电子文档管理办法

电子文件归档与管理为了适应信息化建设需要，规范学校形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。

第二章管理体制和职责第一条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，学校和各单位都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题。

第二条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。

电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第三条各单位均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的兼职档案员，负责本单位各科室形成的电子文件的收集、积累与向档案馆移交工作。

第四条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。

档案馆要建立相应的工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。

第五条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

第三章电子文件收集、积累第一条各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。

盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内积累妥善保管。

采用物理归档到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。

第二条收集积累的电子文件类型（一）电子文件稿本电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

1、定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

第一章总则第一条为了规范电子文档档案的管理工作，保障电子文档档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有电子文档档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。

第三条电子文档档案管理应当遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保电子文档档案的合法合规。

（二）统一管理：对电子文档档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。

（三）规范操作：严格按照档案管理流程和标准进行操作，确保档案质量。

（四）安全保密：加强电子文档档案的安全保密工作，防止档案信息泄露和丢失。

（五）有效利用：提高电子文档档案的利用率，充分发挥档案在各项工作中的作用。

第二章电子文档档案的收集第四条电子文档档案的收集范围包括：（一）本单位各部门、各机构产生的电子文档资料；（二）与本单位业务相关的电子文档资料；（三）上级机关、外部单位提供的电子文档资料；（四）其他需要归档的电子文档资料。

第五条电子文档档案的收集应当遵循以下要求：（一）及时性：及时收集电子文档档案，确保档案的时效性；（二）完整性：确保收集的电子文档档案完整、准确，无遗漏；（三）规范性：收集的电子文档档案应当符合国家有关电子文档档案管理的规范要求。

第三章电子文档档案的整理第六条电子文档档案的整理应当遵循以下原则：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）按照档案形成的时间顺序进行排列；（三）按照档案内容的关联性进行组合；（四）保持档案的原始状态。

第七条电子文档档案的整理工作包括：（一）分类：根据档案内容、形式、用途等因素进行分类；（二）编目：为每份电子文档档案编制目录，包括档号、标题、作者、日期、页数等；（三）编号：为每份电子文档档案赋予唯一的档号；（四）数字化：对纸质档案进行数字化处理，确保档案的长期保存和利用。

第四章电子文档档案的保管第八条电子文档档案的保管应当遵循以下要求：（一）安全保管：采取有效措施，确保电子文档档案的安全，防止丢失、损坏、篡改等；（二）防磁防潮：对电子文档档案进行防磁、防潮处理，延长档案的寿命；（三）定期检查：定期对电子文档档案进行检查，及时发现并解决存在的问题。

