物资管理规定

物资管理规定第一章总则第一条背景和意义为加强新华都特种电气股份有限公司（以下简称“公司”）物资管理，确保物资满足公司正常生产、运营的需求，提高物资使用效率，降低额外损耗，特制定本规定。

第二条涵义、内容和适用范围1、本规定所指之物资，系从外单位采购之非固定资产的物品、材料和软硬件设备，依据控制等级的不同，自高而低分为甲、乙、丙、丁四类。

其中：（1）甲类物资为价值高、用量大、价格随市波动大之生产用原材料，硅钢片、电磁线为本公司之甲类物资。

（2）乙类物资为除甲类物资以外，其他列入《主料单》之物资；（3）丙类物资为除甲类、乙类物资以外，其他用于生产的原材料和辅助材料；（4）除上述物资以外的非固定资产类物资，均属丁类物资。

（5）甲类、乙类物资的内容，详见附件《主料单》，《主料单》依据公司所用物资的变化随时更新并发文公告。

2、甲类物资、乙类物资均纳入公司定额管理，凭定额领用、发放或监控；其中，甲类物资可在计划外，随市场行情和库存水平低进高出。

3、本规定适用于本公司及其公司下属生产制造类子公司物资管理。

第三条权利与责任的归口部门公司物流部对物资的仓储、运输、发放以及其管辖范围内的物资购置的发起承担管理权力和责任；公司采购部对物资采购的执行负责；各类物资的使用部门和相关验收部门对验收的过程享有承认或否认的权力，对验收的结果负责；财务部门和物资的仓储部门对物资的盘点和清查承担管理权力和执行义务，相关当事人对盘点和清查的结果负责。

财务部是公司各类物资的监察部门，对各类物资的管理、使用承担监察责任，享有监察权力。

第二章细则第一条内容和总体程序公司物资管理主要是对物资的购置、验收、入库、保管、领用和发放、借用和归还、盘点和清查、报废和清理、离厂和运输的管理。

流程图如附表：第二条物资的购置物资的购置应依照各类物资的管理规定和《采购管理规定》中要求的程序和办法执行，原则上由物资的使用部门或管理部门提出采购申请，经过相应的审核、审批程序后，由采购部执行采购。

（另有规定的除外）详细的程序和办法，参阅公司《采购管理规定》。

第三条验收1、基本程序：（1）物资采购到厂，经验收合格的方可入库，验收由库管员负责发起和主持；（2）验收应填制验收单据或形成验收记录，原件存档于物流部库房备查，复印件存档于验收部门处；（3）验收不合格的，不允许入库，采购部依据实际情况和公司相关物资的管理制度，主持或执行退换货、让步接收等的处理；凡同意让步接收的，可办理入库，需要贴制让步接受标识。

2、未完成验收的物资，应统一放置于库房的物资待检区域；验收不合格的物资统一放置于库房的不合格品区域以便采购部及时正确处理；完成验收、且验收合格的物资，可入库，依照库房管理的相关制度和物资的性质存放于同类物资的固定存放区域。

3、质管部负责验收，负责检验物资的规格、型号、技术标准、配件、质量及其他采购合同或需求中明确的细节和参数；库管员在验收过程中，对验收物资的数量或重量负责。

4、验收合格的物资应由验收部门做合格标识；验收不合格的物资应由验收部门做不合格标识；待检物资不做标识但应存放在待检区域。

标识由质管部负责。

5、生产用原材料，一律由质管部质检员依据相关规章制度和程序做验收；其余物资，依照其所涉规章制度要求的程序、权限、规范和标准，由其管理部门和使用部门共同验收。

6、对于化学品、危险品的验收，除对物资质量进行验收外，还应着重对物资的容器、安全保障器具和手段以及相关资质等进行检验。

第四条入库1、以下类型的物资，采购到货后均需先在公司物流部库房办理入库，不可越过物流部库房直接交付到各部门二级库或使用部门：（1）生产所用各类原材料，包括甲类、乙类、丙类物资，均属此列。

