会议组织与会务安排流程

精心整理

集团会议管理制度

一、目的

规范集团公司各类会议的准备、召集、决议、记录、执行、归档等工作，提升会议效率，切实解决问题，有效推进各项工作开展。

二、适用范围

本制度适用于集团各公司召开的各类会议。

三、会议分类

（一）固定例会：经营分析会、月/周公司例会、月/周部门例会、月/周系统例会、早晚班会等。

（二）不固定会议：董事长会议、专题会、临时处理突发事件的会议等。

四、会议管理责任部门

集团办公室、各公司办公室（地产公司为计划运营部）。

五、会议管理要求

（一）主持人要求

1、主持人一般为会议的主讲人；

2、会前明确会议主题（原文：开会目的）、会议议程、时间安排等；

3、控制会议进程和时间，按照议程进行，减少与议题无关的争辩和讨论；

4、正确讨论总结内容，达成会议目标，形成决议方案。

（二）参会者要求

1、会前了解会议主题，做出建议准备，提出本部门问题；

2、会中发言，要求思路明确言简意赅，直奔主题；

3、做好会议记录：公司重要决议及本部门具体工作指示。

（三）会议要求

1、会议原则：议题明确，决议明确，有记录，有落实，有反馈，高效务实。

2、会议记录：会议纪要应在第二天提报董事长，要求有明确的会议时间、内容及决议等。

3、保密规定：会议中涉及公司保密信息，因事先限定参会人员，要求参会人员严禁对外传播会议内容及公司保密信息；

4、会议时长：提高效率，严禁拖沓，开无效会议，会议一般不超过2小时。

4、会议通知要求： 精心整理

（1）发布会议通知，应明确告知参会人员相关参会信息，包括会议议题、议程、时间、地点、参与人员、参会需准备资料或发言等，并确认通知到位。

（2）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为参会人员、会务服务提供部门。

六、会议召开流程

（一）会前准备

1、 明确会议要求及主题，确认会议时间、地点、参加人员

2、 通知参会人员，做好相关参会准备

3、 做好会议日程安排及资料准备

大型会议会务工作流程

一、前期准备

1. 策划会议

会议前期策划非常重要，需要根据会议主题、规模、时间等因素确定会议的场地、参会人员、议程、嘉宾、财务预算等。此时需要与各相关单位合作，制定详细的策划方案。

2. 确定场馆

场馆是会议成功的关键因素之一。选择场馆时需要考虑到场馆的容纳人数、交通便捷程度、场馆硬件设施等多方面因素，并且需要提前与场馆方沟通并签订合同。

3. 预算计划

预算计划是一个完整的财务预算，需要考虑到各项开支，例如场馆租金、餐饮、礼品、设备租赁、人员费用等。此时需要根据预算计划制定预算报告，并向会议组织者报送相关报告。

二、会议准备

1. 会前宣传

为了吸引更多的人参加会议，需要对会议进行宣传。此时需要通过各种方式进行宣传，例如通过媒体宣传、名片、宣传单等方式，向目标受众传达会议的时间、地点、主题等信息。

2. 物资准备

物资准备是会议准备的重点之一，需要考虑到会议所需的各种物品，例如会议资料、签到表、餐具、音响设备等。此时需要提前将这些物品准备好，并做好相应物品的记录和编号等工作。

3. 确定议程

议程的制定需要考虑到会议的时间、地点、参会人员等因素，制定议程时需要与各部门协调，确定会议的时间表和议程方案，并将议程与会议组织者进行核实和确认。

4. 人员安排 人员安排是会议准备工作中不可忽视的因素之一。人员安排需要根据会议宣传、物资准备、议程确定等多个因素确定，需与各部门提前沟通，确定好各个区域的人员和职责。

