关于医院档案的信息化建设的几点思考

科　档ｆ案Ｉ管｛理　浅议医院档案管理信息化建设　王兆学　（黑龙江省干部疗养院，黑龙江哈尔滨１５００００）　摘要：人类社会已步入“信息化”时代，现代医院必然是信息化的医院，医院档案的现代化就是建立在信息基础上的管理。要利用信息技术，改　革传统的档案管理模式，实现档案管理的信息化。　关键词：医院档案管理；管理模式；信息化　医院档案是医院在医、教、研、防工作中形成　的文件、簿册、图表、录音、录像等各门类及载体的　档案。是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究　的基础，是医院进行宣传亳　育的生动资料。医院如　何适应社会主义市场经济体制，做好新时期医院　档案信息化管理工作，是档案人员目前面临的一　项艰巨任务。现代化医院管理中，档案的管理工作　已被列为重要的管理内容之一，作为知识的结晶　和信息资源，档案的作用已渗透到医院管理的各　个环节，为医院的建设与发展起着重要的作用。医　院档案信息是医院各项工作的重要组成部分，认　真做好医院医疗、教学、科研、党政、人事、经济统　计、财务分析、医疗技术质量动态管理等档案信息　工作＝及时、准确、翔实地反映医院改革发展的重要　情况涮好档案信息资源的管理、开发、利用工作，　最大限度地发挥　乍用；为强化医院管理服务，是　档案工ｆ｛堵的职责。对医院领导把握全局，科学决　策，规范管理，保证年度工作计划和各项工作的顺　利进行具有十分重要的意义。　ｌ医院档案信息管理的内涵　医院管理档案信息管理一般由文件、会议记　录、各类报表、病历档案等构成。应具有厉＿ｊ箭己录、　价值保留、集中存储、统—管理、随时查询、增值效　用等性能，同时具有量大、面广、类别多、使用率高　的特点；是保证医院领导决策支持和科研工作的　参考依据，资源配置、基本建设的信息资料；同时，　也是反映医院医疗质量、管理水平，为病人健康提　供具有法律效应的有效司法依据。目前还有很多　医院档案管理尚未实现管理数字化，缺乏复合型　的档案专业人才。档案信息化管理内涵包括两个　方面：一是应用信息技术对档案信息系统集成、有　序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、　编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以　提高医院管理效率；＝是用信息流来调控档案物　流，最终实现　已纸化”管理，促进管理创新。　２医院档案管理信息化基本情况及面临的问　题　２ｌ医院档案管理信息化的基本情况　随着现代信窟技术的飞速发展。医院各项工　作也都加大了信息化管理力度。目前许多大型医　院网络信息化系统已普遍应用，从病人初诊实名　制挂号到门诊、急诊、病房出院结帐，都已实行计　算机网络化管理，既规范又标准，为病人求诊提供　了便利。数字化手术室及自动导航系统也已应用　于临床手术，初步实现了系统功能与系统建设、网　络与通讯线路的协同建设，并构建了应急监控与　视频会议系统，不断完善着医院的信息网络系统。　信息化从根本上转变了医院的管理模式，这一转　变也要求医院档案信息化建设必然要有新思路、　新想法，必然要变革传统的管理模式才能适应全　方位信息交流的客观形势，促进医学的发展。因　此，如何实现医院档案信息化建设，已成为我们档　案工作者探讨的新课题。档案信息化建设以档案　业务为核心，以计算机、网络、信息技术为手段，以　现代管理学为理念，对档案信息资源进行处置、管　理和提供利用服务，从而实现档案信息的数字化、　档案信息的网络接收、传递、存储和提供利用。　随着医院管理信息化建设的发展，传统的以　纸质为载体的档案管理方式也在逐步改变，但是　由于多种条件的制约，利用的广度和深度远远没　有外系统广泛和普遍。在档案管理格局方面，综合　档案只管理文书、科研、会计、音像档案等，而人事　档案、病历档案、各种检查影像图文档案各属不同　业务部门管理，不符合集中统一管理原则，不利于　档案的保管，也给利用者带来不便，同时也增大管　理成本的投入。在档案立卷装订方面，仍然主要依　靠手工操作，这样做不仅程序繁琐，手工劳动量　大，而且案卷质量因人而异。在档案保管方面，记　载医院发展的档案资料在不断地大量产生。要全　面完整地保存好这些资料，需要建造大量的库房，　而且还很难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。　在建立档案检索工具方面，耗时耗力地进行人工　制作，在利用时还要通过人工找寻，手续十分烦　琐，效率十分低下。