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浅析人事档案管理现状及信息化建设的发展趋势【摘要】在传统人事档案管理制度中总是存在着主观随意性强、容易弄虚作假、以权谋私以及多头管理混乱等弊端，使得档案制度改革难以实施。
为适应时代和社会的发展需求，我们要加强档案信息化建设，实现档案管理的现代化，提高档案信息服务，对进一步推动档案信息化建设和管理，具有重要的意义。
【关键词】人事档案；管理现状；信息化建设1 人事档案的内涵人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
2 传统的人事档案管理存在的弊端2.1 人事制度对人事档案管理制约人事档案制度作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配的方面做出了不可磨灭的制度贡献。
但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份和体制性弊端也显露无遗。
“任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案”这一人事档案制度的规定便于组织管理，体现了高度保密性却垄断档案信息，使“组织意见”主观随意性增强。
“以档谋私”“虚假档案”现象日益增多。
其“二元化人事体制结构”所形成的“单位封闭”“制度交易”等负功能愈加显现，使档案制度的严肃性、准确性、唯一性屡受挑战。
因人事档案未社会化使得一些人意识不到档案的重要性对从而成了“弃档族”，对于记载个人信息的档案内容和管理不闻不问的忽略状态。
因此传统人事档案管理制度需探索，创新，建立社会化的人事档案公共管理服务系统。
人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展。
2.2 传统的人事档案管理体制不适应新的形势管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位、重复浪费极为严重。
中国高校档案管理的现状与未来发展随着中国高等教育的不断发展，高校档案管理愈加重要。
尤其是当前社会对专业人才越来越崇尚，高校档案成为很多人在寻找工作时的通关证，因此需求量也越来越大。
本文将从当前中国高校档案管理的现状和未来发展两方面入手，探讨相关问题。
一、中国高校档案管理的现状1.数据安全问题当前，中国大部分高校档案管理系统尚未达到信息化建设指标。
在纸质档案管理时代，由于数据来源单一，信息处理也比较简单，信息安全问题不算突出。
然而，随着信息技术的飞速发展，大量高校档案转移到电子化管理，因此信息安全问题愈加突出。
有报道称，目前中国大部分高校档案管理系统在保密措施、数据备份等方面都比较薄弱，面临暴露数据风险的风险。
2.效率低下由于高校档案管理系统大多还停留在纸质时代，因此管理效率低下成了最为突出的问题之一。
库存大、信息量大、提取效率低，导致教职工和学生在查找资料时耗费大量时间。
有统计数据显示，在某些高校，查找一份简历或者某些基本信息，需要耗时数小时之久。
3.人力资源和技术问题中国高校档案管理中也存在着人员不足、专业技能不足之类的问题。
由于目前这个领域普及程度不高，导致专业人才短缺。
即使是有技术人才参与，由于部分高校档案管理系统还停留在纸质时代，很多高级的电子化管理技术也尚未得到应用。
4.信息共享问题高校内部部门之间信息共享不够畅通，各部门间信息难以共享、信息孤岛问题常有发生。
要想实现高校档案管理模式的转变，必须鼓励各高校不同部门间的精诚合作，避免信息孤岛，保证信息的连续性。
二、中国高校档案管理的未来发展1.加强档案信息化管理随着信息技术的飞速发展，未来高校档案管理车间必将向信息化、智能化方向发展。
在信息化的基础上，将高校档案管理内容与面向社会的服务深度结合，建立一个包括学子毕业去向、学生素质、科学研究成果、社会服务、所取得的奖项、公开课程展示等信息的内容丰富、信息完整的学生成长档案与毕业生招聘信息库。
中国档案馆数量、档案细分数量及档案馆发展趋势分析一、档案馆分类档案馆是收集、保管档案的机构。
负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。
