如何做好应归档文件材料的收集归档工作

文件、材料收集归档制度范文一、背景介绍随着现代化办公环境的快速发展，各类文件和材料的产生数量越来越庞大，要想有效管理这些文件和材料就变得尤为重要。

为了提高工作效率和便于查阅，制定文件、材料收集归档制度势在必行。

二、制度目的文件、材料收集归档制度的目的是为了规范和标准化文件和材料的收集、归档和管理，确保文件和材料能够及时被找到并保持完整。

三、制度适用范围本制度适用于公司全体员工，包括所有与文件和材料有关的工作。

四、制度内容1. 文件和材料收集（1）全体员工在办理完相关事务后，需要按照统一的规定，将所有涉及的文件和材料进行收集归档。

（2）文件和材料收集主要包括纸质文件、电子文件、照片、录音和视频等多种形式的资料。

2. 文件和材料归档（1）归档前的准备工作：员工需要对文件和材料进行分类、整理和标识，确保能够快速定位和归档。

（2）归档的区分：根据文件和材料的属性和性质，设置不同的文件夹、标签或编号。

（3）归档的存储方式：纸质文件和材料要放置在专门的文件柜或文件袋中，电子文件要存储在指定的服务器或云端存储中。

3. 文件和材料管理（1）文件和材料的保密：对于涉及公司机密的文件和材料，应严格遵守保密规定，确保不被非法获取。

（2）定期检查和整理：定期对文件和材料进行检查和整理，发现问题及时处理，保持文件和材料的完整性和可用性。

五、制度实施1. 推行宣传：公司需要对全体员工进行文件、材料收集归档制度的相关培训和宣传，确保全员理解和遵守制度。

2. 监督考核：设立专门的监督检查机构，对文件和材料的收集、归档和管理情况进行定期检查和考核，对未按规定执行的人员进行纪律处分。

六、制度效益1. 提高工作效率：规范的文件、材料收集归档制度能够使员工快速定位和查找相关文件和材料，从而提高工作效率。

2. 便于管理：规范的文件、材料收集归档制度能够使文件和材料得到统一存放和管理，减少混乱和丢失的可能性。

3. 保护权益和利益：合理、规范的文件、材料收集归档制度能够保护公司的权益和利益，应对法律和审计的检查。

档案管理制度归档制度1、前言为了规范档案管理工作，确保档案的完整性、真实性和安全性，提高档案管理工作效率，特制定本档案管理制度归档制度。

2、目的本制度的制定旨在规范档案管理工作流程，明确归档的标准和程序，确保档案管理工作的规范化、科学化和有效性。

3、适用范围本制度适用于单位内所有的档案管理工作。

4、档案管理归档流程4.1 归档前的准备在归档前，应对要归档的档案进行分类整理和清点确认工作，确保归档材料的完整和正确性。

4.2 归档文件的标识在归档前，应对文件进行标识，包括文件的题名、文件号、归档日期等信息，确保档案能够被准确识别和查找。

4.3 归档文件的整理归档文件按照文件题名、文件号等进行整理，确保同一类别的文件能够被集中归档，并且方便检索和利用。

4.4 归档文件的分类根据文件的性质和用途，将文件进行分类，分类依据应符合档案管理相关的规定和标准。

4.5 归档文件的装订归档文件进行装订，确保文件的完整和安全性，并且方便管理和利用。

4.6 归档文件的存放按照档案管理相关的规定和标准，将归档文件存放在专门的档案室内，确保档案的安全性和完整性。

4.7 归档文件的电子化将归档文件进行电子化处理，确保归档文件的安全性和便捷性。

5、档案管理归档要求5.1 档案的归档要求归档的档案应当具有完整性、真实性和安全性，确保档案的可信度和可用性。

5.2 档案的归档标准根据档案管理的相关标准和规范，对档案进行归档，确保档案的规范化和标准化。

