公文写作中明确概念的常用逻辑方法
明确概念离不开逻辑方法的运用，这已为长期的公务文书写作实践所证明。
因此，研究、探讨公务文书写作中明确概念的逻辑方法及其运用，便具有十分重要的意义。
遵循写作的基本原则，结合优秀文秘人员的写作经验，笔者认为，公务文书写作中明确概念常用的逻辑方法主要有以下几种：
一、定义法
所谓定义法，即给概念下定义，也就是用简明的语言揭示概念含义的一种逻辑方法。
在具体的写作中，无论是对方针、政策、法律、法令的贯彻执行，还是对规章制度的起草、制定，其中一个最基本的写作要求就是对一些至关重要的概念或易于混淆的概念加以明确。
否则，就可能产生不同的理解，失去文件的指导意义，不利于贯彻执行。
明确概念的方法很多，其中最常用的一种方法就是给概念下定义。
因为定义是揭示概念含义的一种主要的逻辑方法。
正确地运用这种方法不仅可以简明扼要地把一个概念的含义揭示出来，使之与其它概念区别开来，达到明确概念的目的，而且这种方法运用起来简便易行，故而在公务文书写作中为人们所常用。
例如：
国家行政机关公务文书（包括电报，下同〕，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规定体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（《国家行政机关公文处理办法》）
该例就是通过定义法揭示了“行政机关公务文书”这一概念的含义，使之与其它的公务文书区别开来，概念内涵显得十分明确。
在公务文书写作中，运用定义法明确概念常见的方法有两种：一种是运用事物定义法对某个概念的内涵（含义）进行揭示，如上例；另一种是运用语词定义法对某个语词所表达的含义进行规定或说明。
后一种方法更为人们所常用。
因为在汉语中运用多义词、简缩词以及不断产生的新词表达概念，词语含义往往比较模糊、易于产生歧义，于是人们便通过“规定”的方式在具体的文书中给这些语词（多义词、简缩词、新词〕指派或规定一个确切的含义，这样就会使模糊的语词变得明确、具体。
例如：
本办法所称游艺场所是指：台球厅、电
子游艺厅、保龄球厅、棋牌室以及其它具有文化娱乐性的游艺场所。
（《北京市营业性游艺场所管理办法》〕上例就较好地运用了语词定义法，对“游艺场所”的含义作出了具体而明确的界定。
在公务文书写作中运用定义法时必须注意以下几个问题：第一，定义项的外延与被定义项的外延必须相等；第二，定义项不能直接或间接包含被定义项；第三，定义一般不能是否定的；第四，定义不能使用含混的语词或比喻。
二、划分法
所谓划分法，即人们通常所说的对概念进行划分的方法。
这种划分是以概念间的属种关系为基础，以对象属性为
标准，将一个属概念分成几个种概念，或者说把某个概念所反映的一个大类分成若干个小类来揭示其外延的一种逻辑方法。
明确概念包含两个方面的内容：一是明确它的内涵（含义），二是明确它的外延。
明确概念的内涵离不开定义法的运用，而明确概念的外延则离不开划分法的运用。
运用划分法可以揭示一个概念反映了哪些事物，包含了哪些对象，适用于多大的范围，使人一目了然。
因此，在公务文书写作中人们常用此法从外延的角度来明确一些重要的概念。
例如：行政处分分为警告、记过、记大过、降级、降职、撤职、开除留用察看、开除。
〔《国家行政机关工作人员贪污贿赂行政处分暂行规定》〕
该例以“处分的轻重程度”为标准，把“行政处分”这一属概念分成了“警告”、
“记过”、“记大过”、“降级”、“降职”、“撤职”、“开除留用察看”、“开除”这样八个具体的种概念。
行文中由于运用了划分法对概念进行明确，因而使人读后一目了然。
在具体的公务文书写作中，人们还常用一种特殊的划分方法即二分法对概念进行划分。
所谓二分法，就是依据对象的属性，把一个属概念划分成两个具有矛盾关系的种概念。
这种方法的优点是简明、集中、方便易行，而且符合划分的规则，一般不会出现逻辑错误。
运用二分法进行划分，所得的子项总有一个是正概念，一个是负概念。
知道了正概念，
也就可以由此推知负概念，因此在运用时通常只列出正概念而省略负概念。
例如：
新调整的领导班子，具有大专文化程度的占43%，具有专业职称的占31%，中青年占57%。
（《※※市关于县处级领导班子调整情况的报告》）