中国周代的天府，汉代的石渠阁，唐代的甲库，宋元的架阁库，明清的皇史宬等，都是历代保管档案的机构。
建国后，从中央到地方都成立了档案馆。
二、档案馆现状回顾我国档案信息化的发展历程，档案信息化始于档案的计算机化管理。
早在1979年钱学森就在提出档案工作现代化的重要性时，指出计算机应用对档案的收集、存储、终端技术及检索的重要作用据国家统计局数据显示，2018年中国档案馆数量为4136个，同比下降1.8%；2019年中国档案馆数量为4234个，同比增长2.4%。
在新时代背景下，我国档案事业发展也面临着环境的变化。
如档案机构的改革、大数据事业的发展，以及电子文件管理单轨制的到来等，都对国家综合档案馆档案信息化的发展提出了新的要求。
2019年国家综合档案馆数量为3337个，同比增长0.7%；国家专门档案馆为256个，同比增长21.3%；部门档案馆数量为140个，同比下降2.1%；企业档案馆数量为181个，同比增长14.6%；事业单位档案馆数量为320个，同比增长3.6%。
《2018-2024年中国档案馆市场专项调研及投资战略研究报告》数据显示：据国家统计局数据显示，2018年中国档案馆建筑面积为1051万平方米，同比增长10.7%；2019年中国档案馆建筑面积为1165万平方米，同比增长10.8%。
其中，2019年中国档案馆藏档案数量为82851万卷、万件，同比增长10.4%；中国档案馆开放档案数量为13172万卷、万件，同比增长17.4%。
其中，2018年中国档案馆照片档案数量为2056万张，同比下降12%；2019年中国档案馆照片档案数量为2204万张，同比增长7.2%。
中国档案利用数量基本维持在2000左右万卷、万件次。
2019年中国档案馆利用档案数量为2140万卷、万件次，同比增长17.6%。
大家好！今天，我很荣幸能在这里参加档案工作信息交流会，并借此机会与大家分享一些关于档案工作的心得体会。
档案工作是一项基础性、长期性、连续性的工作，它关系到国家历史、文化、科技、经济等各个方面的发展。
在此，我将从以下几个方面进行发言。
一、档案工作的重要性档案是历史的见证，是传承文化的载体，是推动社会发展的动力。
做好档案工作，对于我们国家的发展具有重要意义。
1. 保存历史，传承文化。
档案是历史的真实记录，它记录了人类社会的方方面面，保存了丰富的历史资料。
做好档案工作，有利于传承和弘扬中华民族优秀传统文化，增强民族自信心和自豪感。
2. 服务现实，服务民生。
档案工作不仅关系到国家利益，也关系到人民群众的切身利益。
通过档案，我们可以了解政策、掌握信息、解决纠纷，为人民群众提供便利。
3. 推动发展，服务大局。
档案工作是国家治理体系和治理能力现代化的重要组成部分。
做好档案工作，有利于推动经济社会持续健康发展，为实现中华民族伟大复兴的中国梦提供有力保障。
二、档案工作的现状与挑战近年来，我国档案工作取得了显著成绩，但仍面临一些挑战。
1. 档案资源丰富，但利用率不高。
我国档案资源丰富，但受限于传统档案管理方式，档案利用率较低。
如何提高档案利用率，是当前档案工作面临的一大挑战。
2. 档案信息化程度不高。
随着信息技术的飞速发展，档案信息化已成为档案工作的必然趋势。
然而，我国档案信息化程度仍有待提高，如何加快档案信息化建设，是档案工作面临的一大挑战。
3. 档案人才队伍建设亟待加强。
档案工作是一项专业性、技术性较强的工作，需要一支高素质的档案人才队伍。
然而，目前我国档案人才队伍建设还存在一定差距，如何加强档案人才队伍建设，是档案工作面临的一大挑战。
三、加强档案工作的措施针对上述挑战，我认为应从以下几个方面加强档案工作：1. 提高档案利用率。
要加大档案宣传力度，提高公众对档案的认识；优化档案检索系统，方便用户查找；开展档案编研工作，将档案资源转化为现实生产力。
档案管理的信息化和现代化摘要：在2020年修订，2021年实施的《中华人民共和国档案法》中，把提升档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力能力写进了档案法中，予以颁布实施。
由此可见，档案管理的信息化和现代化十分重要，值得高度重视。
