公文写作函件

公 函

╳╳大学校长办公室：

首先，我们以╳╳省财经学校的名义，向贵校致以亲切的问候。我们以崇敬

和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。 事情是这样的：最近，我们经与某某学院磋商，决定派╳位老师到该院进修

学习。只因该院恢复不久，在“文革”中大部分房屋遭到破坏，至今未能修盖完

毕，以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位进修教师的住

宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而举国上下，齐头并进，培养人才，时

不我待，我校几位教师出省进修学习机会难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。

为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人齐，

且具有宽大为怀，救人之危的美德。于是，我们抱着一线希望，与贵校商洽，能

否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。但不知贵校是否有其他困难，如有

另外的要求和条件，我校则尽力相助。若贵校对于住宿一事能够解决，我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作，如辅导和批改作业等，这样可

以从中相得益彰。我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢。

以上区区小事，不值得惊搅贵校，实为无奈，望谅解。并希望尽快得到贵校

的答复。

此致 敬礼

╳╳省财经学校(公章)

╳╳╳╳年九月九日

［范文评析］

这篇公函存在以下几个方面的问题：

1．格式不正规

首先是标题不规范。作为正式的公文，应该采用公文标题的常规格式，只用“公函”二字作标题，显然不合要求。

其次是结语不规范。此函用一般书信的祝颂语作结语，消解了公文的特色，

有些不伦不类。

2．请求近乎无理

发函单位为解决自己进修教师的住宿问题，竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难，这要求近乎无理。合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的，

请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出，此函仅以帮助辅导、批改作业作为

交换条件(他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格)，其他真正能

作为对等交换的条件完全没有，其结果可想而知。

3．语言不得体、不准确 此函的语言有较多问题。

一是没有公文语言的严谨性与简洁性，有些话近乎口语，如“事情是这样的”、

“希望尽快得到贵校的答复”等。 二是有些语言分寸失当，有献媚之嫌，如“深晓贵校府高庭阔，物实人齐，

且具有宽大为怀，救人之危的美德”。

三是用词不当，如“宽大为怀”，应是旧时惩处时的用语，“救人之危”的说法也有些过份。最不应该的是居然要和对方“相得益彰”。还有“我们以校方

的名义”一句话，让人莫名其妙：难道这函不是以校方名义发出的吗？

4、结尾年月日不能使用阿拉伯字。

以上种种问题使得这篇公函几乎没有达到目的的可能，应从中汲取失败的教

训。

范文二

╳╳大学人事处关于

商洽╳╳╳同志调动工作事宜的函

╳╳╳╳制造厂人事处：

我校╳╳学院╳╳系╳╳教研室╳╳╳同志，╳╳╳╳年从╳╳工业大学╳

╳专业本科毕业，分配到我校任教师以来，工作认真负责，教学、科研都取得了显著成绩，于╳╳╳╳年被聘为讲师。

该同志一人单身在我校工作，家庭的其他成员全部住在你市，其妻╳╳╳同

志在贵厂工作。不但夫妻分居两地，且上有体弱多病的母亲，下有不满周岁的儿

子需要照顾。根据该同志多次申请，经我校领导研究，为解决╳╳╳同志夫妻两

地分居并照顾家庭存在的特殊困难，我校同意该同志调往贵厂工作的要求。现特致函与你们商洽，并请尽快函复。若贵厂同意考虑╳╳╳同志的这一要求，接到

你们复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。

╳╳╳大学人事处

╳╳╳╳年二月二日

［范文评析］

范文首部包括标题与主送单位。

正文之前言仅写依据（背景），省略目的、意义以及原因。主体重点写了调

动的原因与政策依据和要求。实际上依然是一般公文的“三段式”结构模式，只

是用语不同而已。本文省略了结语。 三、会议纪要

1、会议纪要的含义

行政公文和党的机关公文，都以会议纪要为主要公文文种。

《国家行政机关公文处理办法》规定，会议纪要：适用于记载、传达会议情

况和议定事项。

《中国共产党机关公文处理条例》规定，会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。

会议纪要容易和会议记录相混淆，其实，二者有着本质的不同，主要体现在

以下三个方面：

首先，从文体性质上看，会议纪要是正式的公文文种，而会议记录只是会议情况的记录，只是原始材料，不是正式公文。

其次，从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议上的情况都要一一记

录下来；而会议纪要有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容。

其三，从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议的进行过程同步产

生的，而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。

会议纪要通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括

性地反映会议的基本精神，以便与会单位统一认识，在会后贯彻落实。会议纪要

基本上是下行文，但与会单位不一定是召集会议机关的下属，有时是协作单位，

所以它作为下行文是相对而言的。事实上，会议纪要有时要向上级机关呈报，有时向同级机关发送，有时向下级机关下发。

2、会议纪要的特点

（1）纪实性

会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基

本情况的纪实。会议纪要的撰写者，不能更改会议议定的事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。除此之外，撰写者也不能对会议内容进行评论。

