外贸英语函电中礼貌的表现
摘要：随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济交流与合作也在不断增多。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。本文通过大量实例的比较，论述外贸英语函电应坚持的礼貌原则，归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。
关键词：外贸英语函电；礼貌；原则；表现
21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递外贸函电。因而，外贸英语函电成为一种便宜而有效的沟通媒介。“一封好的外贸函电，可以带来截然不同的效果，使你所要表达的意思焕然一新，给对方深刻的印象，使您的职业道路畅通无阻。一封好的外贸函电有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”
一、外贸英语函电的定义
外贸英语函电是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上外贸函电是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。
二、外贸英语函电写作原则
1、礼貌原则（courteousness）
商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如please；your kind inquiry；I would appreciate it if you would等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude；impatience；we deny your claim 等；避免使用含有性别歧视的词语，如businessman；chairman 等。
2、正确原则(correctness)
正确性不仅仅指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确，不要说过，不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如：majority；a great of time；minority等，这些表达易造成混乱、误解，甚至引起不必要的纠纷。这一点对商务文件、信函等尤为重要。
3、明晰原则（clearness）
信要写得清清楚楚、明明白白，毫无晦涩难懂之处，以至于收信人看了之后不会误解写信人的意图。信的每段宜一个话题为妥，采用篇幅较短的段落阐述，每段段首以主题句开门见山提出每段的主要观点。段与段之间应使用过渡语衔接，诸如：firstly；secondly；however；moreover；in contrast 等短语，使整封信自然流畅，明白易懂。
4、简洁原则（conciseness）
一封拖沓冗长、措辞复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，有时甚至看不懂。故撰写商业信件时要长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的文字，完整清楚地表达需要表达的意思，这一点符合商务英语简易化的趋势。
5、完整原则（completeness）
信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人作出积极反映的一切问题及情况。
6、具体原则（concreteness）
使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
7、体谅原则（conscientiousness）
体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。
以上七个原则是外贸函电写作中的指导原则,对于写好一封外贸函电起着非常重要的作用。
三、外贸英语函电的礼貌
从上述原则中，可以发现礼貌是书面外贸函电中最基本的原则是重中之重。
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，比如your kind inquiry ；your esteemed order等就可以的，而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情与处境，并且在文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，显得客气而得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通却可以化解分歧而不影响双方的良好关系。外贸函电中无论是索赔、抱怨及拒绝接受等措辞均要力求客气，委婉、礼貌地作答。
四、外贸英语函电中礼貌的表现
1、外贸英语函电的首尾
（1）信件开头的问候语
虽说这些都是客套话，但是在外贸函电中却是一种礼貌的表现。
如果对方是女士，不论婚否，如无职称，可用“Ms.”。如对方愿用“Miss”或“Mrs.”，
宜尊重对方意见。如不知对方是男士还是女士，则可根据信的内容，选择一个合适的尊称。如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她；如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，显得更亲切些；如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓。
（2）信件结尾的敬语
结束语与开首的称呼语一样，也是客套语，但是在外贸函电中也是一种礼貌的表现。
如果既是你的业务伙伴，又是朋友，则可用非正式的礼貌用语，只要给出最真诚的祝福，所以可以用：Best Wishes或者Best regard。
如果只是你的业务伙伴，而且是第一次合作时，则要用正式的礼貌用语，既要表现出你真挚的祝福，也要表明你的严肃态度，所以可以用：Sincerely；Sincerely yours；Truly yours；Yours truly；Yours very truly。
有时也用Respectfully或Respectfully yours。在所有的结束语中，这是正式程度最高的，在外贸函电中使用最少，因为它一般用于写给政府官员或教会神职人员的信中；Best 正式程度最低，但常用于比较熟悉的收信人；Sincerely用的最多。
2、外贸英语函电的语气
无论何时，只要有必要，别忘了“谢谢”，“请您……”之类的词语，而且既要热情友好，又要审慎仔细。由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
因此，一定要避免以下十种语气：
（1）不信任的语气
“If what you say is true …”；“If …as you al lege”之类的语句往往让人觉得你是在怀疑别人的可信度。这样不利于激发对方作出对你有益的举动。
（2）指责的语气
无论何时，如果你想激发对方做出对你有益的举动，切忌指责对方，你可能会因为使用“You neglected”；“You forget”；“You omitted”等指责性语句而冒犯对方。
（3）自以为是的语气
自以为是，认定对方会按自己的意见去做，是不礼貌的。例如下述句子就说明了这一点：
You would of course rather continue to do business with us because …
这种自以为是的观点，有一种强加于人的意味，结果往往适得其反，使对方不易接受。
（4）简慢的语气
