文件归档管理规定

国家档案局令 第8号

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。

局长 杨冬权

二○○六年十二月十八日

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条 机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条 机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

归档文件保存期规定

文号：QG/SSW0301.02-2007

1、目的

为了健全和加强我公司归档文件（包括质量记录）保存期的管理，根据《中华人民共和国档案法》和国务院关于加强企业档案管理工作的要求，特制订本规定。

2、范围

适用于本公司综合物业管理服务产品质量实现过程中形成的全部文件资料、全部质量活动记载及本公司质量体系规定开展的所有活动记录（包括来自供方的记录）的归档、保存。

3、管理内容及方法

3.1 管理职责

3.1.1公司综合办公室负责归档文件(包括质量记录)的管理、收集、归档、借阅和保存。

3.1.2公司各职能部门负责定期将归档文件、质量记录进行归档。

3.2 归档文件的归档要求

3.2.1属归档范围的文件材料,各部门/服务处应按其保存价值和查考内容，加以系统整理，并提出保管年限。

3.2.2在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件等分别列在一起，不得分开。

3.2.3不同年度的文件,一般不得在一起立卷,没有复文的放在请示年立卷.跨年度的计划,放在针对篇一年立卷，跨年度的总结，放到针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件，放在开会的开幕年立卷。作为诉讼的案件，放在结案年立卷。其它文件材料的立卷，也应按有关规定执行。

3.2.4卷内文件应保持有机联系，不可分的材料，应依顺序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，复件在后；印件在前，定稿在后。

3.2.5卷内文件编里页号,位置为正面右上角,背面为左上角,声像材料等应在装具或声像材料的背面编号。图纸及科技文件材料，均在右上角。

3.2.6按规定格式填写卷内目录，备考表和案卷封面。声像材料、应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

3.2.7归档文件材料应纸质优良,文字线条清晰,审查手续完备,禁用铅笔或复写纸书写,一律用碳素墨水书写或黑色油墨印刷。

3.3 归档手续

3.3.1凡属归档文件材料,均须按归档要求整理后,定期综合办公室移交。

单位文件收发归档工作制度

一、总则

为了加强单位文件的管理，确保文件的安全、完整和及时提供利用，根据《中华人民共和国档案法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

二、文件收发

1.文件接收

（1）单位各部门收到文件后，应及时进行验收，确保文件的数量、质量和完整性。

（2）对收到的文件进行登记，包括文件编号、文件名称、文件密级、发送单位、接收时间等信息。

（3）对文件进行分类、归档，确保文件有序存放。

2.文件发送

（1）单位各部门发送文件时，应填写《文件发送单》，明确文件接收部门、文件名称、文件密级、发送时间等信息。

（2）文件发送部门应确保文件完整、清晰，并进行封装。

（3）文件发送部门应按时将文件送达接收部门，确保文件及时到达。

三、文件归档

1.归档范围

（1）本单位的各类文件，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。

（2）与本单位有业务往来的其他单位的文件，需归档的，应进行复制或摘录。

2.归档时间

（1）纸质文件应在文件办理完毕后一个月内归档。

（2）电子文件应在文件办理完毕后一个月内进行备份，并按照相关规定进行归档。

3.归档要求

（1）文件应按照分类、编号、排序的顺序进行归档，确保文件有序、便于查找。 （2）文件应使用符合国家标准的文件夹、文件盒等进行存放，确保文件安全、便于管理。

（3）文件归档应填写《文件归档登记表》，包括文件编号、文件名称、文件密级、归档时间、归档人等信息。

四、文件保管

1.文件保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘、防有害气体等条件，确保文件安全。

2.文件应按照保密等级、文件类型、归档时间等进行分类存放，确保文件便于查找、利用。

3.文件保管人员应具备一定的文件保管知识，熟悉本单位的文件管理规定，确保文件安全、完整。

五、文件利用

1.文件利用应遵循保密、合法、及时、准确的原则。

档案管理规定

第一章 总则

第一条 依据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》及公司其他相关管理规定，为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指在过去和现在公司各级部门及员工的日常工作活动中从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动所直接形成的对企业有办存价值的各种证件、合同、协议、设计图纸、报表、文字、图表、账册、凭证、照片、声像、胶卷等各类文件材料、技术资料、电子文档、电脑盘片、荣誉实物等不同形式的历史记录。

第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导、统一监督，分级保管、责任到人、分级查阅的原则进行科学化管理。

第五条 各部门各项档案在工程竣工、项目终结后统一移交综合办公室。档案移交手续要完备。

第二章 档案机构及其职责

第六条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

第七条 档案工作由公司总经理统一领导，综合办公室主任负责监督、指导、检查本公司各部门的档案接收、收集、整理、立卷、保管工作。 第八条 凡需归档的案卷、文件资料必须收集齐全、完整，装订整齐、牢固，书写字迹清楚、工整，图面清晰，图幅符合要求，签署手续完备，建立电子版和物理版档案目录，注明序号、编号、归档资料名称、归档资料相关单位名称、签发时间、备注。文稿及签名必须用蓝黑或碳素墨水书写。

第十条 归档的照片、底片整理成册，并附有文字说明，注明序号、编号、项目名称、概况、施工单位、时间、地点、人物、事由、专业技术活动。

第十一条 各部门取得的各种批复或外单位往来文件原件必须及时归档。

第十二条 各类经济合同签订时至少需要一式四份，财务部、办公室各留一份原件。份数可按照各部门实际需要增加，但一式不得少于四份。

第十三条 我公司盖章外发的各类文件及各种申请或填报的表格等，在办公室保存一份原件或一份复印件。