第5章 文字处理软件Word 2003

第5章 文字处理软件Word 2003

本章内容

§5.1 Word 2003概述

§5.3 Word 2003文档的输入与编辑

§5.4 文档显示

§5.5 文档排版

§5.6 Word 2003的表格制作与编辑

§5.7 图形操作

§5.8 公式编辑器的使用

§5.9 页面排版

§5.10 打印文档 *

§5.11 Word 2003的高级功能 *

重点和难点

文档编辑、排版

表格制作与编排

公式编辑器的使用

图形处理与编辑

§5.1 Word 2003概述

办公软件是为办公自动化服务的软件。现代办公涉及到文字、数字、表格、图表、图形、图像、语言等多种媒体信息的处理，需要用到不同类型的办公软件。办公软件一般包括字处理、演示文稿、电子表格、数据库系统、网页制作、电子邮件等几方面的软件。常用的办公软件有微软公司的Microsoft Office和金山公司的WPS Office

5.1.1 字处理软件概述

文字处理软件是办公自动化中最常用的一类应用软件，它能支持用户生成并打印图文并茂的各种文档。

80年代初,使用较广的有美国MicroPro公司推出的文书编辑系统WordStar等。这类软件集编辑、排版、打印于一身，在当时受到用户的好评。但这类字处理软件是基于DOS环境下的，操作命令复杂，且排版效果不能直观地显示在屏幕上。

进入90年代， Word是Microsoft公司推出的Windows环境下的字处理软件，经过持续地改进和完善，其版本从Word 5.0、Word 6.0发展到现在的Word 97、Word 2000、Word XP、Word 2003。Word 2003中文版是Microsoft为中国用户推出的汉化版本。

本章主要介绍Word 2003中最常用、最基本的使用方法。更多的内容需要读者在工作中持续地摸索、持续地实践，并使用Word 2003中文版强大的协助功能作为工作的向导。

5.1.2 Word 2003的主要功能

1. 编辑功能

Word 2003具有对文本、图形及表格的强大编辑功能，它不但提供插入、剪切、复制、查找、替换等常规编辑操作功能，而且还提供了绘图工具、各种符号、计算公式、分栏制表、图表、插入图片、创造艺术字体等功能，此外，它还提供了数学公式编辑器。使用鼠标，能够在任何位置输入文字，实现了“即点即输入”。 2. 格式设置及版面设计排版功能

Word 2003具有丰富的文字修饰功能，能够设置文字的多种格式，如：字体、大小、颜色等，还能够设置空心、阴文、阳文、加粗、加下划线等效果；可使用格式刷快速复制格式；可直接套用各种标题格式；附带多种模板和样式，用户能够通过模板及样式，直接引用自己喜欢的格式。Word 2003具有很强的排版功能，能够实行分段、分页、缩排、页面管理、图文混排及多栏排版等，采用整页“所见即所得”的模式对文档排版后，在屏幕上能立即看到排版效果。

3. 自动功能

自动更正功能在输入的同时，自动更正单词的拼写、语法错误。自动输入功能会自动创建编号列表、项目符号表，并自动套用格式、缩进量等。当输入当前日期、一周七天的名称、月份、用户的姓名和所在单位名称时会自动提示输入内容。Word 2003提供的自动更正、自动套用格式、信函向导等一套丰富的自动功能，使用户能够轻轻松松地完成日常工作。

4. 表格处理功能

Word 2003具有较强的表格处理功能，能任意地对表格的大小、位置实行调整，表格中能够包含图形或其他表格，能够创建、编辑复杂的表格等。能够使用公式对表格数据实行简单的计算、排序，并根据数据创建图表。

5. 图文混排功能

Word 2003提供绘制图形和处理图片的功能，能够十分方便地创建多种效果的文本和图形。绘图功能提供了100多种自选图形，增强了图文混排功能，使图片的拖放、插入等操作更加简单。剪贴库提供了丰富的图片资料。充分利用Word 2003提供的这些图文混排功能，能够编排出形式多样的文档。

6. 边框和底纹

Word 2003提供了100多种边框样式用于改变文档的外观，包括三维效果，还集成了多种用于专业文档的流行样式，特别适合于制作专业化的文档。

7. Web功能

用Word 2003可直接编写Web网页，可存取HTML（超文本）文件，也能够将编好的Word 2003文档作为电子邮件直接通过Internet发送到世界各地。

5.1.3 Word 2003的启动与退出

1．使用快捷方式启动Word

启动Word 2003应用程序最简捷的方法，就是在如图5.1.1所示 Windows桌面上双击Word 2003的快捷方式图标，即可启动Word 2003。 在默认情况下，安装Word 2003应用程序时．系统并不会自动在桌面上为其应用程序创建快捷方式。如果Windows桌面上没有设置Word 2003的快捷方式，能够创建Word 2003的快捷方式图标。

2．通过“开始”|“程序”命令启动Word

这种启动应用程序的方法是最典型的，操作步骤如下：

① 单击Windows“开始”按钮，选择“程序”选项； 图5.1.1 通过Windows桌面快捷方式图标启动Word 2003 ② 单击“程序”，将鼠标指针指向程序子菜单中的Microsoft Office，弹出级联菜单，然后单击“Microsoft Office Word 2003”，如图5.1.2所示，即可启动Word 2003。

