电子文档管理办法
山西龍泉,集团,有限公司
电子文档管理制度
1.0目的:为了进一步规范电子文档的管理工作～保障归档的电子文件安全有效地利用～特制订本管理制度。
2.0范围:适用于集团各部门及各子公司电子文档管理的全过程。
3.0总则:集团综合行政部负责制定电子文档的管理制度～负责指导、监督和配合各部门电子文件的管理工作及确保档案室电子档案管理工作的规范、统一及完整。
4.0电子文档的分类及代码:
4.1电子文档指利用计算机进行存放的工作文件～包括电子文件和电子档案。电子文件是指公司各部门依赖电脑系统阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的工作文件,电子档案是指由各部门鉴定具有长期保存和利用价值的电子文件,通过存储于磁盘、泉盘等载体移交到档案室规范化整理后统一归档管理的工作文件。
4.2电子文档共分为文本文件、图形文件、图像文件、视频文件、音频文件、数据库文件、计算器程序文件及多媒体文件等八大类。
4.3电子文档各类别代码如下:
4.3.1文本文件,Text～代码为T,
4.3.2图形文件,Graphic～代码为G,
4.3.3图像文件,Image～代码为I,
4.3.4视频文件,Video～代码为V,
4.3.5音频文件,Audio～代码为A,
4.3.6数据库文件,Database～代码为D,
4.3.7计算机程序文件,Program～代码为P,
4.3.8多媒体文件,Multimedia～代码为M,
5.0电子文档的管理:
5.1电子文档按其性质可分为电子文件的管理和电子档案的管理两种。 5.2电子文件的管理:
5.2.1电子文件坚持随时生成～随时存入电脑的原则。电子文件一经产生～任何部门或个人不得随意修改、删除、外流～确保不失真、不丢失。各部门要建立和形成电子文件管理的连锁责任制～部门领导、兼职档案员、微机操作员共同负责。
5.2.2各部门负责所使用电脑上电子文件的管理工作～各部门需指定能胜任工作的兼职档案员负责电子文件的形成、积累、分类、保管等工作。 5.3电子档案的管理:
5.3.1档案室负责接收由各部门鉴定具有长期保存和利用价值的电子文件～做好移交电子文件的登记、存档、管理及定期检查等工作, 并设定查询归档电子文件的权限和范围～以确保电子档案的完整性、安全性和保密性。
6.0电子文件的归档:
6.1归档范围:
6.1.1各部门制定的政策性电子文件,如决定、条例、办法、规定、制度、实施意见等,
6.1.2各部门制订的发展规划、年度工作计划、工作要点、总结、简报、通告、会议纪要、重要通知等。
6.2归档要求:
6.2.1由各部门鉴定具有长期保存和利用价值的电子文件才需移交档案室统一归档。加密的电子文件归档前应做解密处理～明文归档。 6.2归档检验:
6.2.1检验载体外观及可用性～看有无划痕、是否清洁及是否有病毒等, 6.2.2真实性检验～如电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等
处理后是否与形成时的原始状况一致,
7.0电子档案的保管:
7.1归档载体应做写保护处理～避免擦、划、触摸记录涂层, 7.2归档载体应统一直立存放于防泉、防尘、防磁、防有害气体的装具中, 7.3环境温度控制范围是17??20?～湿度控制范围是35%?45%。 8.0电子档案的利用与销毁
8.1归档的电子文件的封存载体不得外借～未经批准～任何单位和个人不得擅自复制电子文件。
8.2利用时使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时～应采取身份认证、权限控制等安全保密措施～并遵守国家有关保密规定。
8.3归档电子文件的销毁需编制销毁清册～并报本单位主管领导批准。 8.4非保密电子文件可进行逻辑删除。属于保密范围的电子文件被销毁时～如存储在不可擦除载体上～须连同存储载体一起销毁～并在网络中彻底清除。 9.0附则本办法自印发之日起试行～有关问题由集团综合行政部负责解释。
附件1:
电子文件目录
全宗号: 年度:
部门: 微机操作员:
GLG/QRX424-8 A/0
序类别文件生成电子文件标题文号备注号代码日期
备注:本表由各部门填写,一式两份。一份由部门存档～一份移交档案室备查。
附件2
电子档案目录
GLG/QRX424-9 A/0 序类别部门/ 电子文件标题文号移交时间备注号代码移交人
备注:本表由档案室填写，以便存档备查。附件3:
电子标签(填写样式) 部门: 年度:
密级: 盘内件数: 文件标题: 类别代码: 保管期限: 部门签字: 全宗号: 盘号: 移交时间:
移交人签字:
注:此标签虚线以上部分由各部门填写; 以下部分由档案室填写。