档案管理信息化和现代化就是将档案资源电子化，数字化，构建档案资源数据库，构建档案资源共享服务平台，实现档案资源跨区域、跨部门共享利用。
因此我们应该予以高度重视，分步实施，逐步推进，直到完全实现档案管理信息化和现代的目标。
关键词：档案管理信息化现代化一、推进档案管理信息化和现代化的可行性与必要性档案是指国家党政机关、社会团体、企业事业单位和社会组织以及各界人士个人从事各方面活动而形成的历史记录。
档案的门类涉及经济、政治、社会、文化、军事、外事、生态文明、科技等各个方面，档案形式也涵盖了文字、图表、声像等多种形式。
由此可见，档案涉及的部门多，门类广，形式多样，数量庞大，我们如果只是沿用传统的档案管理办法，根本无法完成现在海量的档案收集、整理、保护和开发利用工作。
随着社会经济的发展，科学技术的进步，在信息时代的今天，完全具备了实施档案管理信息化和现代化的硬件设施条件和软件设施条件，完全可以争取资金，引进人才，逐步推进档案管理信息化和现代化建设，这是完全可行的，也是完全必要的。
推进档案管理信息化和现代化建设，就需要相应的计算机技术和信息技术人才，在信息化时代的今天，这也不是什么难题，现在初中阶段就开设了信息技术课程，让学生掌握基本的信息技术知识，现在的大学生大都经过了计算机技术等级考试，人才众多，因此要实施档案管理信息化和现代化建设，就完全可以引进一定数量的计算机技术和信息技术方面的人才，没有这样人才，档案管理信息化和现代化建设就无从谈起，就难以实施和推进。
其次是档案管理信息化和现代化建设需要相应的硬件设施，需要配备计算机、复印机、扫描仪、数据库存储设备、主机、多媒体设备等信息设备的机房，需要配置相应的电脑、器材、存储硬盘等设备。
广东科技２０１３．１．第２期（下转第5页）浅谈档案信息化建设的现状及其意义杨丽华（云南楚雄矿冶有限公司）1引言档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。
档案信息化以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为社会各项建设服务其实就是以档案网络建设为基础，以信息人才为依托，以实现档案信息资源社会共享为目标的发展过程。
可以说，档案信息化建设是档案实现社会信息化的必然发展趋势，具有重大意义。
2档案信息化建设的主要内容档案信息化建设是一项运用多学科知识和专业配合，多个部门之间相互协调以及多个环节相配套的复杂系统。
档案信息化建设由局部走向整体，在宏观框架下进行全面规划和组织实施，通过与电子政务建设的紧密结合，成为国家信息化战略的重要组成部分。
因此，要加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康的发展，从各方面强化档案事业的信息化建设。
档案信息化建设主要包括以下五个方面：基础设施的建设、档案信息资源的建设、应用系统的建设、标准规范的建设和人才队伍的建设。
3档案信息化建设的现状3.1档案数字化建设档案数字化化是目前档案信息化建设的重要内容之一，“十一五”期间，许多档案部门在国家档案局一系列政策标准的支持和引导下，开展了不同程度的数字化工作探索。
档案数字化工作迅速发展，档案数字化的规模不断扩大，档案数字化的规范日渐成熟，档案数字化加工市场已经逐渐形成，档案数字化对象不断丰富，不仅仅局限在纸质档案方面，已经扩展到照片、图像、录音、录像、电影胶卷、缩微胶片等各种不同种类载体档案的数字化。
3.2档案信息化建设政策引导《全国档案事业发展“十一五”规划》中明确提出：根据“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的原则，充分利用信息化手段，对国家综合档案馆馆藏档案进行数字化加工和数据资源整合。
档案工作管理五年发展规划档案工作是单位各项工作的重要组成部分，是维护历史真实面貌、服务现实发展需求的重要基础性工作。
为了进一步提升档案工作管理水平，充分发挥档案在单位发展中的重要作用，特制定本五年发展规划。
一、现状分析（一）取得的成绩过去的几年里，档案工作在管理方面取得了一定的成绩。
档案管理制度逐步完善，建立了较为规范的档案收集、整理、保管和利用流程。
档案信息化建设也有所起步，部分档案实现了数字化管理，提高了档案查询和利用的效率。
