《行政管理》声像档案资料的收集

声像档案管理标准1 范围本标准规定了声像档案的职责、管理内容与要求、检查与考核、形成的报告和记录.本标准适用于大唐新能源宁夏公司声像档案的管理工作.2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款.凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本.凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准.中华人民共和国档案法照片档案管理规范 GB/T11821—2002磁性载体档案管理与保护规范 DA/T15—19953 定义和术语3.1 声像档案是指我公司在政工、生产管理、经营活动形成的具有重要保存价值的照片包括正片和底片、录音、录像、影视片等专门载体材料.4 职责4.1 档案室4.1.1 负责公司声像档案的收集、整理指导和保管、利用、鉴定等工作.4.1.2 负责在工程建设初期编制拍摄大纲,规定工程建设过程中必须拍摄照片和录像录音的活动和事件内容,明确拍摄要求和整理归档的职责.在基建过程中,再根据基建工程的实际情况扩充和丰富内容.4.2 党群部4.2.1 负责公司在行政管理、生产管理、经营活动中形成的有保存价值的照片、录音、录像载体材料的收集、整理、归档工作.5 管理内容与方法5.1 归档范围5.1.1 上级领导人来公司视察工作或从事其它活动形成的声像材料.5.1.2 外国贵宾来公司访问、洽谈等活动中形成的声像材料.5.1.3 公司领导在重要的活动中形成的声像材料.5.1.4 公司召开的重要会议如党代会、职代会、团代会、先进表彰会等和举行的重要活动形成的声像材料.5.1.5 模范先进人物在重要活动中形成的声像材料.5.1.6 公司参加市级以上展览会的展品照片、录像带,以及荣获市级以上奖励的文艺创作节剧日、体育运动项目和外地参加表演,竞赛等活动中形成的声像材料.5.1.7 本公司荣获的市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片. 5.1.8 本公司人员参加国内外重要学术活动和被授予荣誉称号以形成的声像材料.5.1.9 重要科技发明、荣获市级以上奖励的科研课题所形成的声像材料.5.1.10 反映公司基建工程原貌,从奠基、开工典礼、工程建设施工过程特别是隐蔽工程的施工过程、竣工落成典礼等全过程建设活动中形成的照片、录像带、录音磁带等声像材料5.1.11 重大人身、设备事故现场形成的声像材料.5.1.12 本公司名称牌匾的照片.5.1.13 本公司大型建筑、设备的照片.5.1.14 在不同时期录制本单位情况介绍或汇报的声像材料.5.1.15 5.1.15其它具有特殊意义和保存价值的声像材料.5.2 声像档案的归档要求：5.2.1 凡属归档范围的声像档案,由摄制部门指定专人于每年第一季度将上年形成的照片包括底片、录音带、录像带、光盘进行整理,向档案室归档.5.2.2 归档的声像档案材料必须清晰、完整,质量良好,底片和照片一并归档.5.2.3 归档的声像档案要详细记录时间、地点、人物、活动内容及摄录人姓名. 5.2.4 归档的磁性载体档案材料必须是原版、原件.5.2.5 照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、反映原貌、未加修饰剪裁.5.2.6 数码照片采用JPEG格式存储,分辨率不低于500万像素,并刻录光盘归档. 5.2.7 归档的声像档案要填写归档目录一式二份,交接双方验收后各存一份备查声像档案的移交清单式样见附录A.5.3 声像档案的保管5.3.1 声像档案的保管,按类别和不同的载体,不同的装具分别排列存放.5.3.2 为便于声像档案的保管,可按不同载体和规格分为照片、底片、录音带、录像带等编号存放,与文字档案同一内容的应互相注明见某卷.5.3.3 声像档案置于专门的铁制装具中保管和存放.5.3.4 保存声像档案的温度应控制在规定范围内：温度14－24℃,相对湿度40－60℃.5.3.5 归档的磁带要装在密封盒里,按编号顺序放在专用柜内.5.3.6 声像档案应有防火、防盗、防光、防潮、防虫、防霉、防磁措施.5.3.7 定期检查声像档案保管情况.