3．通过新建Word文档启动Word

在安装Office 2003套件时，会在“开始”菜单中添加两个选项：“打开Office文档”、“新建Office文档”，这是Microsoft公司为用户提供的快速进入Office办公软件的两个选项。

选择“新建Office文档”，在弹出的如图5.1.3所示的对话框中，选择相对应的选项卡并双击相对应的图标启动相对应的程序。如选择“常用”选项卡，双击“空白文档”图标（或单击“空白文档”图标，然后单击“确定”按钮），即可启动Word 2003并打开一个空白文档。

4．通过已有的Word文档启动Word

通过打开文档能够启动编辑该文档的编辑器，在此介绍三种方法。

方法1：在Windows的“资源管理器中”查找到要打开的文档的位置并双击这个文档的图标或名字，即可启动该文档的编辑软件并打开文档。

方法2：单击“开始”菜单中的“打开Office文档”选项，出现如图5.1.4所示的对话框，在该对话框中的“查找范围”框中找到所需文档并双击该文档的图标或名字，即可启动该文档的编辑软件并打开所选文档。 图5.1.2 通过开始按钮启动Word 2003

图5.1.3 “新建Office文档”对话框 方法3：如果要打开的文档是不久前使用过的，可用另外一种方法启动：单击“开始”菜单，将鼠标指针指向“文档”项，这时子菜单中列出了最近使用过的文件，如图5.1.5所示。单击子菜单中需要打开的文档，就会启动该文件的编辑软件并打开所选文档。

如果启动Office 软件是为了编辑一个已存有的文档，那么使用此方法启动是很合适的。

5．退出Word 2003软件

Office 2003是典型的Windows应用程序，所以退出（关闭）Office软件的方法同其他应用程序的退出相同，详细方法请查看第四章的相关内容，这里不再重复。

在这里提醒读者，关闭Office各软件最简便快捷的方法有：

（1）双击窗口左上角的控制菜单图标，

（2）单击窗口右上角的关闭按钮，

（3）按组合键Alt＋F4。

如果在退出之前没有保存已被修改的文档，那么在退出时，所有软件会弹出一个消息框，询问用户是否保存对文档的修改，单击“是”，则保存文档后退出，单击“否”，则放弃此次对文档的修改而直接退出，单击“取消”按钮，会返回到编辑窗口。

5.1.4 Word 2003窗口组成及操作

成功地启动Word后，屏幕上就会出现如图5.1.6所示的窗口。Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、编辑区、滚动条、状态栏等组成。

图5.1.4 “打开Office文档”对话框

图5.1.5 “文档”菜单项

标题栏

菜单栏

工具栏

标尺

1．标题栏

标题栏位于屏幕窗口的最顶部，显示正在编辑的文档名（例如，文档1）和应用程序名（Microsoft Word）。

2．菜单栏

菜单栏位于标题栏的下方。菜单栏提供了9个菜单：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口、协助。每个菜单中包含的菜单项是Word可执行的命令。要执行菜单中的命令，能够用鼠标单击菜单栏上的菜单，然后在下拉菜单中单击相对应的命令；也能够使用键盘，按下Alt键和菜单后带下划线的字母键来打开相对应的菜单，然后用方向键选择菜单命令，例如，按Alt＋F键可打开文件菜单。

用户通过选择菜单命令来指示Word执行某项功能，随着Word功能日益增加，菜单命令也越来越庞大，但不见得每个命令都会经常用到，针对这个点，Word 2003提供了自动记录功能，也就是说Word 2003会记录用户的操作习惯，只在菜单中显示最近常用的命令，为用户选择常用的命令提供方便。如果某些命令在一段时间内没有被使用，就会自动隐藏。这时，单击菜单底部的向下箭头或将鼠标停留在底部，就能够显示出全部的菜单命令。能够通过“工具”菜单中的“自定义”项来改变该设置：在弹出的“自定义”对话框中选择“选项”选项卡，单击“鼠标指针短暂停留后显示完整菜单”复选框，如图5.1.7所示。

3．工具栏

工具栏是为了方便用户使用鼠标而设计的，是执行菜单命令的快捷方式，利用鼠标单击工具栏上的小图标按钮就能够执行一条Word命令。

Word提供了多种工具栏，启动Word后，窗口中显示“常用”工具栏和“格式”工具栏。此外，用户能够根据不同需要同时打开多个工具栏，也能够关闭一些不常用的工具栏。

使用菜单打开和关闭工具栏：单击“视图”菜单，选择“工具栏”菜单项，在弹出的级联菜单中列出了Word的所有工具栏（或在菜单和工具栏的任意位置点右键会弹出Word的所有工具栏菜单）如图5.1.8所示，前面有“√”标记的表示这个工具栏已显示在Word窗口中，再单击此工具栏，该工具栏就会关闭。选择一个前面没有“√”标记的工具栏单击，该工具栏将显示在Word窗口中。

图5.1.7

“自定义”对话框