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第四章会计核算软件的操作要求第一节电算化会计核算基本流程第二节账务处理模块基本操作第三节其他会计核算软件功能模块的操作第一节电算化会计核算基本流程实际工作中，各单位电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程也是一致的。
一、编制记账凭证编制记账凭证可以采用以下几种方式：1.手工编制完成记账凭证后录入计算机。
2.根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。
采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
3.由账务处理模块以外的其他业务系统生成会计凭证数据。
采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
二、凭证审核由有审核权限的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。
三、记账电算化会计核算流程中的记账有以下特点：1.记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；2.同时登记总账、明细账和日记账；3.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是对记账凭证做记账标志，不产生新的会计核算数据。
俗称“数据搬家”。
四、结账和编制会计报表手工会计核算流程中.结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。
电算化会计核算中，通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内自动完成第二节账务处理模块基本操作一、账务处理模块是会计核算软件的一个主要功能模块，过程：凭证---记账---账表输出的过程。
账务处理模块初始化主要是指财务处理模块在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程。
实际上，账务处理模块初始化设置也就是将通用会计核算软件账务处理模块转化成为专用会计核算软件账务处理模块，将手工方式下的会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作。
账务处理模块的初始化是一项非常重要、非常关键的工作，是后面使用通用会计核算软件的基础。
初始化工作的成功与否，直接影响到了会计电算化工作的效果。
（一）设置操作员及权限按照财政部规定，会计核算软件具有输入操作人员岗位分工情况，防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。
国家机关《会计电算化》第四章第一节电算化会计核算基本流程讲义第四章会计核算软件的操作要求【考情分析】题型：单项选择题、多项选择题、判断题分值：30分左右【本章知识点简介】本章主要介绍电算化会计核算基本流程、账务处理模块基本操作要求、其他会计核算软件功能模块的操作要求。
一、电算化会计核算流程，主要包括：(1)编制记账凭证(2)凭证审核(3)记账(4)结账和编制会计报表二、账务处理模块基本操作要求，包括：(1)系统初始化(2)日常账务处理操作(3)结账(4)编制会计报表三、其他会计核算软件功能模块的概述，包括：(1)应收/应付账款核算模块的概述(2)工资核算模块概述(3)固定资产核算模块概述第一节电算化会计核算基本流程电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容有很大差别。
实际工作中，单位电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。
一、手工会计核算流程四种账务处理程序：记账凭证账务处理程序，汇总记账凭证账务处理程序，科目汇总表账务处理程序以及日记总账账务处理程序。
主要缺陷：1.数据大量重复2.信息提供不及时3.准确性差4.工作强度大二、电算化会计账务处理流程(一)日常账务处理1.编制记账凭证编制记账凭证可以采用以下几种方式：(1)手工编制完成记账凭证后录入计算机。
(2)根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。
采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
(3)由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。
