文件管理控制办法
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东莞**电子焊接材料有限公司 编 号
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1.目的
为使本公司质量/环境体系能有效运作，有关部门人员均能持最新发行的文件作业，无效或过期作废的文件均能及时处理。
2.范围
2.1 凡与质量/环境体系运行有关的所有文件与资料，包含外来文件与资料的管理均适用。
2.2 一阶文件和二阶文件发放所有部门,三阶文件由制定部门在《文件制.修.废申请单》上注明分发给相关部门，四阶文件的分发按相关文件执行。
3.定义 无
4.职责
文控室：负责所有受控文件的编号、发行与回收，并妥善保管好所有内部受控文件和外部受控文件。
各部门：各部门要做到对受控文件的接收、回放与管理。
5.流程图
流程 责任单位 相关说明 备注
N
Y
N
Y
各部门责任人
各相关部门责任人
1．审核或会审单位责任人签名
2．文件技术性的审核（各相关部门主管或以上人员审核）
3．手册（管理代表审核）
4．程序文件（管理代表审核）
5．三阶文件（各相关部门经理审核） “审核栏”或《文件制.修.废申请单》
各部门责任人
1．核准者签名
2．一二阶文件总经理核准
3．三阶文件管理代表核准
4．四阶文件部门经理核准 “审核”或“核准栏”
文控室 编号、版本、发行日期、盖[受控文件发行章] 《受控文件清单》
文控室 《文件分发、回收一览表》
文件制订人
各受控文件持有人
各部门责任人 依实际需要实施培训
各部门责任人 在文件“申请内容”注明变更内容 《文件制.修.废申请单》 文件制（修）订
文件审查
或会审
文件核准
文件发行登记
文件分发
文件培训使用
保管维护
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7 Y
文控室
文件保管人 旧版或过时无效文件盖作废章 《作废文件销毁申请单》《作废文件一览表》
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6.内容
6.1质量/环境体系文件的分类:
6.1.1内部文件:由公司自行规划或参考外部资料制定发行的书面文件及记录等。
6.1.2外部文件:非本公司内部所编制的文件,包括:外部标准、法规、图纸、测试报告等。
6.1.3电子文件:以电子媒体形式存在的文件(包括内/外部文件),如:软硬拷贝、录像带、光盘等.
6.2文件和数据从内容上分为五类:
6.2.1手册、方针和目标; （一阶文件）
6.2.2程序文件;（二阶文件）
6.2.3支持整个系统及对程序详细说明的作业指导书或技术资料及由此产生的各类窗体;（三阶文件）
6.2.4保证体系运作过程中产生的相关记录.（四阶文件）
6.2.5外来文件。
6.3文件与数据的编码方法如下:
6.3.1质量/环境手册
X X -XX
顺序号（01、02、…………依次类推）
QM或EM，QM为质量手册代号、EM为环境手册代号）
6.3.2质量管理体系/环境管理体系程序文件
X –COP- XX
顺序号（01、02、…………依次类推）
程序文件代号
6.3.3质量管理体系/环境管理体系作业指导书
WI - XXX
顺序号（001、002、…………依次类推）
作业指导书代号
6.3.4技术资料的编号.此产品的型号即为编号.（如一个产品的型号有多种，即为某一客户专用的技术资料，需特别注明）。
6.3.5质量管理体系/环境管理体系表单
XX–FORM -XXX XX Q或E，Q代表质量管理体系、E代表环境管理体系,Q/E代表共享 文件作废 文件变更申请
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7 版次（如：A0表示是A版新建立，A1表示是A版第一次修改,依此类推）
顺序号（用二三阶文件之流水号加英文字母表示。如：01A表示是序号为01的程序文件中出现的第一份表单，依次类推。）
代表质量管理体系/环境管理体系表单
程序文件的类别，如：Q（质量管理体系文件），E（环境管理体系文件）,Q/E（共享）
三阶文件里出现的表单其编号必须在其流水号前用括号说明是什么类别的文件，
如：Q-FORM-（WI）02A、Q-FORM-(WI)02B、…………依次类推）
6.3.5外来文件编号规则
XX-XXXXXX-XX-(XX)
6.3.5本体系文件的版本流水号为A0，A1，A2，……A9，B0，B1……（依此类推）手册、方针、目标、程序和工作文件（一、二、三阶文件）的版本号在文件页面注明，表单的编号及版次注明在每页的右下角。
6.4文件书写格式:
6.4.1一般书写统一使用A4标准纸。必要时，可根据实际需要而缩放其大小。
6.4.2章节条文叙述,依据下列教案排列方式:
1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