5.3 档案的归档程序按照档案管理的相关要求和流程，对档案进行归档，确保档案的程序和规范性。

5.4 档案的归档责任明确档案管理人员的归档责任和权限，确保档案管理工作的有效性和负责任。

6、档案管理归档风险防范为防范档案管理归档过程中的风险，应做好档案管理归档工作中的风险评估和风险调控工作。

7、档案管理归档的评估和监督为了检验档案管理归档工作的有效性和规范性，应进行档案管理归档的评估和监督工作。

做好文件材料归档的收集整理工作一、概述文件是组织机构正常运转的重要基础，文件材料的归档收集整理工作是组织机构管理的一项重要工作。

好的文件材料归档管理工作不仅能够提高工作效率，减少工作错误，保障工作的连续性和稳定性，更能保护重要信息，确保机构资料的完整性和安全性。

做好文件材料的归档管理工作对于组织机构具有重要的意义。

二、文件材料的归档收集整理工作的重要性1. 保障机构运行的正常顺利。

文件材料的归档管理工作将各类文件材料按照一定的规则和标准进行整理和存放，使得工作人员能够迅速方便地查阅到需要的文件，保障了机构工作运行的正常顺利。

2. 保护重要信息不丢失。

文件材料的归档管理能够将机构的重要信息保存在档案中，防止文件材料的丢失、损坏和泄露，保障了机构资料的完整性和安全性。

3. 减少工作错误，提高工作效率。

文件材料的归档管理将文件材料进行有序的整理和存放，避免了文件的错乱和混乱，减少了工作错误的出现，提高了工作效率。

4. 便于监督和审计。

文件材料的归档管理能够为机构的监督和审计提供重要的依据，使得监督和审计工作更加便捷和准确。

三、文件材料的归档收集整理工作的主要内容1. 文件材料的收集。

对机构工作中产生的文件材料进行及时的收集，包括电子文件和纸质文件。

2. 文件材料的整理。

对收集到的文件材料进行分类整理，按照文件的性质、用途、时限、重要程度等进行分门别类的整理。

3. 文件材料的编号。

对整理好的文件材料进行编号，建立档案目录，以便日后的查阅和管理。

4. 文件材料的存放。

对整理好并编号的文件材料进行合理的存放，包括电子文件的备份和纸质文件的保管。

5. 文件材料的借阅和归还。

对借阅的文件材料进行登记，并设立规范的借阅和归还程序，以保证文件材料的安全和完整。

四、文件材料的归档收集整理工作的注意事项1. 根据文件材料的特点，制定合理的归档规则和标准，对文件材料进行分类、整理和存放。

2. 定期清理和更新档案，删除过期和无效的文件材料，保持文件材料的整洁和有序。

项目材料档案归档整理方案是一种详细的规划，用于指导如何有效地收集、分类、保存和检索项目过程中产生的各类文件资料。

以下是一个基础的项目材料档案归档整理方案范例：一、前期准备阶段1. 明确归档范围与标准：根据项目的性质和规模，确定需要归档的材料类型，如项目计划书、设计图纸、会议纪要、合同协议、工作进度报告、财务报表、验收文档等，并按照国家或行业的档案管理规范制定相应的归档标准。

2. 建立档案管理系统：选择或定制适合项目特点的电子或纸质档案管理系统，确保系统具有良好的安全性和便捷性，便于信息录入、存储、查询和调用。

3. 人员配置与培训：指定专门的档案管理人员负责整个项目的档案管理工作，对相关人员进行档案管理知识和操作技能培训，确保所有参与项目实施的员工都能了解并遵循档案管理制度。

二、材料收集与整理阶段1. 实时收集与登记：在项目执行过程中，各环节产生的文档资料应及时收集，并在档案管理系统中进行详细登记，包括文件名称、来源、日期、作者、关键词等元数据信息。

