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《文书与档案管理基础知识》电子教案 第二章 文书工作

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文书工作与档案管理教学设计 (2)

文书工作与档案管理教学设计 (2)

文书工作与档案管理教学设计一、教学目标本次文书工作与档案管理教学设计的目标是：•使学生理解文书工作与档案管理的基本概念、重要性和意义；•掌握文书的基本写作规范和技巧；•熟悉档案管理的基本流程和要求；•能够独立完成一份符合规范的文书，并对其进行归档管理。

二、教学内容1. 文书工作概述•什么是文书工作？•文书工作的重要性和意义；•常见的文书类型和用途；•常见的文书写作规范和技巧。

2. 档案管理概述•什么是档案管理？•档案管理的意义和职责；•档案管理的基本流程和要求；•档案管理中的常见问题和应对策略。

3. 文书写作实践•常见的文书类型和用途；•文书写作规范和技巧；•实际写作练习。

4. 档案管理实践•档案管理的基本流程和要求；•档案管理工具的使用；•实际档案管理练习。

三、教学方法本课程采用多种教学方法，包括：•理论创新与探讨：通过课堂讨论、小组演练等方式，让学生思考文书工作与档案管理的基本概念和原则，并将理论与实践相结合，提升学生的综合素质；•实际案例分析：通过分析实际案例，让学生了解文书工作和档案管理的具体要求，并培养学生独立思考和解决问题的能力；•实践操作：通过实际写作和档案管理的操作，让学生掌握最基本的文书写作技巧和档案管理流程，提升实际实践能力，为以后的职业生涯做好准备。

四、教学评估教学评估主要采取综合评测的方式，包括：•论文评估：学生需要写一篇符合规范的文书，并附以独立思考和创新的要求，作为论文评估的依据；•实践评估：学生需要在实际操作中运用所学知识和技能，达到符合规范的文书写作和档案管理能力，作为实践评估的依据；•考试评估：采取闭卷考试的方式，考察学生对文书工作和档案管理相关知识的掌握情况，包括基本概念、写作规范和流程要求等。

五、总结与建议本次文书工作与档案管理教学设计，旨在帮助学生掌握文书写作和档案管理所需的基本知识和技能，提升实际操作能力。

建议在教学实践中，注重理论与实践相结合，提供丰富的案例和实践机会，在评估过程中注重学生的实际操作能力和创新思维能力，从而更好地达到教学目标。

文书工作与档案管理课件

文书工作与档案管理课件

文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十）批复
根据《办法》规定，批复“适用于答复下级机关的请示 事项”。 批复的种类有两类： 1.专指性批复，这种批复仅仅下发到作出请示的机关。 因为它所批复的内容不带有普遍性，这种批复的使用频 率较高。 2.普发性批复，这种批复不仅下发到作出请示的机关， 而且下发到其他下级机关，因为这种批复的内容带有普 遍性，这种批复的后面要附上“请示”的原文。
文书工作与档案管理 第一章 概述
（二）档案
1. 概念 2.档案的作用
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成 的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方 式和载体的历史记录。概括地说，档案是原始的
历史记录。
查考依据作用
历史凭据作用
档案
科学研究基础、条件
文书工作与档案管理 第一章 概述
二、文书与档案的联系与区别
根据《办法》规定，报告“适用于向上级机关汇报工作， 反映情况，答复上级机关的询问”。 报告有三类： 1.工作报告，是下级机关完成了一个阶段的工作或者某 一项工作之后将工作的进展情况、工作成绩、经验体会 以及存在的不足、改进办法等向上级机关汇报的报告。 2.呈送报告，是向上级机关报送文件或物件时随文或随 物呈送的报告。 3.建议报告，是下级机关对某项工作、某一问题提出意 见或者建议的报告。
文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；最高管理机构是中央办公厅、 国务院办公厅，分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作，各级党政机关 办公厅（室）设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。
（二）文书工作的组织形式
在一些比较大的机关里，设立文书工作的专门 机构，归机关中心机构，即办公室负责领导。 在县级和县级以上的领导机关文书工作的主要 部分，是由机关的办公厅（室）负责，其下面 可设秘书处（室）、信访处（室）、机要室、 打字室、印刷厂、收发室、等文书工作机构。

