档案管理系统使用说明

光典档案管理系统4.5使用手册摘要：1.光典档案管理系统4.5简介2.系统安装与配置3.功能模块介绍3.1 档案管理3.2 权限管理3.3 检索查询3.4 系统设置4.操作指南4.1 档案新增4.2 档案修改4.3 档案删除4.4 权限设置4.5 检索查询5.常见问题及解决方案6.软件升级与维护正文：光典档案管理系统4.5使用手册一、光典档案管理系统4.5简介光典档案管理系统4.5是一款专业的档案管理软件，适用于企事业单位、政府机构等需要对档案进行高效管理的场合。

本系统具有档案管理、权限管理、检索查询和系统设置等功能，操作简便，易于上手。

二、系统安装与配置1.系统安装请参照安装说明，在计算机上安装光典档案管理系统4.5。

2.系统配置根据实际需求，进行系统的基本设置，如数据库、服务器等。

三、功能模块介绍1.档案管理档案管理模块负责对档案的创建、修改、删除和查询等操作。

2.权限管理权限管理模块负责对用户角色及权限进行设置，保证系统安全可靠运行。

3.检索查询检索查询模块提供多种查询方式，方便用户快速找到所需档案。

4.系统设置系统设置模块负责对系统的一些基本参数进行设置，如界面语言、日志管理等。

四、操作指南1.档案新增点击“新增”按钮，填写档案信息，完成档案的创建。

2.档案修改选择需要修改的档案，进行信息修改，点击“保存”按钮完成修改。

3.档案删除选择需要删除的档案，点击“删除”按钮，确认后完成删除。

4.权限设置在权限管理模块中，为用户分配角色及权限，保证系统安全。

5.检索查询在检索查询模块中，输入关键词，选择查询条件，点击“查询”按钮，即可找到所需档案。

五、常见问题及解决方案1.问题：系统无法安装。

解决方案：检查是否已安装最新版本的Java运行环境，或联系技术支持。

2.问题：档案信息无法保存。

解决方案：检查网络是否畅通，或重新启动系统。

3.问题：无法进行检索查询。

解决方案：检查是否已添加相应的权限，或联系技术支持。

世纪科怡档案管理系统使用说明一、安装装入光盘，自动运行，点击安装，下一个----是-----下一个，提示输入“姓名、公司、序号”（姓名和公司栏随便填写，而序号栏按软件盒外的序号正确填写），点击“下一个”，自动运行安装，结束“机器码和注册号”，点“以后注册”。

（将机器码提供给开发商，由他们提供注册码）二、使用前准备工作进入“世纪科怡档案管理系统”，下一步---单全宗---全宗号、全宗名称---下一步---高级设置---服务端设置---点击c:\kydoc，将其改在D盘或者E、F盘。

1、全宗管理----单全宗-----全宗号和全宗名称----D:\kydoc----完成。

2、实体分类：点击单位名称-----增加----类目序号、类目名称。

注意需要在哪级目录下增加下级目录，光标就点击哪里，按增加，在类目序号、类目名称中添加相关内容，点击保存即可。

以上系统管理设置好后，以后若不重装软件，使用时就不需要再设置。

三、使用档案管理----档案录入-----文书档案-----简化方法整理-----新增----未归档文件文件编号（如乳档发[2007]1号，没有就不填）、题名、责任者（全称）、文件形成时间（如20070203）、页数、全宗号、归档年度、实体分类（如0102）、保管期限（相应保管期限）、按保存，需要加原文的，按原文按钮，添加相应的原文，保存，这时一份文件就输入完毕，然后接着按添加，用同样的方法输入下份文件，将所有文件输入完毕后，开始组卷。

组卷：点击工具——自动组卷——添写全宗号、组卷年度——包括已组卷（选定）按确定，再点右侧自动组卷，关闭。

制目录：点击制作目录-----简化方法整理----（右）报表下面的归档文件目录----排序----件号（升序），先预览（审一下）-----打印。

以上所有过程完成后，就形成了归档电子文件，以光盘的形式上报。

制作光盘发布盘步骤：数据管理---光盘发布---简化方法整理---归档文件----选择保管期限----备份----c:\tempshadow \扫描软件使用：文件——导入——扫描文案编辑词条B 添加义项?文案，原指放书的桌子，后来指在桌子上写字的人。

苏州工业园区公积金管理中心档案信息管理系统使用说明－简版目录一、功能使用说明............................................................................................................. - 2 -1、系统登陆 (2)2、数字档案室 (2)2.1档案分类 (2)南京影通科技有限公司一、功能使用说明1、系统登陆输入管理员分配的用户名和密码登陆。

