数字档案建设方案简介

数字档案建设方案简介1概念与基本特征1.1概念借助信息化技术固化和管理档案工作业务流程，组件化应用，每个组件均可独立集群部署，满足集群拓展、高并发、大容量、安全可靠的使用场景需求。

对档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。

1.2基本特征1.2.1档案资源数字化以数字形式存储档案信息：（1）电子档案归档，全生命周期管理；（2）纸质档案数字化。

1.2.2档案管理信息化固化档案管理业务流程，实现数字档案资源自动管理。

档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

1.2.3档案服务知识化利用知识管理、大数据等技术，创新档案利用方式方法；对档案进行深层次加工和知识化组织，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。

2建设目标与原则2.1建设目标实现企业档案工作的提质增效与创新发展，促进企业提高管理水平，为企业持续将康发展提供有力支撑。

2.2建设原则2.2.1统筹规划，分步实施系统建设应考虑可扩展性和兼容性；建设过程中档案部门要与企业信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作。

2.2.2需求向导，利用优先优先建设重要档案资源；对于利用频繁、形成年代相对较早、价值珍贵的档案应优先进行数字化；存储格式选取应符合长期保存需要，便于利用；档案管理功能和页面要尽可能符合用户操作习惯。

2.2.3安全保密，合法合规建立安全保密管理制度，确保档案信息安全；2.3建设框架3基础设施建设3.1机房建设涉密机房建设应符合国家有关保密规定。

3.2网络设施档案系统应与互联网隔离管理涉密档案的数字档案馆网络应与互联网物理隔离。

网络带宽性能应适应图像、音频、视频等各类数据的传输要求。

3.3硬件设备配备稳定与适当冗余的数据存储备份设备。

配备满足需要的计算机、扫描仪、数码相机、打印机以及刻录机、移动存储介质等设备。

3.4基础软件3.5其他设备应根据需要配备相对独立、符合安全保密要求的档案数字化加工场所和电子档案阅览场所。

4电子档案管理系统建设4.1收集功能4.1.1电子文件登记手工录入档案档案元数据校验档案录入、修改、删除、检索权限控制附件上传、全文挂接4.1.2电子文件和电子档案在线接收接口打包传输数据，及数据自动接收、解析和校验4.1.3电子文件和电子档案离线接收数据导入及批量导入数据与元数据的挂载数据校验，如是否唯一，格式是否正确等支持异常数据报表支持断点续传4.1.4电子文件和电子档案接收检测检测电子文件的真实性，可靠性，完整性，可用性真实性：业务系统在归档前确认附件的真实性可靠性：MD5 或HASH校验完整性：接口增加文件传输完成标志，保证数据传输的完整性；接口反馈，反馈成功失败数量及详细归档信息。

可用性：数据格式校验；数据大小校验。

对检测不符合要求的，通过归档反馈接口返回给业务系统。

4.1.5传统载体档案全文上传挂接支持单文件上传及文件批量上传功能4.2管理功能4.2.1分类按照企业确定的分类方案分类支持按年度、保管期限、机构等多种分类方案分类4.2.2划定保管期限确认保管期限列表各个门类根据数据规定自动，半自动填写保管期限4.2.3组件按照组件规则组件件内文件固定排序方案4.2.4组成保管单位确认档案所属部门及责任人4.2.5编号按照门类、分行确认档案规则档案要唯一、简明、合理、稳定、可扩充4.2.6编目提供报表模板案卷封面、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、全引目录、备考表、卷（盒）封面和脊背等。

支持模板制作，用户可修改模板中的字体、内容和排序等。

提供模板打印，支持批量打印4.2.7关联关系建立同一档案不同载体之间的关联关系建立4.2.8表格导出报表导出及打印功能4.3保存功能4.3.1电子档案存储格式转换与信息组织支持电子档案格式转换（如，转PDF等），将存入系统的电子档案转换为符合长期保存要求的存储格式。

4.3.2电子档案长期保存应支持采用迁移、仿真、封装、检测等方式保证数字档案信息的长期保管；通过标识等方式对特定格式的电子档案所需要的软硬件条件进行标识。

4.3.3档案整理根据全宗归属、分类号、保管单位序号及其整理规则、件号、行内文档排列规则等将电子档案排列定位和呈现。

4.3.4备份系统应支持备份，根据数据重要程度，可以选择在线、离线等不同的备份方式。

4.3.5定期鉴定支持辅助人工完成鉴定工作提醒销毁，保管期限、密级调整的鉴定4.3.6销毁管理销毁申请、审批、建立销毁标记、监销、删除等操作4.3.7移交生成移交档案信息包对已经移交档案做去向标识4.3.8介质管理对不同档案存入不同介质介质存储空间预警4.4统计功能支持按照全宗、分类、时间、文件格式、利用情况等设定规则进行统计、结果显示与打印，并以电子文件形式输出统计数据，支持自定义报表功能。

