专案管理的五大基础流程
- 格式：doc
- 大小：39.50 KB
- 文档页数：4
專案管理的五大基礎流程
文/楊德平
專案管理是第二次世界大戰後期發展起來的新興管
理技術，從最初的國防和航太領域（如：阿波羅登月計
劃）迅速發展到現代的電子、通訊、電腦、金融業甚至
政府機關。
美國和世界先進國家的政府及企業，如世界
銀行、美國白宮、美國國稅局及各級政府、SITA、
NOKIA、ABB、IBM等國際大公司，已廣泛採用專案管理技術。
美國專案管理協會（PMI, Project Management Institute）資格認證委員會前任主任法蘭（J. Davidson Frame）博士指出，專案管理對政府部門和企業具有日益深遠的意義。
目前無論是企業還是政府機構，都面臨著嚴峻的競爭壓力，均須不斷地推出改革措施，但是由於每一項政策都具有獨特性，採用常規的管理方式將難以控管接連而來的挑戰，因此有導入專案管理之強烈需求。
任何一個專案，無論其內容、技術或規模如何千變萬化，其運作過程都存在著共同規律，一般而言其進行的順序如下：專案決策→ 專案團隊→ 專案計劃→ 專案執行→ 專案結案
一、專案決策：專案決策涵蓋了一般專案的需求和選擇兩個階段。
由於行政管理中的問題或任務有其鮮明的特性，所以需求和選擇可以合併成同一個階段。
同時其行為特性也與一般專案不同。
專案需求是指行政管理過程中出現了具有特殊性和一次性的特徵、複雜而難以解決的問題。
這些問題或任務的性質，決定了其具有作為專案的內在要求。
一旦確認了某一問題或者任務需要作為專案，就應著手調查分析，了解該專案內容，因為專案的命名暗示著將會採取什麼樣的專案管理方式或手段。
接著即可對專案進行可行性分析，從多方面進行論證，包括專案實施的有利條件、產生的積極效果、實施過程中可能出現的問題及解決方案、資源的配置、時間的安排等。
有些專案還要進行經濟論證、風險分析、招投標設計等。
可行性分析
應儘量保持客觀，排除人為干擾。
通過可行性分析，將使專案目標更明確。
此外，針對過程當中可能發生的問題，應該提供預防和解決的方案，最後通過論證時再比較確定專案命題，即專案決策。
二、專案團隊：專案一經確定，就需要組建專案團隊，依靠團隊履行專案計劃、組織、指揮、協調和控制職責，以實現專案目標。
專案經理的選擇則是團隊建設的關鍵。
根據專案特點、專案運行環境和工作要求選擇的專案經理，應具有以下能力：凝聚能力、決策能力、組織創新能力、溝通協調能力、資源管理能力、質量與風險控制能力、集成能力。
專案經理一經選定，就應著手組建專案團隊。
團隊的組織結構、人員配備、具體職責，則視專案性質、複雜程度、規模大小和持續時間長短而定。
團隊在專案經理的領導下，具有明確的團隊目標，形成不同層次的權力和責任，自然能相互合作與分工，同心協力地工作。
團隊組建之後，應對專案計劃編製時間、完成時間、階段進度、所需經費、物質資源等做初步設計。
三、專案計劃：團隊應按照初步設計要求，在規定的時間內完成專案計劃的制定。
專案計劃的內容主要包括六個方面：誰具體負責某一子專案、專案完成時間及進度安排、費用預算、資源配置安排（專案各階段的人力資源、可能用到的設備和服務設施等）、保證專案成功的措施、專案評估標準設計。
根據初步設計，團隊成員首先要做的是對與專案有關的技術、經濟、專案系統內部狀況和外部關係等，進行真實、具體、系統、全面的調查，分析研究所調查的資料，形成對現狀綜合的、系統的了解。
在此基礎上，提出專案的總目標和分目標、主要任務，完成上述六方面具體內容的計劃安排，並編製成專案計劃文件。
由於專案內容的差異，難易程度不同，專案計劃的內容也不盡相同。
對於更複雜的專案，還需要編製專案附件，如專案背景資料等。
專案計劃形成後，應廣泛徵求各方意見，進行修改和補充以臻完善，並向上呈報主管部門核准後，正式佈署計劃的組織實施工作。
四、專案執行：專案執行是一個動態複雜的過程，主要涉及專案的控制、協調溝通和計劃調整等三方面問題。
專案控制是為了保證專案計劃的有效和總目標的實現，而採取的一系列管理行為。
專案一開始實施就涉及非常具體的因素：子專案負責人、階段的任務和時間進度。
專案經理要協同子專案負責人針對階段的任務和時間要求，確定階段內各時程完成具體任務數的計劃值，及組織、安排專案資源，提高資源效率。
此外，管理者應留意各階段可能出現的不確定因素，並提供有效的防範措施，持續不斷的追蹤監控專案進度，以避免計劃執行的偏差並能及時糾正。
在階段任務完成後，應及時進行階段性專案評估，總結經驗，為下一階段的專案執行做準備。
專案控制是專案目標實現的保障，它包括了事前、事中、事後的全程控制，還包括對人、材、物、資訊、技術、組織、時間、信譽等要素控制。
因此，專案團隊成員應具備系統控制的基礎理論知識，把握好控制過程，使專案控制具有實際效力。
在專案執行過程中，由於環境的改變、計劃本身有遺漏，或目標的改變，及執行過程中資源的變化等，都可能會要求對原計劃進行調整。
如果因計劃設計原因使專案成本高、週期長，而調整計劃可揚長避短，就應果斷修正原計劃。
五、專案結案：專案完成後，要對專案進行綜合評價。
不同的專案，評價的內容、要求各不相同。
對於行政機關的大型投資專案，還要進行最後的經濟和社會效益評價。
專案評價的目的之一是考察專案完成的情況，也是對專案經理及團隊績效的評價，能有具體的獎懲依據。
其次是總結專案經驗，為行政管理中的專案管理理論研究提供借鏡，使專案管理方法得以不斷發展並且力求完善。
專案管理用於行政管理的最主要目的是為了提高效率，配合現代資訊技術的發達，一套可行的專案管理資訊系統（PMIS, Project Management Information System）不僅可快速傳遞各種資訊，也能夠完成專案管理的全部過程提供技術支援。
例如：微軟Project 98專案管理軟體可用於建設、監理、施工等多種領域的大中型專案之計劃制定、評審、優化、資源調配和現場動態追蹤，有效的提高了專案管理水準。
但行政管理與一般的工程管理有很大差異
性，建立一套適合行政管理使用的PMIS實有其必要性，它可使專案管理更高效有序，能把行政專案管理推向新舞臺。