2. 分类整理：按照预先设定的分类体系（例如按项目阶段、文件类型、责任部门等）进行分类整理，保持文件的逻辑性和关联性。

3. 审核与修订：由项目负责人或相关部门主管对归档文件进行内容审核，确认其完整性和准确性，必要时进行修订补充。

4. 加密与备份：对于涉及敏感信息的文档，采取必要的加密措施，同时定期对档案库进行数据备份，确保信息的安全存储。

三、档案归档阶段1. 编制目录索引：制作详细的档案目录和索引，以便快速定位所需文档。

2. 物理归档：如果是纸质文档，应按照编号顺序放入档案盒，标明标签，存放在干燥、通风、防火防盗的档案室内；电子文档则需上传至指定服务器或云存储空间。

3. 签署归档证明：完成归档后，由档案管理员和项目负责人共同签署归档证明，作为档案正式归档的凭证。

四、后期维护与利用1. 定期核查：定期对已归档的项目材料进行核查，确保档案的完整性与可用性。

做好主题教育文件资料整理归档一、引言在当前的社会发展中，主题教育成为了一项重要的任务。

为了保证主题教育的顺利进行，对于相关的文件资料的整理归档工作显得尤为重要。

本文将从以下几个方面来探讨如何做好主题教育文件资料的整理归档。

二、整理归档的意义整理归档是指将散乱的文件资料整理为有序的档案，以便于查找、利用和保管。

做好主题教育文件资料的整理归档具有以下几个重要意义：2.1 提高工作效率通过整理归档，可以使文件资料更加有序，减少查找文件的时间，提高工作效率。

2.2 保证信息安全通过合理的整理归档，可以确保文件资料的安全性，防止信息泄露和遗失。

2.3 便于回顾总结整理归档可以使文件资料更加清晰明了，便于回顾总结主题教育的成果和经验，为今后的工作提供参考。

三、整理归档的步骤和方法要做好主题教育文件资料的整理归档，需要按照以下步骤进行：3.1 收集文件资料首先要收集与主题教育相关的文件资料，包括会议纪要、工作报告、调研材料等。

3.2 分类整理根据文件的性质和内容，对文件资料进行分类整理，可以按照时间、部门、主题等进行分类。

3.3 制定归档规范制定一套归档规范，包括文件编号、文件命名、归档目录等，以便于后续的查找和利用。

3.4 文件归档按照制定的归档规范，将文件资料进行归档，可以使用文件夹、文件柜等工具进行存储。

3.5 归档管理建立完善的归档管理制度，包括文件的借阅、归还、更新等，确保文件资料的安全和完整性。

四、整理归档的注意事项在进行主题教育文件资料的整理归档时，需要注意以下几个问题：4.1 保密性有些文件资料可能涉及到机密内容，需要采取相应的措施确保文件资料的保密性。

4.2 定期清理定期对文件资料进行清理，删除过期的文件，保持档案的及时更新。

4.3 备份存储将重要的文件资料进行备份存储，以防止文件的丢失或损坏。

4.4 定期培训定期对相关人员进行归档管理的培训，提高其归档管理的能力和水平。

五、结论做好主题教育文件资料的整理归档是一项重要的工作，它可以提高工作效率，保证信息安全，便于回顾总结。

文件材料归档工作总结16篇给大家带来文件材料归档工作总结，供大家参考！文件材料归档工作总结精选篇120__年即将接近尾声，这是我来__公司的第一年。

自今年7月工作至今，通过领导和同事的关心助和耐心指导，让我从一名刚出校门的稚气学生蜕变成一名初入社会的工作者。

1、主要工作内容及岗位职责履行情况根据公司安排和工作需要，我来到__项目部做信息管理工作，主要从事文件的收发、整理和归档。

从前任资料员那里接手了整个项目部的资料管理工作，并对现在的工程进度情况进行了了解。

在领导和同事的细心指导下，对于本职工作我尽职尽责，现介绍下我工作的主要内容：1）对往来文件做好收发文登记。

往来文件繁复，通过收发文登记簿可以有效的防止文件的丢失和遗忘；同时从收发文登记簿上可以清楚的了解到工程的进度情况和存在的问题，所以做好收发文登记至关重要。

2）负责资料的管理工作。

严格按照规范及相关文件的要求，对资料进行收集、分类、整理和归档。

资料服务于施工现场，也指导着施工现场，两者相辅相成，缺一不可。

做好各个施工阶段文件资料的收集和归档，资料的完整性关系整个工程的好坏和工程的施工及竣工。

同时文件资料也映了监理工作水平，是衡量、评定监理工作的一项重要依据。

3）协助编制监理月报、做好工作考勤表。

监理月报是监理部在一个月内对工程进展和监理工作的总结；考勤表是监理部在一个月中工作人数天数的记录。

两者都是各有关部门检查、评定监理部工作的重要依据，因此做好这项工作很重要。

4）协助完成月度工作报告表。

月度工作报告表对工程业务产值进行统计，做好电子存档，诗司重要的内部文件。

协同监理月报，按照公司要求打印纸质文件，经总监理工程师或总监理工程师代表审核签字后，在规定时间内发给公司相关部门。

5）记录好监理日志和填写好日工作记录。

真实、及时的映工作内容和情况。

也诗司对个人工作考核的重要依据。

将日工作记录打印成纸质文件，经总监理工程师或总监理工程师代表审核签字后，在规定时间内发给公司相关部门。

档案资料归档管理制度（精选20篇）档案资料归档管理制度 档案⼯作要注意的事项 1、⽂件分类 公司档案的⽂件管理，最忌讳的就是乱七⼋糟，所有的⽂件都放在⼀起，想查看某个⽂件时，需要从所有的⽂件中⼀个⼀个的翻找。

