档案管理办法

档案管理办法第一章总则第一条为加强**集团公司档案管理，提高档案管理现代化水平，充分有效地保护和利用档案资源，更好地为**的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其档案工作的法律法规，结合集团公司工作特点，制定本办法。

第二条档案是指各单位在港口生产、建设、经营管理、科学研究等工作中直接形成的对本单位和国家、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。

第三条各单位形成的各种载体档案应由各单位档案部门实行集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存。

第四条各单位应加强对档案工作的领导，实行一把手负责制。

有科技档案的单位，应指定一位总工程师或技术负责人兼管此项工作。

各单位应将档案工作纳入本单位总体发展规划，纳入企业管理、生产建设、科学研究和技术管理的规章制度中，纳入分管领导的岗位职责和工作人员的岗位责任制中，纳入绩效考核。

第二章档案管理体制、机构和职责第五条根据档案工作实行统一领导，分级管理的原则，集团公司党委综合办公室负责集团公司机关的档案工作，并对集团公司各单位的档案工作实行监督、指导和检查。

集团公司各单位应设立与本单位发展相适应的综合档案室，配备满足档案工作需- 1 -要的人员，负责本单位档案工作，并对本单位各部门和所属机构的档案工作实行监督、指导和检查。

各单位的各部门和项目管理部门应配备文书处理人员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷（件）归档工作。

集团公司和集团公司各单位的档案工作接受上级档案管理部门的指导、监督和检查。

第六条企业职责:（一）建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划；（二）将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核；（三）维护和确保档案真实、安全，预防突发事变及灾害的发生，并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障；（四）在企业资产与产权变动时，同时提出所涉及档案的处置要求；（五）按规定向相应单位移交档案。

第七条集团公司档案部门职责：（一）贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策和法律法规，结合集团公司档案工作特点，制定集团公司档案工作的规章制度和标准规范；（二）制定集团公司档案工作的发展规划，并组织实施；- 2 -（三）对集团公司各单位档案工作进行业务指导、监督和检查；（四）对集团公司机关各部门文件材料的归档工作进行业务指导，集中统一管理集团公司机关及按规定进馆的各门类档案，为集团公司的各项工作提供服务，并按规定移交档案；（五）组织档案人员业务培训和研讨，总结交流档案工作经验；（六）会同本单位有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定和销毁工作；（七）组织学习、研究和推广档案管理的先进技术、方法和经验，推动集团公司档案管理的现代化；（八）组织并参加重点建设工程项目竣工、科研成果评审鉴定和设备仪器开箱文件材料验收工作；（九）制定集团公司档案进馆范围的规定，并报上级档案管理部门备案；（十）组织完成上级档案部门交办的档案工作。

第八条集团公司各单位应设立与本单位档案工作发展相适应的档案室。

具体职责是：（一）贯彻执行国家有关档案的法律法规和集团公司颁发的标准、规范，制定本单位档案管理规章制度；（二）对本单位各部门和所属机构的文件材料的归档工作进行监督、检查和指导，集中统一管理本单位的各门类档案；（三）积极开发档案信息资源，编制检索工具，汇编文件资料，做好档案利用工作；（四）会同本单位有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴- 3 -定和销毁工作；（五）学习、研究和采用新技术、新方法，推进档案管理的现代化；（六）参加工程竣工、科研成果评审鉴定、设备仪器开箱文件材料的验收工作；（七）参加本单位结构调整、产权变动档案的处置工作；（八）组织本单位文书处理人员和技术人员档案业务培训，交流档案工作经验；（九）根据上级档案部门档案进馆范围的规定，组织档案移交工作；（十）组织完成上级档案部门交办的档案工作。

第三章档案工作人员的条件与各类人员岗位职责第九条各单位应依据国家有关规定和实际需要，配备与企业生产、经营、管理和发展需要相适应档案人员。

档案人员应保持相对稳定，符合专业技术或管理人员要求。

第十条档案人员的条件档案工作人员应当熟悉档案专业及相关专业知识，熟悉港口业务和本单位业务范围；忠于职守，遵守纪律；身体健康，一般具有大专以上文化程度和一定专业知识，熟练掌握现代化管理知识，取得上级档案部门颁发的档案专业培训岗位合格证书。

负责管理党组织档案的工作人员必须是共产党员，符合机要人员条件。

档案科（室）的负责人，一般应由具有馆员（或者相当于馆- 4 -员）以上专业技术职务的人员担任。

档案工作人员的职务、职称的评定和晋升，业务能力的考核，应按照国家有关规定执行，并享有专业人员的同等待遇。

第十一条档案工作各类人员的主要职责（一）集团和各单位分管档案工作领导的岗位职责：1.领导本单位档案工作，负责将档案工作列入领导议事日程，纳入企业发展规划，研究解决档案工作中存在的问题，保证档案工作与企业管理工作同步发展；2.负责档案工作规划、档案鉴定、销毁和设施设备购置工作的审查、审批。

