会议纪要写作中的禁忌

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《秘书之友》年第期
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会议纪要是机关的一种常用文书，虽然可以借助会议记录和其它会议资料来写作，但要真正写好它并不容易，尤其是有许多禁忌在写作中应特别注意。

如果不避开写作禁忌，写出的会议纪要轻则形式不规范，重则会造成工作上的重大失误，给集体、单位或者个人带来无法挽回的损失。

下面笔者结合自己的教学经验，谈谈会议纪要的写作禁忌，并指出其弊端，提出相应解决措施，从“什么不能写”这一角度来探索提高会议纪要写作质量的新途径。

禁忌一：内容杂乱，不客观。

弊端：会议精神得不到真正贯彻传达，影响公文效用。

措施：掌握特点，写好会议纪要。

会议纪要具有三个突出特点：一、纪实性
会议纪要是记载会议情况和精神，用以公布或传达的纪实性文件。

虽然撰写者可以对会议讨论的问题、与会代表的发言进行概括、整理和取舍，但不能只凭主观意愿或领导者个人的意图无中生有、随意增加会议根本没有涉及的内容，也不能断章取义擅自篡改与会者的观点、更改会议议题或决定事项。

这就要求我们在写作时必须实事求是，客观地、真实地、准确地反映会议情况。

二、提要性
要求会议纪要真实、准确地反映会议情况，并不意味着要有言必记、有闻必录，而是要对会议情况和议定事项进行科学的综合、概括、整理。

因此，撰写者就要善于分析、综合会议上的各种意见，舍弃那些与会议议题无关的内容，丢却那些琐碎、枝节的问题；要按照一定的逻辑结构来安排内容，提纲契领地反映会议的基本精神和主要内容。

三、指导性
会议纪要写作中的禁忌
裴仁君
会议纪要的内容，一般是与会者经过讨论就某些重要问题所达成的共识，或提出的解决某些问题的办法，或针对某些重大问题所形成的政策性规定和指导性意见——这些都是参加会议的单位应当知晓、遵守或执行的。

如果以文件形式下发，会议纪要就具有了行政约束力与指导性，就成为有关机关和单位办事的依据、行动的指南。

禁忌二：写作目的与会议目的不一致。

弊端：主旨不突出，易遗漏重要信息。

措施一：明确目的，做好写作前的准备工作。

写会议纪要的目的与开会的目的是一致的。

因此，撰写者写作前就要弄清开会的目的，准确把握会议的中心内容与主要精神。

撰写者最好能亲自参加会议并担任记录工作，这样在写作时才不会遗漏会议的某些内容。

措施二：全面收集并深入研究会议材料。

撰写者要尽可能地多参加会议活动，了解会议的各项议题，掌握会议讨论的中心内容，收集、分析和研究会议的各种文字资料，这对确定会议纪要的写作内容十分重要。

措施三：集中大多数人的意见，反映会议的最终决议。

会议纪要一般只反映多数人的意见或会议的最终决议，除学术讨论会外，一般不反映个人意见。

因此，在起草会议纪要时要对会议讨论的问题、与会者的观点作综合归纳。

凡符合会议宗旨的多数人的一致意见，在会议纪要中都应加以反映；对少数人的意见，如果是正确的应酌情反映；对确有分歧的意见，一般不应写入会议纪要。

禁忌三：概括性不强，要点不突出。

弊端：文章主旨不明，不利于会议精神
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的贯彻执行。

措施一：围绕会议主持者的总结写作会议纪要。

一般来说，会议在讨论结束后主持者都要作总结性发言，对会议决定的事项最后予以确定，对与会者的发言作概括归纳，对领导的讲话作突出强调——这些都是会议内容的精要，也是写作会议纪要的好材料。

措施二：领会领导意图，把握要点所在。

撰写者要想使所写的会议纪要中心突出、主旨鲜明，动笔前就应多请示领导，摸准领导的意图。

写纪要时，领导人或主持人的讲话固然是会议纪要的要点所在，但是会后领导的发文意图也是一个不容忽视的方面。

措施三：掌握提炼和概括要点的方法，使之条理化。

所谓条理化，就是对会议讨论的意见分类别、分层次、有顺序地加以归纳，从理论上加以概括，使之一目了然。

常见的概括会议内容的方式主要有以下几种：
（一）分题式。

即根据会议的议题把会议内容分成几个大的方面，若有必要再将每个方面分成几个小的层次，然后一一加以叙述说明。

这种方法适用于内容较为复杂的会议。

（二）概括式。

即分类整理会议内容，而后分条列项加以叙述。

这种方式又分为两种：一是综述式，即把会议的基本情况、主要精神、领导讲话、讨论研究的重要问题、与会者所形成的共识等，用简洁凝练的语言概括出来，然后依据其内在联系采用总分式结构加以表述。