（2）在公司物流部库房仓储的物资；（3）其他公司规章制度中要求必须在物流部库房办理入库的物资；（4）其他以公司名义公告要求必须在物流部库房办理入库的物资。

2、凡入库应均填制《入库单》，一式三联，库房存1联，采购人员留2联，其中1联在报销时交财务存底。

3、验收合格的物资可入库，入库后、出库前，库房对在库物资负全责。

第五条仓储1、物资的仓储，应做分区、分类管理，同类物资存储于同类区域，做到仓储物资摆放整齐有条理，仓储空间干净整洁，物资的查找、核对、出入便利。

且应遵循先进先出原则。

2、仓储的物资应做标识管理，于每一库位设置标识，标明其品名、规格、单位包装量、库位数量等，有保质期限的，还应表明质量能够保证的最后日期；每一次物资进出，应及时更改存量，做到账实相符。

3、仓储的责任部门，应依照各类物资的仓储要求施行仓储措施，对仓储空间的防潮、防盗、防火、防尘等实施相应的预防和控制手段。

4、成箱或批量包装的物资，应附清单。

5、危险品、化工类物资设置专门的仓储场所，该仓储场所应当是独立且远离其他库房和厂房的，安防、消防设施完备的。

6、在库物资应注意其保质期，避免、减少物资过期报废的情形。

将要出现物资报废的情况时应尽快向上级报告。

最少每月提供一次。

7、在库物资，正常发生损耗的，应及时清理，避免各类物理、化学反映造成更大损失。

5、关于物资在仓储过程中的细节管理要求，详见公司《库房管理规定》。

第六条出库1、凡从物流部库房领出物资，无论领用、借用，均应做出库手续；2、出库需填制《出库单》，《出库单》一式两联，库房存档2联，其中1联交财务存底，1联自留备查。

3、准予拨付出库的物资，其领、借等审批程序应齐全正确，能够表明其领出物资的合理性和必要性：（1）属借用物资的，《物资借用单》可作为出库依据；（2）属领用物资的，《主料单》、《物资领用单》及相当于物资领用申请、审批程序的各类单据可作为出库依据；《物资领用单》由公司材料定额部门负责审批。

（3）属销售公司产品的，以计划部所发的《发货许可书》为出库依据；（4）属报废、清理的，以经批准的《物资报废清理单》为出库依据；（5）属出售、捐赠等的，以经审批的相关书面材料为出库依据；（6）其他未尽情形需出库物资，均需有书面的能够证明其出库合理和必要的依据性流程表单或相关文件。

第七条、领用与拨付1、领用物资，应办理申请和审批手续，以准予拨付物资的依据到库房领用，凡没有规定表明申请和审批依据的，可填制《物资领用单》；凡有相关规定说明或表明可作为申请和审批依据的，依照相关规定指定的单据为依据，其中：（1）属生产用原材料中的关键物料领用的，以《主料单》为依据；（2）属项目领用物资的，一般以经过评审批准的《物资领用单》和表内所附之物资需求清单为物资申请和批准领用的依据；（3）属为公司售出产品提供售后维修、维护服务的，以经审批确定的《售后维修方案》及其所附的物资需求明细为物资申请和批准领用的依据；（4）属维修领用的，以经审批的《物资领用单》为依据；2、凡物资领用，申请和审批手续齐全正确的，库房可准予拨付，拨付物资同时处理库房的账面数据，做到账实相符。