文书与档案管理基础教学大纲

文书与档案管理基础教学大纲

《文书与档案管理基础》教学大纲一、课程名称：文书与档案管理基础二、学时与学分：学时：72 学分：4三、授课对象：文秘专业四、课程教材：《文书与档案管理基础》高等教育出版社五、课程的性质、目的和任务：《文书与档案管理基础》是文秘专业学生必修的专业课。

置本课程的目的和任务是使学生能比较系统地掌握文书档案工作的基本知识,公文的概念,特点,要求等,能按照文书处理与档案管理的工作程序,进行文书处理,文件的整理与归档以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。

理论教学部分第一章文书工作与档案工作概述（8学时)教学内容：第一节文书与档案第二节文书工作与档案工作第三节文书工作与档案工作的基本原则第四节办公室的性质、地位和职能第五节文书与档案工作人员的职业道德和业务素质第六节不同性质机构中的文书与档案工作教学要求：了解办公室文书与档案管理工作的基本过程,掌握文书与档案工作的基础知识,遵循文书与档案工作的基本原则,培养文秘人员应当具备的职业道德和技能。

教学重点：1. 掌握文书与档案两个概念。

2. 理解文书工作与档案工作的基本原则。

第二章文书的主体--公文 (6学时)教学内容：第一节公文的概念,种类和作用第二节公文的名称和种类第三节公文的特点及写作过程第四节制发公文的规范化要求教学要求：1. 理解公文的概念,分类,作用。

2. 了解公文的特点,写作过程及制发公文的规范化要求。

3. 掌握我国现行法规公文和事务性公文的种类和名称。

、教学重点：掌握公文的结构和格式的规范化要求.第三章文书处理（8学时）教学内容：第一节文书处理的基本知识第二节文书管理方法教学要求：1.掌握文书处理的基本知识和文书整理的方法。

2.能够对文书进行收发、登记、分送和系统整理、编目、归档. 教学重点：掌握文书处的基本知识和文书处理的方法.第四章文件的整理与归档 (10学时)教学内容：第一节文件的归档范围第二节立卷工作第三节立卷改革和《归档文件整理规则》教学要求：1.学习《归档文件整理规则》。

参考答案-《文书与档案管理基础知识(第三版)习题册》-A42-4261

参考答案-《文书与档案管理基础知识(第三版)习题册》-A42-4261

第一章文书基础一、名词解释1.文书是人们在社会实践活动中为了记载、传递和存储信息，而形成和使用的具有一定应用性和特定格式，以文字形式处理各种事务的凭证性工具。

一切的书面材料都可以称为文书，包括纸质文书和电子文书。

2.公文：法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。

3.版记：公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上的各要素统称为版记。

位置在公文最后一页。

版记主要包括：抄送机关、印发机关和印发时间，版记各要素之间均使用分隔线。

二、填空题1.纸质书面文书和电子文书。

2.具体的文种3.定稿正式文本签发会议4.眉首主体版记5.公务文书私人文书三、不定项选择题1.D2.C3.B4.C(正确：用3号仿宋体标识)四、判断题1.×2.×3.√4.√5.×五、简答题1.文书定义的含义：第一，文书是一种文字材料，即书面材料。

第二，文书有特定的格式。

第三，文书具有应用性。

第四，文书具有很强的目的性和针对性。

第五，形成和使用文书的主体是党政机关、企事业单位、社会团体等社会组织和具体的个人和家庭。

2.公文和其他实用文体比较，具有五个明显的特点。

第一，公文有法定的作者。

公文的法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使职权、担负义务的机关与组织。

撰写公文是机关与组织的行为，它的内容受法律法规、行政授权、工作需要以及领导人指示的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。