所以公司⽂件的收放,第⼀件事就是进⾏⽂件分类。

2、⽂件整理 分好类别的⽂件，不要⼀堆堆的散着，⽇⼦久了⼜会成为⼀堆乱纸。

各个公司都会有档案袋，或者⽂件夹，按照⽂件的类别，进⾏逐⼀装盒收纳。

3、标签标明 把⽂件逐⼀装好之后，记得⼀定要在各个档案盒或⽂件夹上标明，注明此⽂件盒⾥装的是哪类的⽂件，包括共有⼏份，都要做个简单说明。

4、特殊⽂件 每个公司都会有特殊的⼀些⽂件，⽐如不能随意被⼈翻看的，或者需要加密的，对于这些⽂件，⼀定要做到单独保管，并做好单独的标记，⽤于提醒⾃⼰，或者提醒他⼈。

需要注意的的是，这⼀类⽂件，最好多加⼀把锁。

5、钥匙的保管 ⼀般公司的档案卷柜，都是由专门的⼈员进⾏保管的，平⽇⾥的钥匙要做到不离⾝，下班后的钥匙，根据公司规定进⾏上缴或者⾃⼰随⾝佩戴，记住，上缴之后的责任不在⾃⼰⾝上，⽽随⾝佩戴就表明⾃⼰⼀直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，⼀定要谨慎，不要随意交给他⼈。

档案资料归档管理制度（精选20篇） 在快速变化和不断变⾰的今天，接触到制度的地⽅越来越多，制度是各种⾏政法规、章程、制度、公约的总称。

我敢肯定，⼤部分⼈都对拟定制度很是头疼的，以下是⼩编为⼤家整理的档案资料归档管理制度（精选20篇），希望对⼤家有所帮助。

档案资料归档管理制度1 ⼀、总则 1、技术⽂件是本公司的核⼼秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争⼒的有⼒保障，公司的技术⽂件属于公司所有。

2、为规范本公司技术⽂件的管理，确保⽂件编制的正确性、完整性，明确技术⽂件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术⽂件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适⽤范围:适⽤于本⼚的技术⽂件的管理。

关于做好文件材料归档工作的通知关于做好文件材料归档工作的通知文章标题：关于做好文件材料归档工作的通知关于做好文件材料归档工作的通知中心各处室并南方管理部：根据《中华人民共和国档案法》、《石油工业企业档案管理暂行规定》和《中国石油化工总公司档案管理试行办法》以及国家和上级有关要求，结合中心实际情况，为了加强对档案的管理和收集、整理工作，完整、系统地保存中心在工作活动中形成的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和中心各项工作的需耍，现对文件材料归档工作提出如下要求：一、归档的文件材料的范围凡是反映中心、各处室工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

l.1 上级机关的文件材料：1.l.1 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；1.1.2 上级机关颁发的属于中心主管业务并要执行的文件，以及普发的、非中心主管业务但需要贯彻执行的法规性的文件；1.l.3 上级机关领导视察、检查中心工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；1.1.4 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；1.1.5 上级机关转发中心的文件（包括报纸、刊物转载）。

1.2 中心的文件材料：l.2.1 中心召开职工大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料；1.2.2 中心党组（党委）、行政领导会议文件材料，中心召开的工作会议、专业会议材料：1.2.3 中心颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；l.2.4 中心的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与中心的批复文件；1.2.5 中心及各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；l.2.6 反映中心业务活动和科学技术管理的专业文件材料；l.2.7 中心检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料；l.2.8 中心或中心汇总的统计报表和统计分析资料；l.2.9 中心形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；l.2.10 中心党委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料； l.2.11 内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和中心处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；1.2.12 中心领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与中心有关的未经文书处理登记的文件材料；l.2.13 中心直接管理的科研、生产项目的科技文件材料；l.2.14 中心及各处室成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料1.2.15 中心制订的工作条例、章程、制度等文件材料；l.2.16 中心（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映中心（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；1.2.17 中心干部任免（包括备案）、调配、培训。