采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
2.凭证审核负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。
3.记账电算化会计核算流程中的记账有以下特点：(1)记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记;(2)同时登记总账、明细账和日记账;(3)各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。
第三节文字表格编辑操作一、汉字系统的基本知识先了解汉字编码的标准（一）、汉字编码1、输入码：汉字输入是计算机汉字处理的关键。
指用户从键盘上键入汉字时所使用的汉字编码。
汉字的输入法有：键盘输入、语音输入、光电输入、手写输入方法等。
2、内码是计算机系统内部用来表示中、西文信息的代码。
也称汉字存储码。
汉字在计算机内存储时，一般用两个字节表示汉字内码。
3、交换码（国际码）计算机与其他系统或设备之间交换汉字信息的标准编码称为汉字交换码。
汉字交换码字符集中共收录了汉字和图形符号7445个，一级汉字为使用频度较高的常用汉字，按汉语拼音字母排列；不常用的汉字为二级汉字按部首排列。
方阵每一行称为一个“区”，每一列称为一个“位”。
一个汉字所在的区和所在的位就构成了“区位码”4、输出码汉字的输出码又称汉字字形码。
汉字输出码的作用是输出汉字，对汉字字形经过点阵的数字化后形成的一串二进制数称为汉字输出码。
（二）、汉字字形的数字化与汉字库1、汉字字形的数字化描述字符字形的方法主要有两种：点阵字形和轮廓字形一般来说：表现汉字时使用的点阵数越高，则汉字字形的质量就越好，当然，每个汉字点阵的存储容量也越大。
2、汉字库全部汉字字形的集合称为汉字字形库。
（三）、汉字的显示方式1、字符方式在处理汉字时，直接用内码传送和处理的方式2、图形方式在显示或打印汉字时，直接把汉字的字模点阵信息传送到输出设备的输出方式3、全角和半角所谓半角字符是指在存储和输出时占用一个标准字符位。
所谓全角字符一般要占两个标准字符位。
二、汉字输入方法（一）、汉字输入方法概述1、键盘输入法利用键盘输入汉字的汉字输入方法按原理主要分为：数字码、拼音码、字形码、以发音为主以字形为辅的音形码和以字形为主以发音为辅的形音码。
2、非键盘输入（1）、语音输入（2）、笔输入（3）、扫描识别输入（二）、中文输入法的选择可以通过Ctrl+Shift，选择不同的输入法中英文切换键为Ctrl+空格。
第四章电脑操作部分一、系统初始化（一）系统管理1、admin：（1）建立账套（1~999）①账套信息,【账套号、账套名称、账套路径、启用日期】②单位信息,单位名称：用户单位的全称，（必须输入）〖只在发票打印时使用，其余情况全部使用简称〗单位简称：用户单位的简称，（最好输入）③确定核算类型, 企业类型：工业、商业；行业性质④确定分类,存货客户供应商是否分类；有无外币核算⑤确定编码方案账套作用：唯一标识各单位的区别账套号：不能改，除非删了之后重新建立启用会计期：若2011年1月，则之前就是手工账。
总账（账务处理）：最重要的模块（2）备份/恢复账套①备份（输出）账套数据功能：将所选的账套数据进行备份输出。
②恢复（引入）账套数据功能：会计数据恢复，即把软盘或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。
注:Admin与账套主管都可进行数据备份与恢复，它们间的区别为：“Admin”能对所有账套进行备份或恢复；每次备份或恢复的是该账套所有年度的数据。
“账套主管”只能对有权限的账套进行备份或恢复；备份或恢复的是该账套**年度的数据。
（3）设置权限：权限设置是用于对已设置的操作员进行赋权，只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置；区别：系统管理员：可以指定某账套的账套主管及对各个账套的操作员进行权限设置；账套主管：只能对所管账套的操作员进行权限设置。
（一个账套可以设定多个账套主管）（4）增加操作员：增加、修改2、账套主管：（1）修改账套名称（2）启用模块（3）年度账（4）所选账套操作员的权限（二）信息门户（T-3教育专版）1、基础设置：（1）机构设置①部门档案：部门编码不能修改，除非删除之后重新建立②职员档案（2）往来单位①客户②供应商③地区（3）财务：①会计科目：A、增加：账页格式（4种）辅助核算（5大类）：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来、项目核算（单独设置）B、修改C、删除：已使用的不能删除；未使用的一级科目有明细科目的也不能删，从最末级开始删D、指定：现金总账科目、银行总账科目（只有指定会计科目的科目才能进行日记账及日报表的查询。