3、库房库管员负责为物资的领出人领出物资，物资的领出人不得自行拿取。

第八条借用和归还一、一般程序1、需从库房借出物资的单位或部门，应填制《物资借用单》，经主管领导批准后，单据交库房，库管员审核单据手续齐全、正确的，可准予借出，办理出库手续（需填制《出库单》）；2、借出物资，库管员应及时登记台帐，及时监控所借出物料的归还时间并到期催还；3、物资归还时，需执行验收程序，验收的程序和要求参照物资首次采购入库的程序和要求办理；经验收合格的，可办理入库，《物资借用单》及相关台帐应做销帐；4、库房应每月核定借出物资的归还情况。

二、相关要求1、整套入库的物资只能整套借出，不得拆出部件单独外借，以免造成库房管理混乱和发货失误；2、公司单台采购的物资，除了需要借用部门领导签字批准外还需要计划部批准方可借出；3、对于易氧化、变质、霉烂的物资借出时应详细了解规格和借出数量，并告知领料人保存和保管方法。

4、易氧化、变质物资（如铜杆、铜排等）归还时必须经过质检部检验贴合格标贴；第九条、报废与清理一、总体程序1、符合报废条件的物资，由库房申请报废，经审核、审批后执行清理；2、申请报废，需填制《物资报废清理单》；3、报废申请经质管部或成本部审核同意的，报总经理审批；4、经审批同意报废的，清理的主办部门补充《物资报废清理单》关于清理方式和预计可回收残值的内容，表单交财务审核备案；5、财务备案后，物资可出库或移出保管部门，由相关部门执行清理；6、清理后残值交财务核销账务、办理票务手续。

7、《物资报废清理单》在财务部备案时存档一份，经办仓储单位存档一份。

二、审核和审批1、库房对申请报废的合理性和必要性做初步审核；2、质管部或成本部对申请报废物资的合理性和必要性做技术角度的评定，主要考察其是否符合报废条件；3、财务部门和成本部主要审核其手续是否全面、合理、正确，清理的方式和价款是否科学，以及其他涉及合理性和必要性的问题；三、执行清理1、库房、财务部门办理残值清理；2、对于可以回收的材料、零部件经鉴定可以满足生产、使用要求的予以备品备件形式入库；3、对于可以再利用、再加工的材料、零部件以适当的形式入库；4、对于无法再加工利用的剩余物资予以变卖或以其他清理方式处理。

四、关于报废的条件1、申请报废的物资，应当是其已经丧失公司原计划的使用价值，并没有继续利用价值，且占用库存成本，已经不必继续保留的；2、、原材料在保管、运输、使用过程中，由于各种原因发生毁损、变质、霉烂、氧化，不能满足使用需要时，可申请报废；3、因工艺设置改变、技术进步、产品结构调整及其他原因导致物资无业务使用需要的；4、超过使用期限的；5、有严重缺陷的；6、各项法律、法规规定应予淘汰或作废的；7、其他需要报废的；五、关于报废的要求1、报废需说明原因，属主观原因导致物资需报废的，相关当事人应追究责任，未查清原因的不予报废；2、物资的保管部门需最少每3个月执行一次物料清理，统计报废材料。

第十条、关于半成品和成品各生产车间和工序所产生的半成品，转序手续即为交接手续；非直接转序，直接进入车间二级库的，无需办理出入库手续。

成品应进入物流部管辖之成品库，入库、出库均应办理手续。

第十一条、物资的库存管理一、一般要求1、公司物资存在库存情况的，库管人员一般应对各类物资设定上限库存量和安全库存量，依据实际库存量与上述三种数量标准的关系管理各类物资的库存；2、安全库存为低于此线时，库存物资对保证生产和业务开展构成严重影响的数量，涉及安全库存的相关管理要求和原则是：（1）凡设置了安全库存的，不允许库存物资低于安全存量的水平；（2）低于安全库存的，除非客观原因，对库管人员予以问责；（3）低于安全库存的，可启用紧急采购程序，放宽采购条件，但需经中心总监批准。

3、库存上限为依据公司仓储空间配置，对某物资给予的仓储量的上限；高于库存上限的，为过度采购，除非客观原因，对相应库管人员予以问责。