对长期保管且不常用的录音带、录像带,至少隔半年得绕一次；对经常使用和污损的声像,要及时修补、复制.5.3.8 归档的声像档案,未经鉴定批准,任何人不得私自抽出,清洗、消磁、涂改、销毁.5.4 声像档案鉴定与销毁5.4.1 成立声像、实物档案鉴定小组,由主管领导、档案人员及有关业务部门人员组成,定期对已超过保管期限的特种档案进行鉴定.并注明鉴定意见和签名.5.4.2 销毁档案必须严格掌握,销毁前应造具清册,提出销毁报告,经主管领导审核,报档案鉴定委员会批准,销毁时应指定两人监销,监销人必须在档案清册上签字. 5.5 声像档案的借阅和利用5.5.1 档案管理人员要编制声像档案的案卷目录等检索工具,为查找利用提供方便.5.5.2 声像档案原版一般不得借出档案室外.如有特殊需要,须经主管领导批准后,方可限期外借.利用高的声像档案可将复制件外借、外租.5.6 声像档案的统计5.6.1 建立声像档案的统计制度做好声像档案的收进、移出、现存数量、提供利用及效果等项工作的统计.5.7 声像档案的整理5.7.1 声像档案的整理原则5.7.1.1 声像档案的整理工作,应按照各种载体档案自然形成规律,有利于保持其相互的有机联系, 有利于保管、利用为原则,使档案能正确地反映公司的各项工作活动情况并便于查找、利用.5.7.2 录音像、影音光盘档案的整理：5.7.2.1 一般以年度为界,按问题内容、用途进行分类.分类时尽可能做到：永久性和周转性分开；机密性和一般性分开；原版本和复制品分开.5.7.2.2 按年度─问题─盘号编写档号.同一内容的按归档时间编一个流水号,数量少的可以不分类, 直接按归档时间顺序编流水号.5.7.2.3 每盘、盒的外套贴上标签标签式样见附录B,注明形成日期、版本、主要内容、主要人物、职务、带长时间、编号、机器型号、种类、保管期限、密级等,并填写卷内目录卷内目录样式见附录C.5.7.3 照片的整理5.7.3.1 照片分类：按电力企业档案0-9大类进行分类同纸质档案.一个年度一个大流水.无论单张照片还是一组若干张照片,都自成为一个单元,为区别于纸质档案照片序号后加照片档案代号“Z”, 分类方案应保持前后一致,不应随意变动.5.7.3.2 将同一类的照片按时间顺序依次嵌进装具.5.7.3.3 照片按年度结合问题整理,照片和底片、负片和反转片要分开保管.5.7.3.4 照片文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素.——事由：照片影像所反映事件、事物的情由.——时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间.——地点：被摄物所在的具体地点.——人物：照片影像上主要人物的姓名、身份.——背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景.——摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人.5.7.3.5 底片的文字说明：底片分负片和反转片两种.负片与照片内容对应,编上底片号,翻拍的用字母“F”标注,不需另写文字说明.反转片要同照片一样编写文字说明,书写在插袋式的芯页.5.7.3.6 照片文字说明的编写要求a编写照片的文字说明要包括六要素,即：事由、时间、地点、人物、形成的条件背景、作者. 照片的文字说明编写要求.b综合运用六要素,概括地揭示照片档案所反映的全部信息.c文字简洁,语言通顺,一般不超过 200 字.d统一用阿拉伯数字表示时间,年、月、日用“.”隔开.5.8 照片档案目录的填写方法5.8.1 照片档案目录项目有照片底片号、照片题名、拍摄日期、档号、存放地点.以照片自然张为单元填写目录,册内照片目录样式见附录D.5.9 声像档案的保管期限5.9.1 声像档案保管期限表6 检查与考核6.1 声像档案是公司档案的一个组成部分,必须按规定收集齐全、规范整理、及时归档,由公司档案室实行集中统一管理.6.2 对于未将声像档案按时归档的部门,按经济责任制进行考核.7 报告和记录执行本标准应形成的报告和记录见表1.表1附录 A资料性附录声像档案移交清单声像档案移交清单注：录音、录像带可使用此表,将照片编号改为录音像带编号.附录 B资料性附录录音、录像档案目录格式录音录像档案封面小标签D2录音：100㎜×65㎜盘号：附录C资料性附录录音、录像档案目录录音、录像档案卷内目录附录 D 资料性附录册内照片目录册内照片目录。