作用：出纳可以签字E、录入期初余额:①录入基本科目余额（直接录入）②录入个人往来科目余额（双击录入）③录入部门科目余额（双击录入）④试算平衡注：期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。
已经记过账，则不能再录入、修改期初②凭证类别：5大类（选择）A、记账凭证B、收款凭证付款凭证转账凭证C、现金凭证银行凭证转账凭证D、现金收款凭证现金付款凭证银行收款凭证银行付款凭证转账凭证E、自定义③项目目录：维护④外币种类（4）收付结算①结算方式②付款条件③开户银行：*若考试时菜单里没有开户银行，基础设置菜单最后以后，基础设置初始化里面有结算方式、开户银行（5）购销存：（应收应付核算是购销存的简易版；核算是指对库存的核算）①仓库档案②库存期初2、总账（1）期初余额输入①余额：白色：直接输黄色：由明细项自动汇总蓝色：辅助核算*方向：贷若输入负数，则代表与方向相反二、日常业务处理（一）凭证输入一般总账系统中的凭证处理主要包括凭证输入、凭证维护、凭证审核和记账。
1、凭证来源：输入、机制凭证2、填制：⑴凭证头部分【凭证类别】已定义的凭证类别编号或名称。
凭证类型、编号一旦保存不能修改【凭证编号】由系统自动按月、类别顺序编号, 各凭证类别从0001号依次顺延。
【凭证日期】凭证日期包括年月日，日期应随凭证号递增而递增,凭证日期应大于等于启用日期，小于系统日期。
【附件张数】本张凭证所附原始凭证张数。
（2）凭证正文【摘要】不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。
【科目】可以输入科目编码、科目名称、也可以参照输入、助记符输入【金额】金额不能为“零”；红字以“－”号表示。
【辅助核算】如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”，则在输入每笔分录时，需要同时输入辅助核算的相关内容.注意：在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“客户往来”、“供应商往来”、“个人往来”、“部门核算”、“项目核算”等辅助核算科目，输完科目名称后，需要继续输入该科目的辅助核算信息。
注意点：①金额：A、空格：借贷方切换（即要在贷方输入金额，而系统在借方输入金额，直接在借方金额除按空格，金额立即显示贷方那一栏，在同一行的）B、等于：自动输入（借方输入金额，直接按等于号，贷方汇总借方所有金额，不同行）②负数就是红字金额③修改：填制凭证——> 查询——> 科目、金额可以改两种查询方法2、查询凭证：凭证——> 查询——> 通过此方式不能修改3、修改凭证凭证的修改有两种方式：即“无痕迹”与“有痕迹”A：“无痕迹”修改——即不留下任何曾经修改的线索和痕迹，下列两种状态下的错误可实现无痕迹修改。
（1）直接修改：对已经输入但未审核的机内记账凭证，可随时查询到错误凭证，在填制状态下直接进行修改。
(2) 消审修改：已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改, 可以先通过凭证审核功能取消审核签字后，再通过填制凭证功能进行直接修改。
B:“有痕迹”修改——即留下修改的线索和痕迹。
若已记账的凭证发现有错，对此类凭证的修改要求留下审计线索；计算机账务系统中，对已记账的错误凭证可以采用“红字冲销法”或“补充登记法”进行修改。
（1）红字冲销法在原凭证金额被多计时，可用“红字冲销法”输入一张与原凭证内容相同但金额为多计部分的红字凭证。
例如从工商银行提取现金100 元，但输入反映该笔业务的付款凭证时，错输为1 000元，记账后发现错误，为修改此错误凭证，此时采用红字冲销法。
（2）补充登记法在原凭证金额被少计时，可用“补充登记法”输入一张与原凭证内容相同但金额为少计部分的蓝字凭证。
例如：某错误凭证，误将6200元记为620元，在已记账状态下发现错误，可采用“补充登记法”更正；在未记账状态下，除了采用“无痕迹”修改的方式修改错误，也可采用“补充登记法”更正。
红字冲销凭证与补充登记凭证，应视同正常凭证进行审核和记账。
注意点：①已录入未审核：直接改②已审核未记账：取消审核③已审核已记账：反记账④机制凭证：回到原模块更改4、删除：先作废后整理*选项：凭证、账簿、会计日历、其他制单时序控制（可以勾选）凭证编号：手工编号、系统编号（二）凭证审核:审核人审核凭证，出纳签字，主管签字1、出纳签字：日记账（收款凭证、付款凭证）；不能签转账凭证；出纳签字和审核凭证没有先后关系2、审核凭证：（1）所有填制的凭证必须经过审核（2）审核人必须具有审核权（3）填制凭证（制单人）、审核凭证不能为同一人（4）一经审核不能直接修改删除。