5. 安全保障

安全保障是会议准备的必备之一，需要考虑到会场安全、参会人员身体健康等问题。此时需要提前与安保人员、医护人员等相关人员进行沟通，并做好安保、医疗等措施。

三、会议执行

1. 会前检查

会前检查是确保会议顺利进行的重要步骤之一。此时需要对会议现场进行安全性、物资配置等方面的检查，避免会议中出现任何安全问题或设备故障等。

2. 人员引导

在会议现场，需要安排专业的人员进行指引参会人员到达指定场所，并引导参会人员完成了签到、领取资料、餐饮等信息。

会议会务工作流程清单

一、会前准备。

1.确定会议目的和议程，在召开会议之前，首先需要明确会议的目的和议程安排。确定会议的主题和目标，制定详细的议程，明确会议的内容和流程，以便有条不紊地进行会议。

2.选择会议时间和地点，根据与会人员的日程安排和会议规模，选择合适的时间和地点召开会议。确保会议地点的设施和设备齐全，能够满足会议的需求。

3.邀请参会人员，根据会议的主题和议程确定参会人员名单，发送邀请函或通知，提前告知会议的时间、地点、议程安排等信息，确保参会人员能够及时做好准备。

4.准备会议资料，根据会议议程和内容，准备好相关的会议资料和文件，包括会议材料、PPT演示文稿、会议记录表等，以便会议进行时使用。

二、会议进行中。

1.会场布置，提前到会议现场进行布置，确保会场整洁、舒适，布置好会议桌椅、投影仪、音响设备等，为会议的顺利进行做好准备。

2.签到注册，在会议开始前安排工作人员进行参会人员的签到注册工作，核对参会人员的身份信息，发放会议资料和名牌，确保参会人员的正常参会。

3.会议主持，由主持人主持会议，按照议程安排逐项进行会议内容的讨论和交流，引导与会人员积极参与，保持会议的秩序和效率。

4.记录整理，安排专人进行会议记录和整理工作，及时记录会议讨论的重要内容和决策结果，制作会议纪要和决议文书，以便后续的落实和跟进。

三、会后总结。 1.会议总结，会议结束后，及时进行会议总结，对会议的效果和成果进行评估和总结，发现问题和不足，为下次会议改进提供参考。

2.落实跟进，根据会议的决议和安排，及时跟进会议的落实工作，确保会议决策的有效执行，追踪问题的解决和进展情况。

3.反馈改进，收集与会人员的意见和建议，对会议的组织和流程进行反馈和改进，不断提高会议的质量和效率。

以上就是会议会务工作流程的清单，通过严格按照这些步骤进行会务工作，可以有效地提高会议的组织和管理水平，确保会议的顺利进行和取得预期的效果。希望各位会务工作人员能够认真贯彻执行，为公司的会议工作做出更大的贡献。

会议流程及服务安排

一、会前准备

1、办公室人员收到会议通知，问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作并做好会务登记。

2、会务工作人员进行会场布置：

①检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。

②采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。

③提前与会议筹备单位沟通，要一份会议议程，清楚所需座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等，及时检查确保所需物品的齐全，做好会议前预备工作

④由会议筹备单位提供座牌的名单及摆放顺序，工作人员按要求摆放

⑤根据发言人位置摆放话筒，并调试（话筒位置的高低、效果及接口等），确保话筒及音量正常，如需要音乐，要提前试播，确保正常播放；如需要投影仪，由会议筹备单位来确定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进行调试。

⑥准备并调试好备用话筒，以备会议过程中话筒突发情况，及时更换。

⑦会议开始前准备好充足热水，会议进行中注意始终保持倒水的壶满，以备及时的加水

二、会议过程中注意事项

1、会议开始后服务员迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，服务员应先备毛巾（上毛巾的时候注意用夹子，不能用手直接拿），再斟倒茶水。首次倒茶后应在15分钟左右再次续水，以后每隔15分钟或20分钟续一次水，可根据实际情况（领导杯中水的水量）来灵活掌握倒水时间。倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身，在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯，一切行为应在客人右手方完成。

2、工作人员在音控室时随时注意音响监听，发现问题及时查找问题所在，并迅速解决。（及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况）

3、根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。