文件档案材料格式规范要求

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文书档案案卷格式

1范围

本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。

本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。

2 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

2.1

文书档案

反映党务、行政管理等活动的档案。

3 案卷卷皮格式 文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。

3.1硬卷皮格式

3.1.1硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用310mm×220mm。 封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。

本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

3.1.2案卷封面项目

封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸（见附录B）。

3.1.3封面项目的填写方法

3.1.3.1全宗名称

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。

3.1.3.2类目名称

类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2 3.1.3.3案卷题名

案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。

3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。

3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。

3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。

— 1 — 附件2

区创建全国义务教育优质均衡发展区 档案建设总体标准

一、档案材料基本格式要求

（一）公文基本格式要求

1.纸张：A4

2.页边距：上37mm 下35mm 左28mm 右27mm

3.字符间距：标准(不紧缩)

4.行距：固定值为28磅（因调整版记等原因可适当调整）

5.字体与字号：标题用“2号，方正小标宋简体”。正文用“3号，仿宋_GB2312”。版记中的印发机关和印发日期，例如“区教育体育局 2018年1月1日印发”用“4号，仿宋_GB2312”，字符间距为标准，印发机关左空1字，印发日期右空1字。

6.发文字号与签发人：例如“〔2018〕1号”用“3号，仿宋_GB2312”。一般情况下，发文字号居中编排。在向上级机关请示的文件中，发文字号居左并空1字，签发人居右并空1字，“签发人”三字用“3号，仿宋_GB2312”，签发人姓名用“3号，楷体_GB2312”。发文字号印发位置在上空5行处，行距为固定值30磅。

7.标题：标题分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题置于发文字号之下2行处。

8.正文：公文首页必须显示正文。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“(1)”标注，特殊情况下可以作适当调整；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。印发、转发公文时，正文用“3号， — 2 — 楷体_GB2312”，（附件正文不用“楷体_GB2312”）。

9.附件说明：附件置于正文下空1行左空2字处，附件名称后不加标点符号。例如：

附件：1.××××××××××××××

2.××××××××××××××××××××××××

10.附件：附件应当另面编排，并在版记之前。“附件”二字及附件顺序号用“3号，黑体字”顶格编排在左上角第一行。附件标题居中编排在第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

档案材料格式要求

一、用纸和图文颜色要求

使用A4型白纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。

图文颜色均为黑色。

二、字体和排版要求

标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字。正文中一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，其余标题可用3号仿宋体字。

一般每面排22行，每行排28个字（设置方法：上边距3.7cm，下边距3.4cm，左边距2.6cm，右边距2.4cm，行间距固定值28磅。每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。具体排版时，根据文字、段落、格式需要可适当调整）。

字间距为标准字间距。

所有字体均不加粗。

三、正文段落标识要求

第一层用：“一、”、“二、”、“三、”……

第二层用：“（一）”、“（二）”、“（三）”……

第三层用：“1.”、“2.”“3.”……

第四层用：“（1）”、“（2）”、“（3）”……

四、引用文件要求

引用文件要标明发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入。

五、页码要求 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

六、用章要求

材料需加盖本部门单位印章时，加盖的印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

七、印刷要求

双面印刷。

版面干净无底灰，印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

八、装订要求

左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固。

文书档案整理规范

文书档案整理规范

一、文书档案整理要求：

1、文书档案实行一级类目管理。

2、文书档案以件为单位实行一级管理。同一个问题的请示与批复按一件保管，请示的文件编号填在“备注”栏中；如会议材料等，每一件为一个保管单位。

3、带有附件的文件，文件和附件每一件为一个保管单位，录入附件信息时，必须在“备注”栏中填写附件的发文文号。

4、文件的排列顺序，制发文，正文在前，发文稿纸在中间，文件底稿在后。接收文，公文处理纸在前，文件原件在后，如果是传真件，需另附复印件一并保管。

二、档案号编制要求：

文书档案在一级类目下七位流水编制

全宗号+一级类目代字+流水号

1-W0000001

三、文书档案著录细则：

1、题名：文件材料的正、副标题要全部录入。以事件为保管单位的文件材料题名应全面、准确概括和揭示文件内容，由“责任者+问题+文种”组成。如有同题名文件，录入时由“标题+发文日期”组成,题名中的年度应是阿拉伯数字，不要录入特殊字符。

合同档案著录时，题名应录入甲方单位名称和合同项目名称，若合同编号和外委编号同时存在时，将外委编号录入题名中。

2、文件编号：填写发文字号，发文字号年份使用半角状态下方括号,如：****字[2019]15号；合同档案填写合同编号。没有文件编号或合同编号时为空。

3、责任者：填写对文件内容负有责任的单位，公文以落款盖章的机构为准，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替，必须填写规范的单位名称（不可用简称），合同档案的责任者应填写乙方单位。如：****公司供水供电处

4、日期：填写文件形成日期，日期用8位阿拉伯数字表示：1999-02-03。

5、保管期限：永久、30年、10年，具体划分参照文书档案保管期限划分表。

6、页数：每份文件材料的总页数。

7、密级：按文件材料或案卷的保密级别填写，分别为秘密、机密、绝密、**商密★、**商密★★、**商密★★★。档案上没有密级的选择“无密级”。