只有取消审核签字后才可以修改或删除，标记作废也不能审核，需先取消作废标记后才能审核（5）凭证可以单张审核也可以成批审核（6）取消审核只能由审核人进行（7）所有凭证必须经由审核员审核签字，方可登记入账（正常）（三）记账1、反记账快捷键：“Ctrl+H ”期末——> 对账——> 按“Ctrl+H ”——> ……已激活——> 凭证——> 恢复记账前状态2、记账范围：“1—7”：第一到七张凭证；“1、7”第一张和第七张3、记账注意事项：（1）第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账（余额试算不平衡不能记账）（2）上月未记账，本月不能记账（3）凭证未审核不能记账，记账范围应小于等于已审核范围（4）每月可以多次记账（四）账簿查询账簿查询中的日记账是除银行存款日记账、现金存款日记账以外的；银行存款日记账、现金存款日记账是在现金里面查询三、期末业务处理（一）期末结转1、需要进行期末转账的业务:费用分配或分摊、税金计算、提取费用、费用结转。
2、自定义转账3、期间损益4、特点：一般直接编制记账凭证（无原始凭证）；一般从会计账簿中取数生成；有先后次序；可以自动编制（二）期末对账（结账）对账是对账薄数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账薄是否平衡。
它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来.保证账证相符、账账相符。
*结账注意事项：（1）每月只能结账1次，因此一般结账前应作数据备份（2）结账前要检查（3）有未记账的凭证不能结账；（4）上月未结账，则本月不能结账；（5）对账不平衡不能结账；（6）其他子系统未结账，则本月不能结账。
（7）必须先结其他账户的账，总好系统最后结账反结账：Ctrl+Shift+F6四、编制会计报表（一）报表的基本结构表头、表体和表尾是组成报表的基本要素.1、表头。
是指表格线以上的部分，包括报表名称、制表日期、计量单位、报表编号等内容。
2、表体。
即报表的主体。
由横向的若干栏和纵向的若干行组成。
用于列报指标名称和填写报表指标数据。
3、表尾。
指报表表格线以下对报表主体内容进行辅助说明的部分。
一般报表都有责任人签章和报出日期。
（二）报表的概述1、报表的状态：格式和数据2、单元：属性：数值、字符、表样3、表页：99999 每张表页格式相同、数据不同4、关键字：区别各个不同的表页5、函数：从账簿取数的函数资产负债表（期末QM）和利润表（发生额 FS）从本表也去输的函数，如Pmax：从本表取最大值（三）报表的编制1、自定义报表是指由自己定义报表格式和取数关系而生成的报表，由通用报表系统编制。
2、预置报表（模板）：是指在程序中固定报表的格式和数据公式，使用时程序按规定的途径取得数据，几乎不需要用户修改或只能作限定修改的报表。
（四）报表的主要概念1、表元/单元：报表的最小信息单位，由该单元所在列号(字母) 和行号（数字）来表示。
列号：A、B、C、D、E……行号：1、2、3、4……如：第3行第2列的表元用B3表示。
2、组合单元：相邻的两个或多个单元组成的单元。
可以用单元名称或区域的名称来表示。
如：从B2到B3的组合单元可以用B2、B3、B2：B3来表示3、单元类型：数值、字符、公式。
数值：数字字符：汉字、字符、数字公式：报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式三种。
计算公式输入既可直接输入也可引导输入。
计算公式，一般以“=”开头。
4、区域：长方形矩阵，最大为整个表页，最小为一个单元。
名称：起点单元（左上角）：终点单元（右下角）例如：B2：D65.格式状态和数据状态：报表窗口有两种状态，系统在格式状态下进行报表（表样及单元）格式设计，在数据状态下进行报表（单元）数据处理。
实现两种状态切换的是“格式/数据”按钮，单击该按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。
6.关键字：是游离于单元之外的特殊数据单元，是识别表页间的唯一标志，如单位名称、年、月、季、日等。
可用于在大量表页中快速选择表页。
7、函数：①账务函数：函数名如：QC(期初余额) QM（期末余额）LFS（累计发生额） DFS（对方科目发生额）②本表本表页取数的函数（运算函数）③本表其他表页取数的函数用SELECT（）函数④自其他报表取数的函数用RELATION（）函数8、定义单元公式①直接输入公式②利用函数向导输入（引导输入）9、数据生成与计算生成报表数据分成两步：①输入关键字②表页重算* 表页重算：是指当前的一张表页进行计算。