行政档案管理制度第一章总则第一条为了加强行政档案管理，提高档案管理的现代化水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条行政档案是单位在行政管理活动中形成的、具有查考利用价值的文字、图表、声像等材料。

第三条行政档案管理应遵循统一领导、统一制度、统一标准、统一技术的原则，实行集中统一管理。

第四条行政档案管理应实行科学化、规范化、制度化，确保档案的完整、准确、系统和安全。

第二章档案管理机构与职责第五条单位应设立档案管理机构，负责行政档案的管理工作。

第六条档案管理机构的主要职责：（一）宣传、贯彻、执行国家有关档案管理的法律、法规和政策；（二）制定行政档案管理制度和档案保管、利用、销毁等办法；（三）负责行政档案的收集、整理、归档、保管、统计和提供利用工作；（四）监督、指导本单位的档案工作，对违反档案管理制度的行为进行处理；（五）组织档案管理人员的培训工作，提高档案管理人员的业务水平；（六）完成领导交办的其他档案管理工作。

第三章档案的收集与归档第七条行政档案的收集范围包括：（一）单位内部的规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等；（二）单位与其他单位签订的合同、协议、意向书等；（三）单位获得的荣誉证书、奖状、奖品等；（四）单位职工的档案材料；（五）其他具有查考利用价值的材料。

第八条行政档案的归档要求：（一）归档材料必须真实、完整、准确、系统；（二）归档材料必须符合国家有关档案管理的标准和规定；（三）归档材料必须按照分类、编号、编目、装订等程序进行整理；（四）归档材料必须及时、完整、准确地反映单位行政管理活动的实际情况。

第九条归档时间：（一）年度归档：每年的12月31日前，完成当年形成的行政档案的收集、整理、归档工作；（二）项目归档：项目完成后，及时将项目相关的行政档案整理、归档；（三）其他归档：根据实际情况，及时完成其他行政档案的归档工作。

第四章档案的保管与利用第十条档案管理机构应做好档案的保管工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。

文件材料的收集管理
第一条坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知档案室。

第二条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第三条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第四条各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

浅谈声像档案管理摘要办公自动化的实现,形成了大量的声像档案,做好声像档案的管理工作是开发档案信息资源的重要途径。

本文针对当前声像档案管理中存在的问题,提出了声像档案数字化存储、改善档案保管环境、健全档案管理制度、提高管理人员保管意识及做好声像档案的开发利用等管理措施。

关键词声像档案;管理制度;数字化存储;理人员意识0 引言随着科技的发展,以声、光、磁为介质的声像档案的产生越来越普遍,数量也越来越多。

档案的原始记录性质,赋予了档案重要的价值。

我们要开发利用这些生动、形象的特殊载体档案信息资源,首先就得保住它的完好性。

现阶段,声像档案保管部门环境条件较差、制度不健全,管理人员意识薄弱等问题造成声像档案管理混乱,直接影响了档案的完整及利用,严重制约了档案工作的整体发展水平。

因此,采取有效措施,加强声像档案管理工作刻不容缓。

1 声像档案的定义及其意义声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的具有保存价值的资料或文献以照片、底片、影片、唱片、录音带、光盘等不同磁性材料或感光材料为存储载体,以声音和录像为主要反映方式,并辅以文字说明的历史记录。

声像档案可以通过静止、动态的画面和真实的声音客观、直接、形象、生动地记录及再现过去发生的活动,具有强烈的空间感和时间感;声像档案通过先进的科学技术和快速的传送手段,把工作中具有重要意义、保存价值的事件以最直观的画面记录下来,能够起到现实的查证和利用作用,对历史研究具有重要的参考利用价值。

具有信息记录密度高、信息传递准确逼真、信息受众覆盖面广等特点起到文字记录材料所起不到的作用和效果,因此,声像档案是开发社会各项档案信息资源的重要途径,是档案的重要组成部分。

2 当前声像档案管理存在的问题随着经济的发展,社会办公条件得以改善,在工作中摄像机、摄录机及数码相机等使用越来越广泛。

随之产生大量的声像文件,但是在对声像档案的实际管理中,还存有以下问题:1)声像档案制度不健全或制度落实不到位很多立档单位对声像档案管理工作没有制定健全的声像档案的收集、整理、利用制度及兼职档案员的岗位职责制度,使声像档案管理资料的管理处于无章可循的自由形成、自由处理状态。

第一章总则第一条为加强医院行政档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我院实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我院所有行政档案的管理，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等。

第三条医院行政档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，方便利用；（三）依法治档，科学管理；（四）确保安全，服务发展。

第二章组织机构与职责第四条医院成立档案工作领导小组，负责全院档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查。