文书档案的归档整理方法文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

文件材料归档整理的具整理方法如下：一、收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。

收集的范围：1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料）2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。

（如本单位的请示、上的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。

）3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。

二、确定归档范围和不归档范围：（一）机关文件材料归档范围是：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档范围：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料三、确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。

怎样做好档案的收集工作编写吴金林档案收集工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，然而，据我了解，当前档案室的这项基础性工作不容乐观。

有许多单位甚至有些是历年的档案工作先进单位，都没有将本单位应归档的文件材料完整的收集到档案室进行立卷归档，使之处于到处分散状况，若干年以后这些材料便丢失不见了，要利用无处可寻，让各项工作变得被动。

关于当前档案室档案收集工作难的问题，我认为主要表现为：文书档案收集易，专门档案收集难；纸质载体档案（文件）收集易，特种载体（声像、照片、光盘、磁盘等）档案收集难；正式文件收集易，“白头”（领导讲话、合同等）文件收集难；单位保管的档案（文件）收集易，个人保管的档案（文件）收集难；大单位的档案（文件）收集易，小单位的档案（文件）收集难。

收集难，难收集，是当前档案工作中经常遇到的难题。

为什么收集难？对档案室档案收集难的原因我认为原因之一在于单位领导对档案的认识不够和业务部门不愿意移交。

但我们不能笼统地说有些单位的领导不重视档案，而是没有站在档案为全社会服务的角度去认识档案，好多档案，单位档案人员收集不上来，都是因为领导太重视档案的作用了，为了自己用着方便，或者怕交给档案人员保存不放心而自己收藏。

为自己方便，对档案员不放心，把档案（文件）居为己有的领导，不仅不是重视档案的作用，而是一种带头违反规章的行为，这种领导只能说是不会工作的领导、是没有大气的领导、是没有远见素质不高的领导，一身小家子气的领导。

在这样的领导领导下的单位内部其他部门，也就同样效法领导，而把他们认为重要的档案自己保存而不交给档案室，认为一旦移交，查阅利用不如自己保管方便；原因之二在于档案人员素质的问题，移交什么、收集什么心中无数，有些单位的档案人员，或者换的太快不熟悉业务，或者不知道收集什么，或者不负责任收集不来就不收集等；原因之三在于对于收集工作缺乏有效的制度监管与惩罚措施；原因之四在于收集的方式、方法落后与呆板。

文书档案收集整理归档规范（最终版）第一篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）文书档案收集整理归档规范范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。

本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。

2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。

2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。

2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

文件、材料收集归档制度范本一、目的为了确保文件、材料的有序收集和有效归档，提高信息管理和工作效率，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我司全体员工在工作中涉及文件、材料收集和归档的情况。