同时，档案工作人员的专业素质和业务能力也在不断提升，为档案工作的开展提供了有力的保障。
（二）存在的问题然而，目前档案工作仍存在一些问题。
档案管理的规范化程度有待进一步提高，部分档案的收集不及时、整理不规范，影响了档案的完整性和准确性。
档案信息化建设相对滞后，数字化档案的覆盖面较窄，信息化管理系统的功能还不够完善。
此外，档案利用服务的水平还有待提升，对档案资源的开发利用不够充分，未能充分发挥档案的潜在价值。
二、指导思想以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻落实国家关于档案工作的方针政策和法律法规，紧紧围绕单位的中心工作，以服务发展为宗旨，以规范化、信息化建设为重点，不断创新档案管理模式，提高档案工作质量和服务水平，为单位的发展提供有力的档案支持。
三、发展目标（一）总体目标通过五年的努力，建立起规范、高效、信息化的档案管理体系，实现档案工作的科学化、规范化、信息化和现代化，充分发挥档案在单位管理、决策、创新和发展中的重要作用。
（二）具体目标1、档案管理规范化完善档案管理制度，规范档案收集、整理、保管、利用等各个环节的工作流程，确保档案的完整性、准确性和安全性。
2、档案信息化建设加大档案信息化建设力度，实现档案数字化全覆盖，建立功能完善的档案信息化管理系统，提高档案管理和利用的效率。
3、档案服务优质化加强档案利用服务，提高档案服务的主动性和针对性，满足单位内部和社会各界对档案的利用需求，充分发挥档案的价值。
1前言档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。
档案信息化以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为社会各项建设服务。
1.1档案信息化发展的社会环境档案信息化的社会环境已经具备。
社会信息化发展已经开始带动档案信息化发展，档案信息化建设也是信息社会建设的重要的有机组成部分。
20世纪80年代以来，信息技术的快速发展和广泛应用，引发了一场新的全球性产业革命——信息产业革命。
在这场新兴的产业革命中，国民经济与社会发展的信息化是一项核心的内容，信息化水平已成为衡量一个国家和地区现代化水平的重要标志。
党的十七大报告指出：“大力推进信息化与工业化融合，促进工业由大变强。
”我国信息化发展开始进入全方位、多层次推进的新阶段，各行各业、各个领域的信息化迅猛发展，信息化已成为我国国民经济与社会发展的必然趋势。
档案作为信息资源，面对信息化的发展潮流，档案信息化也必然成为档案事业发展的战略选择，这是时代赋予档案事业的要求，攸关档案事业的发展前途。
同时信息化也是档案事业创新发展的契机，无论是国家信息化中对于信息资源建设作为核心内容的要求，还是先进的信息技术为手段为档案各项事业的发展所提供的技术支持和保障，都是档案事业实现改革与发展的重要契机，档案部门必须紧紧抓住这一重要发展机遇期，适应时代发展的要求，积极作为，科学谋划，夯实档案信息资源作为国民经济与社会发展的战略性基础信息资源的地位，通过档案信息化推动档案事业的跨越式发展。
档案信息化建设符合社会需求与活动规律。
社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉，档案部门必须改变传统管理方法，一方面由于社会信息量的激增和新型载体的应用，不宜用传统的方法来管理档案；另一方面由于社会对档案信息的需求不断增加，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要。
国家行业电子政务和电子业务的普遍应用，大大拓宽了档案信息的服务空间，对档案资源服务的内容和方式提出了更新更高的要求，促使档案工作跳出传统的狭窄思维，适应社会发展，改变管理理念，创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以适应社会发展和国家信息化建设的需要。
1.2档案信息化发展的技术环境档案信息化发展的技术环境已经具备。