登陆后，可以点击右上角的“修改密码”，修改初始密码。

2、数字档案室2.1档案分类点击“档案分类”，页面左侧将显示“档案分类”，点击“档案分类”前面的“+”符号，即可打开现有的档案分类进行查看。

对于分类名称前面还有“+”的分类项，可进一步点击查看其下层类目。

对于没有子类目的分类项，可以点击其类目名称，将在页面右侧显示该类目下的已有档案，并可对该类目档案进行管理操作。

类目的设置和各类目档案的著录项与打印项的设置可通过系统管理中的“档案类目”完成。

由于各类别档案除了在著录项和打印项上有所不同外，在操作方面基本一致，故在此以社保档案为例，讲解具体的档案操作方法。

社保档案下分为2个子类目，分别为“案卷级”，“文件级”。

1、“案卷级”：点击“案卷级”后，界面上将显示出查询条件及下方的未来检索结果列表。

为了最大区域显示查询及结果面积，可以点击左边目录树的缩进或打开目录树按钮。

检索可分四个条件组合检索，点击“选择查找字段”，下拉选择条件字段，“包含”栏也可以下拉选择其他选择，包含为输入部分信息模糊检索。

特别的，“值”中输入“％”则检索出数据库中所有信息：鼠标点击某条信息，则进入详细内容界面：点击档案附件，则显示本案卷的附件。

附件可以是各种格式的电子文件，包括电子图片。

电子图片浏览时：鼠标滚轮可放大缩小图片，在图片上右键点击，然后点击“打印图片”，可打印当前图片。

特别注意放大的大小，打印是所见即所得，放大过大将会导致一张纸张打印不下。

档案管理系统使用方法一、登录系统（一）登录档案管理系统界面在浏览器上（推荐使用谷歌浏览器）输入网址，网址：http://10.128.18.1/archives/，也可以从学校办公室网页菜单栏进入文书档案网页找到相关链接，即“学校办公室——文书档案——数字档案管理系统”。

（二）输入用户名和密码用户名为本部门规范性全称或简称（部门全称超过5个汉字）的首字母，初始密码abc12345，可登陆系统后修改（登录不了，可联系文书档案室）。

（三）安装插件方法一：在档案管理系统里下载第一步，点击菜单——我的空间——找到工具下载，如图1。

图1 查找“工具下载”第二步，点击下载，然后安装，安装后关闭当前页，如图2。

图2 点击下载安装方法二：在“师大档案工作群”（qq群：*********）下载“师大档案工作群”---文件——下载档案管理系统插件。

1说明：下载和安装该插件时，建议使用谷歌浏览器，不能用360浏览器，否则会破坏插件。

二、录入及挂接原文（一）找到著录界面第一步，点击菜单——文件中心——全流程整理，如图3。

图3 找到著录界面第二步，点击文书档案库——待处理库，进入待处理库界面（类似excel表格），如图4、图5。

图4 点击进入待处理库图5 待处理库界面2（二）条目著录及原文挂接第一步，如图5中，点击添加条目，弹出图6的著录界面图6 著录界面第二步，按照字段提示要求（在本文档最后），填入相应的信息，并点击上传原文，上传文件，如图7。

图7 按要求著录字段3第三步，可以上传一个或多个文件，上传文件后，要操作图8中的3个步骤，如图8，可以对文件增删处理。

图8上传文件第四步，如果所有文件条目著录完毕并保存后，点击“关闭”退出，如图9，跳转到待处理库界面如图10。

图9 著录保存后关闭著录界面图10 条目显示界面（三）核对或修改文件条目4例如：从OA系统接到档案系统的条目只需进行核对或修改，无需再新建条目，修改条目的方法有三种：方法一：选中要修改的条目，然后点击任务栏的“修改条目”，如图11，进入图6的著录界面，修改后保存退出，如图9。

档案管理系统使用说明档案管理系统使用说明系统运行环境：显示器分分辨率在1024x768以上；windows 9x；windows xp；windows ；建议使用windows xp 效果最好。

excel.97及以上版本；word.97以上版本；建议使用word 及excel系统使用：只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其它位置，若在其它位置将出错）即可使用特别注意：不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构，任何表格只能增减、修改记录。

一、系统登录：打开D:\文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。

初始用户名：123；密码：123首次使用，将提示软件尚未注册，点击“是”打开注册界面，出现下图界面时请电话联系索取注册码。

二、系统使用方法：注册成功后，再次登录出现如图主界面：本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照相关说明操作。

