企宣部管理办法及工作流程

企宣部管理办法及工作流程一、设计管理办法 (2)一）电脑管理（保管和使用说明、以及设备故障申请流程） (2)二）物料设计制作申请流程 (2)三）物料设计制作申请流程图 (3)四）新店开业宣传管理流程 (4)二、供应商采购管理办法 (5)三、资源管理办法 (7)一）市场促销活动管理办法 (7)二）促销物品管理办法 (10)三）摄影摄像器材管理办法 (11)四）期刊制作管理办法 (12)四、品牌推广管理 (13)一）店面形象管理办法 (13)二）品牌形象监管办法 (14)三）网络管理办法 (14)四）照片资料管理办法 (16)五）VI系统管理办法 (16)六）媒介管理办法 (17)五、培训教育管理办法 (19)六、企宣部行政管理办法 (19)一）行政管理办法 (19)二）绩效考核 (20)三）奖罚制度 (23)一、设计管理办法为了使设计工作更好的开展，促使设计人员的积极性、稳定性，加强团队合作精神，营造良好的工作氛围，结合公司的实际情况，公司平面设计规定以下管理制度：一）电脑管理（保管和使用说明、以及设备故障申请流程）1、个人电脑必须加密，未经允许，任何人不得擅自动用设计的电脑，以免误删文件；2、如果设计人员不在，需要用电脑则需打电话给设计人员征得同意后方可以使用；3、如发现电脑出现问题，应立即向主管进行报备并叫维护人员进行维修；如需更换配件，则应填写申请表交由主管审核签字后，再交由行政部审核，由行政部在规定时间内进行更换，以免影响工作的正常进行。

二）物料设计制作申请流程第一阶段：接单需求部门提出设计制作要求，并以工作任务单（附表1）的形式填写，由设计人员估价后，需求部门负责人签字确认，再交由制作部门确认，方可纳入制作流程；第二阶段：任务确认根据设计内容要求，提交制作部门负责人签字确认，及时间安排。

工作确认后，须联系相关制作发布单位比较询价，并最终确定制作发布单位。

第三阶段：稿件确认在设计创意初稿完成后，须将创意初稿提交需求部门、总经理确认并签字。

第四阶段：制作在设计完稿并进入后期制作阶段后，设计人员要参与喷绘或印刷制作的颜色及文字等确认。

备注：1、设计人员应提前与广告公司确定好物料送达时间，并做好记录，若无特殊情况，不能延迟物料的送达时间，以免影响正常工作。

2、设计人员检查物料时应仔细验收，如导致验收的物料数量不对应负全责。

3、设计人员与申请人员应仔细校对物料内容，如电话、姓名、地址、折扣信息、有无错别字等，如果物料制作完后，出现错误应按责任划分。

三）物料设计制作申请流程图四）新店开业宣传管理流程新店面开业前，店长或店面负责人与企宣部沟通相关事宜，并由企宣部给予宣传方案的支持：1、新店开业前，场地确定后，店长或店面负责人向企宣部人员提供场地平面图或实景图，企宣部按要求制作店面布局图、门头平面图、门头立面图等；2、新店开业前至少一周，店长或店面负责人向企宣部提出开业宣传需求，由设计人员按要求设计所需物料（海报、宣传折页、门头、水牌、会员卡、门票等），并在网站、微信、微博等公众平台发布相关开业信息；3、若店长或店面负责人未提出需求，企宣部将按照各店统一标准配发宣传物料（宣传设计稿）；4、本地店面所需宣传物料由企宣部统一制作后配发，外地店面宣传物料由企宣部设计好后，发往各店面自行按统一标准制作；5、各物料制作标准：1)门头制作标准参考尺寸：1.2m等比例缩放，根据各店面门头实际大小等比例缩放材质：1~2厘米PVC，异形雕刻。

2)海报制作标准大小：60×90cm材质：冷压板+小灰边3)会员卡制作标准大小：普通名片大小材质：300克名片纸+覆膜要求：根据各店面销售价格，自行修改次数及地址，企宣部仅提供整体模板。

4)门票制作标准门票大小：210×68mm材质：200克铜版纸，压米线，不覆膜要求：根据各店面销售价格，自行修改价格及地址，企宣部仅提供整体模板。

5)折页制作标准展开大小：200×190mm制作要求：157g铜版纸，压痕，折好。

6)展板制作标准材质：KT板双面或者3mmPVC要求：根据各店面实际情况自行调整大小：根据各店面需要自行设计修改。

以上物料制作设计稿由企宣部提供，各店面制作前务必和企宣部再次确认画面文字内容，各种宣传品中LOGO等信息务必为最新版本。

若因店长或店面负责人没有确认或其他个人原因，造成的制作错误，其损失由责任人承担。

6、宣传流程图：会议附表1：企宣部工作任务单编号： 注：任务单后期可做为该员工绩效考核评分标准。

二、供应商采购管理办法1. 目的为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

2. 适用范围本办法适用于向公司长期供应原辅材料及提供配套服务的厂商及公司。

（以下统称为供应商）。

3. 管理原则1、询价比价原则必须有三家以上供应商、服务商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商、服务商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、低价搜索原则：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商、服务商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