总之，会议纪要必须忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形成的决

议。会议纪要的纪实性特点，使得它具有凭证作用和资料文献价值。特别是一些

重要的会议纪要，多年后还会作为人们确认那段历史的依据。

（2）概括性 但是会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有所综

合、有所概括、有所选择、有所强调。在一个会议上，与会代表的话题涉及面是

宽泛的，观点也是多种多样的，水平也是有高有低的，这些内容全部进入会议纪

要，不现实也不必要。会议纪要重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者

有哪些主要观点，最后达成了什么共识，形成了什么决定或决议，就可以把会议的基本情况如实反映出来，不必像记流水账一样事无巨细一律照录。所以，会议

纪要需要在会议后期甚至会议结束之后通过概括整理才能写出，而不像会议记录

那样随会议的进行自然而然地产生。

（3）指导性

除凭证作用、资料作用之外，多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议

的议定事项。

3、会议纪要的分类 会议的内容和目的不同，产生的会议纪要性质也有所不同。有人按会议类型

的名目来称呼会议纪要，将会议纪要分为办公会纪要、专题会议纪要、经验交流

会纪要、学术会议纪要等等，这种分法重复了会议名称，对写作来说并无太大意

义。我们根据会议是否作出决定或决议，是交流为主还是研讨为主，将会议纪要

分为决策型纪要、交流型纪要、研讨型纪要三种类型，这三种不同类型的纪要，其写法是很不相同的。

（1）决策型纪要

以会议形成的决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要，称为决策型

纪要。这种会议纪要的特点是指导性强，会议上确定的工作重点，对工作的步骤、

方法和措施的安排，都要求与会单位共同遵守或执行。这种会议纪要的内容有些类似于指示和安排工作的通知，只是发出的指导性意见不是由领导机关作出的，

而是由会议讨论议定的。这样的会议纪要，除大家共同遵守的内容外，还常常会

有一些工作分工，每个与会单位除完成共同任务之外，还要完成会议确定自己承

担的那些工作。如《关于改革北京、太原铁路局管理体制的会议纪要》，就议定

了成立北京铁路管理局，下设北京、太原、天津、石家庄四个铁路局，不再设铁路分局。确定山西煤炭运输主要由北京、太原及相关的郑州铁路局承担，有一些

具体的分工，并对各方如何协调工作进行了安排。由于最后议定的事项是与会单

位的共识，这样的指导性公文落实起来应该是比较顺利的。

（2）交流型会议纪要

以思想沟通或情况交流为主要内容的会议纪要，属于交流性会议纪要。它的主要特点是：以统一思想、达成原则共识或树立学习榜样为目的，而不布置具体

工作，有明显的思想引导性，但没有明显的工作指导性。一些理论务虚会、经验

交流会形成的会议纪要，大多属于这种类型。这样的会议纪要，往往多处采用“会

议认为”的说法来表达会议在原则问题上达成的共识。或者将会议上介绍的先进

经验以及与会单位的评价、态度作为主要内容。 （3）研讨型会议纪要

这种会议纪要的鲜明特点是并不以共识和议定事项为主要内容，而是以介绍

各种不同的观点和争鸣情况为主。研讨会和学术讨论会的纪要多是这种类型。会

议开完了，各家的观点也发表过了，但是并没有形成统一意见，当然更谈不上确

定什么议定事项，在这种情况下，仍然有必要发会议纪要，以便让更多的人了解会议的情况，了解不同的观点及其争鸣过程。这对启发和活跃思想，对百花齐放、

百家争鸣的学术空气的形成是有促进作用的。

4、会议纪要的写法

（1）会议纪要的首部包括标题和成文日期

A、会议纪要的标题 会议纪要的标题与一般公文略有不同，因为会议纪要是以会议的名义发出

的，而不是以领导机关的名义发出的，所以会议纪要的标题多是以会议名称、文

种两个要素构成。如《东北三省四市工商行政管理工作第五次协作会议纪要》、

《××物理学会X射线专业委员会第三届学术交流会会议纪要》。也有采用一般

公文标题写法的，由主要内容(事由)加文种组成，如《关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要》。 B、会议纪要的成文日期

会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期

或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。 （2）会议纪要的正文

会议纪要的正文分为前言、主体、结语三部分。

A、前言

前言的写法与一般公文区别较大，主要用来记述会议的基本情况。包括：召

开会议的时间、地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。如：1994年7月28日至30日，东北三省四市工商行政管理工作

第五次协作会议在沈阳召开。黑龙江省、吉林省、辽宁省工商局和哈尔滨市、长

春市、大连市和沈阳市工商局的主要领导及有关处(室)的负责同志共58人参加

了会议；应邀到会指导的有：国家工商局副局长杨培青、办公室副主任杨沫以及

沈阳市委、市人大、市政府、市政协、市纪委的领导同志。杨培青等领导同志分别在会上讲了话。与会同志紧紧围绕国家工商局提出的“建立有权威的市场执法

和监督机构”问题进行了研讨。

对会议基本情况的介绍，要根据需要把握好详略。这部分表达完毕后，可用“会议纪要如下 ”或“会议确定了如下事项”为过渡，转入主体部分。

B、主体

主体是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达

成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争

鸣情况等等，都在这一部分予以表达。决议型、交流型、研讨型的会议纪要，各自在主体部分的写作上有较大的不同，前面在分类时已有介绍。由于这部分内容

复杂，多数情况下都需要分条分项撰写。不分条的，也多用“会议认为”、“会

议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。

（3）结语

结语比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等，如下面这段结尾：改革铁路体制是一项复杂的工作，步子一定要稳妥。北京、太原铁路局管理体制