法定作者的名义不容侵犯。

第二，公文有法定的权威。

公文的法定权威是指公文的权威性和约束性。

它代表制发机关颁发的法律、命令等，传达了制发机关的决策和意图，对受文者的行为产生强制性作用。

第三，公文有特定的效用。

行政公文有特定的效用是它的政治内容所决定的。

行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规、宣布实行重大强制性行政措施的任务以及向国内外宣布得要事项的任务。

第四，公文有规范的体式。

《文书工作与档案管理》课件 02项目二 文书管理

《文书工作与档案管理》课件 02项目二 文书管理

任务实施：二、查找索要遗失的文书
在确定需要收集该批复文书之后，面对遗失的情况，就需要通过特定 的线索、渠道和方法找到该文书并取回保管。在本任务中，从行文规则的 角度判断，有请示必然有批复，如果遗失了批复文件，可以采用两种办法 查询寻找：
一是找承办事项的部门或个人查询。 二是找发出批复的单位查询。 在本任务中，请示是由本单位发出，批复是由上级单位发出，因此通 过本单位的渠道来查询遗失的批复更为便捷。
反映，不必备案的文件 越级抄送的一般的不需要办理的
文件
收集的时间
经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件 一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档； 外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
《中华人民共和国档案法》第二十一条
文书的来源
本单位 （部门）
产生
上级印发
下级部门 上报
同级和不 相隶属机 关抄送
采购设备 物品时厂 商附送的
文 书（档 案 材 料）
红头文件
1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建 设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2.单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证 价值的文件材料；
批复适用于答复下级机关请示事项。 批复是典型的下行文，与请示形成对应关系。
收集的基本方法
常见情况：有请示而遗失批复 承办部门保留批复而未能及时将其归还。添置固定资产、调拔经费等，批复
由财务部门或业务部门直接用原件去办理手续，办理完后将批复原件和凭证一起 归入会计档案
批复没有以正式书面文件做出，而是以电话或口头方式对请示事项进行了答 复。下级单位根据上级领导的口头批复去办理相关工作，形成既定事实。由承办 人员在请示文件上注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。

文书与档案基础(第二版)知识归纳 第2章

文书与档案基础(第二版)知识归纳 第2章

“快”，就是讲速度，所有公文都是有时间性的，超过一定的时限，公文就失去了效用。
①检查观点是否正确，政策界限是否明确，措施办法是否切实可行； 公文草稿的修改要求 ②进行语言文字的加工锤炼；
③审查文稿格式。
8
行文应该注意有关事项和遵守以下几条原则： （1）严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。
凡是不应该发和可发可不发的一律不发；凡可用电话、面谈等方法解决问题的，就不必行文。不重复行文，同样 内容或内容基本类似的文件，已经发过一次就不必再发；同一份文件已经发给某部门办理，就不要同时发给另一
总结是对前段工作、学习、生产进行回顾，从中找出经验和教训而形成的一种文字材料。
种类
综合性总结 专题性总结
（具有全局性、整体性特点） （具有典型性、指导性特点）
简报是各机关、单位简要报道工作情况、交流重要信息的常用事务性文书。 简报的特点：具有多重性能，内容包罗万象，编印形式灵活，在各级党政机关、企事业单位和人民团 体的实际工作中被广泛使用。
特点
纲要性 （纲要性即把汇报的要点提纲挈领地表达出来） 条理性 （条理性即层次分明，条理清楚，一目了然）
相同点 都是对尚未付诸实施的事情作出安排或计划
工作要点和计划的比较
工作要点一般适用于较大的单位且对全局工作所作出的安排，通常不以个人
不同点 的名义出现；计划则不论单位大小，也不一定是全局的工作，对某项工作或
任务安排，都可使用计划这种形式。
①宗旨的政治性、政策性；
②作者的法定性；
公文的特点 ③内容的权威性、时效性；
④体式的规范性；
⑤语言的准确性。
公
①领会意图，明确目的；
文 的 写作过程
②调查研究，获取材料； ③总体构思，拟写提纲；

