数据的输入与编辑

第二节数据的输入与编辑一、数据的输入（一）数据的手工录入Exce1中，数据的输入和修改都在当前单元格或者对应的编辑栏中进行。

Exce1文件打开后，所有单元格均默认处于就绪状态，等待数据的输入。

1.在单个单元格中录入数据2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据（1）选定单元格区域；（2）在当前活动单元格或者对应的编辑栏中录入所需的数字或文本；（3）通过组合键“Ctr1＋Enter”确认录入的内容。

在会计工作中，什么时候会用到“快速录入完全相同数据”的操作呢？账簿、工资表中的一些信息，会涉及到相同的数据，这时会使用“快速录入完全相同数据”的操作。

3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据相关设置完成后，在相应的单元格输入数据时，只需要输入不重复的数字部分，系统会在输入的数字前自动加上重复部分。

相关设置右键单击单元格→设置单元格格式→数字→自定义（1）文本型数字：重复部分@；@重复部分（2）数值型数字： 123456# ； #123456 （3）文本数值混合型：重复部分#； #重复部分补充：设置单元格格式——数字格式（1）如果在单元格中输入数值型数字，则默认右对齐。

（2）如果在单元格中输入文本型数字，则默认左对齐。

（3）如果输入的数据全部由数字组成，比如邮政编码、电话号码等，为了避免被Excel误认为是数值型数字，应在输入时先输入英文状态的单引号（‘），再输入数字。

（4）在Excel中，日期和时间被视为数值型数字进行处理，默认靠右对齐。

一般情况下，日期的年、月、日之间用“/”或“-”分隔。

如果在同一单元格中同时输入日期和时间，那么必须在两者之间输一个空格。

（5）如果需要在单元格中输入分数，那么先要在单元格中输入0，然后输入一个空格，再输入分数。

（6）在会计核算工作中，会涉及到货币符号、红色字体代表负数、大写金额等格式，可以通过“货币”、“会计专用”、“特殊”等格式设置。

（7）自定义格式设置中，最常用的三个占位符：“@”是文本占位符；“#”与“0”是数字占位符。

#：只显有意义的零而不显示无意义的零。

小数点后数字如大于“#”的数量，则按“#”的位数四舍五入。

例：代码：“###.##”12.1显示为12.10; 12.1263显示为：12.130：如果单元格的内容大于占位符，则显示实际数字，如果小于点位符的数量，则用0补足。

例：代码：“00000”。

1234567显示为1234567； 123显示为001234.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据（1）选取多张工作表,将其组合成工作组（2）录入数据，方法同1、2、3.工作组选取方法：1.按住Ctrl键，单击工作表标签；2.单击第一个，按住Shift，单击最后一个。

（3）取消工作组：①单击组外任何一个工作表标签；如果该工作组包含所有工作表，则只需单击活动工作表以外的任意一个工作表标签；②右击组内任何一个工作标签，选择“取消成组工作表”（Excel 2003），或者“取消组合工作表”（Excel 2013）。

【例题·判断题】Exce1文件打开后，所有单元格均默认处于输入状态，等待数据的输入。

（）『正确答案』×『答案解析』Exce1文件打开后，所有单元格均默认处于就绪状态，等待数据的输入。

【例题·单选题】在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据，选定单元格区域，在当前活动单元格或者对应的编辑栏中录入所需的数字或文本，通过组合键（）确认录入的内容。

A.Ctrl＋EnterB.Ctrl＋AC.Ctrl＋FD.Ctrl＋H『正确答案』A『答案解析』选项B，“Ctrl＋A”是全选快捷键；选项C，“Ctrl＋F”是查找快捷键；选项D，“Ctrl＋H”是替换快捷键。

【例题·单选题】在Excel中，在单元格中输入2/5，则表示（）。

A.分数2/5B.2月5日C.0.4D.2除以5『正确答案』B『答案解析』在单元格中输入2/5，默认表示的是日期。

如果要输入分数2/5，则需要输入0 2/5（0和2/5之间需要输入一个空格）。

（二）单元格数据的快速填充1.相同数据的填充某单元格的内容需要复制到其他单元格时，通常可点击该单元格右下角的填充柄，鼠标箭头随之变为黑十字形，按住鼠标左键向上下左右的任一方向拖动，然后松开鼠标左键，该单元格的内容即被填充到相关单元格。

思考拖动填充柄快速填充方式，与前面我们学习的快速录入相同数据的方式，有什么不同呢？（1）拖动填充柄快速填充：主要依靠鼠标，只能填充连续单元格。

（2）快速录入相同数据：主要依靠键盘，可以填充非连续单元格。

2.序列的填充：序列是指按照某种规律排列的一列数据，如等差数列、等比数列等。

（1）使用填充柄：可自动根据已填入的数据填充序列的其他数据。

使用填充序列的操作步骤是：（2）“序列”对话框Excel 2003中，在“编辑”菜单下的“填充”子菜单中执行“序列”命令。

Excel 2013中，在“开始”选项卡标签的“编辑”功能组中执行“填充——序列”命令。

思考什么是具有增或减序可能的文字型数据？Excel之所以能够辨认出某些文本的变化趋势，帮助用户输入文本序列，原因在于Excel中已经预先设置好了某些常用的文字序列。

如果用户需要定义自己的文字序列，可以采用以下方法：Excel2003：工具→选项→自定义序列Excel2013：文件→选项→高级→编辑自定义列表3.填充序列类型的指定利用自动填充功能填充序列后，可以指定序列类型，如填充日期值时，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。