档案工作服务方式仍然是一种　封闭式、局限于利用者上门查阅档案，大部分不能　方便地为广大的医护人员所利用，也就谈不上充　分发挥档案信息资源服务大家的作用了。　２２医院档案管理信息化面Ｉ临的问题　２２．１基础设施建设需要大量资金投入。医院　档案信息化基础设施建设，整体规划包含了档案　信息化建设的整个硬件平台和网络，要搞信息化，　就需要购置计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩　微设备、打印、复印等设备，进行信息安全防护等　等，这些都需要较大的经费投人。同时，由于电子　产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投　入定终身，其后续维修、更换、升级费用有多大可　想而知。这一点从根本上制约了档案信息化工作　的开展。　２２．２缺乏政策和技术保障。保证电子文件信　息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章　和标准的引导，电子文件的法律地位尚未确立。另　外，由于涉及计算机网络技术所需解决的所有问　题，技术密集，也成为推进信息化建设的障碍，尤　其是信息安全技术问题，缺乏明确的管理性、业务　性和技术性标准。　２＿２３信息化建设的标准规范体系尚未健全。　档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的　标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出　台，但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。　比如计算机软件开发缺乏整体规戈０性，软件的通　用性、实用性等存在不足；档案信息规范化统一的　分类编码标准不完善、不统一等等，这些都制约着　信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化　建设的步伐。　３做好档案管理信息化建设的措施与方法　３．１要转变恩想观念　在医院档案信息化管理方面，　我省大中型医　院不同程度地实行了管理的信息化，并开通了网　上信息公布及网络互动，而基层医院尚未实现电　子化管理；省级医院档案管理工作尚未深入应用：　只是知名专家和重点科室以及特色技术上网在　线；市级医院只有少部分内容进行汁算机管理；县　级医院档案信息化大者　流于形式，乡镇医院的档　阻碍了档案信息利用，由于—些档案工作＾员思　想观念滞后，导致档案业务活动长期处于传统、落　后的状态。因此亟待转变思想观念，建立和年岍ｉ医　院信息网站，学会用信息技术对档案信息资源进　行数字化转换，进而做到逻辑整合．以满足医院档　案信息数字化的需求。　，　３．２医院要重视现代化档案管理人才的培养　现代化档案管理人才是实现档案信息化管理　的保证。目前大部分医院的档案工作人员都是＿－　兼多职，对档案管理知识比较缺乏，这对档案管理　现代化、信息化工作的开展十分不利。要改变这种　状况，医院只有积极适应信息技术革命和栏案事　业发展的需要，“以人为本”，加快优化档案工作队　伍素质结构。对有发展前途的年轻同志　加大档案　业务培训。要制定信息化建设的中期规划和短期　目标，争取政府和上级部门的支持，加大投入。多　途径多层次吸引、培养医院档案管理专　型人才。　做好人才储备工作，抓好档案管理工ｆ乍基础，使医　院档案管理水平迈Ｅ—个新台阶，创造更大的社　会效益和经济效益。档案信息化建设涉及的技术　性较强，要采用各种措施，多途径、多形式地将计　算机应用、数字化技术、网络技术等作为新时期文　档人员必备的基础课予以培训，培养即掌握档案　管理知识，又通晓计算机和网络技术的复合型人　才，以满足档案信息化建设的需要。　３３制定档案信息管理章程　建立健全科学的档案信息管理规程，可规范　档案信息管理行为，做到有章可循、有据可依。正　确传达来自各方面的信息，保障赢息系统的安全；　实现医院的科学化管理、制度化管理和规范化管　理。为达到上述目的，要加强职能科室工作者与医　护之间密切配合，相互沟通，发挥各自优势。同时，　要协调网络服务系统的建设与管理，快速有效地　获取文献信息。档案人员还要注重自身　｝知识、　管理知识和管理水平的学习与提高，及时、迅速　准确地收集、整理医疗、经济、科研、人事、后勤等　方面的信息，为　依据。　作者简介：王兆学（１９５６．１２￣），男，黑龙江省干　部疗养院副教授。　一