其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同，现以文书档案为例进行操作方法介绍。

点击“文书档案”按钮，出现以下界面：文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。

完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。

（一）文书档案收文簿1.新增点击“新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容自动增加一条新记录并自动保存。

注意：（1）收文号与年度自动生成，一般不需改动。

但年度发生变化时，请改动。

（2）收文月与收文日自动与上次输入的内容一致（避免同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与当前日期不一致，请修改。

档案管理系统用户操作手册doc一、概述本操作手册旨在为档案管理系统的用户提供使用说明和指导，以确保用户能够正确地使用系统进行档案管理工作。

本手册将涵盖系统的基本功能、使用方法、常见问题及解决方案，以及安全和隐私方面的注意事项。

二、系统简介档案管理系统是一款专门设计的软件，用于帮助用户高效地管理、存储、检索和共享档案信息。

系统支持多种档案类型，包括文档、图片、视频等，并提供了强大的搜索功能，方便用户快速查找所需档案。

系统还具备安全和隐私保护功能，确保用户数据的安全性。

三、安装与登录1、下载与安装：请从官方网站或授权渠道下载本系统的安装包，按照提示进行安装。

请确保您的计算机满足系统要求。

2、登录：打开系统后，输入您在注册时所使用的用户名和密码，点击“登录”按钮即可。

如果您忘记了密码，可以通过找回密码的方式找回。

四、功能介绍1、添加档案：点击左侧的“添加档案”按钮，选择档案类型，填写档案标题、描述等信息，上传所需文件，点击“保存”按钮即可。

2、搜索档案：在搜索框中输入关键词或短语，点击“搜索”按钮，系统将显示匹配的档案列表。

您还可以通过筛选条件对结果进行进一步筛选。

3、编辑档案：在档案列表中选中所需编辑的档案，点击“编辑”按钮，对档案信息进行修改。

修改完成后，点击“保存”按钮即可。

4、删除档案：在档案列表中选中所需删除的档案，点击“删除”按钮，系统将提示您是否确认删除操作。

确认后，档案将被永久删除。

5、导出档案：点击左侧的“导出”按钮，选择导出的文件类型和格式，系统将生成包含所选档案的导出文件。

您可以将导出文件保存到本地或共享给其他用户。

五、常见问题及解决方案1、问题：无法登录系统怎么办？解决方案：请检查您的用户名和密码是否正确。

如果密码忘记或被锁定，可以通过找回密码或管理员的方式解决。

2、问题：无法添加或编辑档案怎么办？解决方案：请确认您是否具有足够的权限执行该操作。

如果您是管理员，可以检查系统设置中的权限设置；如果您是普通用户，请管理员赋予您相应的权限。

学生档案管理系统使用说明及操作方法学生档案管理系统，是获省级优秀科研成果一等奖的项目之一。

是实现学校管理科学化、标准化、现代化不可缺少的软件之一。

学生档案管理系统分单机版和网络版。

学生档案管理系统，是国家知识产权保护产品，登记号：2006SRO8527。

一、软件简介1、菜单：有基本设置、输入数据、查询及打印、统计四个菜单。

2、功能：学生档案管理。

单项信息或全项信息查询；范围或分类查询；高级查询。

打印或随机打印诸多信息资料和报表。

用扫描仪、数码相机、摄像头将学生相片以JPG的格式存盘，可单人录入、还可按班级或年级批量导入相片。

记事栏目可录入约200个文字，专供在校期间的学业情况及奖惩登录。

清库功能。

保存数据功能。

恢复数据功能。

毕业升级功能。

压缩数据库功能。

统计功能。

Excel数据批量导入和导出功能。

学生档案管理系统、多功能自动分班系统、考试成绩分析评价系统、考场编排系统，数据共享。

可批量导入数据和照片。

二、操作方法1、基本设置菜单。

进入系统，点击“基本设置”菜单，进入“基本设置”对话框。

有“初始化设置、其它设置、打印选项”三个选项。

⑴初始化设置。

分三步进行：①设置学校类型：点击对应的单选按钮。

一个类型学校只设置1次。

②设置年部数目：学校有多少个年部，就选对应的数字数，单击“设置”钮。

③设置班级数目：每个年部有多少个班级，就选对应的数字数，单击“设置”钮。

一个年部设置1次，有多少个年部就设置多少次。

⑵其它设置。

有五项功能，供选择。