领导小组下设档案室，负责具体实施档案管理工作。

第五条档案室职责：（一）贯彻执行国家档案法律法规和医院档案管理制度；（二）负责全院档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作；（三）指导、监督各部门的档案管理工作；（四）组织开展档案工作人员的培训；（五）协助有关部门开展档案鉴定、销毁等工作；（六）负责档案信息化建设。

第六条各部门职责：（一）各部门负责人为本部门档案工作的第一责任人，负责组织实施本部门档案管理工作；（二）各部门应指定专人负责档案的收集、整理、归档工作；（三）各部门应定期向档案室报送档案资料，确保档案的完整、准确、及时；（四）各部门应积极配合档案室开展档案鉴定、销毁等工作。

第三章档案收集与整理第七条档案收集：（一）各部门应按照国家档案法律法规和医院档案管理制度，及时、准确地收集各类档案资料；（二）档案收集应包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等；（三）档案收集应保证档案的完整性和连续性。

第八条档案整理：（一）档案整理应遵循档案分类、编目、装订等规定；（二）档案整理应保证档案的准确性、规范性和可读性；（三）档案整理应定期进行，确保档案的完整性和连续性。

第九条档案归档：（一）档案归档应按照档案分类、编目、装订等规定进行；（二）档案归档应保证档案的完整性和连续性；（三）档案归档应在档案整理后及时进行。

随着社会的发展和科技的进步，档案作为记录历史、服务现实、传承文化的重要载体，其重要性日益凸显。

为了确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定以下四个标准档案管理制度：一、档案分类与编号标准1. 分类原则：根据档案的内容、性质、形成时间、来源等因素，按照《中华人民共和国档案法》及国家档案行政管理部门的有关规定，将档案分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。

2. 编号规则：- 文书档案编号：由年度、室号、件号、页号组成，例如：2023/01/01/001。

- 科技档案编号：由项目代号、卷号、页号组成，例如：T2023/01/001。

- 人事档案编号：由年度、室号、人员编号、页号组成，例如：2023/HR/001。

- 会计档案编号：由年度、室号、账册编号、页号组成，例如：2023/AC/001。

- 声像档案编号：由年度、室号、档案编号、页号组成，例如：2023/AV/001。

- 实物档案编号：由年度、室号、实物编号、页号组成，例如：2023/PR/001。

二、档案收集与整理标准1. 收集范围：按照档案分类原则，全面收集各类档案，确保档案的完整性。

2. 收集方法：- 定期收集：根据档案形成规律，定期对各类档案进行收集。

- 随时收集：对突发事件、重要活动等产生的档案，及时收集。

- 建立档案收集责任制，明确各部门、各岗位的档案收集职责。

3. 整理规则：- 按照档案分类和编号标准，对收集到的档案进行分类、编号。

- 档案整理应遵循“一事一档”的原则，保持档案的原始性、完整性和连续性。

- 对破损、褪色、污染的档案进行修复和保护。

三、档案保管与利用标准1. 保管条件：- 温湿度控制：档案库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在40%-60%。

- 安全设施：配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施。

- 库房布局：档案库房应保持清洁、整齐、有序，便于查找和利用。

2. 保管期限：- 按照国家档案行政管理部门的规定，确定各类档案的保管期限。

第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司行政部管理的各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、声像档案等。

第三条公司行政部档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由行政部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。

（二）完整准确原则：确保档案的完整、准确，保证档案记录的真实性、可靠性。

（三）安全保密原则：加强对档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损毁、泄露。

（四）科学利用原则：提高档案利用率，充分发挥档案在企业管理中的作用。

第二章档案分类与编号第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司内部文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。

（二）科技档案：包括公司研发、生产、技术改造等方面的技术文件、图纸、照片等。

（三）人事档案：包括员工入职、离职、晋升、培训等人事变动相关文件。

（四）声像档案：包括公司活动、会议、产品展示等音视频资料。

第五条公司档案采用统一编号，编号格式为：“类别编号+年度+流水号”。

第三章档案收集与整理第六条档案收集（一）公司各部门、各单位应按照档案分类要求，及时将产生的档案材料报送行政部。

（二）行政部应定期检查各部门、各单位档案收集情况，确保档案收集齐全。

第七条档案整理（一）档案整理应遵循“按时间顺序、按类别归档、按内容排列”的原则。

（二）档案整理应确保档案的完整性、准确性、连续性。

（三）档案整理应采用统一格式的档案盒、文件夹等装具。

第四章档案保管与利用第八条档案保管（一）档案保管应遵循“防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防霉”的原则。