建城建档案异地备份管理平台，以确保在各种紧急突发事件发　生时，可以通过异地调用或者远程恢复等措施，实现对数字化　馆藏档案及时、准确、高效的应急利用。　（三）开晨城建档案异地备份工作的实施方案　由于城建档案异地备份系统具有高容灾性的应急需求，而各　个城市的城建档案馆所处的地理位置不同，受气候环境的影响不　同，面临的突发灾情状况不同，人力、物力、财力等资源的制约　情况也不尽相同，因此要构建一个在有限资源条件下，最符合自　身需　地备份系统，有必要综合多个方　面的因素和应急需求统筹考虑。　１．城建档案同城备份　同城备份，顾名思义，是指在同一个城市的不同区域之间　进行城建档案异地备份。这种异地备份主要适用于应对电路故　障、系统故障、网络故障、火灾、馆房倒塌等影响范围较小的　突发事件，既可以在本市各档案部门之间进行，也可以选择本　市信息化程度较高，信息化设备较好，软硬件环境较佳，档案　管理较规范的单位进行备份。　同城备份的优点在于，受远距离网络数据传输速率等因素　的制约较小，异地备份可靠性高，备份速度和备份恢复速度较　快；其缺点在于，由于同一座城市的地理环境和气候情况极为　相似，当遭遇诸如地震等突发性公共事件时，这种备份的容灾　效果就显得力不从心。　２．城建档案远程备份　远程备份，是指在与需要异地备份的城市处于不同气候带、　地震带等灾情带，且相隔距离较远，一般不是相邻省份，不会　同时受到同一突发性公共事件影响的城市之间进行城建档案异　地备份。这种备份往往要先经过充分的选址调研，综合考虑地　理环境、气候条件、软硬件设备设施环境、对城建档案事业的　重视程度等因素，再慎重选择，确定备份城市。　远程备份的优点在于，一般可以应对多种紧急突发事件，容　灾效果较好；其缺点在于，由于异地备份的距离较远，受网络传　输速率的影响较大，异地备份速度和备份恢复速度相对较慢。　

因此，在开展城建档案异地备份工作时，应综合考虑同城备　份和远程备份的优缺点，根据当地的地理、气候条件，资金支持　等因素，有选择性地进行。有条件的城市可以考虑将同城备份与　远程备份相结合，实行多地备份。这样，在紧急突发事件或重大　灾情发生时，就可以根据实际应急需求的紧急程度和馆藏档案的　损失程度，按照从急到缓的顺序，分步还原数据，以逐步满足整　体的应急需求婚　（作者单住：浙江省绍兴市城建信息中心）　