①清库功能：能清空库内的所有内容。

在使用本软件期间，此键不能乱用。

清库之前要先保存数据，不然会造成数据全部丢失的后果。

②保存数据功能。

即备份数据，可直接将库内数据保存到硬盘中。

点击“保存数据”键，选择盘区（C、D、E、……），起文件名，就把数据保存起来了。

③恢复数据功能。

就是将保存的数据调回来，在系统中重新运行。

④毕业升级功能。

“毕业升级功能”键一学年使用1次。

单击此键，进入“另存为”对话框，把库中所有的数据保存起来，供历史查询用。

档案管理系统使用说明1.打开IE浏览器，在地址栏输入“http://121.250.164.133/”，打开档案管理系统登陆页面，输入您的用户名和密码。

进入“档案信息管理”页面后，打开档案表中的“系统设置”，重新设置密码。

2. 点击“档案管理”，进入档案管理界面，点击“创建”，进行档案表的设置。

档案表创建完成后，可以添加档案信息。

（1）添加案卷。

在“编辑档案信息主页面”中点击“添加案卷”按钮，在“添加案卷”对话框中输入如下内容：一级类目为归档材料的所属类别。

如党群综合材料填“DQ11”，行政后勤类材料填“XZ15”、科研综合类材料填“KY11”等。

具体所属类别划分见附件1。

二级目录：填入案卷所对应的年份，例如2007、2013等。

实体分类号：由年份+分类号组成，参照《枣庄学院档案实体分类办法》、《枣庄学院文件材料归档范围及保管期限表》等进行划分, 例如2013年学院行政综合类文件，其实体分类号为2013-XZ11。

卷/盒号每一年从“1”开始。

“保管期限”参照“归档范围及保管期限表”，分为永久、长期、短期、30年、10年”。

根据我们的实际情况，我们选择为永久或30年。

“密级”由归档部门确定，一般文件材料为“内部”，重要的可设为“秘密”、“机密”、“绝密”等密级。

“正题名”为整个案卷的文件内容的概括。

比如，枣庄学院2013年行政综合类文件。

“第一责任者”为文件署名单位，多个单位从第二个开始录入“其他责任者”项，多个单位之间用“/”号隔开。

起止时间为案卷内文件所跨度的时间，比如20130102-20130630.下图为相关著录信息，可供参考。

（2）添加文件。

案卷添加完毕后，进行文件信息的著录。

在“编辑档案信息主页面”中点击“添加文件”按钮，在“添加文件”对话框中所输入如下内容：一级目录、二级目录及实体分类号：输入要求参见“添加案卷”中的要求，内容相同。

文件案卷号及件号：案卷号+文件号，案卷号是指该案卷（盒）所对应的序号，文件号每卷案卷从.0001开始。

《人事档案管理系统》使用说明书一、系统概述人事档案管理系统是一款专门用于企业或组织人事档案管理的软件工具。

它旨在帮助用户更高效、准确地管理员工的各类信息，包括个人基本信息、工作经历、培训记录、考核情况等，实现人事档案的数字化、规范化和自动化管理。

二、系统运行环境1、硬件要求处理器：＿____及以上内存：＿____及以上硬盘空间：＿____以上显示器分辨率：＿____及以上2、软件要求操作系统：＿____（如 Windows 7/8/10 等）数据库：＿____（如 MySQL、SQL Server 等）浏览器：＿____（如 Chrome、IE 等）三、系统登录与退出1、登录打开系统登录页面，输入用户名和密码。

点击“登录”按钮，若用户名和密码正确，即可进入系统主界面。

2、退出点击系统主界面右上角的“退出”按钮。

确认退出操作，系统将关闭当前用户的会话。

四、主界面介绍1、菜单栏包含“档案管理”“查询统计”“系统设置”等主要功能模块。

2、快捷工具栏提供常用操作的快捷按钮，如“新增档案”“批量导入”等。

3、数据展示区以列表形式展示人事档案的相关信息。

五、档案管理1、新增档案点击“新增档案”按钮，进入档案信息录入页面。

依次填写员工的个人基本信息、教育背景、工作经历等各项内容。

点击“保存”按钮，完成新增操作。

2、编辑档案在数据展示区选中需要编辑的档案记录，点击“编辑”按钮。

对档案信息进行修改，修改完成后点击“保存”。

3、删除档案选中要删除的档案记录，点击“删除”按钮。

系统会弹出确认删除提示框，确认后即可删除档案。

4、批量导入点击“批量导入”按钮，选择要导入的 Excel 文件。

系统会自动解析文件内容，并将数据导入到系统中。

六、查询统计1、条件查询在查询页面输入查询条件，如员工姓名、工号、部门等。

点击“查询”按钮，系统将显示符合条件的档案记录。

2、统计报表选择统计报表类型，如员工年龄分布、学历分布等。

系统会生成相应的统计报表，并支持导出为 Excel 格式。