二是标题式，即把会议的主要精神归纳成若干个小标题，从主到次一条一条地写出来。

（三）“三部曲式”。

即将会议的主要内容分为提出问题、分析原因和拿出解决措施三个方面来写。

这种方法多适用于专题性会议。

（四）发言摘录式。

即通过加工裁剪每个发言者的发言要点来突出主题，概括反映会议内容。

具体做法有两种：一是按发言先
后次序记载发言内容，将每个人的多次发言集中整理后一起表述；一是将会议讨论的内容归纳为几个问题或几个方面，分问题或方面交代各位发言人的发言内容。

这种方式多用于座谈性会议和学术讨论性会议。

禁忌四：照搬会议记录的写法。

弊端：易造成文种使用错误，削弱行文的法定效力。

措施：将会议纪要与会议记录区别开来。

会议纪要与会议记录联系十分密切，它们都是会议中形成的文字材料，都忠实地反映着会议的基本精神。

会议记录是拟写会议纪要的根据与基础，会议纪要是依据会议记录、会议的其他材料和会议的相关情况整理加工而成的。

二者的不同点是：
（一）性质不同。

会议纪要是法定公文，而会议记录是记录会议情况和议定事项的事务性文书。

（二）内容的繁简程度不同。

会议纪要是对会议记录的整理提炼，反映的是会议的内容要点，重点体现的是会议的宗旨；而会议记录是对会议情况的原始、详尽的记录，重点体现的是会议过程和具体事项。

（三）形式不同。

会议纪要具有公文的规范格式，而会议记录的形式比较灵活自由。

会议纪要通常采用总分式结构进行叙述，而会议记录则按照会议的进程进行书写。

（四）处理方式和作用不同。

会议纪要可以以文件的形式发布或在报刊上公开发表，用来传达会议情况和议定事项；而会议记录只能作为内部资料参考备查。

禁忌五：照搬会议简报的写法。

弊端：机械套用，有失规范。

措施：将会议纪要与会议简报区别开来。

会议纪要与会议简报的区别在于：会议纪要是正式公文，其中要求与会单位共同遵守、执行的事项，与会单位必须认真遵守、执行；简报只用于反映情况，是领导或有关单位开展工作的参考资料。

会议纪要是对会议内容的全面概括，而一期会议简报只能反
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映会议某一方面或某一阶段的内容。

会议纪要需经过与会者讨论或领导审阅才能行文，简报只要大会秘书处（组）认可就可付印。

会议纪要只能在会议结束时或结束后印发，且只能印发一次；而简报在会议的每个阶段都可印发。

禁忌六：将会议纪要同会议决议等同起来。

弊端：文种界限不清，有失会议纪要的特色。

措施：掌握会议纪要与会议决议的区别。

会议纪要同会议决议有很多不同之处：首先，就内容来看，会议纪要的内容更为广泛，既可以是党和国家的重大事情，也可以是日常的具体工作，而会议决议涉及的往往是党和国家的重大问题和事件。

其次，会议纪要可以反映与会者的不同观点，而决议只能反映多数人的统一观点。

再次，会议纪要起草后，只要主管负责人审阅同意就可以定稿，而决议须与会者按法定程序表决通过才能生效。

另外，会议纪要多用于行政会议，
而决议多用于党的会议和人大的会议。

禁忌七：行文不及时，格式不规范。

弊端：削弱了公文应有的庄重性与权威性。

措施一：尽快成文，讲究时效。

为了充分发挥会议纪要的作用，一般在会议结束的当天或第二天就要撰写会议纪要。

会议纪要一般应同与会代表见面，经会议通过；时间来不及时应由主持召开会议的首长审阅签发。

措施二：明确要求，把握规范。

《国家行政机关公文处理办法》和《中国人民解放军机关公文处理条例》都指出，会议纪要用于记载和传达会议的主要精神和议定事项，这一点二者是一致的。

但是前者同时规定，会议纪要不需用印；后者规定，“如下发执行，应加写‘通知’。

”在实际工作中，行政机关会议纪要的成文日期可以放在正文标题的下面，主送机关过多时也可以后移到主题词的下面——这些在军队机关公文写作中是绝对不允许的。

（作者单位：河北廊坊武警学院）
20011近几年来，随着办公自动化技术的应用和普及，在原有纸质文件的基础上又产生了大量的电子文件。

对纸质文件的整理，一般是以年月公布实施的《归档文件整理规则》为依据的，但由于它兼容计算机和手工管理两种方式，是一种介于传统与现代之间的过渡办法，实行起来并不十分简便、有效。

笔者认为，在办公自动化条件下，顺应“粗加工，精检索”的档案管理改革方向，应加大力度简化归档文件整理方法，这样才能达到“文书人员省力、档案人员省心、使用者方便”的目的。

一、纸质文件的整理
（一）归档的纸质文件无需保持相互之间的有机联系
俞笑春。