如何防止和检查Excel数据录入错误
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如何防止和检查Excel数据录入错误
黄骅市第三中学吕维智摘要：运用Microsoft Office Excel进行各种运算与操作，首要工作是数据录入。
在大量的数据录入过程中难免会出错，而检查录入错误更是一件不容易的事情，本文从数据录入源头如何堵塞错误，数据录入结束后如何快速检查错误，提出了一系列的解决办法。
关键词：允许值；替换；审核
Microsoft Office Excel具有强大的数据统计功能，运算速度快捷，运算结果准确，但如果所引用的原始数据有错误，其统计结果也将产生错误。
因此，正确的录入数据是统计工作有效的前提条件。
要确保数据录入正确，除小心谨慎外，还要掌握一些必要的技巧。
一、限定“数据有效性”，确保录入数据不超范围
一般地，在一个表格结构中，相同字段的数据总是在一定范围内，比如：“姓名”字段的为文本，其长度为2－3个汉字；学生“考试成绩”字段为整数或小数，其范围介于0－150之间……根据这一特点，可以在录入数据之前，设置表行或表列数据的录入允许值范围（表头除外），对于规定范围内的数据能顺利录入，对于超出范围的数据系统会发出拒绝录入的警告，这样就大大降低了数据录入错误率。
具体操作过程是：
执行“数据”－“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡，可以看到控制数据录入范围的“有效性条件”本文框，其“允许值”下拉列表中包含了任何值、整数、小数、序列、
日期、时间、文本长度、自定义等八个选项（如图1）。
图 1
当限定“姓名”字段录入的有效性时，可以在下拉列表中选取“文本长度”选项，数据选择“介于”选项，最小值填写“2”，最大值填写“3”；如果限定“考试成绩”字段录入的有效性，则可以在下拉列表中选取“小数”选项，数据仍选择“介于”选项，最小值填写“0”，最大值填写“150”……
当录入了有效范围外的数据时，系统会弹出“停止”警告，提示用户“输入值非法。
其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值。
”
要对警告框样式进行个性化设置，可以将“数据有效性”对话框切换到“出错警告”选项卡，自行选择停止、警告、信息三个样式，并输入适当的标题和错误信息。
二、利用“替换”功能，消除文字录入中误输入的空格
在录入文字时，往往由于选择文字和输入法之间的切换等原因，在所输入的一组文字中间或前、后产生空格，例如：在输入“工程师”三字时，如果中间的字出现空格，写成“工程师”，检查错误还稍微容易一些，但是如果在两边出现空格，把“工程师”写成“工程师”，并且单元格格式设置为“靠右”对齐；把“工程师”写成“工程师”，并且单元格格式设置为“靠左”对齐。
这时，仅靠眼睛根本就无法复核错误，而这种隐含的错误会直接导致Excel运算结果的错误。
其纠错办法是：
执行“编辑”－“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入一个空格，在“替换为”文本框中不用作任何输入，单击[全部替换]（如图2）。
整个工作表中错误录入的所有空格全部消除。
图 2
三、通过“圈释无效数据”，查找录入错误
在没有提前设置单元格区域录入数据有效性的情况下，或虽然提前进行了数据有效性设置，但在区域内粘贴了其它区域的数据，或区域内运用了公式计算，这些情况下都有可能产生错误。
其解决办法如下：
首先，对单元格区域重新进行“数据有效性”设置。
然后，执行“工具”－“公式审核”－“显示‘公式审核’工具栏”命令，在Excel窗口中添加“公式审核”工具（如图3），单击工具栏上的“圈释无效数据”按钮，超范围数据被一一圈释出来。
图 3
当然，对于在有效性范围入录入的数据，仍可能产生错误，这就需要做好人工复核工作。
复核无误后，要及时采取工作表的锁定、密码保护等措施，以防止误操作和非法修改等错误的产生。
