山东理工大学学生档案管理规定
鲁理工大政发〔2015〕104号
第一章总则
第一条为加强学生档案工作，提高科学管理水平，确保学生档案的质量与安全，促进学生档案工作的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》《普通高等学校学生管理规定》，结合学校实际，制定本规定。
第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生各方面表现和家庭基本状况的个人档案材料，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料。
第三条学生档案工作指学校对学生档案材料的收集、鉴别、归档、保管、保护、利用、转递等相关管理工作。
第四条学生档案管理必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，确保学生档案的完整、准确、连续、安全。
第二章职责与分工
第五条学校应加强对学生档案工作的领导，相关部门应定期研究学生档案管理工作，加强对学生档案管理工作的监管，各学院具体负责学生档案的管理。
第六条学生档案管理工作职责
学生档案实行归口管理，组织部、学生工作部（处）、研究生工作部（研究生院）、教务处、招生就业处、团委等相关部门根据工作职责，形成规范的学生档案材料，并协助做好学生档案材料的收集、整理、流转等工作。学生工作部（处）、档案馆负责制定和完善有关管理规章制度，调研学生档案工作开展情况，
开展档案业务指导、培训和督促检查，加强学生档案信息化建设；研究生工作部（研究生院）、招生就业处负责毕业学生的档案转递工作。
各学院分管学生工作的党委党总支副书记为学生档案管理工作的责任人，学院应指定专人负责管理学生档案，并建立和完善本单位学生档案管理制度。负责学生档案管理的工作人员负责学生档案材料的收集、鉴别、整理、归档；负责办理学生档案的查阅、借阅和转递；负责做好学生档案的安全、保密、保护等工作。辅导员应积极做好所负责学生档案材料的收集、整理和归档工作。
第三章档案内容
第七条学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：（一）学生入学材料：入校前学习期间的档案材料或工作期间单位人事部门的档案材料、录取通知书、高考电子档案、体检表等；
（二）学习成绩材料：包含各门课程的学习成绩单；
（三）毕业材料：包括《高等学校毕业生登记表》《普通高等学校毕业生就业报到通知书》（存根）、毕业生体检表等；
（四）奖励证明材料；
（五）违纪处分材料；
（六）组织发展材料：加入中国共产党、共青团或民主党派的组织审批材料；
（七）学籍变动材料：休学、复学、退学、转学、延长学习年限、入伍、出国或死亡等原因引起的学籍变动相关的证明材料；
（八）服兵役期间形成的档案材料；
（九）其他应当归档的材料。
第四章档案的收集、鉴别与归档
第八条新生入学时，由学院负责接收学生档案材料，并及时做好汇总、整理和核查等工作。核查完毕后，学院应形成新生档案材料核查报告，填写新生档案材料核查表，存档备查。经核查，学生档案材料有缺失的，应由辅导员负责将信息反馈到学生本人，并督促其及时查找、补齐相关档案材料。
第九条学生档案形成部门要按照有关规定规范制作学生档案材料，建立学生档案材料收集、整理、归档机制，在材料形成之日起一个月内主动将新形成的档案材料送交学院归档并履行移交手续。各学院要做好学生在校期间形成的档案材料的收集整理工作，及时将完整的档案材料归档。任何部门和个人不得私自扣留、截留应归档材料。
第十条学生档案材料必须真实、完整、齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档。
第十一条归档材料一般应为原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章；归档材料须统一用A4型的公文用纸或学校规范表格，字迹材料应当符合档案保护要求；符合归档要求的材料，必须及时放入学生档案袋；归档材料应按内容分别整理，确保完整、详实、规范、有序。
第十二条学籍异动学生的档案材料（休学、复学、退学、转学、转专业、参军、出国、延长学习年限等），根据学校教务
处、研究生院的正式通知，由相关责任人及时规范做好交接工作，并履行学籍变动学生档案移交手续，存档备查。
第十三条学生档案管理人员变动时，要及时与接任者完成档案交接手续，履行学生档案移交接收手续，存档备查。
第五章档案的保管与保护
第十四条根据安全保密和便于查找的原则，学院对学生档案应严密、科学保管。
（一）学生档案应使用铁皮档案柜存放，落实防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防盗、防光、防鼠、防污染等要求，并经常检查以确保安全。
（二）建立学生档案登记和统计制度，每年全面清点核对一次档案，发现问题及时解决。
（三）学生档案应使用学校统一提供的档案袋进行保管。
第十五条有关部门和单位应不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，建立和完善学生档案信息化管理系统，逐步实现学生档案的科学化、标准化和信息化管理。
第十六条实行责任追究制度。有下列行为之一的，学校将对单位（部门）直接负责的主管人员或其他直接责任人依照有关规定给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究法律责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布学生档案的；
（三）涂改、伪造学生档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换学生档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将学生档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第六章档案的利用
第十七条如需查阅学生档案，本学院正式工作人员需详细登记查阅信息；本校其他单位人员须持所在单位有效证明办理登记、查阅手续；校外人员须至少由两人持单位介绍信和有效身份证明，经学院学生档案管理工作负责人审核批准后，方可查阅。查阅学生档案须履行借阅登记手续，由学院留档备查。
第十八条查阅学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，不得翻阅与查阅内容无关的档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料等行为，违犯者视情节轻重，按学校有关规定处理；不得擅自复制、摘抄、拍摄档案内容，确因组织工作需要，须经学院学生档案管理工作负责人批准后才能复制、摘抄、拍摄，并登记备案。任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
第十九条学生档案严禁外借给个人，确因组织工作需要必须借出使用时，应书面说明理由，经学院学生档案管理工作负责人批准，严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
第七章档案的转递
第二十条学生档案严禁个人携带。招生就业处和研究生院分别负责本专科学生和研究生的档案转递工作。毕业生档案在寄出前，各学院按照有关要求进行档案材料整理、核查，避免漏装错装，并与招生就业处与和研究生院办理移交手续。招生就业处