电子文档归档与管理办法电子文档归档与管理办法一、目的与背景为了保护组织的重要电子文档和数据，并确保其合法、安全、高效地保存与管理，制定本办法。

二、适用范围本办法适用于所有部门和员工。

三、归档管理要求1. 统一归档规范：所有电子文档必须按照统一的规范进行命名和归档，包括文档类型、日期、作者等信息。

2. 归档分类：根据电子文档的性质和用途，划分归档分类，如合同文件、财务报表、项目文档等。

3. 归档权限控制：对于机密、重要的电子文档，进行权限控制，只有授权人员才能访问和修改。

4. 定期备份：定期对归档文件进行备份，确保数据安全和可恢复性。

5. 归档标签：对归档文件进行标签，以便快速搜索和检索，提高工作效率。

6. 归档文件保留期限：根据法律法规和组织规定，确定各类归档文件的保留期限，超过期限自动删除或归档至长期存储。

7. 归档文件销毁：定期对保留期限已满或失效的归档文件进行销毁，确保数据的安全和合规性。

四、操作流程1. 归档前准备：a) 对电子文档进行整理和分类。

b) 为电子文档命名，并补充必要的信息。

c) 进行权限控制，确保只有授权人员可以修改和访问。

d) 对重要的电子文档进行备份。

2. 归档方式：a) 将电子文档保存在统一的文件夹或数据库中，确保易于查找和管理。

b) 对归档文档进行标签，并建立索引，以便快速搜索和检索。

3. 归档后管理：a) 定期备份归档文件，确保数据的安全和可恢复性。

b) 对归档文件进行权限管理，确保只有授权人员可以访问和修改。

c) 根据归档文件的保留期限，及时进行销毁或归档至长期存储。

d) 定期对归档文件进行检查和整理，保证档案的完整性和可用性。

五、责任分工1. 部门负责人：a) 确保本办法的有效实施。

b) 指定专门人员负责电子文档归档与管理。

c) 监督和检查部门的归档工作。

2. 归档专员：a) 负责电子文档的整理、归档和管理工作。

b) 编制归档规范和流程，并进行培训和指导。

c) 定期检查归档文件的完整性和可用性，并进行必要的维护和修复。

电子文件治理方法1.目的为标准公司电子文件治理，促使公司文件掌握有效运行，特制定本方法。

2.适用范围本规定适用于公司在治理体系中所产生的电子文件掌握活动，包括电子文件的批准、发放、作废、登记、更等。

3.职责3.1企业治理部3.1.1负责编制及修订《公司电子文件治理方法》，是公司电子文件的归口治理部门；3.1.2负责公司级电子文件的收集、发放、作废、登记、更、保管等治理工作；3.1.3负责对各部门文控的运行状况进展指导、监视、检查、考核；3.1.4负责将公司级电子文件共享给相关使用人员，并做好维护，确保有效。

3.2各部门3.2.1按《公司电子文件治理方法》实施电子文件的治理；3.2.2负责本部门电子文件的收集、归档、发放、作废、登记、更、保管等治理工作；3.2.3负责将本部门电子文件共享给企业治理部及相关使用人员，供企业治理部优化流程、标准治理做参考；3.2.4负责将企业治理部供给的相关文件信息准时反响给相关部门/人员，并准时做好跟踪落实工作。

4.主要内容4.1公司企业治理部设立文控员，公司各部门设立兼职文控员。

4.2公司文件掌握的对象〔CPC共享第一来源〕：a)公司第一层次文件：质量手册、环境手册、职业安康与安全手册；b)公司其次层次文件：各体系程序文件；c)公司各级程序文件引出的治理文件和表单； d〕《体系文件清单》、《外来受控资料名目》、《记录清单》。

4.3公司各部门文件掌握的对象〔CPC共享第一来源〕：a)公司各部门编制的与体系有关的各类治理标准等文件〔程序文件引出的文件除外〕；b)《体系文件清单》、《受控资料名目》、《记录汇编》。

4.4体系电子文件的收集4.4.1公司各部门专〔兼〕职文控员负责本部门电子文件的收集、归档、保管、利用等工作，确保电子文件的真实性、有效性、完整性。

4.4.2公司各部门电子文件的格式依据《文件掌握程序》要求编制，具体参照公司《文件掌握程序》执行。

4.4.3对于各种不同类型的电子文件，其文件存储格式应尽量承受通用格式，本方法推举的通用格式为：文字型电子文件承受 DOC 、XML 、 RTF 、 TXT 、 PDF 、WPS 、ELS格式；图形电子文件承受 DXF 、 DWG 、 IGES 格式；图像电子文件承受 JPEG 、 TIFF 、 GIFB 、 BMP 格式；音频电子文件应承受 WAV 、 MP3 格式；视频和多媒体电子文件承受 AVI 、 MPEG-2 、 RM 格式。

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。

部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

电子文档管理办法
目的:随着公司办公自动化、无纸化的普及，公司内外部文件交流逐渐使用电子文档形式，为促进和规范公司办公自动化、商务电子化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制订电子文档管理办法。

1. 适用范围:适用于公司服务器上部门共享的电子文档、办公自动
化系统中的电子文档以及个人计算机上的电子文档。

2. 职责
(1)综合管理部负责公司服务器、各部门计算机、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。