文书与档案管理_第二节

文书与档案管理_第二节
(2)档案信息开发利用 主要包括检索、编研和提供利用。 (3)两者关系 档案实体管理在方法上具有稳固、单一的特 点和要求，而信息内容的开发利用则具有灵活 和多样的特点和要求。 档案实体管理是手段，档案内容的开发利用 是目的。


2.档案室工作 1）含义

档案室工作是对机关、企事业单位档案 的（ 管理 ）和（ 利用 ）工作，广义上讲 还包括对下属机构档案工作的（ 监督 ） 和（ 指导 ）。


档案内涵： 1、档案来源于 社会实践 。 2、档案的 形成主体是人。
一是 自然人 ； 二是 法 ； 三是 社会群体 。 人




3、档案记录的是 原始信息。（ 本质特征） 4、人类 实践活动的多样性决定了档 的多样 性。 案 1) 、 门类 2）、 载体
（二）档案的来源
档案来源： 档案来源于 文书 。
小结作业
一、 文书工作和档案工作的特征 1. 服务性 2. 政治性 3. 管理性 二. 文书工作内容 1. 文件的形成和制作 2. 公文的处理工作 3. 公文的管理工作 4. 接待来访，处理来信 5. 为领导人员准备参考材料
小结作业
三、档案工作的内容
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
优秀是种习惯

举止得体、 作风干练、 形象优雅

今天你这样要求自己了吗？

LOGO
功到自然成！
今天你收获了什 么知识？
今天你提升了什 么能力？

LOGO
复习旧课导入：
一、文书
文字 指物： 记录材料 图表 声像 起草
（一）文书含义
1.
文书含义
指人：专职人员 处理

文书与档案管理基础二单元

文书与档案管理基础二单元

任务一 收文办理
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 登记
作用 ①管理与保护文件，防止积压和丢失； ②便于查找文件； ③便于文件的统计； ④提供凭据。
任务一 收文办理
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复
初审
收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部 门应当进行审核。 重点 ①是否应由本机关办理； ②是否符合行文规则； ③内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定； ④涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签； ⑤文种使用、公文格式是否规范。 经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并 说明理由。
任务一 收文办理
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办
承办时要注意的事项： ①办理复文时要注意按政策规定和领导的批示迅速处理 ②如来文涉及其他有关文件的材料时，应调阅有关文件 材料，报送领导审批； ③凡属联合承办的文件，主办部门要主动会同有关部门 协商处理；协办部门积极予以配合，绝对不能互相推诿 ④承办任务多的时候，要分清轻重缓急，保证紧要文件 优先处理。
任务一 收文办理
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容
基本任务
科学地组织本单位的公文处理工作； 辅助领导和有关部门及人员处理日常工作活动中所产生 的公文，为本单位工作服务，提高单位的工作效率。
任务一 收文办理
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容
具体工作内容
1、根据有关公文处理工作的法规、制度和规范，制定 本单位公文处理工作的具体规定和制度，并对本单位的 公文处理工作进行监督、指导。 2、文书形成过程的管理。包括公文的拟写、审核、签 发、印制过程的管理和对各种会议、汇报、电话、本单 位重大活动的记录及整理。 3、公文处理的具体业务工作。包括公文的收发、登记 、审核、印制、核发、承办、传阅、催办等。 4、文书管理和归档工作。包括文书的保管、调阅及文 件材料的整理、编目、归档等。