三、职责分工1. 负责人事部门负责制定和监督落实文件、材料收集归档制度，并对相关人员进行培训。

2. 各部门负责指定专人负责文件、材料的收集和归档工作。

3. 具体责任人负责每天对本部门相关文件和材料进行收集和归档，并保证归档的准确和完整。

四、工作流程1. 文件、材料收集a. 每个部门设立专门文件、材料收集点，将相关文件和材料收集到指定地点，定期进行整理。

b. 收集的文件和材料必须清晰、准确、完整，避免遗漏或混乱。

2. 文件、材料归档a. 收集点负责根据文件、材料的性质、种类等进行分类，并采用统一的编号规则进行标识。

b. 归档时要注意文件和材料的时效性，过期文件要及时清理或归档到历史档案中。

c. 归档的文件和材料必须按照规定的标识放入文件柜或文件架中，并做好相应的记录。

3. 文件、材料查询a. 需要查询文件和材料的人员可以向收集点或归档点提出申请，并提供相关信息以便快速准确地查询到所需文件和材料。

b. 查询到文件和材料后，必须在办理完成后及时归还到原位，并记录查询人员和时间。

五、注意事项1. 文件和材料的收集和归档工作必须按照制度规定进行，严禁任意变更或擅自删除或篡改文件和材料。

2. 文件和材料的保密工作必须做好，严禁将机密文件和材料外借或随意传阅给无关人员。

3. 工作中发现文件和材料有遗漏、错误或过期的情况，必须及时上报或处理，不得擅自处理或销毁。

六、制度的执行和监督1. 管理人员必须严格执行本制度，并对下属进行相应的培训和监督。

2. 定期进行制度的检查和评估，及时发现问题并及时整改。

3. 针对制度执行中的问题和建议，及时进行改进和完善。

七、附则本制度自发布之日起执行，如有修订或调整，将另行通知。

以上为文件、材料收集归档制度的范本，供参考。

如何做好档案收集归档管理工作摘要：档案收集归档是档案管理工作的基础和主要内容之一，可以有效保护档案资料的丰富和齐全，方便档案信息资源的开发并为社会发挥档案的利用价值，适应信息时代信息资源的共享趋势要求。

本文主要针对单位档案的收集归档管理工作进行分析探讨，并提供参考。

关键词：档案；归档；管理单位档案是各单位在工作过程中形成的，不同形式的客观事实和工作过程的真实记录，具有保存价值，应收集归档存放于单位综合档案室进行集中管理的档案资料。

这些档案资料应当鉴别其价值性，可以为单位发展提供服务，并具有服务社会发展的长远的保存价值。

具体工作中，要加强档案资料的形成和存放，及时收集移交单位档案室，确保资料齐全，存放安全，推动单位档案管理水平的进步提升。

一、档案收集归档的重要性档案收集的重要性，可以形象的比喻为“巧妇难为无米之炊” ，这样我们就不难理解，进而增强工作的积极性和主动性。

目前，很多单位的档案收集执行的是有关档案管理规定，或者本单位的有关规定，如要求单位有关档案部门和人员要在第二年上半年将去年的档案收集整理归档。

那么，按照这个要求规定的时限完成收集归档是没有问题的，关键是具体组织开展过程中时间节点把握上容易出现问题，这种要求应该是建立在单位具备规范化管理意识和条件的基础上才可以将收集整理工作做到位，否则容易出现一些问题，如做不到随办随归，要等到年底集中归档，都容易导致收集归档不齐全等现象。

信息化形势下，计算机技术在档案管理中得以应用，归档管理工作通过系统开展，提升了归档质量效率，齐全完整的档案资料可以通过信息技术全面展示，已改往日查找和利用空间的限制，档案内容覆盖可以实现最大化，档案收集归档的重要性也得以体现。

同时，要做好新形势下电子档案的收集归档管理工作，做到与纸质档案一起收集归档管理。

电子档案自身优势明显，存储以数据格式，存放于硬盘或者数据库中，可以长时间安全存放，占用档案存放空间较小，可实现无痕快速利用和传输。

行政公文的归档管理行政公文的归档管理是组织管理中非常重要的一项工作，它涉及到公文的保存、查阅和利用，对于保证机构内部信息的完整性、准确性和安全性具有重要意义。

在行政工作中，公文承载着重要的信息和决策内容，需要经过科学的管理和归档以便随时查阅和利用。

首先，行政公文的归档管理的首要任务是规范化操作。

对公文的编号、分类、存档、检索等工作要严格按照规定的程序和标准进行，以确保整个管理流程的规范性和可控性。

归档管理人员需要具备丰富的专业知识和强烈的责任心，细致、耐心的工作态度也是必不可少的。

其次，行政公文的归档管理需要建立健全的档案管理制度。

不同类型的公文应设立不同的档案库，按照时间、主题、部门等要素进行分类存档，同时应建立电子档案和纸质档案相结合的管理模式，提高信息的安全性和便捷性。

制度规定明确、流程清晰，可有效减少工作中的混乱和失误，使得档案管理更加有序、高效。

另外，行政公文的归档管理也需要重视信息的保密性。

在信息化时代，随着信息传播的速度越来越快，信息保密成为了一项非常重要的工作。

对于一些敏感信息，需要采取更加严格的管理措施，确保其不被泄露，保护国家、组织和个人的利益。

因此，在公文归档管理中，要加强信息安全意识的培养和技能的提升，防范信息泄露风险。

最后，行政公文的归档管理也需要注重档案的保存和维护工作。

对于重要的公文档案，要做好防火、防水、防盗等工作，确保档案的安全保存；定期进行档案修复和整理，延长档案的使用寿命；及时清理、筛选无用档案，减少无效信息的存储，提高存档空间的利用率。

