原辅材料管理制度
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原辅材料管理制度
为了加强公司原辅材料的管理，规范原辅材料采购、仓管流程，结合公司的实际情况，特制定本制度。
一、原辅材料定义
原辅材料是指为生产经营过程中所耗用的各类材料及物料的总称。
二、原辅材料分类
具体分为以下几类：铝材、板材、亚克力、各种油漆、稀料、各种胶类、灯具、各种工具、劳保用品类、办公用品类、其它五金配件类。
三、采购与仓库管理的归口部门
1、原辅材料由设计总监或行政人员负责购买，其他人不得采购。
2、仓储管理由仓管员负责，具体工作为材料储备计划的编制、材料的出入库办理，负责公司材料的保管、盘点工作。
四、材料采购管理
1、设计部门下发《工作对接单》后，与生产、安装部门进行材料对接，生产、安装部门据此提报部门需求计划，经总经理或设计总监签批后，转采购员进行采购。
各部门原则上按周提报需求计划，每周六下午提报下周的《材料计划申请单》。
2、急件的采购：为了不影响生产经营，生产或安装中急需使用的材料，可口头请示总经理同意后，让采购员先进行采购，事后所用
部门补填《加急材料申请单》。
3、采购人员依据各部门需求计划，与仓管员对接，结合当前库存情况，在《材料计划申请单》或《加急材料申请单》上备注哪些材料不需要采购，需要采购的通过适当途径完成采购。
4、安装人员在外出差时急需使用的安装材料、工具等，采取先采购使用，后补入库、出库领用的方式进行。
材料的购买需合情合理，若出现不必要的采购，将不予报销。
购买物品超200元，需请示总经理同意后方可购买。
5、仓管员对于公司常用原辅材料视库存情况，按月编制材料储备计划报总经理审批后交由采购人员采购。
6、采购的所有物品都应遵循先入库后领用的原则。
7、采购人员采购时应做到货比三家，多询价比价，要做到价格合理、保证质量，采购要求在规定的期限内完成，不得延误生产经营的管理需要。
五、材料入库管理
1、采购回来的材料必须由仓管员验收（在外安装的除外），特殊材料仓管员无法验收时，应由申请部门指派相关人员予以验收。
2、仓管员办理入库时，必须凭采购计划审批件或《加急材料申请单》办理验收入库手续，出具《材料入库单》。
3、《材料入库单》的要求：
3.1品名、规格必须依据公司库存管理所列材料目录填列。
3.2计量单位：以材料实际领用计量单位确定入库计量单位。
3.3《采购入库单》必须有采购人员、仓管员共同签字。
六、材料出库管理
1、材料领用时，由材料使用部门办理原辅材料领用手续，填写《材料领用单》，经使用部门负责人签字确认。
2、《材料领用单》要求：
2.1应列明领用时间、名称、规格型号、数量等信息，确保出入库品种的一致性。
2.2领用时必须标明领用物品的用途，具体到制作或安装哪个项目。
2.3《材料领用单》必须经领用人、领用部门主管签字。
3、出库时注意同一规格型号的原辅材料，应按先进先出的原则。
七、材料的借用管理：
1、材料、工具借用时需填写《材料借出单》，标明借出时间、名称、数量、规格、用途等信息，归还时填写归还时间。
材料、工具的借用原则上需一周归还。
2、《材料借出单》必须经借用人、借用部门主管签字。
3、借用物品若出现丢失的情况，照价赔偿。
八、盘点管理
1、季盘
每季末由仓管员组织盘点，财务部负责监盘。
盘点内容包括生产、安装使用的主要原材料和工具。
盘点结束后5个工作日，由仓管员出具《盘点报告》后附《材料盘点表》，如出现盘盈盘亏情况，应说明
原因，报财务部提出财务处理方案后进行账务调整。
2、年盘
年末由人事行政部、财务部共同组织完成材料年终盘点工作。
盘点结束后10个工作日，由仓管员出具《盘点报告》后附《材料盘点表》，如出现盘盈盘亏情况，应说明原因，报财务部提出财务处理方案后进行账务调整。
3、《盘点报告》须经总经理签字，人事行政部备档。
《材料盘点表》须经盘点人、监盘人签字。
九、采购员、仓管员岗位职责及考核
1、采购员、仓管员应严格遵守原辅材料管理制度，采购员必须按计划单进行采购，加急物品要做到先请示、再购买、再补单据。
如出现没有申请单也没有口头请示的情况，所购物品不予报销（安装人员在外购买200元以下物品除外）。
2、各部门主管对物料的申购应有计划性，以保证生产的正常运行为前提，因部门原因影响材料的购买使用，责任由部门主管承担。
3、仓管员要严格按流程办理出入库手续，做到账实相符、先进先出，对仓库中所有物品都要做到心中有数。
4、人事主管在审核相关流程时，如发现单据不全，将对责任人进行10-200元的处罚。
财务报销规定
为了加强公司财务基础工作，规范票据及其报销流程，特制定本规定。
一、报销票据的规范要求：
1、准确填写付款单位的全称及付款日期。
2、详细填写业务内容、单位、数量、单价、金额，不允许涂改，大小写必须相符。
金额为实际支出金额。
3、票据上必须加盖有对方单位的“发票专用章”或“财务专用章”,且有收款人签名(或盖章)。
4、报销发票所记载的各项内容均不得涂改，挖补，发票填写有错误的，应由出具单位重开。
5、取得增值税专用发票需特别注意，发票记载内容字迹清楚，纳税人识别号、公司信息、发票开具内容必须填写正确。
6、购物发票：出现购“办公用品”、“备品配件”、“书籍”等，必须附有加盖与票面相同印章的购货清单。
二、不能取得报销票据的，应取得对方盖有公章(或手印)的收款证明。
三、报销单据的填制要求
1、所有的报销应做到一事一报，不可将多次发生的业务单据累积混合报销。
当次费用单据应单独完整的收集整理。
2、报销严禁拆分，属于同一事项、同一时间或同一性质的业务
按照单笔报销。
3、《费用报销单》不得涂改，乱画，要保持报销凭证的干净、完整，且大小写金额应保持一致。
四、报销流程：
注：外出安装人员报销材料费时，必须附当时购物时的发票或收据，并在报销单上标明采购材料的用途，剩余材料交回单位及时入库，否则不予报销；出差人员报销差旅费时，应将《出差申请单》附在费用报销单上。
五、报销规定相关考核
报账时，根据业务需要，本着厉行节约的精神，应当实事求是上报、审批；如有利用虚假账目在公司报销的，不予报销当次所有费用，罚款200元，并视情节轻重做出降职、减薪及解除劳动合同的处罚。
货款结付流程
一、财务部在月底给供货商结账时，先由会计与供货商进行对账，核对原始票据物品名称、数量是否相符。
二、会计与仓管员核对物料采购计划单、加急物料采购单、入库单，所有票据核对完毕后交由人事主管审核，并报至总经理审批。
三、仓管员每月月初5号前统计出上月所用物料名称、数量、金额、用途等报至总经理。
四、仓管员每月月初5号前统计出上月所有采购的物品名称、数量、金额报至总经理。
