档案管理

（名词）全宗全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。

（名词）档案检索档案检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。

（名词）开放档案开放档案就是档案管理单位根据档案价值实现的客观规律和特点，依法向社会会公众和组织公开未列入保密与豁免公开范围的档案文件信息内容，并通过有效方式及时提供给有关组织及个人，满足其合法利用需求的社会化服务政策与措施。

（名词）编研工作档案馆（室）的编研工作，是以馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内部的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专门著述。

（名词）归档归档是指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统整理后交档案室（馆）保存备案(备查)的过程（名词）人物全宗人物全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。

（简）全宗的构成（类型）1、全宗的单位和全宗内容的形式：组织全宗；人物全宗2、全宗的范围和构成方式：独立全宗；联合全宗；全宗汇集；档案汇集（简）档案安全管理“九防”防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠（简）档案的一般作用1、行政管理的查考凭证2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律证书（概括起来有两个基本方面：凭证作用；参考作用）（简）年度分类法文件有写成日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。

文件上有属于不同年度的几种日期，要确定一个主要日期，即最能说明该文件时间特点的日期。

（简）以件为单位的档案整理方法有六个步骤1、装订归档文件的装订是以“件”为单位进行的。

“件”是归档文件整理的基本单位。

2、分类年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、保管期限分类法3、排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程4、编号归档文件的编号，是指将归档文件实体中的物理位置通过编号的方式予以固定，以便识别和查找的整理活动5、编目编目是指编制归档文件目录的整理活动6、装盒盒装包括把归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等方面的整理内容（简）电子文件的管理原则1、全程管理原则2、前端控制原则3、集成管理原则4、动态管理原则5、注重效益原则（案）档案整理1、工作内容区分全宗、全宗大难的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列、案卷目录的编制2、步骤（1）了解情况，拟订方案（2）区分全宗和分类（3）细分和组卷、草拟案卷标题（4）初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。

（5）全面审查修改标题。

（6）固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。

3方法1、以“案卷”为单位整理。

2、以“件”为单位整理。

（案）档案鉴定对档案价值的鉴定1、档案鉴定是“去粗取精”，提高管理效益的科学措施2、档案鉴定是关系“档案存亡”的一项非常严肃的工作（1）预测性和主观性（2）决断行和不可逆性（案）判断是否是档案，为什么档案的定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据，信息和知识的记录。

档案是有史以来最早产生的文献之一，也是现代社会的核心信息资源的重要门类。

它基本含义包含四个方面：1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。

2、档案是保存备查的文件3、档案内容的记录方式和载体是多种多样的4、档案是原始的历史记录（案）档案撤销1、由撤销单位祖师人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。

2、撤销单位的业务分别划归几个单位的，其档案不得随之分散，仍作为原单位档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个单位完整地代管。

3、单位撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，要移交应受理这些文件的新单位继续处理，并作为新单位的档案加以保存。

(选择、判断)档案是社会组织或个人在社会活动中自己接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。

我国档案工作基本原则：同意领导，同意管理维护档案的完整：数量；质量维护档案的安全：档案本身不受损，即物质安全；不失密，即政治安全档案机构1、档案室2、文件中心和档案寄存中心3、档案馆档案行政机构（监督管理作用，与档案机构区分）档案机构之间的相互关系1、上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督关系2、档案行政管理机构，对档案馆、文件中心、档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系3、档案室和档案馆之间，具有档案交接关系4、文件中心和档案馆之间，具有档案交接关系5、各级各类档案馆之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系在收集档案时，必须把一个单位的档案作为一个全宗集中在档案机构内，不允许把一个全宗的档案人为的分割。