《文书与档案管理基础知识》电子教案 第二章 文书工作

《文书与档案管理基础知识》电子教案 第二章 文书工作
1.装订
（1）确定文件的整理单位。归档文件以“件”为整理单位。界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发。
（2）修整文件。修整文件是指对文件，书籍、图表等的修改整理并装订成册。
（3）装订文件。归档文件修整完毕后应进行装订，其目的是固定文件页次，防止页面散失与混乱，以便转化为档案后进行保管和利用。
第二章文书工作课程教案
授课题目
第一节文书工作概述
课时安排
2
教学
目标
1.了解文书工作的含义
2.熟悉公文处理的基本原则
3.掌握公文的行文制度
教学重点
文书工作的含义、公文处理的基本原则、行文制度。
教学难点
文书工作的含义、公文处理的基本原则
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、案例
教学资源
多媒体、实物
5.编目:归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。
6.装盒:将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
课内练习
练习题二（3）
课后作业
习题册
五、传阅:传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。:
六、拟办:拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。
七、批办:批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。
八、承办:承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。
九、催办:催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。
第二，精简包括两层含义：一是公文数量要精简；二是公文内容要精炼，不说空话，套话，注重实效。
第三，高效。高效这一原则，是由公文本身的时限性所决定的，主要应从以下几个方面努力：

文书工作与档案管理教学设计

文书工作与档案管理教学设计

文书工作与档案管理教学设计一、教学目标1.了解文书工作的基本知识和操作方法；2.掌握档案管理的基本原理和方法；3.培养学生的文书处理能力和档案管理能力；4.提高学生的信息处理能力和写作能力。

二、教学内容1. 文书工作1.文书定义和分类；2.文书的格式和要求；3.文书处理的方法和步骤；4.文书的整理、归档和查阅。

2. 档案管理1.档案管理的概念和作用；2.档案管理的原则和方法；3.档案管理的分类和档案的保管；4.档案的利用和查询。

三、教学方法1.理论讲授：通过讲解理论知识、举例说明等方式，使学生了解和掌握文书工作和档案管理的基本知识和方法。

2.实践操作：通过实际操作、演练等方式，培养学生文书处理和档案管理的能力。

3.案例分析：通过分析实际案例，让学生掌握应对各种文书和档案管理情况的技巧。

四、教学评价1.课堂作业：要求学生完成实际的文书处理和档案管理任务，加深对知识的理解和掌握。

2.实践评估：通过实际操作的表现和成果，评估学生的文书处理和档案管理能力。

3.综合考核：结合学生的课堂表现、作业和实践操作情况，进行综合评估。

五、思考题1.你在做档案管理时遇到过哪些问题？该如何解决？2.你在写文书时遇到过哪些困难？该如何解决？3.如何做好档案的整理、归档和保管工作？4.如何提高文书处理和档案管理的效率？六、教学成果1.提高学生的文书处理和档案管理能力；2.使学生掌握档案管理的基本原理和方法；3.激发学生的写作和信息处理兴趣；4.为学生未来工作和实践提供实用技能和知识。

电子教案-《文书与档案管理基础知识(第二版)》-A42-9687 第二章 文书工作

电子教案-《文书与档案管理基础知识(第二版)》-A42-9687 第二章 文书工作
五、传阅:传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。:
六、拟办:拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。
七、批办:批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。
八、承办:承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。
九、催办:催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。
第二，精简包括两层含义：一是公文数量要精简；二是公文内容要精炼，不说空话，套话，注重实效。
第三，高效。高效这一原则，是由公文本身的时限性所决定的，主要应从以下几个方面努力：
第四，准确。公文的内容是广泛的复杂的。这就要求公文处理的每一项工作，每一个环节，都要周详缜密，准确无误。
第五，及时。及时是指公文处理中对时间和时限的要求。
教学基本内容与教学设计
一、文书工作的含义
文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。
1.收文处理：凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。
2.发文处理：发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。
5.编目:归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。
6.装盒:将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
课内练习
练习题二（3）
课后作业
习题册
二、登记:登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表2-2）上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。
三、审核:审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。

《文书与档案管理》第二课时

《文书与档案管理》第二课时
第二节：文书与档案工作



一、文书与档案工作性质 （一）文书工作的性质 1、政治性 2、机要性 3、时限性 4、规范性
问答题




以下文书工作体现了文书的哪里性质？ 1、中央政府发布的关于控烟的条例？ (政治性) 2、统一的公文格式。 （规范性） 3、增城 政府发的文要求国土局在3天内解决并答 复。 （时限性) 4、涉及机密的文件需要在文件里写密级。 （机要性）
（二）档案工作的理性 2、科学性 3、服务性 4、政治性 5、机要性
问答