(2)各部门负责本部门内的电子文档管理。

3. 工作程序
(1)各部门在公司服务器上共享文件的管理。

部门在公司服务器上共享文件的存放地址为:“//netserver/部门名称/文件夹名称” (2) 电子文档的更改文件的修改、修订由文件的原制定部门负责，由原批准人员或授权人员批准，修改后的文件应通知所有使用该文件的人员，收到通知的人员应及时更新各自计算机上保留的相应文件。

(3) 电子文档的防护
对存放电子文档的公司服务器、部门计算机应采取相应的病毒防范措施，防止电子文档的意外损坏、丢失。

在公司服务器上的电子文档防护工作由综合管理部负责;部门计算机上的电子文档防护工作由该部
门计算机用户负责，计算机出现故障应及时向综合管理部反馈。

(6)电子文档的移交
当发生工作调动或更换计算机时，要做好电子文件档的移交工作。

特别是因工作调动时，需向交接人员说明电子文档存放情况，并做好电子文件档的移交工作。

(7)电子文档的定期清理
公司计算机用户须定期清理各自计算机上的电子文档，及时将过
期、无效文件删除。

综合管理部
2009年7月23日。

电子文档管理办法随着信息技术的发展和普及，电子文档的使用在个人和企业中变得越来越普遍。

为了更好地管理和利用电子文档，以提高工作效率、保护信息安全，制定一套电子文档管理办法显得尤为重要。

本文将重点讨论电子文档管理的原则、步骤以及相关措施。

一、电子文档管理的原则1. 系统性原则：建立完整的电子文档管理体系，包括文档的分类、存储、检索与使用等方面，实现信息资源的合理利用。

2. 稳定性原则：确保电子文档存储和传输的稳定性，提供电子文档的可靠性和完整性。

3. 安全性原则：采取必要的措施保护电子文档的机密性，防止信息泄露和非法篡改。

4. 隐私保护原则：对于包含个人隐私的电子文档，要遵守相关法律法规，确保个人信息的保密性和安全性。

5. 长期保存原则：对于需要长期保存的电子文档，采用合适的存储介质和技术，保证文档的可读性和可访问性。

二、电子文档管理的步骤1. 文档分类：根据不同的功能和属性，对电子文档进行分类，建立有序的文件夹结构，便于文件的整理和查找。

2. 文件命名规范：制定统一的文件命名规范，以便快速识别和查找文件，同时避免文件重名和混淆。

3. 文件版本管理：对于经常修改和更新的电子文档，建立文件版本管理制度，确保信息的准确性和一致性。

4. 存储与备份：选择可靠的存储介质，将电子文档按照类别和重要程度进行备份，以防数据丢失或损坏。

5. 文件权限管理：根据员工职责和权限，设置不同的文件访问权限，确保信息的安全性和机密性。

6. 文档审批流程：建立文档审批流程，明确文档的发布、修改以及废弃的权限和程序，确保文档的合规性。

7. 文件归档与销毁：对于不再需要保留的电子文档，按照规定的时间和程序进行归档和销毁，以节约存储空间并确保信息安全。

三、电子文档管理的相关措施1. 电子文档管理系统：建立专门的电子文档管理系统，提供文档存储、检索和共享的功能，便于文件管理和协作。

2. 数据加密技术：采用数据加密技术，对敏感信息进行加密保护，防止数据泄露和非法访问。

1.0目的：电子文档是当今财务传输信息的主要形式，为便于对电子文档的阅读、理解、查询、归档、保存等，现对财务电子文档统一规范如下：
2.0格式要求：
2.1电子文档图标名称：由主题名称与编制日期组成。

2.2主题名称：突出文件中心内容，用精简的文字表述； 2.3编制日期：统一格式为：年-月-日 或 年月日 例：
3.0制作要求：
3.1WORD 电子文档制作：要有标题，文档结尾处要标注编写人姓名及日期，文档一般宜用宋体四号或小四号字，具体可根据文档内容的多少而定；文档超过2页，要求插入页码，页码位置可以是页下中或右下脚（可参照集团《文件资料管理规定》中的文档格式及要求）。