归档制度的内容：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求（选择）档案馆档案的来源1、接收现行组织单位的档案2、接收撤销组织单位的档案3、征集历史档案4、档案馆之间交接档案档案整理工作的主要内容1、区分全宗2、全宗内档案的分类3、编立保管单位（一般是立卷）4、案卷的排列5、案卷目录的编制文件之间的历史联系，主要表现在文件的1、来源2、时间3、内容4、形式全宗的补充形式：联合全宗、全宗汇集、档案汇集分类的一般方法1、时间分类2、来源分类3、内容分类4、形式分类普通档案程勇的分类方法1、年度分类法2、组织机构分类法3、问题（主题、职能）分类法复式分类法的选择和分类方案的编制1、年度一组织机构分类法2、组织机构一年度分类法3、年度一问题分类法4、问题一年度分类法多种门类档案的综合分类1、门类分类法2、组织机构分类法3、职能分类法常用的立卷方法（立卷特征）：按问题、提名（作者）、文种（名称）、地区、时间、收发文机关组卷案卷的排列方法1、按照案卷所反映的工作生的联系排列2、按照案卷内容所反映的一定问题排列3、按照案卷所属的起止日期（时间）排列4、按文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排列5、人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列（选择、判断）档号编制过程中遵循的原则1、唯一性原则2、合理性原则3、稳定性原则4、简明性原则档案鉴定的主要特点1、预测性和主观性2、决断性和不可逆性判断档案的相对价值1、所存档案的完成程度2、档案内部的可代替程度3、本机关是否向档案馆移交档案参考资料类型1、大事记2、组织沿革3、统计数字汇集4、专题概要档案利用服务方式1、以档案原件提供利用2、以档案复制品提供利用3、综合档案内容编写书面资料提供利用1、档案的本质属性是( A )A、原始记录性B、社会性C、历史性D、确定性2．档案被称为“历史文明之母”，“文明之母”是因为档案具有（ C ）Ａ．信息加工功能Ｂ．信息回溯功能Ｃ．知识贮存与传播功能Ｄ．查考备用功能3．下面属于档案的是（ A ）A．有查考利用价值的文件B．口语C．公章D．钱币4．档案不同与一般的信息资料，在于它具有（ C ）A ．可读性B ．可保存C ．原始性D ．记录性1、根据全宗内档案文件的完整程度对档案文件价值的影响，当年度统计报表缺失时，月报表的保存期限就应( B )。

A、缩短B、延长C、终止D、不变2、方针政策性文件在失去现行效用后，其价值将由行政价值转变为( D )A、历史价值B、纪念价值C、文物价值D、科学价值3、只有在档案发挥作用带来的利益( A )因保存档案而付出的代价时，档案才具有保存价值。

A、大于B、小于C、等于D、近似于1、档案室的收集，正常情况下主要是指（ C ）。

A、接收B、征集C、归档D、归卷2、办理完毕的文件一般在什么时候向本单位档案部门移交( D )A、当年底B、第二年初C、第二年3月底前D、第二年6月底前1、按照有关规定，下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料的保管期限应为( B)A、永久B、定期C、长期D、短期2、先将档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类，称( A )A、年度——问题分类法B、年度——组织机构分类法C、问题——年度分类法D、组织机构——年度分类法3、某单位1990-1995年发展规划，立卷时应立在( A )卷内。

A、1990年B、1989年C、1995年D、19961.档案库房的编号一般是先编（B）A.地区号B.建筑物号C.层号D.房间号2．珍贵档案的存放方式是（B）A．竖放B．平放C．卷放D．折叠竖放3.档案库房较为适宜的相对湿度应为（C）A.30%-40%B.40%-50%C.50%-65%D.65%以上4．著录并列题名时所使用的著录标识符号是( A )A．= B．+ C．, D．/1、《规定》所推行的是案卷级整理。

（错）2、归档文件的整理单位是单份文件。

（错）3、来文与复文为一件，这“为一件”是指实体上装订在一起，编目时可体现为两个条目。

（错）4、收文处理单是收文处理中出现的，与文件的内容没有本质的联系，因此，整理时可不归档。

（错）5、正本与定稿，来文与复文等为一件，判定件的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。

（对）6、机构分类法与问题分类法可以同时采用。

（错）7、按事由的重要程度排列，即把具体业务工作文件排在前面，综合性文件排在后面。

（错）1.档案保管工作中的八防是指防火、防水、防潮、____防霉___、_防虫_____、防光、防尘、防盗。

2、一个机关的大事记主要由_大事记叙和大事时间所组成。

3、制发档案复制本，根据所需单位的不同用途，分为______副本_和______摘录_两种。

4、装具每一列的走向应与窗户所在墙壁___垂直___。