管　理　荟萃　

暑　

浅谈医院档案管理信息化建设的问题与对策　

医　李晓丽　院档案是医院进行社会服务的真实历史记　

录．是医院各项工作开展的基础。笔者从医　

院档案工作的实际出发．探讨分析了医院　

档案管理信息化建设存在的问题．并提出了相应的应对策　

略。　

一、医院档案管理信息化建设的内涵与价值　

ｆ一　医院档案管理信息化建设的内涵　

档案是个人、单位、社会活动等各方面客观情况的真实　记载　档案管理是企业或单位对其内部员工人事、财务、业务　

等各方面情况进行了解与掌握的重要基础　医院档案是医院　

以不同的载体、不同的形式对在工作中形成的具有保存价值　

的历史的记录　（二）医院档案管理信息化建设的价值　

医院档案管理信息化建设的价值分为两方面：～方面．　

利用现代信息技术分类整合医院的档案信息：另一方面．利　

用现代信息技术管理医院的档案信息　

１．档案形式的改变　利用信息技术对医院档案信息进行　数字化转换，实现信息数据的变换与处理、更新与完善．最终　

以电子文档的形式得以永久备份与储存　

２．档案分类检索的改善　在工作中．档案部门要及时地　

对各类文件进行标注与记录　利用计算机软件．根据文档的　

类型和所属关系进行数字化分类、归档和检索。在变更信息　

时可输入指令自动完成系统调整　３．档案信息的共享　医院档案管理工作运用信息查询系　

统，使档案信息得以共享，搜索与利用十分便捷。　

４．档案信息化管理　医院档案管理工作应符合现代化的　

需求．改变传统纸质档案的管理模式．在医院档案接收和保　

管上．应用专业的档案信息接收管理平台．由医院档案工作　

者对文书档案、病案等信息资源进行收集、分类、保存、管制，　以实现无纸化、信息化、现代化的档案资源管理。　

二、医院档案管理信息化建设的现状及存在问题　

目前在信息化管理和应用的过程中还存在着各种各样　的问题．这在～定程度上影响了医院档案管理信息化工作的　

进一步的提升　其主要表现在：　

１．对档案管理信息化建设的意识淡薄　（１）受传统思想　

科技创新与应用Ｉ　２０ｌ２年３月（中）　图书与档案　关于医院档案管理信息化建设的几点构想　陈明昭　（黑龙江省佳木斯市妇幼保健院，黑龙江佳木斯１５４０００）　摘　要：随着科技的飞速发展，信息时代的到来，计算机以其方便、快捷等诸多优点逐渐渗透到各个领域的工作当中。就档案管理　工作而言，计算更是拥有着传统人工档案管理不可比拟的优势。而随之而来的信息传输技术、多媒体技术、数据库技术、语音识别　技术等技术的迅速发展，既给档案工作带来了严峻的挑战，更为其带来了极好的机遇。如何迎接这次医院档案信息化的机遇是每　一位医院档案管理人员思考的首要问题。作者从事医院档案管理工作多年，亲身经历了档案管理工作的发展，通过深入调查和了　解档案管理工作的现状，在认真思考的同时提出了档案管理工作信息化建设的几点构想。　关键词：医院档案管理；信息化　医院档案是行政、科研、后勤、资产管理及其他各项工作中直接　形成的，具有保存价值的文字、图像、音像等具有不同载体的历史记　录，是医院发展历史的缩影，它在医疗改革、科学研究、提高管理效　能、维护医院权益等方面起着举足轻重的作用。信息时代下，档案信　息化浪潮席卷各行各业，因此对医院档案进行信息化建设势在必　行。所谓档案管理信息化就是在档案工作中充分利用现代计算机技　术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发并提供利　用，达到为社会发展提供服务的目的。对医院来说，它是科学高效地　为医疗、科研等各项工作服务的有力保证。笔者从医院档案信息管　理的实际出发，通过分析信息化时代医院档案管理工作特点以及重　要性，针对性地提出应对措施，为医院档案管理工作提出参考。　１加强医院档案管理信息化重要性的宣传与学习　增强医院干部、职工的档案信息化意识，特别是领导干部的档　案管理信息化意识。领导重视是档案管理信息化建设的前提，要把　档案管理信息化建设纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容　来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展；要大力宣传档案管理信　息化建设工作，使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案管　理信息化建设的重要性，更好地支持档案管理信息化建设工作。　