报告、服务验收报告等。

6. 绩效评估报告包括：供应商绩效评估表、供应商质量评估报告等。

7. 沟通记录包括：会议纪要、邮件往来、电话录音等。

五、档案归档与保管1. 采购供应商档案应按照档案管理要求进行分类、编目、装订。

2. 档案归档时，应确保档案资料的完整、准确、真实。

3. 档案保管应遵循以下原则：（1）安全：确保档案资料在存放、使用过程中不受损害。

（2）保密：对涉及商业秘密的档案资料，应采取保密措施。

（3）便于查找：档案资料应分类清晰，便于查找。

六、档案利用与查阅1. 采购供应商档案的查阅，需经采购部档案管理员批准。

2. 查阅档案时，应遵守以下规定：（1）不得随意翻阅、涂改、损坏档案资料。

（2）查阅档案后，应及时归还原位。

（3）未经允许，不得复制、摘抄档案资料。

七、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案管理法规执行。

2. 档案销毁前，需经采购部档案管理员审核，并报相关部门批准。

3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。

八、附则1. 本制度由采购部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。