3.2EXCEL 电子文档制作：
3.2.1任何表格都要有标题、所属日期，如表中可统一单位的，表格上方右上角要标有“单位：**” ，如表中不能统一单位的，则在表中单个的小标题栏中标识；如是报表类，表的上方左上角则标注“编制单位：***” 3.2.2表中数字要求：表中数字一般用不小于10号字来填列，负数统一用“-** ”表示，表中数字不宜用红字表示负数。

3.2.3如果文档超过2页，要求插入页码，页码位置统一为右下脚。

3.2.4电子表制作完后，表的底部要标注：“制表人：*** 日期：年 月 日 3.2.5PPT 文档与PDF 文档，除其图标名称按本规定要求外，其他可参照执行。

此“规范”经确认后，从14年5月25日开始执行。

电子文档管理办法1 目的对与质量管理体系有关的电子文档实施控制，确保电子文档及其载体的使用、更改、删除按规定的要求进行。

2 适用范围本程序规定了受控文档的输出、使用、归档的管理办法。

本办法适用于公司内受控电子文档的规范化管理。

3引用标准Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》4术语和定义4.1 电子文档—指通过计算机录入、保存、下载或输出的文件和资料。

4.2 受控电子文档—指对产品质量有重要影响或涉及企业技术机密，具有保存或保密价值的电子文档。

5职责5.1 公司组织系统部为受控电子文档的归口管理部门，负责全公司归档受控电子文档的管理。

5.2 各部门负责本部门受控电子文档的日常管理，并负责本部门受控电子文档的确认和归档工作。

5.3 各部门资料员负责本部门电子文档的整理和定期归档工作。

5.4 各计算机操作员为所操作计算机的直接责任人，负责所录入或下载受控电子文档的保护和管理工作。

5.5 计算机中心对各部门受控电子文档的整理，下载和归档负指导责任,并对各部门计算机的正确使用和安全运行负指导责任。

6程序6.1 各部门或个人在计算机上制作的程序、文件、图样及其它文档制作完毕并审定后，应报部门领导或归口部门确认是否受控。

6.2 对确认为受控的电子文档应设立专用受控文件夹，以便于查找、调阅、修改和保管。

6.3 受控电子文档的录入与使用按Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》执行。

6.4 各部门应建立受控电子文档目录（推荐在计算机中建立备份），将计算机中的受控电子文档逐一登录在《受控电子文档目录》中，文档存放路径可采取在该文档属性中将该文档存放路径复制，再粘贴到《受控电子文档目录》中去的方式。

6.5 建立在计算机中的《受控电子文档目录》文档，应设置打开权限，权限密码由部门授权资料管理员和部门主管共同掌握。

6.6 新成文的电子文档被确认为受控文档后，应在三天内将文档用软盘备份(无复制功能的计算机可通知计算机中心协助)，并携同文档打印稿或复印稿一份，交公司档案室备案。