拖动填充柄并释放鼠标时，鼠标箭头附近出现“自动填充选项”按钮，单击该按钮打开下拉菜单以选择填充序列的类型。

【例题·单选题】当鼠标指向自动填充柄时，鼠标的指针变为（）。

A.黑色矩形B.白色十字C.黑色十字D.黑色箭头『正确答案』C【例题·多选题】对于日期型数据，如果要想快速填充相同数据，则应该（）。

A.录入第一个日期数据，直接拖动填充柄B.录入第一个日期数据，按住Ctrl拖动填充柄C.选中单元格区域，输入日期数据，按击Ctrl + EnterD.选中单元格区域，输入日期数据，按击Enter『正确答案』BC（三）导入其他数据库的数据EXCEL可以获取SQL Server、ACCESS等数据库的数据,实现与小型数据库管理系统的交互。

二、数据的编辑（一）数据的复制和剪切1.数据的复制和粘贴Exce1中，可以使用“粘贴”命令粘贴复制的内容，还可以使用“选择性粘贴”命令有选择地粘贴剪贴板中的数值、格式、公式、批注等内容。

复制快捷键：Ctrl＋C粘贴快捷键：Ctrl＋V2.数据的剪切与粘贴数据的剪切与复制不同。

数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据；数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。

剪切快捷键：Ctrl＋X粘贴快捷键：Ctrl＋V【例题·多选题】使用“选择性粘贴”命令可以有选择地粘贴剪贴板中的（）等内容。

A.数值B.格式C.公式D.批注『正确答案』ABCD『答案解析』Exce1中，可以使用“粘贴”命令粘贴复制的内容，还可以使用“选择性粘贴”命令有选择地粘贴剪贴板中的数值、格式、公式、批注等内容。

（二）数据的查找和替换1.查找和替换特定数据Excel 2003:“编辑”菜单→“查找”/“替换”Excel 2013:“开始”选项卡标签→“编辑”功能组查找快捷键：Ctrl＋F替换快捷键：Ctrl＋H（1）如果只需要查找，单击“查找下一个”逐个查找（按住Shift单击，可以实现“查找上一个”）或单击“查找全部”一次性全文查找；（2）如果需要替换，单击“替换”逐个替换或单击“全部替换”一次性全部替换。

提示可以使用通配符进行模糊查找。

“?”代替任意单个字符，“*”代替任意多个字符。

通配符“?”可以用于定位某个字符的位置。

在查询时，一般需要勾选“单元格匹配”。

2.选中包含公式的单元格依次单击“编辑”、“查找和选择”、“公式”，选中工作簿中所有包含公式的单元格。

3.替换格式Excel可以按照范围、搜索、查找范围、是否区分大小写、是否单元格匹配等条件进行查询，也可以分别对“查找内容”和“替换为”文本框进行相应格式设置。

进行格式设置后单击确定回到“查找与替换”对话框，单击“全部替换”即完成对内容和格式的批量替换。

【例题·单选题】在Excel中，能快速弹出“查找”标签的功能键是（）。

A.CTRL＋FB.CTRL＋VC.CTRL＋CD.CTRL＋H『正确答案』A『答案解析』“CTRL＋F”是查找的功能键；“CTRL＋V”表示粘贴；“CTRL＋C”表示复制；“CTRL＋H”表示替换。

【例题·判断题】Excel中的通配符“?”代替多个任意字符,“*”代替任意单个字符。

（）『正确答案』×『答案解析』Excel中的通配符“?”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。

三、数据的保护（一）保护工作簿Excel可以为重要的工作簿设置保护，限制进行相应的操作。

1.限制编辑权限Excel 2003：工具→保护→保护工作簿Excel 2013：审阅→更改→保护工作簿工作簿被保护后所有的操作都不可进行。

如果要撤销保护工作簿，按设置保护工作簿的路径选择“保护工作簿”，输入正确的密码后可撤销保护。

（1）结构：勾选此复选框后，禁止在当前工作簿中插入、删除、移动、复制、隐藏或取消隐藏工作表，禁止重新命名工作表。

（2）窗口：勾选此复选框后，当前工作簿的窗口按钮不再显示，禁止新建、放大、缩小、移动或分拆工作簿窗口。

2.设置工作簿打开权限密码操作方法与“Excel文件的保密”相同。

即：“另存为”对话框→“工具”按钮→常规选项。

除此以外，在Excel 2013中，也可以在工作簿处于打开状态时进行设置。

执行“文件——信息——保护工作簿——用密码进行加密”命令。

设置密码完成后，当再次打开工作簿时需要输入正确的密码才能打开。

（二）保护工作表Excel 2003：工具→保护→保护工作表Excel 2013：审阅→更改→保护工作表在Excel中，可以对工作表进行编辑权限设定，限制他人对工作表的编辑权限，如插入行、插入列等。

取消权限保护需输入正确的密码。

保护工作表对话框Excel的“保护工作表”功能默认情况下作用于整张工作表，如果希望对工作表中的不同区域设置独立的密码或权限来进行保护，可以通过“允许用户编辑区域”操作进行。

Excel 2003：工具→保护→允许用户编辑区域Excel 2013：审阅→更改→允许用户编辑区域如果要撤销保护工作表，按设置保护工作簿的路径选择“保护工作表”，正确输入取消工作表保护时使用的密码后可撤销保护。