（二）档案保管应采用防盗、防潮、防尘等设施，确保档案安全。

（三）档案保管人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第九条档案利用（一）档案利用应遵循“合法、合理、有效”的原则。

执法办案同步录音录像工作规范和行政执法音像记录设备使用、管理和监督规定第一条为规范执法办案同步录音录像工作，依法保障案件当事人的合法权益，维护民警的执法权益，提高案件质量，根据《中华人民共和国刑事诉讼法》、《中华人民共和国治安管理处罚法》、《公安机关办理刑事案件程序规定》、《公安机关办理行政案件程序规定》和《公安机关讯问录音录像工作规定》等有关法律法规，制定本规范。

第二条执法办案同步录音录像，是指在办理刑事、行政案件过程中，对接处警、现场处置、勘验检查、信息采集、安全检查、讯（询）问、调查取证、押解提审等办案环节进行全程音视频同步记录。

公安机关办理刑事、行政案件，需要对询问被害人、证人过程进行录音录像的，适用本规范。

第三条执法办案同步录音录像，应当全程录制，保持完整性，不得剪接、删改，应当妥善保管，不得损毁、丢失。

各执法办案单位之间移交案件或警情时，应同时移交相关的音视频资料，不同时移交音视频资料的，接收单位有权拒绝接收案件。

第二章录制第四条执法办案同步录音录像是通过“执法六必录系统”和“高清数字审讯记录系统”分别对在执法办案现场、执法办案区和看守所提讯室内的执法办案过程进行全程音视频同步记录。

第五条执法办案现场的录音录像设备要按照执法单元配备，以保证执法办案录音录像的需要。

第六条执法办案区、看守所提讯室录音录像设备的配备，按照《执法办案同步录音录像装备配置》执行。

第七条进行现场执法办案活动时，要按照“执法六必录”的要求，使用现场执法记录仪、便携式摄像机等专门的录制设备对全程进行同步录音录像，并在报送有关审核事项前上传至“执法六必录系统”。

（一）“逢警必录”的录制和上传范围为公安机关处警的全过程；制作和上传的责任人为处置警情的民警。

（二）“逢查必录”的录制和上传范围为公安机关盘查可疑人员和现场检查、搜查的全过程；制作和上传的责任人为执行盘查、检查、搜查的民警。

（三）“逢审必录”的录制和上传范围为公安机关讯问或询问违法行为人的全过程；制作和上传的责任人为讯问或询问违法行为人的民警。

第一章总则第一条为加强行政执法档案管理，确保行政执法活动的合法性和规范性，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我国实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于各级政府及其所属行政执法部门、法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织以及受委托执法的机构。

第三条行政执法档案是指行政执法部门在实施行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查及其他行政执法活动中形成的各种文字、图表、声像和电子载体等形式的历史记录。

第二章管理职责第四条行政执法部门应当设立专门的档案管理机构，负责行政执法档案的收集、整理、保管、利用等工作。

第五条档案管理机构的主要职责包括：（一）制定和实施行政执法档案管理制度，确保档案管理的规范化、制度化；（二）负责行政执法档案的收集、整理、立卷、归档工作；（三）负责行政执法档案的保管、保密、修复、数字化等工作；（四）负责行政执法档案的利用、查阅、复制等工作；（五）定期对行政执法档案进行鉴定、销毁和统计等工作。

第三章档案收集与整理第六条行政执法档案的收集应当全面、准确、及时，确保档案的完整性。

第七条行政执法档案的整理应当遵循以下原则：（一）分类清晰，便于查找；（二）立卷规范，符合档案管理要求；（三）装订整齐，便于保管；（四）标注清晰，便于查阅。

第八条行政执法档案的立卷应当包括以下内容：（一）案件基本情况；（二）执法依据；（三）执法过程；（四）执法结果；（五）相关证明材料。

第四章档案保管与利用第九条行政执法档案的保管应当确保档案的完整、安全、保密。

第十条行政执法档案的保管工作应当遵循以下要求：（一）存放地点应当符合档案保管要求，防止霉变、虫蛀、火灾等灾害；（二）档案柜应当定期检查、维护，确保档案安全；（三）档案管理人员应当定期对档案进行检查、清点，确保档案的完整性。

第十一条行政执法档案的利用应当遵守以下规定：（一）查阅档案应当履行登记手续，明确查阅目的、范围和期限；（二）查阅档案应当遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；（三）查阅档案应当爱护档案，不得擅自涂改、损坏或遗失档案。