（二）党委综合办公室分管档案工作负责人岗位职责1.负责贯彻执行档案工作的法律法规和规定；2.负责主持召开档案工作会议，研究解决档案工作存在的问题，总结布置档案工作；3.负责档案的现代化管理工作；4.负责档案人员培养和继续教育工作；5.负责协调企业在结构调整中档案合理处置工作，坚持档案处置与产权处置同步进行；6.负责档案鉴定销毁工作的组织和审查工作；7.负责重要和涉密档案及外单位借、查阅档案的审批工作；8.负责档案工作岗位责任制绩效考核的考评工作；9.集团公司党委综合办公室分管档案工作负责人，负责对集团公司和集团公司各单位档案工作的领导。

- 5 -（三）集团公司档案部门负责人岗位职责1.负责学习、宣传、落实档案工作的法律法规、规定和标准；2.负责组织制定档案工作发展规划、计划，并认真组织实施；3.负责制定档案工作制度、规范等，并监督和检查落实情况；4.负责对集团公司各单位档案工作的监督、检查和指导；5.负责组织召开档案工作会议，总结布置档案工作，定期组织研究档案工作，解决档案工作存在的问题，及时向领导和上级档案部门汇报工作；6.负责企业结构调整中档案合理处置的监督和指导；7.负责组织档案人员继续教育和知识更新的培训，组织学习、研究和推广档案管理先进技术、方法和经验。

（四）档案人员岗位职责1.贯彻、执行档案工作的各项规章制度，熟悉本单位档案业务，掌握档案管理现代化技术；2.指导文书和技术人员做好文件材料的收集、整理、立卷（件）等归档工作，提高档案的归档率、完整率、准确率和归档案卷的质量；3.做好档案的收集、整理、鉴定、统计等工作，熟悉所保管的档案情况；4.保护档案的安全，做好防护工作；5.开展档案业务指导工作，并采取各种有效措施，检查督促所属单位和部门做好档案工作；6.做好档案利用服务工作，编制适用检索工具，迅速准确地- 6 -查调档案，汇编档案资料；7.遵守保密制度。

未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案的安全。

（五）档案形成部门负责人岗位职责1.掌握本单位档案工作有关规定；2.负责对本部门文书处理人员和技术人员做好文件材料的形成、积累、整理、分类、立卷（件）和归档工作的监督、检查和指导，并对应归档的文件材料的齐全、完整、准确、系统负责；3.负责本部门文书处理人员和技术人员岗位职责绩效考核的考评工作。

（六）文书处理人员岗位职责1.学习、落实档案工作法律法规和制度、规范；2.负责本部门文件材料的收集、整理、分类、立卷（件）、电子文件和纸质文件的归档工作，严格履行签字盖章手续，并对案卷质量是否符合规范和应归档的文件材料的完整、准确、系统负责，并按时归档；3.负责本部门文件材料的平时积累和立卷（件）工作，按照本部门归档类目，及时制定案卷（件）类目，对承办完毕的文件材料要及时清理，合理分类存放，便于平时利用和立卷（件）归档；4.熟悉本部门文件材料形成规律，督促、指导本部门管理人员和技术人员做好文件材料积累、整理、分类工作，严把应归文件材料的齐全、完整、准确、系统和质量关；5.因工作需要或其它原因，暂离或调离工作岗位时，应在离- 7 -岗前将自己所保管的档案资料移交给接管人。

（七）专业技术人员岗位职责1.学习、落实档案工作的法律法规和制度、规范；2.负责在科学研究和建设项目管理等工作中形成的各门类、各载体文件材料的积累、整理、分类、立卷、电子文件和纸质文件的归档工作，对应归档的文件材料的齐全、完整、准确、系统和是否符合质量规范负责，并做到按时归档；3.积极配合档案人员和文书处理人员对文件材料立卷归档工作进行的督促、检查、指导，达到规范化、标准化管理。

第四章文件材料的归档第十二条各单位应建立、健全文件材料的归档制度。

凡本单位各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文件处理部门或文件材料形成部门按照集团公司颁发有关档案质量标准的规定和要求进行收集、整理、立卷（件），定期向档案部门归档。

第十三条电子文件在归档移交前，归档与接收部门均应对归档电子文件的载体及技术环境进行检测，确保载体的安全利用。

第十四条文书档案一般应在第二年上半年内向档案部门归档；科技档案应按工程项目在全部竣工验收后三个月内向档案部门归档，科研课题在课题鉴定评审后的第二年的上半年向档案部门归档；声像档案一般在年终向档案部门归档，会议形成的声像档案，在会议结束后两个月内由会议主办部门负责归档。

当年- 8 -形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年后归档。

电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。

磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的其它载体归档时间一致。

更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料等，应做到随时归档。

交接双方应对归档的文件材料进行检查、清点、核对，并履行移交签字盖章手续。

第五章考核与奖罚第十五条考核1.分管档案工作领导负责考核档案部门负责人落实岗位职责情况；2.档案主管部门负责人负责考核档案人员落实岗位职责情况；3.档案形成部门负责人负责考核文书处理人员和专业技术人员岗位职责落实情况。

第十六条有下列事迹之一的，各单位应当给予表彰或奖励1.对档案的收集、整理、提供利用等工作做出显著成绩的；2.对档案保护和现代化管理做出显著成绩的；3.对档案学理论研究做出重要贡献的；- 9 -4.将重要或珍贵档案捐赠给国家的；5.同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。