以下档案工作体现了哪些性质？ 1、小李到档案局查询关于局长的人事资料。 （服务性） 2、档案工作是一项复杂的系统工程，想要把 档案有条不紊地管理利用，需要一套科学的 方法。 （科学性） 3、档案工作需要严格的保守档案秘密。 （机要性） 4、档案工作和文书工作所共有的性质是？ （政治性、机要性）
答案


1、该名工程师和该公司的档案工作人员承担泄密的责任 ，因为该名工程师将该公司某产品的全套秘密工艺规程和 技术图纸骗取高价卖给该企业的一家竞争对手，泄露了秘 密，该公司的档案工作人员没有经过审核，毫无顾忌地把 有关技术档案提供出来，也承担一定的泄密责任。 2、该案例中体现了档案工作人员热爱本职，忠于职守； 遵守纪律、严守秘密的职业素养。
（二）档案工作的基本原则

1.统一领导、分级管理 2.维护档案的完整与安全 3.便于社会各方面对档案的利用
五.文书与档案工作人员的素养要求



(一)政治思想要求 1.较高的政治觉悟 2.较高的政策水平 3.较强的法制观念 （二）职业道德素养 1.热爱本职、忠于职守 2埋头苦干、严谨精细 3.遵守纪律、严守秘密

《文书与档案管理基础知识》PPT 第二章 文书工作

《文书与档案管理基础知识》PPT 第二章 文书工作

传阅的注意要点：
有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按 不同的密级要求限定传阅范围。
传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控 制好传阅时间。
文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。
每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡传阅 人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。
（4）平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉 及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻 和承办的文件。
2.拟办的要求
拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家 的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门 的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办 理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办 意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做 到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单 （见表2-4）“拟办意见”一栏内。
第一节 文书工作概述
2. 发文处理 发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是
指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文 件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面， 具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情 况作出微调。
1.拟办的范围
需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那 些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办 意见，其范围包括：
（1）上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。
（2）机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、 重要计划、方案、财务预决算等。
（3）下级机关主送给本机关的请求性文件。
和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目 的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记 是文书工作中的一项重要环节和程序。

文书与档案管理电子教案

文书与档案管理电子教案

路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
(一)文书工作与档案管理的联系
1．二者的工作对象相同。文书工作与档 案管理工作的对象都是文字材料（档案 工作还有其他材料）。文书工作是形成 和处理文字材料，是对文字材料的前期 处理，并实现其现行效用；档案工作是 有规律的保存了文字材料，是对文字材 料进行了后期处理，并实现其备考利用 价值。档案是由文书转化而来的。
1．二者的功用相同。文书是现实活动的记 录，用于处理各种事务，沟通各种关系 ；档案是保存起来的历史活动记录，用 于日后工作的查考和利用。
2．二者的物质载体相同。历史上文书与档 案的主要载体是龟甲、兽骨、羊皮、竹 木、绢帛、纸张等，现代发展到胶片、 磁带、磁盘、光盘等，由于二者载体相 同，记录在载体上的方法也相同。如印 刷、晒制、摄影、录音、录像等。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
文书工作含义用示意图表示为：
文书工作
文书工作人员
科学的原则、程序、方法
文书的制作、处理、管 理
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
（二）档案管理的含义
档案管理也称档案工作，它是指用科学的 原则、方法和组织制度管理档案，为党和 国家提供各种服务的工作。它的工作内容 主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、 统计、提供、利用等工作，这就是通常所 说的档案工作的六环节。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
从档案的含义中，可使学生了解以下四点： 1．档案是机关、组织和个人在社会活动中
直接形成的 2．档案是保存起来的有查考利用价值的记
录材料 3．档案信息的记录方式和载体是多种多样
的 4．档案是人们的社会活动的原始记录
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
档案的含义，用示意图表示为：
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索