只有做到这些，才能有效保护公文档案的完整性和长期可持续的利用价值。

综上所述，行政公文的归档管理是行政管理工作中不可或缺的一环，它不仅关系到机构内部信息的准确性和安全性，也直接影响到决策效率和工作效果。

加强对归档管理工作的重视和规范化操作，对于提高行政工作的效率和质量具有重要意义，希望各个组织能够重视并完善这一工作，推动行政管理水平的不断提升。

工程部文件归档制度一、制度目的为了保证工程部文件管理的规范性、科学性和完整性，提高文件检索和利用效率，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于工程部所有文件的归档管理工作，包括纸质文件和电子文件。

三、文件归档的分类1. 纸质文件：根据文件的性质和内容进行分类，包括技术文件、合同文件、质量文件、人事文件等。

2. 电子文件：根据文件的格式和内容进行分类，包括word文档、excel表格、pdf文档等。

四、文件归档的流程1. 文件收集：工程部负责人指定专人负责文件的收集工作。

2. 文件整理：对收集到的文件进行逐一整理，根据分类要求进行归档。

3. 文件编目：建立文件档案目录，对每一份文件进行编目编号。

4. 文件存档：按照编目编号将文件存放在相应的文件柜或电子文件夹中。

5. 文件检索：根据需要，对存档文件进行检索，确保文件的及时查阅和利用。

五、文件存档的管理1. 纸质文件存档：（1）建立完善的纸质文件存档系统，保证文件的安全和完整性。

（2）在存档过程中，负责人应对文件进行备份，确保文件的安全性。

2. 电子文件存档：（1）建立专门的电子文件存档系统，对文件进行分类、归档和备份。

（2）限制权限，避免未经授权的人员对文件进行修改或删除。

六、文件归档的监督和检查1. 工程部负责人应定期检查文件的存档情况，确保文件的完整性和准确性。

2. 对文件的存档处理过程进行监督，及时发现问题，并进行处理和整改。

七、文件归档的销毁1. 对于已经失效或过期的文件，应按照文件销毁规定进行销毁处理。

2. 在销毁文件时，应严格按照相关规定进行，确保文件的安全性和保密性。

八、附则1. 工程部各部门应严格按照本制度进行文件的归档管理，不得随意更改或销毁文件。

2. 对于违反本制度的行为，将按照公司相关规定进行处理。

以上是关于工程部文件归档制度的相关内容，希望各部门能够认真执行，确保文件管理工作的规范性和科学性。

浅谈如何做好文件整理归档工作内勤工作是一项综合协调、综合服务的工作，具有协调上下、联系内外的纽带作用。

平日要完成文件收发、整理、装订、归档等工作，还要完成内勤职务内的事务管理，文件处理，填写报表，材料打印，会议纪要等日常工作及领导交办的其他工作。

现结合自己工作实际情况，谈谈如何做好文件整理归档工作。

一、文件的整理归档工作是至关重要的一个环节文件的整理归档工作一般按年度进行，但不一定要等到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，可以实行季度整理归档。

如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，做到随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。

（1）、严格登记收发文件的登记是文件来往的必经关口。

通过登记，对区委区政府、建设局及其他单位下发文件等逐件登记，做到有据可查。

把好这一关，是保证文件齐全完整的一项重要措施。

登记时，主要对文件下发单位、文件名称、时间及文件名称、文件要求进行详细登记。

（2）及时收集及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。

首先要明确登记程序，明确来文单位、发文者、收文者、收文时间、处理结果等明细；其次对办理完毕、属于归档范围的文件材料，可以采取办完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的办法，按月或按季度进行收集。

（3）、认真检查对收集起来的各种文件材料，必须逐件进行认真检查：一是要检查文件的有效性。

检查文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。

二是要检查文件资料的完整性。

检查原文件材料及其处理结果资料是否完整；三是要检查同一事由的文件是否收集在一起，文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、附件等是否齐全完整。

（4）随办随归这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。

收集来的文件材料经过检查后，一是可以按照整理归档工作的具体要求，或进行完整的整理归档工作，或进行装订、盖章、编页码等整理归档的前期基础性工作，使收集起来的零散文件系统化、有序化，暂时归入临时档案盒或文件夹中。

