文件发放回收管理规定

学校办公室收发文管理制度范文引言在学校办公室工作中，高效地管理收发文工作是确保学校各项业务正常运行的重要一环。

为了规范办公室收发文的流程和提高工作效率，制定一套科学合理的收发文管理制度是非常必要的。

本文将围绕学校办公室收发文管理制度，详细介绍其内容和要求，以期提供一个参考范本供学校制定和优化相关制度时使用。

一、收文管理1. 收文登记1.1 办公室收到来自学校内部和外部的各类文件，应立即进行登记。

登记内容包括：文件标题、发文单位、文件字号、收文日期等。

1.2 收文登记表应按照时间顺序进行编号，并进行存档备查。

同时，应制定电子收文登记系统，实现电子化管理和查询。

2. 收文分发2.1 收到文件后，办公室应根据文件的紧急程度和内容进行分类。

2.2 分发给相关部门时，要根据文件的要求和需要，注明办理期限，并在指定的时间内进行跟踪督促。

3. 收文处理3.1 办公室收到文件后，应及时进行初步审阅，了解文件内容、要求和影响范围。

3.2 针对不同类别的文件，制定相应的处理办法，如：会议通知要及时通知相关人员，行政文件要进行归档等。

二、发文管理1. 发文申请1.1 需要办公室发文的单位或个人，应填写发文申请表，并提交给办公室。

1.2 发文申请表包括：文件标题、发文单位、文件字号、申请人、紧急程度等信息。

2. 发文审核2.1 办公室收到发文申请后，应按照规定的程序进行审核。

2.2 审核主要包括发文的合法性、针对对方单位的陈述是否准确、发文内容是否完整等。

3. 发文登记3.1 审核通过后，办公室应对发文进行登记，并进行编号。

3.2 发文登记表应包括：文件标题、发文单位、文件字号、发文日期等信息。

4. 发文传递4.1 发文传递需要按照指定的方式进行，如：邮寄、传真、电子邮件等。

4.2 发文传递后，办公室应及时进行记录，并将传递情况反馈给相关部门。

三、存档管理1. 文件归档1.1 文件归档应按照一定的分类和编号规则进行。

1.2 归档时，应注明文件的存放位置、归档人员和归档日期。

单位文件收发归档工作制度一、总则为了加强单位文件的管理，确保文件的安全、完整和及时提供利用，根据《中华人民共和国档案法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

二、文件收发1.文件接收（1）单位各部门收到文件后，应及时进行验收，确保文件的数量、质量和完整性。

（2）对收到的文件进行登记，包括文件编号、文件名称、文件密级、发送单位、接收时间等信息。

（3）对文件进行分类、归档，确保文件有序存放。

2.文件发送（1）单位各部门发送文件时，应填写《文件发送单》，明确文件接收部门、文件名称、文件密级、发送时间等信息。

（2）文件发送部门应确保文件完整、清晰，并进行封装。

（3）文件发送部门应按时将文件送达接收部门，确保文件及时到达。

三、文件归档1.归档范围（1）本单位的各类文件，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。

（2）与本单位有业务往来的其他单位的文件，需归档的，应进行复制或摘录。

2.归档时间（1）纸质文件应在文件办理完毕后一个月内归档。

（2）电子文件应在文件办理完毕后一个月内进行备份，并按照相关规定进行归档。

3.归档要求（1）文件应按照分类、编号、排序的顺序进行归档，确保文件有序、便于查找。

（2）文件应使用符合国家标准的文件夹、文件盒等进行存放，确保文件安全、便于管理。

（3）文件归档应填写《文件归档登记表》，包括文件编号、文件名称、文件密级、归档时间、归档人等信息。

四、文件保管1.文件保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘、防有害气体等条件，确保文件安全。

2.文件应按照保密等级、文件类型、归档时间等进行分类存放，确保文件便于查找、利用。

3.文件保管人员应具备一定的文件保管知识，熟悉本单位的文件管理规定，确保文件安全、完整。

五、文件利用1.文件利用应遵循保密、合法、及时、准确的原则。

2.单位内部人员查阅文件，应填写《文件查阅申请表》，经批准后方可查阅。

文件管理
文件名称文件的回收与销毁管理规程页次共1页第1页
文件编码 WJ-SMP-QA-006C版次第三版
编订依据《GMP》2010年版制作备份12份
编制人审核人批准人
编制日期审核日期批准日期
颁发部门QA 实施日期
分发部门公司各部门
目的：建立本程序以保证各作废文件不再流通、使用。