第2讲 文书与文书工作

第2讲 文书与文书工作

•
“公文办理分为收文和发文。 收文办理一般包括传递、签收、登记、 分发、拟办、批办、承办、催办、查 办、立卷、归档、销毁等程序；发文 办理一般包括拟稿、审核、签发、缮 印、校对、用印、登记、分发、立卷、 归档、销毁等程序。” ——国务院办公厅修订的《国家行 政机关公文处理办法》第5章第22条
公文处理程序示意图
• P37 • 例：1987年9月16日林业部向 国务院发出《关于加强森林防 火工作的报告》 • 《**工厂1996年度生产计划》 《**大学关于加强校园管理、 维护教学秩序的几项规定》
• 4、从文件的来源上可以将一个机关的文件分 为（ ） • A．通用文件 B.事务性文件 C.专用文书 D.收来文件 E.本机关制成文件 • 5.从行文关系和方向上可以将文件分为 • A．上行文 B.平行文 C.下行文 D. 收来文件 E.本机关制成文件 • 6.从文件涉及的机密程度上可以将文件分为 • A．绝密文件 B.机密文件 C.秘密文件 D.内部文件 E.公布文件
• 7.从文件的作用上可以将文件分为 A．法规文件 B.收来文件 C.本机关制成文件 D.行政文件 E.党的文件 • 8.从文件的使用范围上可以将文件分为 A．收来文件 B.本机关制成文件 C.通用文件 D.事务文件 E.专用文件
2.
公文名称
《国家行政机关公文处理办法》（2000年）
规定了13个行政公文文种；
• 3 文书、公文、文件的关系
公 文 公务文书
纸质 文件
文 书
私人文书
照片文件
其他文字 材料
文 件
非纸质 文件
电子文件 声像文件
• 共同点： • 本质属性相同，都是沟通思想、记载事情和表达意图的 一种工具。 • 区别点： • 文书，常指包括文件在内的各种文字材料。 • 文件，据2000年颁布的《档案工作基本术语》中的定义： “文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职 责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。”所以， 文件除了指文字、图表等文字材料记录之外，还包括其 他各种载体形式的信息记录。 • 公文是国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动 中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料。行政公 文一共有13种公文。也包括一些事务性文书。所以：
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3. 文书归档：文书归档指文件办理完毕后，应当根据国家机关、企事业单位的相关规定，及时整理（立卷）、归档。
二、文书工作机构
公文工作是各机关单位的一个重要组成部分，文书工作常作为办公室工作重心。文书工作机构隶属于各级秘书机构，各级文书工作的管理机构为各单位办公厅（室）。
三、公文处理基本原则
第一，实事求是。实事求是就是各机关单位在公文处理中，要从本机关的实际出发设置公文处理的机构，配备人员，确定组织形式，要坚决反对官僚主义，文牍主义。
2.分类:分类是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同分为若干层次的类。一般是把“年度”“保管期限”“机构（问题）”作为通用的分类方法。
3.排列:为了便于对归档文件进行系统化的管理，使用，需要在分类方案的最低一级类目内，按照一定的方法确定归档文件先后次序，这就是归档文件的排列。
4.编号:归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
二、登记:登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表2-2）上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。
三、审核:审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。
四、分送:分送也称分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。
教学基本内容与教学设计
一、文书工作的含义
文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。
1.收文处理：凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。
2.发文处理：发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。
2.审核:审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室)负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。
3.签发:签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签署意见的工作。签发是发文处理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。
课后作业
习题册
文书与档案管理第二章文书工作课程教案
授课题目
第四节文书整理与归档
课时安排
2
教学
目标
掌握发文处理的全过程
教学重点
文书的归档范围、文书整理与归档工作流程
教学难点
文书整理与归档工作流程
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、练习
教学资源
多媒体、实物
教学基本内容与教学设计
一、文书的归档范围
1.装订
（1）确定文件的整理单位。归档文件以“件”为整理单位。界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发。
（2）修整文件。修整文件是指对文件，书籍、图表等的修改整理并装订成册。