1.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
1.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
1.2.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
1.2.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
A.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
B.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
a.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
b.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
阶梯引述排列至三位数时,条例引述用A.B--------,再则引述用a.b------。
6.5体系文件控制性分类:
6.5.1受控文件:为本公司体系运行中管理和作业的依据文件(包括内/外部文件),需要时可作变更修订,以“受控文件”印章识别。
A、内部受控文件
a、一阶文件、二阶文件、三阶文件、四阶文件。
B、外部受控文件（简称外来文件）
a、与质量/环境系统有关的外来受控文件主要包括国际标准、国家标准、行业标准、政府机构资料、相关的法律法规。
6.5.2非受控文件:相关的四阶文件，及为制定作业文件的参考文件或与体系无直接关系的文件,仅作登录管理,但不需作变更管理的文件。其中四阶文件的控制按《记录控制程序》执行。
6.6 文件的编写、审核与批准
6.6.1 体系手册由管理者代表编制,总经理审核。 东莞**电子焊接材料有限公司 编 号
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个人代号,用英文字母表示
流水号(01、02、…………………依此类推)
年月日（如051110）
部门代号
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7 6.6.2 程序文件由相关责任部门组织编写,管理者代表审核，总经理核准。
6.6.3 各类作业指导书、操作规程、检验规范等三级文件，由相关职能部门编写,部门经理审核,管理者代表批准。其中产品的规格表及MSDS由研发人员编写，研发部经理批准即可。
6.7 文件的发行
6.7.1文控室收到各部门提交的正本文件时，文控文员须将正本文件最后一页背面上加盖“受控文件”印章，如属外来文件正本，则盖“外来受控文件”印章，并将文件登录于《文件总目录表》中进行管理。
6.7.2受控文件由文控室按指定的发放范围统一发行,发行前文控文员按发文份数复印相应数量文件副本，并按如下方式进行处理：
A、在受控文件副本首页及内页正面上盖上蓝色“受控文件”印章；
B、同时在印章的“分发号”和“日期”栏内分别注明分发号和分发日期；
C、登记于《文件分发、回收一览表》中，注明领用页数和领用份数。
6.7.3 受控文件发放时，文控文员：
A、按准备好的《文件分发、回收一览表》进行分发；
B、同时要求文件接收人员在《文件分发、回收一览表》中签名；
C、分发时须收回旧版文件（如果属改版文件分发）；
D、如发现有文件遗失而无法回收旧版文件时,须在《文件遗失记录表》中记录。
6.7.4文件分发完成后，文控文员须：
A、将新版正本文件妥善保存于指定的文件夹中，并作好索引。
B、如有作废的正本文件，则需从原文件夹中取出，并在正本文件正面加“仅供参考”印章后集中存放，同时登录在《作废文件一览表》中进行管理。一阶文件和二阶文件永久性保存，三阶文件保存3年，四阶文件的保存期限见“质量及环境记录总览表”。
C、收回的作废文件副本，在正面加盖红色“作废”印章。经处理的作废文件副本可以再次复印使用。
6.7.5公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件,不准借用其它人的文件复印，一经发现由文控室人员收回并责令有关人员检讨.
6.7.6下列情况出现时可以由责任人员填写《文件补发申请单》，经本部门主管审核，管理代表核准后，到文控室办理领取手续：
A、额外文件需求时；
B、相关部门的文件丢失；
C、文件破损严重,影响使用时.
D、如果属文件破损，在办理补领手续时须向文控交回破损文件。文件丢失或破损补发，新文件分发号、日期仍沿用原来的,对已破损的原文件,由文控人员作废处理。
6.7.7 受控文件有外发（如发给客户或供应商等）需要时，可按以下程序进行处理：
A、在外发的副本文件正面，由文控人员加盖“仅供参考”印章,并在《非受控文件发放记录表》登记，“仅供参考”文件更新时 可以不予回收.