3、廉洁原则：（1）自觉维护企业利益，努力提高供应商质量，降低采购成本。

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商、服务商伸手。

（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

4、审计监督原则：采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。

对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

4.选择供应商流程1、询价、比价、议价：（1）每一种物品（物资）、服务原则上需两家以上的供应商、服务商进行报价。

（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。

（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。

2、样品（案例）提供和确认：（1）若须进行样品（案例）提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品（案例）后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。

（2）对于需要保存样品（案例）的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

3、供应商选择：（1）具有合法经营主体者。

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

（3）信誉良好者。

（4）客户认可的供应商、服务商。

采购人员须建立供应商、服务商信息台帐。

4、合同签定：（1）供应商经送样审查合格后，由企宣部门与选定的供应商、服务商签订合同。

（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。

5、进度跟催（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商、服务商处跟催，以确保物品（物资）、相关服务能适时供应。

（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交付使用的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商、服务商确定新的交付期，并知会需求部门。

6、验收：采购物品（物资）到公司后，经需求部门验收合格后，库管开具《入库单》（人力资源部），按流程办理入库手续。

如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，两日内办理换（退）货手续。

相关项目服务交付使用后，经验收合格开始投入正常使用中，如验收不合格，由验收部门通知服务商整改后再交付。

7、对帐付款：采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。

相关项目服务交付正常使用后，由负责人按合同或约定付款方式办理付款手续。

8、采购流程图：5.考核凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。

三、资源管理办法一）市场促销活动管理办法1、根据公司的发展战略、销售目标和市场状况，由企宣部于每年最后一季度末制定并提交公司年度促销计划、费用预算，经公司批准后组织实施；2、企宣部负责制定促销方案的详细工作规程和细则，监督按程序作业，负责促销方案的拟定、报批、执行、总结的全程跟进工作；包括活动所需的各项物料、方案的临时调整、人员的安排、物品的保管监督、效果的评估、总结；3、企宣部统一管理公司各项促销工作，各直营店、各区域加盟店负责促销活动的组织、实施，整理评估促销效果，提出初步促销工作总结，企宣部汇总并撰写市场促销工作报告，供公司领导和有关部门决策参考；4、市场活动方案需至少提前一周发至各直营店、各区域加盟店，以便各店提前准备活动；5、企宣部策划人员根据市场动态及时制定促销方案及具体实施办法，协助各直营店、各区域加盟店开展促销活动，整理、评估促销效果，总结经验及资料的分类建档，协调各区域及本部门促销相关事务和传递工作；6、企宣部策划人员负责促销有关的市场广告方案及制作工作，及时了解市场动态，提出开展促销活动的建议；7、各店面负责具体组织该区域市场促销活动，提出初步效果评估报告，根据本市场的实际情况，提出促销建议及促销活动申请；8、企宣部主管负责公司整体市场促销活动的指导，协调相关业务并对相关人员的工作业绩进行考核；9、所有参与市场促销活动的人员要严格遵守促销活动的规定程序，及时管理市场促销品的发放，不得弄虚作假、挪做它用，否则严肃处理；10、其余各各直营店、各区域加盟店申请的促销方案，由提出店面填写《促销方案、物料申请表》（附表2），经公司相关领导审核同意后交由企宣部配合执行；对于未按要求填写申请表的，企宣部有权拒绝操作、实施；11、各直营店、各区域加盟店申请的促销方案，请按照公司制定的《物料制作周期表》配合执行，否则，企宣部有权按该制度执行；12、各直营店、各区域加盟店有特别要求、属于突发方案的，时间上无法按照公司制定的方案执行，应提前与企宣部负责人沟通，了解目前的安排情况，经同意后报总经理审批，交由企宣部执行。

13、活动方案申请及流程图：相关附表：附表2：《促销方案、物料申请表》二）促销物品管理办法1、促销赠品的使用计划由企宣部依据经总经理批准的促销计划制定，填写《促销物品申请表》（附表3）；并报总经理批准。

使用计划经批准后应送财务部备案。

2、所有促销赠品均需由负责采办部门交前台客服处验收，办理验收、入库手续方可报支费用(相关入库、出库流程见行政部相关流程)；3、前台客服验收完毕后，应将上述印刷品、物品录入库存；4、前台客服依据企宣部的使用计划负责向各门店配送，配送时必须携带《**店物品配送单》；5、店面依据前台客服《物品配送单》验收；6、印刷品、其它物品的分类，由企宣部在每次促销通知中确定；7、对用作奖品、纪念品的物品，店面在使用过程中应由店面管理人员完整登记《促销赠品使用登记表》（此表根据不同活动企宣部制定不同的表格）；8、已出帐的印刷品中可再次使用的列入店面正常宣传来管理；需退回时依据企宣部通知执行；9、其余未出帐的物品，由店面在活动结束后三天内填写《结余促销赠品处理申请表》（附件4），报企宣部处理。