上例分别以“学历”、“职称”、“年龄”三个不同的标准对“新调整后的领导班子”进行了划分，在每次划分的具体表述中，所列举的都是正概念（具有大专文化程度的、具有专业职称的、中青年），负概念都被省略了。
但在这一特定的语境中，负概念含义清晰可见，这就不仅使概念的外延非常清晰明确，而且突出强调了概念的某个方面，使表达显得非常简洁、精练。
在运用划分法时必须注意以下几个问题：第一，每次划分必须坚持同一个标准；第二，划分出来的子项必须互相排斥；第三，划分后所得子项之和必须等于母项的外延。
只有这样，才能作出正确的划分从而达到明确概念的目的。
三、限制法
所谓限制法，就是缩小概念外延的一种逻辑方法。
其理论依据是概念的内涵、外延反变关系原理，其具体做法是通过增加概念的内涵、缩小其外延，把一个外延较大的属概念过渡到一个外延较小的种概念，从而达到明确概念的目的。
在公务文书的拟写中常会遇到这样的情况：有些概念所指不明，其外延比较模糊或者过于笼统。
如果将这种概念照搬到公务文书中，将会影响文书的准确性、鲜明性，影响公
务文书的现行效用。
在这种情况下，要明确地表达思想，就应缩小概念的范围，使笼统的概念具体化、模糊的所指明确化，而限制法恰恰具有这方面的功能，因而在明确概念时为人们所常用。
例如：
济南市关于清理三角债工作情况的报告这个标题就较好地运用了限制法对“报告”这一概念（文种）进行了限制。
“报告”的范围很广，为了明确“报告”这一概念在特定文书中的含义，这里先用事由对其进行了限制，使“报告”这一笼统的属概念过渡到关于“清理三角债情况的报告”这一具体的种概念；然后再用发文机关对其进行限制，使内涵进一步明晰、外延再次缩小，使之由“清理三角债情况的报告”缩小到“济南市关于清理三角债情况的报告”这一更为具体的种概念。
由于运用了限制法，因而使“报告”这一概念在此文书中显得非常具体、清晰。
在具体的公务文书写作中，运用限制法明确概念有两种形式：一是在被限制的概念前面直接加上一个或几个修饰词，如上例；二是在被限制的概念之后通过一定的强调词，使概念的外延缩小从而达到明确概念的目的。
例如：……我们的领导干部，尤其是党的领导干部要以身作则……〔《XX市关于县处级领导班子调整情况的报告》〕该例就是在被限制的概念之后，通过“尤其是”一词的强调，由“领导干部”这一外延较大的属概念过渡到“党的领导干部”这一外延较小的种概念的。
在具体运用限制法时必须注意以下几个问题：第一，被
限制概念与限制后的概念必须是属种关系，否则就是不正确的限制；第二，限制要从实际表达需要出发，注意限制程度。
对一个较为笼统的概念究竟限制到什么程度为好，要根据实际表达需要而定，既不能不及也不能过度。
四、括号说明法
所谓括号说明法，就是在某个概念之后附一括号，在括号内对概念的含义或外延作一附注性解释或说明，从而明确概念的一种逻辑方法。
这种方法在公务文书写作中被经常用来明确概念。
因为指令性、周知性一类文书篇幅一般不长，而且语言通俗，很少有生僻的需要用定义法或划分法加以解释的语词或概念，因此当其中有些语词或概念所指范围较为宽泛、容易产生歧义时，为了避免理解上产生偏差，就需要对其进行附带性注释或说明，而括号说明法正好具有这一功能和作用，故为人们所常用。
括号说明法包括内涵说明法和外延说明法两种。
所谓内涵说明法，就是在括号内对概念的含义作一注释性说明或限定，这是一种类似定义的方法。
而外延说明法则是在括号内对概念的外延作出附加性说明，是一种类似划分的方法。
这两种方法在具体的公务文书写作中都经常用到。
例如：（1）根据科学技术工作的需要，可以临时聘请高、中级科学技术人员担任顾问(学术技术指导）或承担讲课、讲学、科研、设计等兼职任务。
（《聘请科学技术人员兼职的暂行规定》）
（2）省部级〔含副省、部级〕领导干部出国和赴港澳
地区访问，要做到快去快回，可去可不去的不去。
（《关于严格控制领导干部出国访问的补充规定》）
以上两例，都运用括号说明法对概念进行了说明。
例1运用了内涵说明法对“顾问”这一概念的含义作了附加性注释，例2运用了外延说明法对“省部级”这一概念从外延的角度进行了附加性说明。
由于采用了括号说明法作补充阐释，因而使两个概念的含义在具体文件中显得非常明确。
以上介绍的4种逻辑方法都是公务文书写作中明确概念时常用的方法。
这些方法既可单独使用，也可结合起来使用，至于在具体的写作中应使用什么方法、如何结合，则需要文秘人员根据实际表达的需要灵活选择运用。