范围：适用于本公司颁发各文件。

职责：各部门负责人对本规程实施负责。

规程：
1．回收：文件由于以下原因而宣布废止、停止使用时，必须及时回收。

1.1
文件进行修改，且新修改的文本已被批准使用，并填写“文件废止申请”，原文件自新文件生效之日起废止，要及时回收。

1.2 文件发现错误，必须立即废止，及时回收。

2．文件回收时应及时销毁，并在“文件销毁记录表”上签字,注明回收日期、收件人、回收份数，其中：回收份数与发放份数应相符合。

3．QA在回收的文件原件上标注“作废”字样，并存档。

4．文件的销毁
4.1 文件编制(或修改)过程中的草稿，复制、打印过程中的草稿。

4.1.1 回收的旧版文件的全部复印件。

4.1.2 其它的废止文件。

4.2
凡具有密级的文件,统一由QA收集、清点，经主管领导批准后，指定专人销毁，并指定监销人，防止失密。

4.3
其它文件须经颁发部门收集、清点，总经理或主管领导批准后，指定专人销毁。

4.4 由QA填写销毁记录。

4.5
修订与废除的区别：修订为文件的题目不变，不论内容改变多少，都称为修订；废除为文件题目的改变，内容不论变或不变，原文件即称为废除。

文件的颁布、发放、回收编码文件归档及销毁管理规程版本 2页1/2码编制日期替代∕审定日期颁发质量保障部批准日期生效发放总经理、生产副总、质量保障部、生产管理部、工程设备部、销售部、财务部、办公室依据：《 GMP》及公司文件管理的要求目的：为文件的颁布、发放、回收、归档及销毁规定实施管理办法范围： GMP文件的颁布、发放、回收、归档及销毁1．颁发：标准文件经批准人签字后方可颁发。

2．发放2.1 该文件所涉及的每一部门、岗位均应收到本文件。

2.2文件颁发时，收发双方须在“文件发放、回收记录”上签字，并注明：文件名称、文件编码、复印份数、分发部门、分发份数、分发人、签收人、发送日期等。

2.3文件在执行之日前应对文件使用者进行专题培训，可由文件编制人、审定人、批准人之一进行培训，以保证每个使用者知道如何使用文件。

2.4 一旦新文件生效使用，前版文件必须交回。

分发使用的文件为批准的现行文本，已撤消和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。

3．回收3.1文件进行了修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文本自新文件生效之日起废止，要及时回收。

3.2 文件发现错误，对药品质量及生产经营活动产生不良影响，必须立即废止，及时回收。

3.3文件回收时必须在“文件发放、回收记录”上签字，填明收回日期、收回人，并在回收的文件上加盖“回收文件”印章，以表示回收的文件。

4．归档保管：4.1 所有标准文件的原件必须及时归档备查。

4.2 归档的文件要上锁保管，发现失窃及时上报。

4.3 保管中要防火、防潮、防鼠、防蛀、防霉变，软盘还应防静电等。

5．销毁5.1 需销毁的文件5.1.1 文件编制（或修订）过程中的草稿及复制件、打印过程中的草稿；5.1.2 回收旧版文件中归档一份后的其余文件；5.1.3 其它的废止文件。

5.2凡具有密级的文件，统一由质量部收集、清点，经总经理批准后，指定专人销毁，并指定监销人，防止失密。

5.3 其它文件经颁发部门收集清点，经主管副总批准签字，指定专人销毁。

档案管理制度为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定.1、文件的发放：（1)财务部、生产部、知识产权管理部、营销部、办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收.需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件由办公室安排专人统一发放和回收。

(2）各部门需办公室安排发放文件时,必须将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。

发放到各部门的所有文件,由部门负责人签字接收.如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。

代收人必须负责及时将文件转给部门负责人.需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表"，并由个人亲自签字接收.（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观,由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。

但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3、文件的换页:(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页.（2）有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。

工程收发文件流制度规定第一章总则第一条为规范工程文件的收发流程，提高工程项目的管理效率和信息传递效果，制定本制度。

第二条本制度适用于工程项目管理中的各类文件的收发过程，包括合同文书、工程进度报告、设计文件、施工图纸、变更通知、验收报告等。

第三条工程文件的收发流程应遵循便捷、准确、及时的原则，确保文件的内容真实、完整、合法。

第四条工程文件的收发主要采用电子文档传递，确保信息的安全、完整和可追溯。

第五条工程文件的收发应遵循严格的审批流程，确保文件的真实性和准确性。

第六条工程文件的收发应有专门的人员负责管理和监督，确保文件的存档和备份工作得到有效执行。

第七条工程文件的收发应遵循法律法规和国家标准，不得违法违规。

第八条工程文件的收发应遵循保密原则，不得泄露工程项目的商业机密和个人隐私。

第二章工程文件的收发流程第九条工程文件的收发流程包括发送、接收、审批和存档等环节，具体流程如下：（一）发送方应将要发出的文件进行整理和打包，填写相关信息，包括收件人、抄送人、主题和正文内容等，确认无误后进行发送。