大学电子文件归档及管理方法随着信息技术的快速进展，大学的电子文件管理越来越多而杂。

本文旨在介绍一些大学电子文件归档及管理方法，为大学文件管理供给一些引导建议。

一、电子文件归档原则1.归档文档必需有明确的名称和编号一个清楚，直接和简洁的名称和编号是特别紧要的。

这可以确保文件的唯一性以及在需要时快速找到它们。

归档文档编号应当包含文档的类型，创建日期和所属部门信息。

2.归档文档必需在正确的位置归档文件必需存储在正确的位置。

必需考虑到存放电子文件的设备、空间和安全性等问题。

此外，为了保证文件的安全，可以采纳加密的方法进行存储。

3.文档归档责任明确每个部门必需有人负责归档文件。

这可以避开多个人都在归档同一份文件的情况发生。

在确定责任人时，必需考虑到他们的本领和学问水平。

二、电子文件归档及管理的流程1.文档创建阶段在文档创建阶段，必需依照规定格式命名和编号。

全部新文档都必需经过归档负责人的确认和授权，才能进行下一步操作。

在文档归档阶段，全部文档都应在数据库中进行相应的归档操作。

除了命名和编号信息之外，每个归档文件都应当有一个认真的记录，包括创建日期，最后的编辑日期，归档负责人和其他相关信息。

3.文件存储阶段在文件存储阶段，归档文件存储在指定的服务器上。

4.文档检索阶段在需要检索归档文件时，可以通过系统的搜索功能进行文件的检索。

三、电子文件归档及管理的技术手段1.角色权限管理在设定角色权限时应先设定归档文档创建权限。

并规定必需由部门内部归档负责人进行文件归档。

2.数据库管理平台数据库平台是目前大学电子文档管理的主流方式之一、通过搭建数据库平台，大学可以将各部门的文档统一整合起来，便利文档的存取和检索。

3.关键词搜索为便利用户查找文档，可以采纳关键词搜索的方式。

在归档的时候就应当对文档的关键要素进行标识，以便利用户的查找。

四、电子文件归档及管理的注意事项在文档归档的过程中，必需对该文档进行审查，确保文档没有错误，并且文档的命名和编号正确。

公司电子公文管理办法(新保办［2006]33号）第一章总则第一条为加强知识管理系统上线后电子公文的管理，进一步规范电子公文的操作流程，切实提高电子公文的流转效率，特制定本办法。

第二条电子公文管理的内容主要包括管理体制、文件管理员、电子公文办理、电子签章管理、委托授权、效率监督、评价机制等方面。

第三条电子公文管理的基本原则是合理科学、讲求效率。

第四条本管理办法是主要依据《新华人寿保险股份有限公司公文管理办法》（新保办〔2002〕80号)、《公司签报管理暂行办法》(新保办〔2005〕58号)文件精神，特别针对知识管理系统上线后的电子公文管理需要制定的.第五条本办法适用于公司内部所有在知识管理系统上进行流转审批的各类电子公文。

第二章管理体制第六条总公司办公室是全系统电子公文的归口管理部门,负责牵头做好全系统电子公文管理平台的规划与建设,制定相关管理制度，开展培训、检查、指导、评价和督促.第七条各级机构行的政管理部门是本单位电子公文的管理部门,负责本级单位电子公文的实际运转，指导、培训、评价其下级单位的电子公文管理，收集并逐级向上反馈本单位电子公文的实际需求。

第八条公司信息技术部门负责电子公文管理平台的运营保障。

总公司信息管理中心负责电子公文平台的研究与开发，各级信息技术部门负责做好日常技术支持、后台维护和安全保密。

第九条全系统各单位应提高对电子公文管理工作的认识，创造有利于电子公文管理工作开展的环境，定期检查本单位及所辖单位电子公文管理的情况，并给予恰当地指导。

第三章文件管理员第十条为了确保公司电子公文的协调高效运转,总公司各部门、各分公司、分公司各部门、各中心支公司应明确一名兼职或专职人员作为本单位的文件管理员,负责具体承担本单位的电子公文管理工作。

第十一条各级文件管理员应具备的基本条件是：（一）入司半年以上的公司正式员工；(二）热爱公文管理工作，有较强的责任心和职业操守；(三）熟练掌握公司公文管理的各项规章制度、公文管理流程和基本处理要求；（四）熟悉本单位行政运转情况；（五）具有较强的安全和保密意识；（六）具有较强的综合协调能力和良好的沟通能力；(七)经上级单位考核合格并取得相应上岗资格。

XX公司电子文档管理办法XX/XX0001-XX1.目的为建立健全文件控制机制，提高工作运作效率，保证电子文件数据的安全性、可靠性、有效性，防止数据丢失，提高效率和降低成本。

2.职责2.1 XX部、XX部负责对此办法的修订及运行监督；2.2各部门负责本部门文件上报；2.3XX部负责对上报的文件进行归档。

3.电子文档类型3.1 需要生成书面形式，并按流程审批后加盖相应公章生效的：3.1.1管理类：财务报表、会计记账、原始凭证、员工工资福利明细、董事会及经理办公会的会议纪要及决议、红头文件、上行文、质量体系管理文件、各类批示、上级部门要求上报的书面资料；3.1.2生产类：库房领取料单、验收单、采购订单、产品超差让步单、物资临时需求申请单、产品试装单、产品质量追溯单、供应商评价档案、采购合同及协议、装车计划、入库计划、生产报表、月生产计划预报表、月生产计划调整通知单；3.1.3技术类：技术图纸、技术文件更改单、技术联系单；3.1.4销售类：代理商档案、销售合同及协议、各类发车单据；3.2可不打印，通过计算机网络实施电子版传递的电子文档：各种常项工作产生的电子文档。