文件归档管理制度范本第一章总则第一条为规范和加强文件归档管理，提高文件利用效率，保障信息安全，充分发挥文件管理的作用，根据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有部门和人员，在文件归档管理活动中必须严格遵守。

第三条文件归档管理是指对单位产生和收到的文件按照规定的结构、程序和标准进行分类、整理、登记、传递、查阅和销毁等管理活动。

第四条文件归档管理应当坚持以下原则：(一) 法律合规原则：严格遵守国家法律法规，依法对文件进行管理。

(二) 科学规范原则：按照制度规定的标准和程序进行文件管理。

(三) 实用高效原则：提高文件利用效率，便于及时查阅和使用。

(四) 保密安全原则：加强文件的保密意识，确保信息安全。

(五) 审计监督原则：建立健全审核机制，加强管理监督。

第二章文件归档管理的组织架构第五条本单位文件归档管理实行部门主管负责制，文件归档管理工作由负责文件管理的部门统一负责。

第六条文件管理部门应当配备专门人员，负责文件归档管理工作的具体实施。

第七条各部门应当配合文件管理部门的工作，按照制度规定的要求积极参与文件归档管理活动。

第八条文件管理部门应当定期组织文件管理人员进行培训，提高他们的文件管理水平和专业素养。

第九条文件管理部门应当建立档案管理系统，规范文件的归档、借阅、传递和销毁等流程。

第三章文件归档管理的程序第十条文件归档管理的程序包括文件的收集、整理、归档、保管、报批、借阅、销毁等环节。

第十一条文件的收集应当及时、完整、准确，确保对单位工作的全面记录。

第十二条文件的整理应当根据文件的性质、用途和时效性进行分类整理，建立档案库房，并采用科学合理的存放方式。

第十三条文件的归档应当按照文件的重要性、保密级别和归档标准进行归类，制定归档计划，保证文件的安全性和完整性。

第十四条文件的保管应当制定明确的保管制度，确保文件的安全性和长期保存。

第十五条文件的报批应当经过审核、签字等程序，确保文件的合法性和规范性。

文件、材料收集归档制度模版第一章总则第一条目的和依据1.1 为了规范公司文件、材料的收集和归档工作，保证文件、材料的安全、完整和易于检索，提高工作效率和知识管理能力，制定本制度。

1.2 本制度的制定依据有：公司相关管理制度、法律法规等。

第二章收集范围和方式第二条收集范围2.1 公司文件和材料的收集范围包括但不限于：计划、报告、合同、协议、凭证等各类文件和材料。

2.2 公司文件和材料必须符合收集要求，与公司业务运作相关，能够提供有效的信息支持。

第三条收集方式3.1 公司文件和材料的收集方式包括但不限于以下几种：(1) 纸质文件收集：通过纸质方式收集并归档，包括纸质文件的文件夹、文件柜等；(2) 电子文件收集：通过电子方式收集并归档，包括电子文档的文件夹、电子档案管理系统等；(3) 录像、录音等媒体文件收集：通过相应设备将媒体文件进行记录和归档。

第四章归档要求第四条归档标准4.1 公司文件和材料的归档标准包括但不限于以下几个方面：(1) 根据文件和材料的类型、属性进行分类归档；(2) 采用科学合理的编号方式，确保文件和材料易于辨识和检索；(3) 根据文件和材料的重要性和保密级别，确定合适的存储位置和权限控制。

第五条归档流程5.1 公司文件和材料的归档流程如下：(1) 收集文件和材料：按照规定的收集方式，收集并核实文件和材料的准确性和完整性；(2) 分类归档：根据文件和材料的类型、属性，在归档系统中进行分类归档；(3) 编号：采用科学合理的编号方式，将文件和材料进行编号，并记录在归档系统中；(4) 存储和管理：根据文件和材料的重要性和保密级别，将其存放在相应的位置，并进行权限控制；(5) 更新和维护：定期对归档文件和材料进行更新和维护，确保其有效性和可用性。

第六章归档管理第六条责任人员6.1 公司文件和材料归档管理的责任人员包括但不限于以下几个方面：(1) 文件管理员：负责文件和材料的收集、归档和管理工作；(2) 系统管理员：负责电子归档系统的维护和管理；(3) 安全管理员：负责文件和材料的保密和安全控制。