计算机网络的普及促进了信息化的进程，网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的技术条件，网络基础设施不断改进完善也为档案信息化建设创造了良好的硬件环境；同时实现档案信息资源共享，为社会提供全面、准确、快速、方便的档案信息服务提供保障。
1.3档案信息化发展的政策环境2000年，王刚同志提出了全国档案信息化建设任务的要求，随后国家档案局组织有关部门对档案信息化建设开展研究，提出了全面推进档案信息化建设战略部署，全国档案信息化工作全面启动。
2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，开通了国家档案局网站，并在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会，全国档案信息化建设进入全面推进阶段。
2003年，中央办公厅明确提出要“建设档案数据库”，并且作为信息资源体系建设的重要任务之一。
2005年，审议通过的《档案事业发展“十一五”规划》，将档案信息化作为新时期档案事业发展的一项重要工作，提出了“以为党和国家中心工作和各项建设事业有效服务为目标，以国家档案资源建设为核心，以档案信息化建设为重点”的指导思想和“建设较大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源库群，建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”的总体目标。
2006年以来，杨冬权局长在各种会议上强调档案部门要把握大局，珍惜机遇，适应国家和社会信息化发展对档案事业发展的影响和要求，提出无论是各级机关团体、企事业单位，还是各级各类档案馆，都要在加强档案资源建设的同时，加快采用信息技术，充分利用网络优势，提高远程服务的能力，建设覆盖广泛、内容丰富、检索方便、利用快捷的档案利用体系。
2国家档案信息化发展进展2.1档案数字化建设档案数字化是目前档案信息化建设的重要内容之一，“十一五”期间，许多档案部门在国家档案局一系列政策标准的支持和引导下，开展了不同程度的数字化工作探索。
档案数字化工作迅速发展，档案数字化的规模不断扩大，档案数字化的规范日渐成熟，档案数字化加工市场已经逐渐形成，档案数字化对象不断丰富，不仅仅局限在纸质档案方面，已经扩展到照片、图像、录音、录像、电影胶卷、缩微胶片等各种不同种类载体档案的数字化。
2.1.1政策引导《全国档案事业发展“十一五”规划》中明确提出：根据“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。
充分利用信息化手段，对国家综合档案馆馆藏档案进行数字化加工和数据资源整合，制定统一标准，规范档案数字化与网络化建设，按照共建共享、互联互通的要求，建立与完善国家档案信息目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库。
各地区也都把档案数字化作为编制本地区的档案事业发展规划的重要内容之一，并根据各地的特点提出了明确的目标。
如北京市提出“十一五”期间市档案馆数字化率达到全部馆藏的50%，上海市提出全市各级档案馆数字化全文达到8000万页等。
2006年，国务院信息化工作办公室和国家档案局联合进行“档案信息资源开发利用试点工作”，档案数字化作为重要内容之一被列入试点范围；2008年，国家档案局在中国科学院召开了“中央国家机关档案数字化和整理现场会”，杨冬权局长强调：档案数字化工作促进了档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统利用模式向现代利用模式转变，不但可以便捷全面地提供档案信息，而且可以有效地保护档案原件，确保档案实体安全，应该积极开展，大力推进，以此为抓手，全面提升档案工作的水平；2010年，国家档案局正式提出建立档案安全保密体系，档案数字化成为安全保密体系建设的重要内容，档案数字化作为一项档案基础业务的地位得到了确立。
在国家档案局相关政策的鼓励下，全国各地档案数字化工作蓬勃发展，许多地方档案馆都提前或超额完成了“十一五”规划中有关档案数字化的目标，档案数字化成果的利用率不断提高。
同时，各地采取不同措施加强机关档案室数字化建设，如北京要求2011年起市属单位向市档案馆移交档案时必须同时移交齐全完整的数字化副本，杭州市财政每年拨出资金专门用于向市档案馆移交档案的前期数字化工作。