２投入专项资金，引进现代化设备　档案管理现代化是一个复杂的系统工程，它涉及计算机硬件、　网络、数据处理、信息发布和规范、信息安全等众多技术问题，需要　完善的基础设施和专业技术人员来实现。微机是现代化管理手段不　可缺少的工具。用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案　方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，　加快了工作效率。同时，利用微机管理可以减少档案的有效空间，保　存信息方便简单，也增加了其保密度。微机的储存量丰富而广泛，由　计算机编印出的文件分类、主题等目录，有一整套安全可靠的检索　系统，无论是对医院本身查找资料，还是对其他查阅档案的人都会　快捷而准确。所以，医院应从实际情况出发，创造条件，力争全用电　子计算机管理工具，形成网络系统，实现档案管理的自动化、现代　化。因此，要加大资金投入力度，保障档案信息化建设所必需的软、　硬件配套设施齐全。　３及时更新医院档案管理人员的知识结构　信息化环境对医院档案管理着的职业素质提出了新的要求，努　力提升医院档案管理者的职业素质是推进医院建设和提高医院档　案工作质量必须正视的基本问题。在医院管理中，只重视医疗技术　人员素质的提高和继续教育，尚未将提高档案管理人员的素质纳入　计划和要求，大部分档案管理人员专业出身较少，知识面较窄、学历　偏低，有的是兼职人员。甚至于有些档案管理人员是从其他的岗位　转调过来的，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统　的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟　不上形势的发展，适应不了信息化的医院档案管理工作。这就需要　医院档案管理者更新知识结构，适应工作需要。医院档案工作的业　务性很强，在信息化建设管理的今天，要求档案管理者不但要有过　硬、过强的档案管理专业技术，完成医院档案资料的采集、整理、分　类、归档、立卷、保管、统计、检索和提供利用，最大限度地满足利用　者对档案的需求，而且更需要具备一定的医院管理工作经验和相关　一２４０　的知识功底，要熟悉医院管理的规律和发展趋势。医院档案工作者　既要掌握档案学、情报学知识，又要掌握计算机网络知识、信息处理　知识与医学管理知识，同时还要具有一定的外语水平。档案人员要　适应信息社会对档案信息化管理，就必须更新知识结构，由单一型　向复合型、应用型转变；由单一档案管理向文件档案管理一体化。根　据档案工作者不同层次、不同岗位，有计划地进行知识更新，专业知　识进行深化，提高扩展相关学科知识，如医学、管理、科技、计算机知　识等，使自己开拓视野，增加新知，与时俱进，全面提高技术水平和　综合素质，成为档案管理现代化与科技进步的重要推动力。医院同　时也要加强对现职人员的业务培训，或聘请专家讲学，或派出人员　参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂　钩。　总之，医院档案管理信息化是确保医疗事业可持续发展的需　要，是医院现代化信息管理的重要组成部分，是提高医院竞争力的　重要手段之一。信息时代既给档案工作带来了严峻的挑战，更为其　带来了极好的机遇。只要我们能够抓住机遇、更新理念、注重人才培　养和新技术应用，调动医院各职能科室积极参与配合，确定科学的　发展战略，基层医院档案管理的现代化工作必然会适应时代的发展　和实现一个历史性的质的飞跃。　参考文献　【１１尹青云．以创新提升档案管理工作水平［Ｊ］．山东档案，２００８（６）２１—　２２．　『２１陈娟．如何做好新形势下的医院档案工作ｆＪ］．中国医药导报，２００７　（１７）．　『３］李丽华．基于信息化环境的医院档案管理人员的职业素质【Ｊ］．科技　信息，２００７（１７）．　『４１林卫华．电子文件档案管理存在的问题及对策分析ｆＪ］．２０１０，（１）．