（3）装订文件。归档文件修整完毕后应进行装订，其目的是固定文件页次，防止页面散失与混乱，以便转化为档案后进行保管和利用。
授课题目
第二节收文处理
课时安排
2
教学
目标
掌握收文处理的一系列程序性工作，如签收、审核等
教学重点
收文工作流程
教学难点
收文工作流程
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、练习
教学资源
多媒体、实物
教学基本内容与教学设计
一、签收
第一，清点。就是核对所收公文的件数是否与传递文书单或送文登记簿登记的件数相符。
第六，安全。这是整个文书处理过程中都要高度注意的问题，既要确保不丢失、不损坏，也要避免因空气温度不合标准造成的对公文保存寿命的影响，更要注意新的条件下的保密工作。
四、公文的行文制度
1.行文关系2.行文方式3.行文规则
课内练习
习题一（1）；习题二（1）；
课后作业
习题册
文书与档案管理第二章文书工作课程教案
第二，检查。就是核对所收公文封套上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，核对封套编号是否与传递文书单或送文登记簿的登记相符，检查公文包装是否有破损、开封等问题。如有错误，要及时退回，如有包装破损、开封等现象要及时查明原因。
第三，签字。就是经清点、检查无误后，在传递文书单或送送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。应该签写收件人的全名，并写上收到的时间，普通件注上收到的年、月、日即可，急件则要注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字一定要清晰、工整。
第二章文书工作课程教案
授课题目
第一节文书工作概述
课时安排
2
教学
目标
1.了解文书工作的含义
2.熟悉公文处理的基本原则
3.掌握公文的行文制度
教学重点
文书工作的含义、公文处理的基本原则、行文制度。
教学难点
文书工作的含义、公文处理的基本原则
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、案例
教学资源
多媒体、实物
五、传阅:传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。:
六、拟办:拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。
七、批办:批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。
八、承办:承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。
九、催办:催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。
5.用印:用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。
6.登记:即发文登记。它是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理。
7.分发:分发又叫封发。是指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。分发是发文工作的基础环节。分发文件总的要求是要使文件准确、合理地进行定向、定速、定量的流动。文件分发由文秘部门承担，包括书写封面、装入文件、封套封口、登记、发送文件等一系列工作。
课时安排
2
教学
目标
掌握发文处理的全过程
教学重点
发文工作流程
教学难点
发文工作流程
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、练习
教学资源
多媒体、实物
教学基本内容与教学设计
一、制文阶段
1.草拟:草拟也称拟稿，就是文件的起草过程，是制文阶段的起始环节。也是发文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。
5.编目:归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。
6.装盒:将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
课内练习
练习题二（3）
课后作业
习题册
第二，精简包括两层含义：一是公文数量要精简；二是公文内容要精炼，不说空话，套话，注重实效。
第三，高效。高效这一原则，是由公文本身的时限性所决定的，主要应从以下几个方面努力：
第四，准确。公文的内容是广泛的复杂的。这就要求公文处理的每一项工作，每一个环节，都要周详缜密，准确无误。
第五，及时。及时是指公文处理中对时间和时限的要求。
十、注办:由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后对文件的办理情况和办理结果所作的说明。
十一、归档:归档就是指文书处理部门将办理完毕的、具有保存价值的文件立卷，向单位档案室移交；将无保存价值的文件按规定销毁。
课内练习
练习题一（2）；二（2）
课后作业
习题册
文书与档案管理第二章文书工作课程教案
授课题目
第三节发文处理
1.政府机关、事业单位文书归档范围见P34表2-8政府机关、事业单位文书归档范围
2.企业机构文书归档范围政府机关文件归档范围在原则上也可以套用到企业中，所不同的是，企业文书中包含大量的经营、研发等相关业务文书，因此归档范围更宽泛一些。
二、文书整理与归档工作流程
文件的整理与归档是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、制发阶段
1.编号:即指写编发文字号，同时也包括编文件的份数序号。
2.复核:复核就是指在公文正式印刷之前，文书部门对文件定稿进行再次审核的工作。
3.缮印:缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行排版印制文件正本的过程。
4.校对:校对就是在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。