4.电子文档的传递4.1电子文档需要加盖印章或领导签字的正式文件，应转换成电子印鉴的加密格式，按《电子签章使用管理办法》加盖相关领导电子签章，接收者在验证后打开1浏览使用，保证文件在传递的过程中不被篡改。

4.2技术文档的拷贝需要经过主管领导的审批方可进行传递。

4.3需要公示的管理类文件，公司外主管部门要求提供的，需要经过公司主管领导的审批方可打印发放，电子版用PDF格式在网上公示（例如：质量管理体系文件等），归口部门负责其正确性和有效性。

4.4其余电子文档的传递可使用OA或XX平台进行传递。

5电子文档的归档5.1 各部门的常项工作电子文档,统一保存在大共享上并需每周更新一次。

5.2 XX部定期对各部门上报的电子文档进行存储归档。

6 电子文档的更改6.1各部门的常项工作电子文档由部门自行更改。

公司电子文档管理办法一、总则(一)为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。

(二)本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

(三)本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。

(四)本办法适用于本公司范围内的所有部门。

二、电子文件管理体系(一)行政管理部建立与各部门、各单位档案管理人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

(二)为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）。

有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。

(三)一般电子文件的分类：1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据。

三、电子文件的收集与保存(一)电子文件在形成、接收时就要制作备份。

在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。

如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。

(二)对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政人事部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。

(三)电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。

(四)文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。

归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。

外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。

内部进行的分类部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。

电子文档密级管理制度一、总则为了加强对机构重要信息安全的管理，保护国家机密及企业商业机密，提高信息安全意识，依据相关法律法规和国家标准，制定本电子文档密级管理制度。

二、适用范围本制度适用于机构内所有电子文档的创建、存储、传输和销毁过程中的密级管理工作。

三、密级分类根据信息的重要性、敏感程度和影响范围，电子文档可划分为以下四个密级：1. 机密：信息内容对国家安全、国家利益、社会稳定、公民合法权益等有重大影响的电子文档；2. 秘密：信息内容对机构的安全、财产、声誉等具有较大影响的电子文档；3. 机密：信息内容对机构的正常运作、经济利益等有一定影响的电子文档；4. 一般：除以上三个级别外的所有电子文档。

四、责任人1. 信息部门负责电子文档密级管理工作的组织、监督和执行；2. 所有员工都有保护机构信息安全的责任，应当严格遵守机密级别的规定，并按要求进行管理。

五、保密措施1. 机构内的电子文档必须在规定的环境下创建和存储，并严格限制访问权限；2. 电子文档的传输必须采取加密、传真等安全方式，确保信息传输的安全性；3. 电子文档的销毁必须按照规定的程序和方法进行，确保信息不被泄露。

六、管理流程1. 电子文档的密级标定应当根据文档的内容和重要性进行划分；2. 电子文档的创建、修改、存储必须按照规定的流程进行，确保信息的完整性和安全性；3. 电子文档的传输和交换必须进行安全控制，定期检查电子文档的安全性；4. 电子文档的销毁必须进行记录并负责与报告，确保信息的完全销毁。

七、违规处理1. 对于违反本制度的员工，机构将视情节轻重给予相应的处理，并追究其法律责任；2. 对于故意泄露机密信息或严重失职致使机密信息泄露的人员，将依法追究其刑事责任；3. 对于影响机构信息安全的行为，机构将根据相关规定进行处罚和处理。

八、附则本制度自颁布之日起生效，对于现有的电子文档，必须按照本制度要求进行重新审查和规范，确保信息安全。

以上便是关于电子文档密级管理制度的相关内容，希望能够对机构信息安全管理工作起到一定的指导作用。