2.1.2档案数字化实践探索在档案数字化的实践活动中，各地档案部门依据各自不同的档案特点和经济条件做出了不同的选择，具有代表性的是北京市档案馆和长春市档案馆的探索。
北京市档案馆在数字化建设中率先提出了“全面数字化”的战略，对除个别档案（实物、会计凭证等）外的全部馆藏实现数字化，计划用20年时间，对馆藏200余万卷档案全部进行数字化；其次，数字化范围涵盖各种不同的档案载体，包括纸质、缩微品、照片、音频视频等。
第三是数字化的档案内容齐全，馆藏档案的所有全宗每一案卷都要数字化。
“全面数字化”既是一个目标，也是一种方法，它是根据北京市档案馆的馆藏特点和北京的社会经济条件制定的，截止到2009年底，馆藏纸质档案数字化率已经超过50%，馆藏声像档案全部完成了数字化（新接收的奥运档案除外）。
长春市档案馆在数字化过程中，以客观需要和现实可能为基础，以提高效率和增加效益为目标，坚持“有所为，有所不为”，有重点、分层次地进行档案数字化。
长春市档案馆引入数学模型，对多年档案利用登记进行了多角度的统计分析，按照各全宗档案利用目的、利用频率、利用年代、所占比重、基数大小分类排队，最后精选出占馆藏档案卷数10%、占馆藏档案利用率90%的20个全宗作为首批数字化对象，并把关系民生、利用最频、惠及百姓的调配档案作为突破口，取得了良好的效果，并在数字化实践中总结出“现用现扫”、“以用定扫”和“常用先扫”等行之有效的工作原则。
2.1.3档案数字化发展的特点“十一五”期间，档案部门在数字化建设中，已经逐渐形成了一套完整、成熟的方法，虽然目前国家和行业标准还不完善，但是各地数字化建设的思路和做法大同小异，标准和手段基本一致。
具体呈现以下特点：数字化加工环节不断细化。
随着档案数字化实践的开展，档案数字化加工的环节越来越精细，逐渐形成了以档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果管理等环节所组成的一整套数字化加工流程，并且每个环节都有相应的标准和要求。
加工环节的标准化是档案数字化工作成熟的重要标志，从任务分发到各环节管理，从流程控制到质量监督都能够通过计算机进行过程管理，数字化的效率和质量得到很大提高。
数字化标准不断提高。
档案部门早期开展的数字化实践中，数字化成品的标准主要以满足网络利用为出发点，以纸质档案数字化为例，图像基本采用黑白200dpi方式扫描，仅有个别地方采用灰度扫描。
“十一五”时期，随着存储成本大幅降低和网络带宽迅速增长，越来越多的档案部门在开展数字化工作时，除了满足基本利用以外，还综合考虑全文检索、制作仿真件等需求，数字化的精度不断提高，彩色扫描大量使用，数字化成品的质量显著提高。
数字化生产日趋社会化。
早期的档案数字化生产大多以档案部门自主加工为主，由于受到人员、设备、规模、经验和管理等条件限制，数字化质量难以得到保证。
“十一五”期间，数字化生产由档案部门自主加工开始向社会化服务转变，除了涉密部门以外，在开展数字化生产时寻求社会化专业机构服务已经成为首选。
2.2电子文件管理2.2.1电子文件应用状况由于国家信息化的整体推进，信息技术已在各行各业得到普遍应用，各组织机构、企事业单位的文件档案工作环境正由纸张环境向电子环境迁移，许多领域正逐步实现业务活动电子化、无纸化。
以北京市为例，截至2008年已建成了590多个信息系统，覆盖宏观决策、经济调控、市场监管、公共服务、城市管理等各领域，对政府核心业务覆盖率高达85%。
电子文件的应用范围也日益扩展，种类日益丰富，其信息类型包括字处理、数据库、图形图像、视音频等多种文件类型，也存在电子邮件、GIS、CAD、CAE、数据库、网页、博客、即时通信等多种形式，其应用已经渗透到政治、经济、文化、科研、生产和社会生活之中。
2007年度中国科协年度重点课题《我国电子文件管理机制研究》针对49家中央机关及直属企事业单位的调查表明：中央机关及直属企事业单位电子文件数量已占全部文件数量的72.7％；49%的受访单位生成的电子文件数量占文件总数的50%以上；14.3%的受访单位生成的文件100%为电子文件；48%的受访单位认为未来5年将会有50%以上的文件仅以电子文件的形式存在。