（二）接收方应及时查收收到的文件，核对文件内容和重要信息，如有疑问应及时与发送方联系。

（三）审批环节包括对文件内容的审核和批准，需经过主管领导或部门负责人审批后方可发出。

（四）收到文件后，接收方应及时存档和备份，确保文件安全可靠。

第十条发送方应根据文件的重要性和紧急程度，选择合适的方式进行发送，如电子邮件、传真、快递等。

第十一条接收方应及时查阅和处理收到的文件，如有疑问或需要进一步说明，应及时与发送方联系，避免出现误解和延误。

第三章工程文件的管理和监督第十二条工程文件的管理应由项目管理部门或专门的文件管理员负责，制定管理制度和流程，定期进行检查和评估。

第十三条工程文件应按照文件类型、日期等进行分类和归档，确保文件的秩序和便于查找。

第十四条工程文件的备份应定期进行，确保文件的安全和完整存档。

第十五条工程文件的管理人员应加强监督和培训，确保工程文件的安全和准确。

1 目的 Purpose规定了技术文件管理职责、版本控制、发放、收回、保密等管理要求。

2 范围 Scope适用于公司技术文件发放、收回与保密管理。

3 术语和定义 Terms and definitions下列术语和定义适用于本规定技术文件企业产品标准、产品设计文件、产品工艺文件、FMEA、控制计划以及其它技术文件。

有效版本技术文件符合审批程序并盖有红色印章的最新版本的技术文件新品试制阶段技术文件指在新品试制阶段使用的设计文件和工艺文件。

小批量试产阶段技术文件指产品进入小批量生产时使用的设计文件和工艺文件4 职责和权限 Responsibility and authority技术部负责技术文件登记、归档、流转和保管等日常管理工作。

负责确定文件发放种类和数量，发放至生产部门、品管部的技术文件均需过塑后下发。

对下发到各部门技术文件的管理情况进行检查和指导，对违反本规定的责任人进行处罚。

技术文件的归档、登记、流转、使用与管理按《技术文件管理规定》执行。

使用部门应指定专人负责技术文件的管理，建立必要的登记账目，格式参考附录G。

负责技术文件的登记、流转、保管、使用与管理等工作。

5 流程图 Flow diagram输入：体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。

流程图仅限管理文件（技术文件及行政文件参考相关规定执行）流程 Processes责任 Responsibility说明 Explain输出 Output制/修订部门、品管部体系管理员体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。

文件制订/更改通知单制/修订部门技术文件参考《技术文件管理规定》，行政文件参考《行政文件管理规定，文件应包含总部的要求。

文件草案归口领导审核对文件内容的适用性等进行确认。

如果需要再修改，返回流程2执行内部邮箱管理者代表会签，如果有问题，返回流程2执行。

OA 流程总经理文件批准。

如果需要再修改，返回流程2执行。

内部网络品管部体系管理员管理体系文件以纸质方式发布，发布时将PDF 文档发内部邮箱给各部门领导。

公司文件收发及管理制度一、文件接收管理1. 所有外来文件必须经过前台登记，并由专人负责分发至相关部门。

2. 各部门需指定专人负责接收文件，并在规定时间内完成签收。

3. 签收时，务必确认文件内容无误，并检查是否为所需接收的文件。

4. 对于紧急或重要的文件，应立即通知部门主管并优先处理。

二、内部文件发放1. 内部文件发放应由相关部门负责人审批后进行。

2. 文件发放前，需明确收件人、发放时间及文件的保密等级。

3. 发放文件时应使用公司统一的文件传递袋，并确保文件的整洁与安全。

4. 收件人收到文件后，应在文件签收簿上签字确认。

三、电子文件管理1. 所有电子文件应通过公司指定的电子邮件系统或内部网络平台进行发送和接收。

2. 电子文件的附件大小应控制在合理范围内，确保快速传输且不影响系统运行。

3. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限定授权接收人员。

4. 电子文件的存档应按照公司档案管理规定执行，确保数据的安全与完整。

四、文件存档与保管1. 所有文件在处理完毕后，应根据文件性质分类存档。

2. 重要文件应存放于指定的保险柜或加锁的文件柜中，并有专人负责管理。

3. 定期对存档文件进行检查，确保文件的完整性和可追溯性。

4. 对于过时或无效的文件，应按照公司规定进行销毁或转移。

五、违规处理1. 对于违反文件收发及管理制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处罚。

2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，责任人需承担相应的责任。

3. 对于屡次违规的员工，公司将视情况进行更严厉的纪律处分。

六、其他注意事项1. 全体员工应加强文件管理意识，提高工作效率。

2. 对于特殊或不常见的文件管理问题，应及时咨询上级或行政部门。

3. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释和监督执行。