管家婆分销ERP A8编码原则
编码原则
说明:以物料的编码为主线讲解编码的原则，但所讲编码原则同样适用于A8系统的客户编码、供应商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种静态数据编码和各种单据等动态数据编码以及其他需要编码的任何项目等。
数据是erp系统成功实施的基础和关键，erp系统的数据简单来说，分为:静态数据和动态数据。静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据，如物料基本信息、客户、供应商数据、财务的科目体系等。动态数据是指每笔业务发生时产生的事务处理信息。例如销售订单、采购订单、生成指令等。
在所有的数据中，物料数据是数量最多、分布最广的。这里所指的物料包含的范围很广，既包括原材料、半成品、产成品，也包括设备、固定资产等。ERP中的物料编码是物料的标识，是人和计算机使用所有其他数据元素的基础，也是数据库建立的基础。
第一节:建立物料编码的作用
物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频繁，而藉着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下:
增强物料资料的正确性
物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物
料编
码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。
提高物料管理的工作效率
物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此
提高。
利于电脑的管理
物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到
物料管理之效果。
降低物料库存、降低成本
物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效
率，因此可减轻资金的积压，降低成本。
防止物料舞弊事件之发生
物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之
发生。
便于物料之领用
库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料
仓库
的发料都十分方便。
第二节:物料的编码原则及注意事项
物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则:
唯一性
资料电脑化最重要的第一個步骤，便是将每笔产品给予唯一编号，将来电脑就
是依这些编号来执行各项功能，例如:查询、新增、运算、分析、组合......等
等。所以绝不可以有重复的编号出现，否则系统将不允许储存。
扩充性
在您订定编号时，也得考量编号将来的扩充性，不管是客戶、厂商或者产品都
是随着公司的运转成长着，所以唯一编号将来是否仍然适用，扩充延伸是否会发生
问题，都是您考量的重点。
简单性
编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违
反了编码之目的。在考虑人性使用因素上，在可能的范围统一的编码结构编码由一个或者若干不同分类角度的分类码构成，统一的编码结构含意如下:
任何对象在其整个生命周期内标识码保持不变，所有分类码具有相同的编码结构。
组织性物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从
物料编码查知某项物料帐卡或资料。物料编码的组织性，对物料管理可以省去不必要的麻烦。便于电脑管理
电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑符合计算机数据处理的要求，录入的方便性等。如编码尽可能短、少使用其他符号，如‘#’、‘-’、
‘*’等。物料编码的注意事项:
不含变数
还有一点就是编号时，请避免将无法预知的「变数」，纳为编号的一部分，否則不旦徒增困扰而且也沒什么意义。例如:在编制业务人员的代号，不应将部门编号纳入业务人员代号的一部份，因为部门的组织可能会变动，或者业务人员可能会调动到不同部门工作。
不能用中文字来编号
当您有时候想使用易记的编号时，常会考虑以中文夹杂的方式来编号，当然这是最容易记住的方式，但是使用中文进行编码，会遇到不少问题，比如:资料排序出问题、无法有效选择资料范围、输入效率大幅降低等。
避免混淆
制定编码原则时，需注意避免可能发生目视错误、容易混淆的编号方式。例如:编号中间不可留空白，避免书写相近的英语和数字互相混用P9oI18B......等，也
不要使用小写的英文字母(统一使用英文大写字母)以及键盘上的特殊符号，以免在编号相关单据上，既容易出错，又不方便操作。
第三节物料编码的方法
目前工商企业所采用的物科编码方法，主要有下列几种:
1. 阿拉伯数字法
2. 英文字母法
3. 暗示法
4. 混合法
一、阿拉伯数字法
阿拉伯数字法，是以阿拉伯数字作为物料编码的工具，采用以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解，只是需另外准备物料项目与数字的对照表，又要记忆对照项目，因此有关人员必须经过一段时间的训练与适应才能运用自如。以阿拉伯数字做物料编码的，较常见的有下列几种:
连续数字编码法
分级式数字编码法
区段数字编码法
国际十进制分类法
1(连续数字编码法
连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列，然后自1号起依顺序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号，只是顺序编码除显示编码时间的先后，往往与所代表项目的属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内，例如: 1078为3/8“×3/4”之六角铁制带帽螺栓，而新购的六角铁制带帽螺栓为3/8“ ×1”,其物料编码无法插入(因过去没有库存或采用这种物料，故无编码)，故只好编以最后一个号码8974。两种物料本应排在一起，现在物料编码相距如此遥远，在物料管理、仓储管理上很不方便。
2(分级式数字编码法
分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码，如止已继续进行下去。在分级式数字编码法中，
任一物料项目只有一个物料编码。
表二为三种属性的阶级式数字编码法，共可组成36个(3×4×3)编码，这种方法的优点一方面显示编码的规律性，一方面达到一物料项目仅有一编码的目标，其缺点是无用空号太多，一方面显得浪费累赘，另一方面常导致物料编码位数不够用。
(表二)
3(区段数字编码法
区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。使用位数较级次式数字编码法更少，而仍能达到物料编码的目的。例如有64项，分为5大类，其情形如下:
(表三)
