公司大型会议筹办注意事项及流程
一、前期的筹备。
1.1.1 确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。明 确会务组成员并予以具体分工、落实责任。办公室有经常业务 的，应留
1 人值班。
1.1.2 根据会议层次及预算，考察会议场所及其配套餐饮、 住宿、外部环境等，比选确定最佳场所。
1.2.1 发布会议通知， 采集参会人员反馈信息。 注意通知的
内容：时间、地点、参加范围、人员、会议主要内容、参会要 求等（如代表是否发言、着工装） 。会议通知一定要落实到人。
1.2.2 会议议程安排有参会代表发言的， 应提前召集所有发
言人开会或通过其他形式统一思想，提出要求、发言从那些角 度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。
1.3 准备会议需要的文件资料。
1.3.1 准备领导讲话稿件， 多位领导讲话的注意内容区分层
次，避免重复。
1.3.2 准备会议须知、会议日程表、会场（聚餐）座次表、 参会人员信息表和其他相关辅助文件资料。
1.3.3 所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。 注意内
页装订顺序。 1.3.4 按照参会人数准备文件袋、笔、记录本（或礼物）
会议餐 劵，与会务资料合并后在会前分装妥当。
1.4 结合会场主席台宽度等确定并制作会议现场横幅文字 （会议的题目） 大约提前 3-5 天制作好， 横幅文字大小要适中， 一般为红底白字。
1.5 制作 PPT 宣传资料（或音乐、 MV ），用于会前空闲时
间及中场休息时间循环播放；制作会议签到表在会议开始后发 放并收回。均需指定专人负责。
1.6 提前制作奖牌、奖状。会议开始前送达会议现场。会 议需合影的，应提前联络摄影师、确定合影场所、安排确认前 排座次。有安排会议聚餐的，可提前准备相关烟酒、饮料、矿 泉水等，并确定聚餐菜单。
二、会场的布置及接待。
2.1 悬挂会场横幅，注意位置对称。
2.2 主席台的安排：几个人？座次怎样安排？有桌签的需 提前摆放好。主席台有台花的，也需提前购买、布置到位，会 议期间注意喷水保养。
公司大型会议筹办注意事项及流程
一、前期的筹备。
1.1.1 确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。明确会务组成员并予以具体分工、落实责任。办公室有经常业务的，应留1人值班。
1.1.2根据会议层次及预算，考察会议场所及其配套餐饮、住宿、外部环境等，比选确定最佳场所。
1.2.1发布会议通知，采集参会人员反馈信息。注意通知的内容：时间、地点、参加范围、人员、会议主要内容、参会要求等（如代表是否发言、着工装）。会议通知一定要落实到人。
1.2.2会议议程安排有参会代表发言的，应提前召集所有发言人开会或通过其他形式统一思想，提出要求、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。
1.3准备会议需要的文件资料。
1.3.1准备领导讲话稿件，多位领导讲话的注意内容区分层次，避免重复。
1.3.2准备会议须知、会议日程表、会场（聚餐）座次表、参会人员信息表和其他相关辅助文件资料。
1.3.3所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。注意内页装订顺序。 1.3.4 按照参会人数准备文件袋、笔、记录本（或礼物）、会议餐劵，与会务资料合并后在会前分装妥当。
1.4结合会场主席台宽度等确定并制作会议现场横幅文字（会议的题目）大约提前3-5天制作好，横幅文字大小要适中，一般为红底白字。
1.5制作PPT宣传资料（或音乐、MV），用于会前空闲时间及中场休息时间循环播放；制作会议签到表在会议开始后发放并收回。均需指定专人负责。
1.6提前制作奖牌、奖状。会议开始前送达会议现场。会议需合影的，应提前联络摄影师、确定合影场所、安排确认前排座次。有安排会议聚餐的，可提前准备相关烟酒、饮料、矿泉水等，并确定聚餐菜单。
二、会场的布置及接待。
2.1悬挂会场横幅，注意位置对称。
2.2 主席台的安排：几个人？座次怎样安排？有桌签的需提前摆放好。主席台有台花的，也需提前购买、布置到位，会议期间注意喷水保养。
2.3会场椅子、凳子是否够用？怎样安排？注意会场卫生、温度、通风、外部噪声等环境。
大型会议注意事项及流程
一、前期的筹备。
1 、确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。明确会务组成员并予以具体分工、落实责任。
2、根据会议层次及预算，考察会议场所及其配套餐饮、住宿、外部环境等，以选择最佳场所。
3、发布会议通知。注意通知的内容时间、地点、参加范围、人员、会议主要内容、参会要求等。如代表是否发言、着工装。会议通知一定要落实到人。
4、会议议程安排有参会代表发言的，应提前召集所有发言人开会或通过其他形式统一思想提出要求、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。
5、准备会议需要的文件资料。
6、准备领导讲话稿件，多位领导讲话的注意内容区分层次避免重复。
7、准备会议须知、会议日程表、会场、聚餐、座次表、参会人员信息表和其他相关辅助文件资料。
8、所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。注意内页装订顺序。 9、按照参会人数准备文件袋、笔、记录本或礼物、会议餐劵等，并与会前安排妥当。
10、结合会场主席台宽度等确定并制作会议现场条幅文字，会议的主题等。大约提前3-5天制作好，横幅文字大小要适中，一般为红底白字。
11、制作PPT或音乐、MV等宣传资料，用于会前空闲时间及中场休息时间循环播放
12、提前制作奖牌、奖状。会议开始前送达会议现场。会议需合影的应提前联络摄影师、确 定合影场所、安排确认前排座次。有安排会议聚餐的应提前准备相关烟酒、饮料、矿泉水等并确定聚餐菜单。
二、会场的布置及接待。
1、悬挂会场横幅
2、主席台的安排（几个人，座次怎样安排，有桌签的需提前摆放好。主席台有台花的，也需提前购买、布置到位，会议期间注意喷水保养。）
3、会场椅子、凳子是否够用，怎样安排。注意会场卫生、温度、通风、外部噪声等环境。 4、给与会主席台代表的资料提前送到或摆放到桌子的相应位置。
5、测试话筒、音响、LED屏幕、电脑、空调、照明、摄像机、照相机等设备是否能正常使用
会议组织注意事项
会议组织流程图
相关负责人 综合部 参会人员
确定会议主题
安排议事日程
确定参加 发布会议信息 安排会议场所
准备参会材料 确定参会人选
信息存档 形成决议 整理会议记录 主持会议
审批 下发会议纪要 执行
一、会议筹备
（一）、会议资料准备
1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色分别准备。
2、会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。
3、当参会各人员因角色不同需要不同的资料时，应当按照人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位，方便参会人员领取。
4、若需要给参会人员发放纪念品或礼品等，应当与会议资料一同准备好，臵于资料文件袋中一并发放给参会人员。
（二）、会议通知
会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知需注意以下几点：
1、电话通知：做好电话接电话的时间、对方姓氏记录，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。
2、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。
3、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要可另行电话通知参会人员。
（三）、会议议程安排
1、正式会议开始时一般需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。
2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。
（四）、会场布置
1、应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
