新形势下如何做好企业档案管理工作
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新形势下如何做好企业档案管理工作
作者：曹敏
来源：《现代企业文化·理论版》2014年第18期
中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2014）09-000-02
摘要企业档案是企业管理和生产活动过程中人们用以交流、传递、和控制信息流的载体与工具，是一个单位业务工作和管理工作的查考凭证，也是进行总结、制定规划的可靠依据。
随着以建立现代企业制度为目标的企业改革日益生化，以现代信息技术应用为基础的企业信息化进程日益加快，企业档案工作面临着新的巨大挑战，如何做好新时期企业档案工作就显得尤其重要。
关键词企业档案管理创新整理建设等
如今，国有企业中档案管理已日益成为日常管理的一个子系统。
作为企业管理工作者，必须充分认识到档案管理工作在企业生存发展中具有基础性作用和保护企业知识产权的重要性。
企业档案是企业管理和生产活动过程中人们用以交流、传递、和控制信息流的载体与工具，是一个单位业务工作和管理工作的查考凭证，也是进行总结、制定规划的可靠依据。
随着以建立现代企业制度为目标的企业改革日益生化，以现代信息技术应用为基础的企业信息化进程日益加快，企业档案工作面临着新的巨大挑战，如何做好新时期企业档案工作就显得尤其重要。
一、企业档案的基本工作包括以下几个方面
（一）注重企业档案信息的收集工作。
目前，在企业档案工作中仍存在着馆藏结构不合理、馆藏档案成分不够优化、馆藏不够完整以及重量轻质、重藏轻用等不合理因素。
这将严重地制约着企业的生存与发展，因此，必须尽快改变。
档案收集是档案工作的基础和起点，没有档案的收集，也就没有档案的形成。
档案收集工作做得好坏，将直接影响档案的质量。
企业档案馆（室）要加强档案的收集工作，千方百计地扩大档案的收集范围和门类，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系。
（二）提供企业档案的整理工作。
要提供企业档案的管理水平，就必须从大量的各种信息资料中筛选出有价值、可为企业查考利用的资料，在接收档案进馆时严把质量关，依据不同的属性进行科学分类，并将各种信息资料在找出互相之间有机联系的基础上进行组合。
并在企业档案的整理、鉴定、保管等各项业务基础各种中，注意保证档案的高质量。
只有丰富的馆（室）藏不断提高其质量，才能确保企业档案信息开发利用的高水平和高效益。
使企业档案的信息开发利用工作有广阔的前景。
（三）加强档案检索工具体系建设。
目前，许多企业档案馆（室）档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低。
只注重一次文献信息的整理，而忽视了对二、三次文献信息的加工。
加强档案检索工具体系建设已成为十分紧迫的任务。
随着档案管理科技含量的不断增加，档案检索自动化已成为今后企业的发展趋势。
企业档案馆（室）应根据自己企业的需要编制检索工具种类。
使馆藏性、查找性、指导性检索工具相互配套，突出检索工具的有效性、兼容性、存储性特征；各个种类的检索工具要配套、并存，并能把馆藏档案的内容特征、形成特征和储蓄地点揭示出来；在编制检索工具时，要着眼于当前，兼顾未来。
在企业档案馆（室）已有的馆藏检索工具基础上，编制以查找性检索工具为主，指导性检索工具为辅，以适应信息时代要求档案管理提供高效利用及拓宽开发档案信息源渠道的要求。
二、创新企业档案管理工作
（一）转变服务理念。
多年以来，企业档案一直传承着重藏轻用，被动服务的传统模式。
对于如何开发档案信息、提高档案利用率想的较少。
现代企业管理制度下，档案工作者应树立主动服务理念，主动融入企业，参与企业生产全过程，了解并把握企业职工档案利用的当前需要与潜在需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容、范围和形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工、转化、制作成信息产品提供服务。
在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台；另一方面，在对信息需求充分调整的基础上建立专题，收集、筛选深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。
档案部门也可以借鉴一些服务行业的做法，引入现代服务行业的管理机制，开展优质服务、规范服务、承诺服务，改良服务态度，提供查全率、查准率，使利用者高兴而来，满意而归。
（二）强化档案意识。
目前，人们在档案认识上仍然存在着误区，一些企业部门的领导对档案管理的重要性没有很好地认识，认为档案管理产生不了什么社会效益，投入远胜于产出，消耗远高出效率。
档案管理工作无足轻重，可有可无的，不太重视，很少在这方面投资，认为档案管理部门是一个养老的部门，工作简单轻松，什么人都能胜任。
由于长期存在这样认识上的误区，造成了企业领导不重视、档案管理人员素质不高、管理队伍人员不稳定等现象，使得档案工作陷入无人问津的现实泥潭。
要走出这种误区，首先企业领导要在认识上予以重视；其次档案部门要加强对档案工作自身的宣传，让广大员工了解档案工作的性质、地位和作用。
客观地说，目前企业需要利用档案的人并不少，但实际利用档案的人数并不是那么多。
这其中的原因之一就是不少人缺乏档案意识，不懂得或者不知道利用档案。
应通过广播、电视、报纸、互联网等大众传播媒介和举办档案展览、举办培训班、开展专题讲座等形式大力开发档案信息资源，大力加强对档案和档案工作的宣传，着力普及档案知识和提高社会的档案意识，逐渐改
变人们对档案和档案工作的神秘感和陌生感，培养人们自觉利用档案的意识，同时教会人们怎样利用档案，交给人们打开档案信息宝库的钥匙。
（三）加强企业档案队伍建设。
要做好新时期的档案工作，队伍建设至关重要。
目前企业档案管理队伍存在着“四多四少”现象，档案专业人员多，其他专业人员少；一般管理人员多，高学历深层次管理人才少；女同志多，男同志少；中老年多，年经人少等现状。
我们认为，企业档案管理队伍建设应朝着知识结构综合化、年龄结构阶梯状、性别比例适度、高学历人员所占比例适当的目标努力，只有这样才能实行现代企业档案工作的持续、长久、高效发展。
档案工作人员必须树立正确的价值观，要淡泊名利、甘于寂寞，树立终生学习理念，在工作中摸索、在摸索中积累、在积累中沉淀、在沉淀中创新。
档案工作者要顺应信息时代发展的需要，学会利用计算机处理信息技术，还应学会利用网络进行档案信息的开发应用，实现档案信息资源共享。
企业管理者要以新的方式、新的观念全方位发掘、培养、选拔档案人才，建立档案人才库，并不断尝试采用新的模式激励档案人员充分发挥其聪明才智，为企业发展提供智力支持。
（四）加快档案信息化建设。
加快档案信息化建设是创新企业档案工作的重要内容。
当前，如何依托计算机技术建立高效、方便、快捷的档案信息系统，更好地服务于企业的发展，满足企业有效利用档案信息资源是档案工作面临的重要课题。
而档案信息化建设是以一定的资金、技术和人才为基础条件的，因此获得企业的重视与支持，为档案信息化建设创造一个良好环境尤为重要。
为此，就要在积极拓展档案服务领域、提高服务质量的基础上，积极争取企业的重视与支持，初步建立档案信息系统网络，为档案信息化建设奠定基础。
信息化时代带给了我们太多的机遇。
档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。
