体系文件编号管理制度

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目的与使用范围

为规范质量管理体系文件的编号，便于日常管理工作，特制定本编号规则。

本编号规则适用于质量管理体系的所有文件.

1 文件编号规则

2.1 《质量手册》和程序文件编号规则

XXXX/□□□□□□-□□□□

2.1.1《质量手册》代号为“QM”（英文为“quality manual”）。

公司《质量手册》的编号为“XXXX/QM0001-2001”。

2.1.2 程序文件代号为“QP”（英文为“quality procedure”）。

如《不合格品控制程序》的编号为“XXXX/QP0000-2016”。

2.2 管理类工作文件编号规则按照《公司内部文件编号编制规则》（XXXX/ZD0000-2016）执行。

2.3 工艺类工作文件编号规则按照《工艺文件的编号方法》（AAA001）执行。

2.4 技术类文件编号规则按照《XXXX企业技术标准编号办法》（XXXX/ZD00000-2016）。

3 质量记录表格编号规则

3.1 一般质量记录表格编号规则

质量记录的代号为“QR”（英文为“quality record”）

Q R □□-□□□-□

当记录表式发生变化时使用“A，B，C….”区分

公司英文名称简写 文件类型代号 文件分类顺序号 文件颁发年份代号 精选文档，供参考！

如：《文件控制程序》（文件编号“XXXX/QP0001-2001”）中《文件更改申请表》的质量记录表格编号为“QR01-003”。当该记录表式发生变化时，表格编号为“QR01-003-A”。

3.2 借用的外来表格和外用的表格可不予编号。

4 文件的格式见《公文处理办法》。

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公司体系文件编号规则要求

1.本规则适用于公司文件化信息编号管理，行政管理部负责公司文件和记录编号管理，审核确认、备案各部门编号。各部门负责本部门职责业务文件和记录编号。

2.文件化信息编号规则

2.1行政公文或通知编号格式

2.1.1公司级行政公文或通知编号采用：

沾国发〔年代号〕*号

文件顺序号，以年份为单元依次编号,自 1 编起

采用 4 位码年代编号

2.1.2部门业务事项通知编号，参照公司及行政公文编号规则

2.2产品（公示）标准标码规则

企业产品（公示）标准编号格式采用：

Q/371624 SGC***-****

标准发布年代，使用 4 位阿拉伯数字

标准流水（顺序）号，使用 3 位阿拉伯数字

企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司

行政区划代码，代表山东省滨州市沾化区

企业标准标识代码，代表企业标准

示例：产品（公示）标准：灭草松原药 Q/371624SGC 031-2017

解读为：2017 年沾化国昌发布的第 031 号“灭草松”原药产品标准。

2.3 管理体系文件化信息编号格

2.3.1 编号格式

ZHGC ***★**-****

流水后加“-”，文件或标准发布年代号，使用 4 位阿拉伯数字。

（4）类别内文件化信息的流水（顺序）号，采用阿拉伯数字，每类文

件流水号自 01 起始；管理手册，采用版本序号。

（3）文件化信息类别代号：M 代表管理制度（可省略）；P 代表控制程序，I 代表作业指导书（在管理制度、控制程序和作业文件未分层次的，可省略 M、P、I,采取下位文件再增加一层顺序代码进行标识），R 代表记录。

（2）空 0.5 个字符：管理体系/或业务类别，采用英文或汉语名称拼音缩写。MS 代表整合一体化管理手册，其他详见 B4.3.2、B4.3.3。

（1）企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司

示例：

质量、环境和职业健康安全一体化/整合管理体系《管理体系手册》编号 ZHGC MS01-2022。

质量管理体系文件管理制度

质量管理体系文件管理制度

一、总则

1.1 目的：为确保质量管理体系文件编制、审查、批准、发放、变更、保管、废止的有序进行，规范文件管理流程，提高文件管理效率和质量管理水平。

1.2 适用范围：适用于我司所有相关质量管理体系文件的编制、审查、批准、发放、变更、保管和废止等环节。

二、文件编制

2.1 文件编制责任：由相关部门或岗位负责人负责本部门或岗位所需文件的编制工作，并确保编制的文件合乎要求和规范。

2.2 文件编号：每个文件应有独立的编号，编号由文件管理部门负责，且编写时应注意连续性。

2.3 文件格式：文件编制应符合公司的文件格式规定，并包括文件标题、发文日期、文件编号、编制单位、生效日期、页数等基本内容。

2.4 文件内容：文件内容应具体、明确、简洁，符合质量管理体系要求，并确保文件的正确性和可操作性。

三、文件审查和批准

3.1 文件审查：文件编制完毕后，需提交给文件管理部门进行内部审查。审查内容主要包括文件的合规性、完整性和准确性。

3.2 文件批准：审查通过后，由文件管理部门按照相关程序进行文件的批准，批准人应是具有相关权限的管理人员。

四、文件发放

4.1 文件发放范围：发放对象应为质量管理体系文件的用户，包括相关部门、岗位负责人或其他指定人员。

4.2 文件发放方式：根据实际情况，文件可以以纸质形式或电子形式进行发放，电子发放方式应包括电子邮件、共享文件夹等。

4.3 发放登记：文件管理部门应对文件的发放进行登记并备案，确保发放工作的完整性和准确性。

五、文件变更和废止

5.1 文件变更：对于需要修改、更正、增补的文件，需要按照相关程序进行文件的变更工作，变更后的文件应重新进行审查和批准。

5.2 文件废止：对于已失效或不再适用的文件，需要进行废止工作，废止的文件应进行相应的归档和备份。

5.3 变更和废止的通知：变更和废止的文件应及时通知相关部门和用户，确保相关人员对质量管理体系文件有最新的了解。

医药公司(连锁店)质量管理体系文件编号规定模版

医药公司(连锁店)质量管理体系文件编号规定

一、目的

为了规范公司质量管理体系相关文件的编号及管理，提升公司的管理效率和工作质量，特制定本文件。

二、适用范围

适用于本公司全部的质量管理体系文件。

三、文件编号规定

1. 文件分类

按照文件的性质、用途进行分类，分类如下：

（1）质量手册

（2）程序文件

（3）作业指导书

（4）检验规程

（5）质量记录

（6）相关协议、规定、制度及通知

2. 文件命名规则

（1）文件名字应简洁明了，能准确反映文件的内容和用途，文件名的命名规则为“文件分类—文件名称—版本号”。例如：

质量手册—质量管理体系手册—v1.0

作业指导书—品管作业指导书—v1.2

（2）文件编号应由文件名称+版本号构成，并符合以下规则：

文件分类 编号起始数字

质量手册 QM-01 程序文件 PR-01

作业指导书 WI-01

检验规程 IP-01

质量记录 QR-01

相关协议等 DL-01

（3）版本号由“V”和阿拉伯数字序号构成，例如v1.0、v1.1、v2.0等。

注意：新文件制定时，应按该文件分类编号增加“-01”，如QSP-001，则其下一个文件的编号应为QSP-002。

3. 文件存档管理

（1）已废弃或不使用的文档为已过期文件，应立即予以处理，存入过期文件柜中，并进行注销处理。

（2）文件存储必须放在指定的位置，按分类和编号归档，建立文档索引和防火防潮措施。

（3）文件的存档管理由文件负责人执行，存档时间不少于5年。

四、质量管理体系文件编号规定的推广

本公司所有人员必须学习和遵守本规定，如对该规定有任何意见或建议，应及时向质量管理处递交反馈。同时，质量管理处将定期对该规定进行审查和更新。