支持年报统计4.5利用功能4.5.1检索支持按属性检索档案具备精确检索、模糊检索、高级组合检索、筛选检索、关联检索、深入二次检索、等多种检索方式可开发全文检索4.5.2浏览支持多种格式的在线阅览支持下载权限控制4.5.3借阅支持对档案借阅的申请、审批、授权。

实体档案借阅的预约、催化、归还等功能4.5.4编研支持用户根据实际需求设置编研专题，能自动将符合该专题的档案进行归集。

4.5.5开放利用设置支持对目录数据及全文设置开发利用标识。

4.5.6复制管理具有电子档案复制审批功能，能够进行复制。

具有实体档案复制申请、审批、附件分发登记等功能。

4.5.7利用效果反馈支持用户对利用档案产生的经济效益或社会效益进行反馈（在借阅及档案公开、档案编研主表添加利用效益反馈录入功能，记录反馈信息及反馈人员信息）4.5.8知识管理可根据需要开发知识管理功能，支持档案信息的知识标签，知识地图、档案信息深层次加工、档案信息主动推送等。

4.6系统管理功能4.6.1日志管理操作对象、用户、时间、计算机、操作类型等属性。

提供针对日志的检索、审计、统计功能。

支持日志导出、审批、删除等操作。

4.6.2系统设置流程设置字典设置著录项设置全宗设置等4.6.3用户管理单点登录、统一授权、IP绑定4.6.4组织机构管理多级管理支持直接录入支持接口推送4.6.5权限管理检索权限、查看权限、各模块数据权限4.6.6多全宗管理每个全宗的档案相互独立互不影响4.6.7工作过程记录管理详细记录全宗等信息，以记录数字档案室建设过程。

4.7传统载体档案辅助管理功能4.7.1传统载体档案信息采集目录采集应具有校验功能，能够与实体档案形成映射关系。

4.7.2档案存放位置管理与实体档案柜（或者档案柜、密集架）进行位置对应，可以以二维信息或3D模拟方式进行位置记录和展示。

4.7.3智能库房管理二维码，条码位置标记。

快速定位、出入库及盘点。

4.8其他可选功能文件材料分发控制、工作计划进度管理、业务监督指导等功能。

5数字档案资源建设5.1传统载体档案数字化传统档案数字化率达到70%；企业传统载体档案数字化范围：1.除了已到保管期限，短期或10年期限外应全部数字化。

2.正在研制或正在生产的核心产品或核心业务档案应全部数字化，其他可选择性数字化。

3.科研档案全部数字化4.生产、科研、办公、生活建筑物的可行性研究、设计、施工、竣工验收等阶段的质量管理档案、竣工图。

5.设备仪器档案应选择性数字化。

6.会计档案数据量较大，可选择性数字化。

7.职工档案数字化，需根据人力相关规定确认是否数字化。

5.2电子文件归档至少能够有一个核心业务系统完成自动化归档（是否涉及电子文档管理需根据管理约束而定）。

5.3专题数据库建设通过有组织的分析，筛选，整合，把某一特定专题的档案集中、有序、系统的组织在一起。

如人物档案专题库、会议类专题库、政策法规类专题库、建设项目和设备仪器类专题库、产品或专项业务专题库、科技项目和成果专题库及企业质量或安全事故专题库。

6制度规范建设电子档案的收、管、存、用等方面的标准规范体系及实施要求。

包括但不限于以下几个方面：1.企业传统档案的数字化标准，如分辨率，格式等；2.电子文件归档标准规范建设，管理责任，归档范围、归档流程及开发利用要求等；3.档案分类规范建设，门类划分方案；4.各类档案管理及业务流程规范，如各门类各机构的归档流程；5.档案利用标准规范，借阅审批流、电子件及纸质件借阅方式、档案查询方式。

6.安全与保密建设规范，确认责任人，制定安全与保密检查。

7安全与保密建设管理涉密档案的电子档案管理系统，应按照涉密信息系统分级保护管理的要求进行安全设计和建设。

8建设步骤传统档案数字化，按照“重要性、常用性、急用性、抢救性、珍贵性”的原则，并结合实际分步推进传统载体档案的数字化工作，将重要的，常用的，急用的，自然损坏老化严重的和珍贵的档案优先数字化。